Wprowadzenie do raportów w programie Access

Wprowadzenie do raportów w programie Access

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Raporty są zwykle używane w celu wyświetlania, formatowania i podsumowywania informacji w bazie danych programu Microsoft Access. Można na przykład utworzyć prosty raport z numerami telefonów wszystkich kontaktów lub raport podsumowujący sprzedaż w różnych regionach i okresach.

Ten artykuł zawiera omówienie raportów w programie Access, a także podstawowe informacje na temat tworzenia raportów i korzystania z opcji, takich jak sortowanie, grupowanie i podsumowywanie danych oraz wyświetlanie podglądu raportu i drukowanie go.

Uwaga : Informacje w tym artykule dotyczą tylko pulpitu baz danych programu Access. Aplikacje sieci web programu Access nie obsługuje raportów.

W tym artykule

Omówienie raportów w programie Access

Tworzenie raportu w programie Access

Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań

Wyróżnianie danych przy użyciu formatowania warunkowego

Dostosowywanie kolorów i czcionek

Dodawanie logo lub obrazu tła

Drukowanie raportu

Omówienie raportów w programie Access

Do czego służy raport?

Raport to obiekt bazy danych przydatny do prezentowania informacji z bazy danych w następujących przypadkach:

  • Prezentacja lub rozpowszechnianie podsumowania danych.

  • Archiwizacja migawek danych.

  • Udostępnianie szczegółowych informacji na temat poszczególnych rekordów.

  • Tworzenie etykiet.

Części raportu

Wprawdzie można tworzyć raporty „niepowiązane” (w których nie są wyświetlane dane), ale na potrzeby tego artykułu przyjęto, że raport jest powiązany ze źródłem danych, takim jak tabela lub kwerenda. Projekt raportu jest podzielony na sekcje, które można wyświetlić w widoku projektu. Zrozumienie sposobu działania każdej z sekcji umożliwia tworzenie lepszych raportów. Należy między innymi pamiętać o tym, że sposób obliczania wyników dla kontrolki obliczeniowej przez program Access zależy od sekcji, w której jest umieszczona dana kontrolka. Poniższa lista zawiera podsumowanie typów sekcji i sposobów ich użycia:

Sekcja

Wygląd sekcji po wydrukowaniu

Lokalizacja, w której można stosować sekcję

Nagłówek raportu

Na początku raportu.

Nagłówek raportu służy do umieszczania informacji, które zwykle występują na stronie tytułowej, takich jak logo, tytuł lub data. Umieszczenie w tej sekcji kontrolki obliczeniowej, która korzysta z funkcji agregującej Suma, spowoduje obliczenie sumy dla całego raportu. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony.

Nagłówek strony

U góry każdej strony.

Za pomocą nagłówka strony można powtarzać tytuł raportu na każdej stronie.

Nagłówek grupy

Na początku każdej nowej grupy rekordów.

W nagłówku grupy można drukować nazwę grupy. Na przykład w raporcie grupowanym według produktów można drukować w nagłówku grupy nazwę produktu. Wartość obliczana w kontrolce obliczeniowej z funkcją agregującą Suma umieszczoną w nagłówku grupy dotyczy bieżącej grupy. Raport może zawierać wiele sekcji nagłówka grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania. Więcej informacji dotyczących tworzenia nagłówków i stopek grupy można znaleźć w sekcji Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań.

Szczegóły

Ta sekcja jest drukowana jednorazowo dla każdego wiersza w źródle rekordów.

Zawiera ona kontrolki tworzące główną treść raportu.

Stopka grupy

Na końcu każdej grupy rekordów.

W stopce grupy można drukować informacje podsumowujące dla grupy. Raport może zawierać wiele sekcji stopki grupy, w zależności od liczby dodanych poziomów grupowania.

Stopka strony

Na końcu każdej strony.

Stopka strony służy do drukowania numerów stron lub innych informacji dotyczących poszczególnych stron.

Stopka raportu

Na końcu raportu.

Uwaga : W widoku projektu stopka raportu jest wyświetlana poniżej stopki strony. Jednak we wszystkich pozostałych widokach (na przykład w widoku układu, na podglądzie lub wydruku raportu) stopka raportu jest umieszczana powyżej stopki strony, zaraz za ostatnią stopką grupy lub wierszem szczegółów na ostatniej stronie.

