Wprowadzenie do programu Excel Web Access i usług programu Excel

W tym artykule

• Co to są usługi programu Excel?

• Co to jest program Microsoft Office Excel Web Access?

• Jak odbywa się współpraca programu Office Excel 2007 i usług programu Excel?

• Praca ze skoroszytem programu Excel w usługach programu Excel

• Scenariusze usług programu Excel

• Tworzenie „jednej wersji prawdy”

• Bezpieczne łączenie z danymi

• Usługi programu Excel i usługa Zarządzanie prawami do informacji

• Korzystanie z usług programu Excel z innymi usługami analiz biznesowych

Co to są usługi programu Excel?

Istnieją trzy podstawowe składniki usług programu Excel, między którymi zachodzą interakcje — razem stanowią one strukturę usług programu Excel.

1. Usługi obliczeniowe programu Excel (ECS) to „aparat” usług programu Excel, który ładuje arkusz, przeprowadza obliczenia z wysoką wiernością za pomocą programu Microsoft Office Excel 2007, odświeża dane zewnętrzne i obsługuje sesje.

2. Program Excel Web Access (EWA) jest składnikiem Web Part, który powoduje wyświetlanie i umożliwia interakcje ze skoroszytem programu Microsoft Office Excel w przeglądarce, korzystając z języka Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) i JavaScript (nie jest wymagane pobieranie formantów ActiveX na komputer kliencki), a ponadto może zostać połączony z innymi składnikami Web Part na pulpitach nawigacyjnych i innych stronach składników Web Part.

3. Usługi sieci Web programu Excel (EWS, Excel Web Services) to usługa sieci Web obsługiwana w programie Microsoft Office SharePoint Services udostępniająca deweloperowi kilka metod, z których może on korzystać jak z interfejsu programowania aplikacji (API, application programming interface) w celu utworzenia aplikacji niestandardowych na podstawie skoroszytu programu Excel.

Usługi programu Excel stanowią składnik programu Microsoft Office SharePoint Server 2007, dlatego możliwe jest korzystanie z wielu funkcji technologii SharePoint, takich jak kontrolowanie, zabezpieczanie i zarządzanie dostępem do arkuszy kalkulacyjnych, określanie wydajności na podstawie serwera, a także możliwość skalowania po dodaniu użytkowników.

Początek strony

Co to jest Microsoft Office Excel Web Access ?

Program Excel Web Access jest składnikiem Web Part, który wyświetla dane i wykresy ze skoroszytu Excel. Program ten ma podobny wygląd i działanie jak program Microsoft Office Excel — jest to widoczne szczególnie w przypadku zakładek arkuszy, przycisków konspektu i strzałek list rozwijanych. Ponadto program udostępnia wiele sposobów dostosowywania składnika Web Part.

1. Górna sekcja zawiera tytuł i pasek narzędzi zawierający kilka menu, poleceń i listę rozwijaną.

2. W głównym oknie widoczny jest jeden lub wiele arkuszy w widoku Arkusz; nazwany element, taki jak wykres lub tabela programu Excel w widoku Nazwany element, oraz opcjonalnie obszar konspektu.

3. Okienko zadań Parametry zawiera etykiety parametrów, pole tekstowe do wprowadzania danych oraz opcjonalne etykiety narzędzi, które udostępniają informacje na temat poszczególnych parametrów.

4. W dolnej sekcji widoczne są komunikaty odświeżania danych.

Początek strony

Jak odbywa się współpraca programu Office Excel 2007 i usług programu Excel?

Najpierw należy utworzyć skoroszyt programu Excel, korzystając z programu Office Excel 2007, a następnie zapisać skoroszyt w usługach programu Excel. Program Office Excel 2007 jest przede wszystkich narzędziem do tworzenia, a usługi programu Excel stanowią narzędzie do raportowania.

1. Autor skoroszytu — zwykle analityk biznesowy — korzysta z programu Office Excel 2007 w celu tworzenia skoroszytu Excel, określania opcjonalnych nazwanych elementów do wyświetlania oraz definiowania opcjonalnych parametrów.

2. Autor skoroszytu zapisuje skoroszyt w bibliotece dokumentów (lub w sieci albo w folderze sieci Web) w usługach programu Excel, gdzie administrator programu SharePoint zarządza nim i zabezpiecza go.

3. Autor skoroszytu i inni użytkownicy mogą tworzyć raporty, strony składników Web Part i pulpity nawigacyjne analiz biznesowych, które mogą korzystać ze skoroszytu.

4. Wielu użytkowników w firmie może uzyskiwać dostęp do skoroszytu, wyświetlając go w przeglądarce, a nawet odświeżać dane, jeśli skoroszyt jest połączony z zewnętrznym źródłem danych.

