Wprowadzenie do przepływu pracy programu SharePoint

Wprowadzenie do przepływu pracy programu SharePoint

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Przepływy pracy ułatwiają współpracę nad dokumentami i zarządzanie zadaniami w projekcie, ponieważ umożliwiają implementowanie procesów biznesowych w odniesieniu do dokumentów i elementów w witrynie programu SharePoint. Przepływy pracy pomagają organizacjom w stosowaniu spójnych procesów biznesowych, jak również ulepszają wydajność i produktywność organizacyjną, obsługując funkcje zarządzania zadaniami oraz procedurami związanymi z procesami biznesowymi. Dzięki temu osoby wykonujące zadania mogą się skoncentrować na pracy zamiast na zarządzaniu przepływem pracy.

W tym artykule

Co to są przepływy pracy?

Dwie platformy przepływów pracy programu SharePoint

Wbudowane przepływy pracy

Obsługa niestandardowych przepływów pracy

Procedura korzystania z przepływów pracy

Co to są przepływy pracy?

Przepływ pracy jest czasami opisywany jako seria zadań, których wykonanie prowadzi do uzyskania określonego rezultatu. W kontekście zestawu Technologie i produkty programu SharePoint przepływ pracy ma nieco węższą definicję: jest to zautomatyzowany ruch dokumentów lub elementów przez sekwencję czynności lub zadań, które są związane z danym procesem biznesowym. Przepływy pracy mogą być używane do spójnego zarządzania typowymi procesami biznesowymi w ramach organizacji, ponieważ umożliwiają dołączanie reguł biznesowych do dokumentów lub elementów na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Reguły biznesowe są w zasadzie zestawem instrukcji, który określa czynności dotyczące dokumentu lub elementu, jak również umożliwia sterowanie tymi czynnościami.

Koszt i czas wymagany do koordynacji typowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie projektu lub recenzowanie dokumentu, można ograniczyć, zarządzając zadaniami osób zaangażowanych w te procesy i śledząc te zadania. W witrynie programu SharePoint można na przykład dodać do biblioteki dokumentów przepływ pracy, który rozsyła dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia. Gdy autor dokumentu uruchamia przepływ pracy dla dokumentu w tej bibliotece, w ramach tego przepływu pracy są tworzone zadania zatwierdzania dokumentu, które są przypisywane do uczestników przepływu pracy, a następnie do tych osób są wysyłane wiadomości e-mail z alertami, zawierające instrukcje dotyczące zadania oraz link do dokumentu przeznaczonego do zatwierdzenia. W czasie trwania przepływu pracy jego właściciel (w tym przypadku autor dokumentu) lub jego uczestnicy mogą skorzystać ze strony Stan przepływu pracy w celu sprawdzenia, które osoby już ukończyły swoje zadania przepływu pracy. Po ukończeniu zadań przepływu pracy przez uczestników następuje koniec przepływu pracy, a jego właściciel jest automatycznie powiadamiany o tym fakcie.

Czynności związane z przepływem pracy Zatwierdzanie w poprzednim przykładzie odbywają się zgodnie z procesem przedstawionym na poniższej ilustracji.

Schemat blokowy przepływu pracy Zatwierdzanie

Przepływy pracy nie tylko wspomagają istniejące procesy związane z pracą wykonywaną przez ludzi, ale również zwiększają możliwości współpracy i pracy nad dokumentami, listami i bibliotekami. Użytkownicy witryny mogą uruchamiać przepływy pracy i uczestniczyć w nich za pomocą dostosowywalnych formularzy, które są dostępne z poziomu dokumentu lub elementu na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Dodatkowo funkcja przepływu pracy w produktach programu SharePoint jest ściśle zintegrowana z pakietem Microsoft Office 2013, dzięki czemu w obu produktach można wykonywać następujące zadania przepływu pracy:

  • Wyświetlanie listy przepływów pracy dostępnych dla dokumentu lub elementu.

  • Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu.

  • Wyświetlanie, edytowanie i ponowne przypisywanie zadania przepływu pracy.

  • Wykonywanie zadania przepływu pracy.