Stopka raportu służy do drukowania sum oraz innych informacji podsumowujących cały raport.

Tworzenie treściwych raportów jest o wiele prostsze, gdy baza danych ma dobrze zaprojektowaną strukturę tabel oraz relacje między nimi. Aby uzyskać informacje wprowadzające na temat planowania i projektowania bazy danych, zobacz artykuł Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.

Początek strony

Tworzenie raportu w programie Access

Poniższa procedura umożliwia tworzenie raportów w bazie danych programu Access dla komputerów stacjonarnych:

Krok 1. Wybieranie źródła rekordów

Źródłem rekordów raportu może być tabela, nazwana kwerenda lub kwerenda osadzona. Źródło rekordów musi zawierać wszystkie wiersze i kolumny danych, które mają być wyświetlane w raporcie.

  • Jeśli dane znajdują się w istniejącej tabeli lub kwerendzie, zaznacz tabelę lub kwerendę w okienku nawigacji, a następnie przejdź do sekcji Krok 2.

  • Jeśli źródło rekordów jeszcze nie istnieje, wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Przejdź do sekcji Krok 2 i użyj narzędzia Pusty raport.

      Lub

    • Utwórz tabele lub kwerendę z wymaganymi danymi. Zaznacz kwerendę lub tabelę w okienku nawigacji, a następnie przejdź do sekcji Krok 2.

Krok 2. Wybieranie narzędzia raportu

Narzędzia raportów znajdują się na wstążce na karcie Tworzenie w grupie Raporty. W poniższej tabeli opisano dostępne opcje:

Narzędzie

Opis

Raport

Służy do tworzenia prostego, tabelarycznego raportu, zawierającego wszystkie pola ze źródła rekordów wybranego w okienku nawigacji.

Projekt raportu

Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku projektu, który można uzupełnić o wymagane pola i kontrolki.

Pusty raport

Umożliwia otwarcie pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlenie listy pól pozwalającej dodawać pola do raportu.

Kreator raportów

Służy do wyświetlania kreatora o wielu krokach, który umożliwia określenie pól, poziomów grupowania/sortowania i opcji układu.

Etykiety

Służy do wyświetlania kreatora umożliwiającego wybranie standardowych lub niestandardowych rozmiarów etykiet, a także pól, które mają być wyświetlane, oraz sposobu ich sortowania.

Krok 3. Tworzenie raportu

  1. Kliknij przycisk narzędzia, którego chcesz użyć. Jeśli zostanie wyświetlony kreator, postępuj zgodnie z wyświetlanymi w nim instrukcjami, a na ostatniej stronie kliknij pozycję Zakończ.
    W programie Access zostanie wyświetlony raport w widoku układu.

  2. Sformatuj raport, aby nadać mu odpowiedni wygląd:

    • Zmieniaj rozmiary pól i etykiet, zaznaczając je, a następnie przeciągając ich krawędzie do momentu uzyskania odpowiedniego rozmiaru.

    • Przenieś pole, zaznaczając je (wraz z jego etykietą, jeśli jest dostępna), a następnie przeciągając w nowe miejsce.

    • Kliknij prawym przyciskiem pole i, korzystając z poleceń w menu skrótów, scal lub podziel komórki, usuń lub zaznacz pola albo wykonaj inne czynności związane z formatowaniem.

      Ponadto, aby uatrakcyjnić raport i poprawić jego czytelność, można skorzystać z funkcji opisanych w poniższych sekcjach.

Początek strony

Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań

Najszybszym sposobem na dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań do raportu bazy danych dla komputerów stacjonarnych jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w polu, do którego ma zostać zastosowane grupowanie, sortowanie lub sumowanie, a następnie kliknięcie odpowiedniego polecenia w menu skrótów.

Grupowanie, sortowanie i podsumowanie można także dodać, korzystając z okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub w widoku projektu:

  1. Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie nie jest jeszcze otwarte, na karcie Projektowanie w grupie Grupowanie i sumy kliknij przycisk Grupuj i sortuj.

  2. Kliknij przycisk Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie, a następnie wybierz pole, według którego chcesz grupować lub sortować.

  3. Kliknij przycisk Więcej w wierszu grupowania lub sortowania, aby ustawić więcej opcji i dodać sumy.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat grupowania, sortowania i podsumowań, zobacz artykuł Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego.

