Wprowadzenie do raportów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Podczas korzystania z bazy danych raporty są zwykle używane w celu wyświetlania, formatowania i podsumowywania danych. Można na przykład utworzyć raport w formie listy w celu wyświetlenia numerów telefonów wszystkich kontaktów lub raport podsumowujący w celu zsumowania sprzedaży w firmie w różnych regionach i okresach.

Ten artykuł zawiera omówienie raportów w programie Microsoft Access 2010 oraz nowych lub zmienionych funkcji raportów. W tym artykule przedstawiono także, jak tworzyć raport, sortować, grupować i podsumowywać dane oraz wyświetlać podgląd raportu i drukować go.

Znajdziesz, że pochodzi ona znacznie ułatwia tworzenie raportów użyteczny, jeśli baza danych zawiera strukturę tabeli atrakcyjnego i relacje. Wprowadzenie do planowania i projektowania bazy danych zobacz artykuł podstawowe informacje o projekcie bazy danych.

W tym artykule

Omówienie

Co nowego

Tworzenie nowego raportu

Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań

Wyróżnianie wartości przy użyciu formatowania warunkowego

Uzyskiwanie profesjonalnego wyglądu przy użyciu motywów

Dodawanie obrazów

Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu

Omówienie

Raport to obiekt bazy danych używany do wyświetlania i podsumowywania danych. Raporty umożliwiają rozpowszechnianie lub archiwizowanie migawek danych przez ich wydrukowanie, przekonwertowanie na pliki PDF lub XPS albo eksportowane do innych formatów plików.

Raport Pracownik w widoku Podgląd wydruku

Raporty mogą zawierać szczegóły dotyczące poszczególnych rekordów, podsumowania wielu rekordów lub zarówno jedno, jak i drugie. Za pomocą raportów programu Access można utworzyć etykiety na potrzeby wysyłki lub w innych celach.

Utworzenie raportów „niezwiązanych”, w których nie są wyświetlane dane, jest możliwe, ale na potrzeby tego artykułu przyjęto, że raport jest powiązany ze źródłem danych, takim jak tabela lub kwerenda.

Raporty klienta a raporty sieci Web

Program Access 2010 udostępnia nową funkcję, która pozwala na tworzenie „bazy danych sieci Web” przez opublikowanie bazy danych programu Access na serwerze programu SharePoint z uruchomionymi usługami Access Services. Podczas tworzenia bazy danych sieci Web raporty programu Access są renderowane w przeglądarce przy użyciu usług SQL Server Reporting Services. Ta konwersja niesie z sobą pewne ograniczenia dotyczące funkcji, których można używać w raportach przeznaczonych do renderowania w przeglądarce. Jeśli jednak renderowanie raportu w przeglądarce nie jest potrzebne, można korzystać z pełnego zestawu funkcji udostępnianych przez projektanta raportów programu Access.

Części raportu

W programie Access projekt raportu jest podzielony na sekcje. W bazie danych klienta możesz wyświetlić raportu w widoku projektu, aby wyświetlić jego sekcji. W układzie Widok, sekcje nie są jako oczywiste, ale są nadal dostępne i można wybrać za pomocą listy rozwijanej w grupie Zaznaczenie na karcie Formatowanie. Aby tworzyć przydatne raporty, należy zrozumieć, jak działa każdej sekcji. Na przykład sekcji, w którym chcesz umieścić formantu obliczeniowego określa sposób dostępu do obliczania wyników. Poniżej przedstawiono podsumowanie typów sekcji i ich zastosowań:

  • Nagłówek raportu    Ta sekcja jest drukowana tylko raz — na początku raportu. Nagłówek raportu za pomocą uzyskać informacji, które zwykle może być wyświetlany na stronie tytułowej, takich jak logo, tytuł lub data. Po umieszczeniu formantu obliczeniowego, który używa funkcji agregującej Suma w nagłówku raportu obliczenie sumy jest cały raport. Nagłówek raportu jest drukowany przed nagłówkiem strony.

  • Nagłówek strony    Ta sekcja jest drukowana u góry każdej strony. Na przykład za pomocą nagłówka strony można powtarzać tytuł raportu na każdej stronie.