Początek strony

Dwie platformy przepływów pracy programu SharePoint

Platforma przepływów pracy programu SharePoint 2010 została przeniesiona do usługi Office 365 i programu SharePoint Server 2013, więc wszystkie przepływy pracy utworzone na tej platformie będą nadal działać. Ta platforma jest oparta na programie Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). Platforma przepływów pracy programu SharePoint 2013 jest oparta na programie Windows Workflow Foundation 4 (WF) i została znacząco przeprojektowana. Prawdopodobnie najważniejszą cechą tej nowej platformy przepływów pracy jest użycie platformy Microsoft Azure jako hosta wykonywania przepływu pracy. Aparat wykonywania przepływu pracy teraz znajduje się poza usługą Office 365 i programem SharePoint Server 2013: na platformie Microsoft Azure.

W wyniku tego podczas tworzenia przepływu pracy w programie SharePoint są dostępne dwa typy platform do wyboru: Przepływ pracy programu SharePoint 2010 i Przepływ pracy programu SharePoint 2013.

Początek strony

Wbudowane przepływy pracy

Witryna programu SharePoint zawiera kilka wbudowanych przepływów pracy, które odpowiadają typowym scenariuszom biznesowym:

  • Zatwierdzanie    Ten przepływ pracy rozsyła dokument lub element do grupy osób w celu zatwierdzenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

  • Zbieranie opinii    Ten przepływ pracy rozsyła dokument lub element do grupy osób w celu zebrania opinii. Recenzenci mogą przekazywać opinie, które są następnie kompilowane i wysyłane do osoby będącej inicjatorem przepływu pracy. Przepływ pracy Zbieranie opinii jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

  • Zbieranie podpisów    Ten przepływ pracy rozsyła dokument pakietu Microsoft Office do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych. Musi on być uruchamiany w programie pakietu Office 2013. Uczestnicy muszą również ukończyć swoje zadania dotyczące podpisów przez dodanie podpisu cyfrowego do dokumentu w odpowiednim programie pakietu Office. Przepływ pracy Zbieranie podpisów jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów. Przepływ pracy Zbieranie podpisów jest jednak wyświetlany dla dokumentu w bibliotece dokumentów tylko wtedy, gdy dokument ten zawiera co najmniej jeden wiersz podpisu pakietu Microsoft Office.

  • Zatwierdzanie publikowania    Ten przepływ pracy jest podobny do przepływu pracy Zatwierdzanie — umożliwia automatyczne rozsyłanie zawartości ekspertom w danej dziedzinie i uczestnikom projektu do sprawdzenia i zatwierdzenia. Wyjątkową cechą przepływu pracy Zatwierdzanie publikowania jest to, że został on opracowany specjalnie z myślą o witrynach publikowania, gdzie publikowanie nowych i zaktualizowanych stron sieci Web jest ściśle kontrolowane.

  • Trójstanowy    Ten przepływ pracy umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi organizacji, które wymagają śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów związanych z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań w projekcie.

Każdy z powyższych przepływów pracy można dostosować do potrzeb Twojej organizacji na kilka sposobów. Po dodaniu przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości w celu jego udostępnienia do użytku w dokumentach lub elementach można na przykład dostosować listy zadań oraz listy historii, będące miejscem przechowywania informacji dotyczących przepływu pracy.

Gdy użytkownik witryny uruchomi przepływ pracy dla dokumentu lub elementu, może dalej dostosowywać ten przepływ, określając listę uczestników, datę ukończenia oraz instrukcje dotyczące zadania.

Początek strony

Obsługa niestandardowych przepływów pracy

Mimo że wbudowane przepływy pracy można w pewnym zakresie dostosowywać do różnych potrzeb, organizacja może wybrać opcję projektowania i opracowywania przepływów pracy, które są unikatowe dla realizowanych przez nią procesów biznesowych. Przepływy pracy mogą być tak proste lub tak złożone, jak tego wymagają procesy biznesowe. Deweloperzy mogą tworzyć przepływy pracy, które będą uruchamiane przez osoby korzystające z danej witryny. Mogą również tworzyć przepływy pracy, które będą uruchamiane automatycznie na podstawie danego zdarzenia, takiego jak utworzenie lub zmiana elementu listy. Jeśli organizacja opracowała i wdrożyła niestandardowe przepływy pracy, mogą one być dostępne jako dodatek do opisanych wcześniej wbudowanych przepływów pracy lub zamiast tych przepływów.