5. Korzystając z odpowiednich uprawnień, użytkownicy w firmach mogą kopiować bieżący stan skoroszytu oraz dowolne interakcje wprowadzone w bieżącej sesji, takie jak sortowanie i filtrowanie, do komputera klienckiego w celu dalszej analizy (analiza przeprowadzana na skoroszycie programu Excel lub na migawce).

Początek strony

Interakcja ze skoroszytem programu Excel w usługach programu Excel

Edycja komórek nie jest możliwa w skoroszycie programu Excel w usługach programu Excel, ale możliwa jest interakcja z danymi na wiele sposobów. W celu uzyskania odpowiedzi na określone nieprzewidziane pytania dotyczące danych możliwe jest wyszukiwanie i wyświetlanie informacji za pomocą następujących interaktywnych funkcji:

• Wyświetlanie ostatnich wyników formuły przez ponowne obliczanie danych w skoroszycie.

• odświeżanie danych dynamicznych pochodzących z zewnętrznego źródła danych, takiego jak baza danych lub moduł OLAP (Online Analytical Processing);

• przechodzenie do innych skoroszytów, części skoroszytów lub wybranych nazwanych elementów w skoroszycie, takich jak wykres lub tabela programu Excel;

• Sortowanie i filtrowanie danych.

• Rozwijanie lub zwijanie poziomów danych oraz korzystanie z filtra raportów w raporcie Tabela przestawna.

• Tymczasowa zmiana wartości komórek przez wprowadzanie parametrów w celu aktualizacji wyników formuły lub wykonania prostej analizy typu „co się stanie, jeśli”.

• Uzyskanie różnych wyników lub widoków przez wybranie danych z innego połączonego składnika Web Part, takiego jak składnik: filtr lub widok listy, na pulpicie nawigacyjnym lub innej stronie składników Web Part.

Początek strony

Scenariusze usług programu Excel

Istnieje niezliczona liczba sposobów korzystania z usług programu Excel, a poniżej znajduje się reprezentacyjna lista scenariuszy i przykładów, które ułatwiają korzystanie z usług programu Excel.

Pulpity nawigacyjne analizy biznesowej    Komitet wykonawczy ma dostęp do kilku firmowych pulpitów nawigacyjnych, które działają jak aktualizowana na bieżąco karta wyników finansowych firmy. Aby możliwe było ciągłe ocenianie wyników firmy, główny pulpit nawigacyjny zawiera podsumowanie kluczowych wskaźników wydajności (Key Performance Indicator, KPI), takich jak wyznaczone poziomy sprzedaży, przychody docelowe i marże zysku na podstawie miesięcy. Dodatkowe pulpity nawigacyjne zawierają podsumowanie wiadomości rynkowych, dzięki czemu ułatwiają analizowanie ryzyka finansowego dla bieżących i nowych projektów, a także zawierają wykresy krytycznych danych finansowych — w ten sposób ułatwiają ocenę różnych portfeli inwestycyjnych.

System analizy informacji marketingowych    Dział marketingowy firmy, która sprzedaje ubrania i sprzęt sportowy, prowadzi stronę portalu informacyjnego zawierającego podsumowanie głównych danych demograficznych, takich jak płeć, wiek, region, poziom dochodów i preferowany sposób spędzania czasu wolnego. Większość pracowników działu marketingu może otwierać skoroszyty programu Excel na swoich komputerach w celu wykonania analizy typu „co się stanie, jeśli” dla wszystkich danych lub w celu wydrukowania prawidłowo sformatowanych raportów. Z upływem czasu użytkownicy uzyskują możliwość dodawania raportów udostępnianych innym użytkownikom.

Statystyki dotyczące sportowców zawodowych    Duża ligowa organizacja sportowa udostępnia przeszłe i bieżące statystyki dotyczące wyników i zarobków wszystkich zawodników. Dane te są używane w przypadku sprzedaży zawodników i podczas negocjacji dotyczących płac. Nowe raporty i analizy są tworzone, poprawiane i udostępniane przez właścicieli, szczególnie przed sezonem rozgrywek.

Narzędzie ułatwiające podejmowanie decyzji w sieci detalicznej    Sieć sklepów detalicznych podsumowuje co tydzień krytyczne dane dotyczące sprzedaży, a następnie udostępnia je dostawcą, analitykom finansowym i kierownikom regionalnym. W raportach przedstawione są towary, których stany magazynowe są zbyt małe, 20 najlepiej sprzedających się towarów wg kategorii sprzedaży, ważne informacje sezonowe, a także liczby transakcji dla poszczególnych sklepów.