  • Nagłówek grupy    Ta sekcja jest drukowana na początku każdej grupy rekordów. Umożliwia drukowanie nazwę grupy w nagłówku grupy. Na przykład w raport pogrupowany według produktu, za pomocą nagłówka grupy do wydrukowania nazwa produktu. Po umieszczeniu formantu obliczeniowego, który używa funkcji agregującej Suma w nagłówku grupy suma jest dla bieżącej grupy. W zależności od liczby poziomów grupowania została dodana, możesz mieć wiele sekcji nagłówka grupy w raporcie. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia grupy nagłówków i stopek zobacz sekcję Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań.

  • Szczegóły    Ta sekcja jest drukowana raz dla każdego wiersza w źródle rekordów. Jest to, gdzie umieścić kontrolek, które tworzą główną część raportu.

  • Stopka grupy    Ta sekcja jest drukowana na końcu każdej grupy rekordów. W stopce grupy można drukować informacje podsumowujące dla grupy. W zależności od liczby poziomów grupowania została dodana, możesz mieć wiele sekcji stopki grupy w raporcie.

  • Stopka strony    Ta sekcja jest drukowana na końcu każdej strony. Za pomocą stopki strony do drukowania numerów stron lub informacje dotyczące poszczególnych stron.

  • Stopka raportu    Ta sekcja jest drukowana tylko raz — na końcu raportu. W stopce raportu do drukowania sum oraz innych informacji podsumowujących cały raport.

Uwaga : W widoku projektu stopka raportu pojawia się poniżej stopki strony. Jednak w wszystkie inne widoki (Widok Układ, na przykład lub po wydrukowaniu lub wyświetlony raport) stopka raportu pojawia się powyżej stopki strony, tuż po ostatniej grupy stopki lub wierszem szczegółów na ostatniej stronie.

Powrót do początku dokumentu

Co nowego

Tworzenie raportu w programie Access 2010 przypomina proces tworzenia raportu w programie Access 2007. W programie Access 2010 jest jednak dostępnych kilka nowych funkcji dotyczących raportów:

  • Udostępnione Galeria obrazów    W programie Access 2010 można teraz dołączyć obraz do bazy danych, a następnie użyj obrazu dla wielu obiektów. Aktualizowanie jednego obrazu aktualizacji go w miejsce, w którym jest używana w całej całej bazy danych.

  • Motywy pakietu Office    W programie Access 2010 teraz umożliwia standardowy motywów pakietu Office Microsoft zastosować profesjonalnie zaprojektowane zestawy czcionek i kolorów jednocześnie do wszystkich dostępu do formularzy i raportów.

  • Formatowanie warunkowe bardziej zaawansowanych    Program Access 2010 zawiera bardziej zaawansowanych narzędzi do wyróżniania danych w raporcie. Możesz dodać maksymalnie 50 reguły formatowania warunkowego dla każdej kontrolki lub grupy kontrolek, a w raportach klienta, możesz dodać paski danych w celu porównania danych rekordów.

  • Bardziej elastyczne układów    W programie Access 2010 domyślną metodę projektowanie raportów jest umieszczenie kontrolek w układach. Pomocy siatek wyrównywanie i łatwo rozmiaru formantów i są wymagane do żadnych raportów, które mają być renderowane w przeglądarce. Układy się nie są nowe w programie Access 2010, istnieje kilka zmian sposoby, w którym można używać ich do przenoszenie, wyrównywanie i zmienianie rozmiaru kontrolek. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Wprowadzenie do układów formularzy i raportówwideo.

Powrót do początku dokumentu

Tworzenie nowego raportu

Krok 1. Wybieranie źródła rekordów

Źródłem rekordów raportu może być tabela, nazwana kwerenda lub kwerenda osadzona. Źródło rekordów musi zawierać wszystkie wiersze i kolumny danych, które mają być wyświetlane w raporcie.

  • Jeśli potrzebne dane znajdują się w istniejącej tabeli lub kwerendzie, zaznacz tabelę lub kwerendę w okienku nawigacji, a następnie przejdź do sekcji Krok 2. Wybieranie narzędzia raportu.