Istnieją dwa sposoby tworzenia niestandardowych przepływów pracy:

  • Użytkownicy zaawansowani mogą projektować przepływy pracy bez kodu — w celu ich użycia na określonej liście lub w bibliotece — za pomocą programu Microsoft SharePoint Designer 2013 i Office Visio 2013    Przepływy pracy programu SharePoint Designer 2013 są tworzone na podstawie listy dostępnych działań przepływów, a osoba, która tworzy przepływ pracy, może go wdrożyć bezpośrednio na liście lub w bibliotece dokumentów, w której będzie używany. Program SharePoint Designer 2013 współpracuje również z programem Visio 2013, udostępniając wizualne środowisko opracowywania przepływu pracy w celu tworzenia diagramów przy użyciu kształtów i łączników. Przepływy pracy można też zaimportować z programu Visio 2013 do programu SharePoint Designer 2013 i na odwrót.

  • Profesjonalni producenci oprogramowania mogą tworzyć przepływy pracy przy użyciu programu Visual Studio 2012 lub nowszego    Te przepływy pracy zawierają niestandardowy kod oraz działania przepływów pracy. Gdy profesjonalny deweloper utworzy niestandardowe przepływy pracy, administrator serwera może je wdrożyć w wielu witrynach.

Początek strony

Procedura korzystania z przepływów pracy

Zastosowanie przepływu pracy w odniesieniu do dokumentu lub elementu listy oznacza pracę w kilku etapach. Każdy z nich może zostać wykonany przez niezależne osoby odpowiedzialne za różne role. Na przykład administrator witryny może udostępnić przepływ pracy do użytku w bibliotece dokumentów, twórca zawartości może uruchomić przepływ pracy lub zmodyfikować przepływ pracy w czasie jego trwania, a inna osoba (na przykład recenzent dokumentu lub osoba zatwierdzająca) może ukończyć zadanie przepływu pracy.

Dodawanie przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości

Aby można było korzystać z przepływu pracy, konieczne jest dodanie go do listy, biblioteki lub typu zawartości, tak aby był dostępny dla dokumentów lub elementów w określonej lokalizacji. W celu dodawania przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości jest wymagane uprawnienie Zarządzanie listami. Zadania te są zwykle wykonywane przez administratorów witryn lub osoby zarządzające określonymi listami bądź bibliotekami.

Dostępność przepływu pracy w witrynie zmienia się w zależności od tego, gdzie został dodany:

  • Jeśli przepływ pracy został dodany bezpośrednio do listy lub biblioteki, jest dostępny tylko dla elementów na tej liście lub w tej bibliotece.

  • Jeśli przepływ pracy został dodany do typu zawartości listy (wystąpienie typu zawartości witryny, które zostało dodane do określonej listy lub biblioteki), jest dostępny tylko dla elementów typu zawartości na liście lub w bibliotece, z którą jest skojarzony ten typ zawartości.

  • Jeśli przepływ pracy zostanie dodany do typu zawartości witryny, to będzie dostępny dla wszystkich elementów tego typu zawartości na każdej liście i w każdej bibliotece, do której zostało dodane wystąpienie tego typu zawartości witryny.

  • Jeśli przepływ pracy ma być szeroko dostępny wśród list i bibliotek w witrynie, możesz utworzyć przepływ pracy witryny.

Podczas dodawania przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości można go dostosować do określonej lokalizacji, ustawiając różne opcje:

  • Nazwa tego wystąpienia przepływu pracy.

  • Lista zadań, na której są przechowywane zadania związane z przepływem pracy.

  • Lista historii, na której są rejestrowane wszystkie zdarzenia związane z przepływem pracy.