Początek strony

Wyróżnianie danych przy użyciu formatowania warunkowego

Program Access zawiera narzędzia umożliwiające wyróżnianie danych w raporcie. Możesz dodać reguły formatowania warunkowego dla każdej kontrolki lub grupy kontrolek i w raportach klienta, możesz wykonać następujące czynności również Dodawanie pasków danych w celu porównania danych.

Aby dodać formatowanie warunkowe do kontrolek:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

  2. Zaznacz odpowiednie kontrolki i na w formacie karty grupie Formatowanie kontrolek kliknij pozycję Formatowania warunkowego.

    Porada : Aby zaznaczyć wiele kontrolek, należy przytrzymać wciśnięty klawisz CTRL i kliknąć odpowiednie kontrolki.

  3. W oknie dialogowym Menedżer reguł formatowania warunkowego kliknij pozycję Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Nowa reguła formatowania wybierz wartość w obszarze Wybierz typ reguły:

    • Aby utworzyć regułę sprawdzaną osobno dla poszczególnych rekordów, wybierz pozycję Sprawdź wartości w bieżącym rekordzie lub użyj wyrażenia.

    • Aby utworzyć regułę, zgodnie z którą rekordy będą ze sobą porównywane przy użyciu pasków danych, kliknij pozycję Porównaj z innymi rekordami.

  1. W obszarze Edytuj opis reguły zdefiniuj regułę określającą, kiedy i jakie należy zastosować formatowanie, a następnie kliknij przycisk OK.

  2. Aby utworzyć dodatkową regułę dla tej samej kontrolki lub zestawu kontrolek, powtórz tę procedurę od kroku 4.

Początek strony

Dostosowywanie kolorów i czcionek

Do dostosowywania kolorów i czcionek służą opcje w obszarze Motyw aplikacji.

  1. Otwórz raport w widoku układu, klikając prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie klikając polecenie Układ Vwydruku.

  2. W obszarze opcji Narzędzia układów raportów na karcie Projektowanie kliknij pozycję Motywy i wyświetl podgląd efektów, wskazując kursorem poszczególne motywy w galerii. Kliknij dowolny motyw, aby go wybrać, a następnie zapisz raport.

  3. Korzystając z galerii Kolory lub Czcionki, ustaw niezależnie kolory lub czcionki.


Początek strony

Dodawanie logo lub obrazu tła

Do raportu można dodać logo lub obraz tła. W przypadku zaktualizowania obrazu zmiana ta zostanie automatycznie wprowadzona we wszystkich miejscach, gdzie obraz został użyty w bazie danych.

Aby dodać lub usunąć obraz:

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

  2. W raporcie kliknij miejsce, w którym chcesz dodać obraz, a następnie na karcie Projektowanie w grupie Nagłówek/stopka kliknij pozycję Logo.

  3. Przejdź do obrazu i kliknij przycisk Otwórz. Obraz zostanie dodany do raportu w programie Access.

  4. Aby usunąć obraz, kliknij go prawym przyciskiem myszy i w menu skrótów kliknij polecenie Usuń.

Aby dodać obraz tła:

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

  2. Na karcie Formatowanie w grupie Tło kliknij przycisk Obraz tła.

  3. Z listy Galeria obrazów wybierz obraz lub kliknij pozycję Przeglądaj, wybierz obraz, a następnie kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu

Wyświetlanie podglądu raportu

  1. Kliknij prawym przyciskiem raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Podgląd wydruku. Korzystając z poleceń na karcie Podgląd wydruku, można wykonać dowolną z następujących czynności:

    • wydrukować raport,

    • dostosować układ lub rozmiar strony,

    • powiększyć lub pomniejszyć stronę albo wyświetlić wiele stron jednocześnie,

    • odświeżyć dane w raporcie,

    • wyeksportować raport do innego formatu pliku.

  2. Kliknij pozycję Zamknij podgląd wydruku.

Drukowanie raportu

Aby wydrukować raport bez wyświetlania jego podglądu:

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Drukuj. Raport zostanie wysłany do drukarki domyślnej.

    Uwaga :  Po wybraniu raportu w okienku nawigacji i wybraniu pozycji Drukuj na karcie Plik można wybrać dodatkowe opcje drukowania, takie jak liczba stron i kopii, oraz konkretną drukarkę.

    • Aby otworzyć okno dialogowe, w którym można wybrać drukarkę, określić liczbę kopii itp., kliknij pozycję Drukuj.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×