  • Jeśli źródło rekordów jeszcze nie istnieje, wykonaj jedną z następujących czynności:

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia tabel lub kwerend zobacz artykuły Wprowadzenie do tabel lub Wprowadzenie do kwerend.

Aby uzyskać więcej informacji o tworzeniu i Wybieranie źródła rekordów zobacz artykuł Ustawianie źródła rekordów dla raportu.

Krok 2. Wybieranie narzędzia raportu

Narzędzia raportów znajdują się na wstążce na karcie Tworzenie w grupie Raporty. W poniższej tabeli krótko opisano, do czego służą poszczególne narzędzia:

Raporty zgodne z siecią Web

Raporty tworzone przy użyciu tych narzędzi są zgodne z funkcją Publikuj w usługach Access Services i będą renderowane w przeglądarce. Obiekty zgodne z siecią Web są wskazywane przez obraz globu na ikonie obiektu.

Obraz przycisku

Narzędzie

Opis

Obraz przycisku

Raport

Służy do tworzenia prostego, tabelarycznego raportu, zawierającego wszystkie pola ze źródła rekordów wybranego w okienku nawigacji.

Obraz przycisku

Pusty raport

Służy do otwierania pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlania okienka zadań Lista pól. Podczas przeciągania pól z okienka Lista pól do raportu w programie Access jest tworzona kwerenda źródła rekordów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat publikowania z funkcją usług programu Access zobacz artykuł Tworzenie bazy danych programu Access udostępnianej w sieci Web.

Raporty klienta

Raporty utworzone przy użyciu tych narzędzi nie są zgodne z funkcją Publikuj w usługach Access Services. Po dodaniu do bazy danych sieci Web raportów klienta nadal będzie można publikować tę bazy danych, ale raporty klienta nie będą dostępne w przeglądarce. Z raportu klienta będzie można jednak korzystać, gdy baza danych zostanie otwarta w programie Access.

Obraz przycisku

Narzędzie

Opis

Obraz przycisku

Raport

Służy do tworzenia prostego, tabelarycznego raportu, zawierającego wszystkie pola ze źródła rekordów wybranego w okienku nawigacji.

Obraz przycisku

Projekt raportu

Służy do otwierania w widoku projektu pustego raportu, do którego można dodać tylko potrzebne pola i formanty.

Obraz przycisku

Pusty raport

Służy do otwierania pustego raportu w widoku układu oraz wyświetlania okienka zadań Lista pól. Podczas przeciągania pól z okienka Lista pól do raportu w programie Access jest tworzona kwerenda osadzona, która jest przechowywana we właściwości Źródło rekordów raportu.

Obraz przycisku

Kreator raportów

Służy do wyświetlania kreatora o wielu krokach, który umożliwia określenie pól, poziomów grupowania/sortowania i opcji układu. Na podstawie dokonanych wyborów w kreatorze jest tworzony raport.

Obraz przycisku

Etykiety

Służy do wyświetlania kreatora umożliwiającego wybranie standardowych lub niestandardowych rozmiarów etykiet, a także pól, które mają być wyświetlane, oraz sposobu ich sortowania. Na podstawie dokonanych wyborów w kreatorze jest tworzony raport etykiet.


Krok 3. Tworzenie raportu

  1. Kliknij przycisk narzędzia, którego chcesz użyć. Jeśli zostanie wyświetlony kreator, postępuj zgodnie z wyświetlanymi w nim instrukcjami, a na ostatniej stronie kliknij pozycję Zakończ.

    W programie Access zostanie wyświetlony raport w widoku układu.

  2. Formatuj raport, aby nadać mu odpowiedni wygląd:

    • Zmieniaj rozmiary pól i etykiet, zaznaczając je, a następnie przeciągając ich krawędzie do momentu uzyskania odpowiedniego rozmiaru.

    • Przenieś pole, zaznaczając je (wraz z jego etykietą, jeśli jest dostępna), a następnie przeciągając w nowe miejsce.

    • Kliknij prawym przyciskiem pole i, korzystając z poleceń w menu skrótów, scal lub podziel komórki, usuń lub zaznacz pola albo wykonaj inne czynności związane z formatowaniem.