  • Żądany sposób uruchamiania przepływu pracy.

  • Dodatkowe opcje charakterystyczne dla danego przepływu pracy, na przykład sposób przesyłania zadań uczestnikom, okoliczności kończące przepływ pracy oraz akcje wykonywane po jego zakończeniu.

Dodanie przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości oznacza jego udostępnienie dla dokumentów lub elementów w określonej lokalizacji, a nie jego faktyczne uruchomienie.

Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu

Po dodaniu przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości, a tym samym udostępnieniu go do użycia, można uruchomić ten przepływ pracy w odniesieniu do dokumentu lub elementu (jeśli przepływ został skonfigurowany tak, aby można było uruchamiać go ręcznie). Aby uruchomić przepływ pracy, zaznacz go na liście przepływów pracy dostępnych dla dokumentu lub elementu. Następnie, jeśli będzie to konieczne, wypełnij formularz, podając informacje wymagane przez przepływ pracy. W zależności od sposobu zaprojektowania i skonfigurowania przepływu pracy możesz mieć możliwość dalszego dostosowania przepływu pracy po uruchomieniu go w odniesieniu do dokumentu lub elementu przez zmodyfikowanie opcji, takich jak uczestnicy, data ukończenia oraz instrukcje dotyczące zadania.

Modyfikowanie trwającego przepływu pracy

Po uruchomieniu przepływu pracy dla elementu może być konieczne wprowadzenie zmian w sposobie zachowania tego przepływu. Na przykład po uruchomieniu przepływu pracy osoba, która go uruchomiła, może chcieć dodać do niego kolejnych uczestników. Uczestnik przepływu pracy może również chcieć ponownie przypisać swoje zadanie innej osobie albo zażądać zmiany najważniejszego dokumentu lub elementu przepływu pracy. Niektóre z wbudowanych przepływów pracy można modyfikować w czasie ich trwania. Jeśli Twoja organizacja opracowała i wdrożyła niestandardowe przepływy pracy, być może dla nich również jest możliwe wprowadzanie zmian w czasie ich trwania.

Wykonywanie zadań przepływu pracy

Każde zdarzenie przepływu pracy wymagające interakcji użytkownika jest odzwierciedlane przez zadanie przepływu pracy. Po przypisaniu przez przepływ pracy zadania do uczestnika przepływu pracy adresat zadania może je ukończyć lub zażądać zmian w samym przepływie pracy, edytując formularz zadania tego przepływu. Uczestnicy przepływu pracy mogą kończyć zadania przepływu pracy w witrynie programu SharePoint lub bezpośrednio w programie pakietu Office 2013. Ukończenie zadania przepływu pracy przez uczestnika tego przepływu lub zażądanie zmiany przepływu pracy powoduje przeniesienie przepływu pracy do kolejnego etapu realizacji.

Śledzenie stanu przepływów pracy

Właściciele i uczestnicy przepływu pracy mogą śledzić jego postęp przez sprawdzenie strony stanu skojarzonej z przepływem pracy. Strona stanu zawiera informacje o stanie oczekujących zadań. Zawiera również informacje historii ważne dla danego przepływu pracy.

Narzędzia do raportowania mogą zapewnić zagregowaną analizę historii przepływu pracy. Na podstawie tej analizy organizacje mogą lokalizować „wąskie gardła” w procesach lub stwierdzać, czy grupa realizuje cele wydajnościowe związane z danym procesem biznesowym. Dostępnych jest kilka wstępnie zdefiniowanych raportów programu Microsoft Office Excel, które można zastosować do dowolnego przepływu pracy. Ponadto informacje dotyczące historii przepływu pracy są dostępne w postaci źródła danych listy programu SharePoint, które może być używane i analizowane w innych programach lub w niestandardowych rozwiązaniach umożliwiających monitorowanie procesów biznesowych.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Zobacz też

Informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint

Przepływy pracy w programie SharePoint 2013

Rozwoju przepływu pracy w programie SharePoint Designer 2013 i Visio 2013

Wprowadzenie do przepływów pracy programu SharePoint Server 2013

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×