      Ponadto, aby uatrakcyjnić raport i poprawić jego czytelność, można skorzystać z funkcji opisanych w poniższych sekcjach.

Powrót do początku dokumentu

Dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań

Najszybszym sposobem na dodawanie grupowania, sortowania lub podsumowań do raportu jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w polu, do którego ma zostać zastosowane grupowanie, sortowanie lub sumowanie, a następnie kliknięcie odpowiedniego polecenia w menu skrótów.

Grupowanie, sortowanie i podsumowanie można także dodać, korzystając z okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub w widoku projektu:

  1. Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie nie jest jeszcze otwarte, na karcie Projektowanie w grupie Grupowanie i sumy kliknij przycisk Grupuj i sortuj.

  2. Kliknij przycisk Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie, a następnie wybierz pole, według którego chcesz grupować lub sortować.

  3. Kliknij przycisk Więcej w wierszu grupowania lub sortowania, aby ustawić więcej opcji i dodać sumy.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat grupowania, sortowania i podsumowań, zobacz artykuł Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego.

Powrót do początku dokumentu

Wyróżnianie wartości przy użyciu formatowania warunkowego

Program Access 2010 udostępnia więcej zaawansowanych narzędzi do wyróżniania danych w raporcie. Można dodać do 50 reguł formatowania warunkowego do każdego formantu lub grupy formantów, a w raportach klienta można dodawać paski danych w celu porównania danych między rekordami.

Aby dodać formatowanie warunkowe :

  1. Otwórz raport w widoku układu, klikając prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie klikając polecenie Widok projektu.

  2. Zaznacz wszystkie kontrolki, do których chcesz zastosować formatowanie warunkowe. Aby zaznaczyć wiele kontrolek, przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT lub CTRL i kliknąć odpowiednie kontrolki, które mają.

  3. Na karcie Formatowanie w grupie Formatowanie formantów kliknij przycisk Formatowanie warunkowe.

    W programie Access zostanie otwarte okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego.

  4. W oknie dialogowym Menedżer reguł formatowania warunkowego kliknij pozycję Nowa reguła.

  5. W oknie dialogowym Nowa reguła formatowania wybierz wartość w obszarze Wybierz typ reguły:

    • Aby utworzyć regułę sprawdzaną osobno dla poszczególnych rekordów, wybierz pozycję Sprawdź wartości w bieżącym rekordzie lub użyj wyrażenia.

    • Aby utworzyć regułę, zgodnie z którą rekordy będą ze sobą porównywane przy użyciu pasków danych, kliknij pozycję Porównaj z innymi rekordami.

Uwaga : Opcja Porównaj z innymi rekordami nie jest dostępna w bazach danych sieci Web.


  1. W obszarze Edytuj opis reguły zdefiniuj regułę określającą, kiedy należy zastosować formatowanie, a także określ formatowanie wymagane, gdy kryteria reguły będą spełnione.

  2. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okna dialogowego Menedżer reguł formatowania warunkowego.

  3. Aby utworzyć dodatkową regułę dla tego formantu lub zestawu formantów, powtórz tę procedurę od kroku 4. W przeciwnym razie kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania formatowania warunkowego do raportu Zobacz wideo wykorzystania warunkowego formatowania w raportach.

Powrót do początku dokumentu

Uzyskiwanie profesjonalnego wyglądu przy użyciu motywów

Do bazy danych programu Access można teraz stosować motywy pakietu Office 2010, co ułatwia wypracowanie spójnego stylu używanego we wszystkich dokumentach pakietu Office.

Ważne : Jeśli wybrano kolor, czcionkę lub motyw pakietu Office, są one stosowane do wszystkich formularzy i raportów w bazie danych (a nie tylko do obecnie opracowywanych).

  1. Otwórz raport w widoku układu, klikając prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie klikając polecenie Układ Vwydruku.

  2. Na karcie Projektowanie w grupie motywy wybierz motyw, kolor lub czcionkę, którą chcesz:

    Obraz Wstążki

    • Korzystając z galerii Motyw, ustaw jednocześnie kolory i czcionki, stosując wstępnie zaprojektowany schemat.

    • Korzystając z galerii Kolory lub Czcionki, ustaw niezależnie kolory lub czcionki.


Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z motywów pakietu Office, zobacz klip wideo Wprowadź dostępu do formularzy i raportów bardziej spójnego i atrakcyjnego wyglądu przy użyciu motywów pakietu Office.

Powrót do początku dokumentu

Dodawanie obrazów

Dotychczas w programie Access obrazy były powiązane z pojedynczymi formantami obrazów w formularzach lub raportach. W celu zmiany często używanego obrazu stosowanego w wielu formularzach i raportach konieczne było ręczne edytowanie poszczególnych formantów obrazów. Jednak teraz w programie Access 2010 wystarczy raz dołączyć obraz do bazy danych, aby potem używać go w wielu obiektach. Zaktualizowanie jednego obrazu powoduje jego aktualizację we wszystkich miejscach, w których został użyty, w całej bazie danych. Ta funkcja jest bardzo przydatna w przypadku elementów, takich jak logo firmy lub obrazy tła, które są używane w całej bazie danych.

Dodawanie obrazu

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, do którego chcesz dodać obraz, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

  2. Kliknij w raporcie miejsce, w którym chcesz dodać obraz.

  3. Na karcie Projektowanie w grupie Formanty kliknij przycisk Wstaw obraz.

  4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Używanie istniejącego obrazu    Jeśli odpowiedni obraz jest już w galerii, kliknij go, aby dodać je do raportu.

    • Przekaż nowy obraz    W dolnej części galerii kliknij przycisk Przeglądaj. W oknie dialogowym Wstawianie obrazu przejdź do obrazu, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

      Wybrany obraz zostanie dodany do raportu przez program Access.

Dodawanie obrazu tła

Uwaga : Obrazów tła nie można dodawać do raportów zgodnych z siecią Web.

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, do którego chcesz dodać obraz tła, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

  2. Na karcie Formatowanie w grupie Tło kliknij przycisk Obraz tła.

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Używanie istniejącego obrazu    Jeśli odpowiedni obraz jest już w galerii, kliknij go, aby dodać je do raportu.

    • Przekaż nowy obraz    W dolnej części galerii kliknij przycisk Przeglądaj. W oknie dialogowym Wstawianie obrazu przejdź do obrazu, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

      Wybrany obraz zostanie dodany do raportu przez program Access.

Powrót do początku dokumentu

Wyświetlanie podglądu i drukowanie raportu

Wyświetlanie podglądu raportu

  1. Otwórz raport, którego podgląd chcesz wyświetlić, lub zaznacz go w okienku nawigacji.

  2. Na karcie Plik kliknij polecenie Drukuj, a następnie kliknij pozycję Podgląd wydruku.

    Raport zostanie otwarty przez program Access w podglądzie wydruku. Korzystając z poleceń na karcie Podgląd wydruku, można wykonać dowolną z następujących czynności:

    • wydrukować raport,

    • dostosować układ lub rozmiar strony,

    • powiększyć lub pomniejszyć stronę albo wyświetlić wiele stron jednocześnie,

    • odświeżyć dane w raporcie,

    • wyeksportować raport do innego formatu pliku.

  3. Aby powrócić do obszaru roboczego bazy danych, na karcie Podgląd wydruku w grupie Zamykanie podglądu kliknij przycisk Zamknij podgląd wydruku.

Drukowanie raportu

Raport można wydrukować z podglądu wydruku, ale można go także wydrukować bez wyświetlania jego podglądu:

  1. Otwórz raport, którego podgląd chcesz wyświetlić, lub zaznacz go w okienku nawigacji.

  2. Na karcie Plik kliknij polecenie Drukuj.

    • Aby wysłać raport bezpośrednio do drukarki domyślnej bez ustawiania opcji drukarki, kliknij pozycję Szybkie drukowanie.

    • Aby otworzyć okno dialogowe, w którym można wybrać drukarkę, określić liczbę kopii itp., kliknij pozycję Drukuj.

Powrót do początku dokumentu

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×