System raportowania zarządzania klientami    Grupa sprzedaży uzyskuje dostęp do codziennych raportów podsumowujących, które obejmują kluczowe dane, takie jak nazwiska najlepszych sprzedawców, postęp na drodze do osiągnięcia miesięcznych celów sprzedaży, udane programy sprzedaży oraz kanały dystrybucji o niskiej wydajności. Dodatkowe raporty zawierają podsumowanie sprzedaży według głównych zmiennych, takich jak region, linia produktu, miesiąc, liczba połączeń dotyczących sprzedaży w tygodniu, a także liczba zakończonych połączeń. Wyświetlając te raporty, poszczególni sprzedawcy mogą zobaczyć wartości dotyczące ich własnej sprzedaży, ponieważ system identyfikuje ich na podstawie nazwiska.

Podsumowanie dzienne projektu inżynieryjnego    Grupa inżynierska opracowała stronę składnika Web Part, która zawiera podsumowanie głównych danych dotyczących harmonogramu projektu, takich jak liczba usterek, stan specyfikacji, schematy postępu, trendy funkcji i priorytety, a także łącza do głównych zasobów i kontaktów. Dane pochodzą z kilku zewnętrznych źródeł danych, takich jak bazy danych projektów i listy specyfikacji.

Zastrzeżony model obliczeń do analiz finansowych    Duża instytucja finansowa opracowała model kalkulacji cen, który jest prywatną własnością intelektualną. Wyniki formuły muszą zostać udostępnione grupie kierowników inwestycyjnych, ale formuła, która jest używana do obliczania modelu cen, musi być zabezpieczona i nigdy nie może zostać ujawniona. Obliczenia w modelu są wyjątkowo złożone i trwają bardzo długo. Każdej nocy na szybkim serwerze przeprowadzane są obliczenia i tworzony jest raport modelu cen, który zapisywany jest w zaufanej lokalizacji, a następnie wyświetlany na stronie składnika Web Part, ale tylko dla osób, które mają odpowiednie uprawnienia.

Początek strony

Tworzenie „jednej wersji prawdy”

W większości przedsiębiorstw często konieczne jest tworzenie skoroszytów o znaczeniu krytycznym w określonym punkcie czasu, co zwykle odbywa się regularnie i według harmonogramu. Na przykład: w każdym kwartale fiskalnym możliwe jest utworzenie zabezpieczonego skoroszytu w uzgodnionym dniu i o uzgodnionej godzinie w celu bezpiecznego porównania sprzedaży, zapasów, przychodów i zysków między kwartałami fiskalnymi. Użytkownik chce uniknąć problemów związanych ze zmianą informacji w skoroszycie przez innego użytkownika oraz z wystąpieniem nieoczekiwanych różnic w obliczeniach i wynikach, które mogłyby skomplikować proces podejmowania decyzji. Jest to czasami określane jako tworzenie „jednej wersji prawdy”, co oznacza, że możliwe jest porównywanie wersji tego samego skoroszytu od różnych użytkowników po przyjęciu określonego punktu w czasie (data i godzina utworzenia skoroszytu) w celu zapewnienia spójności.

1. Skoroszyt główny zawiera skumulowane dane finansowe, które są regularnie aktualizowane.

2. Skoroszyt jest publikowany przy zakończeniu każdego kwartału fiskalnego.

3. „Jedna wersja prawdy” upraszcza proces podejmowania decyzji i porównywania poszczególnych kwartałów.

Początek strony

Bezpieczne łączenie z danymi

W przypadku niektórych skoroszytów programu Excel zapisanych w usługach programu Excel wszystkie dane są przechowywane w skoroszycie. Aby zaktualizować dane w usługach programu Excel, należy ponownie zapisać skoroszyt programu Excel. W przypadku innych skoroszytów istnieje jedno lub wiele połączeń do zewnętrznych źródeł danych, takich jak baza danych lub moduł OLAP. Te połączenia zawierają informacje dotyczące lokalizacji, logowania, kwerend i dostępu do zewnętrznych źródeł danych. Chociaż informacje dotyczące połączeń mogą być przechowywane w skoroszycie, zwykle są przechowywane w pliku połączeń danych pakietu Office (.odc), szczególnie gdy dane są współużytkowane przez wielu użytkowników, a informacje dotyczące połączeń muszą być aktualizowane. Autor skoroszytu lub administrator może tworzyć informacje dotyczące połączeń za pomocą programu Excel 2007 — dzięki czemu staje się on autorem połączenia — a następnie eksportować informacje dotyczące połączenia do pliku .odc.

Biblioteka połączeń danych (DCL, Data Connection Library) to specjalna biblioteka dokumentów programu SharePoint, którą można zdefiniować jako bibliotekę zaufanej lokalizacji, a która ułatwia przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie i zarządzanie plikami .odc. Na przykład: administrator musi przenieść bazę danych z serwera testowego do serwera produkcyjnego lub zaktualizować kwerendę, która uzyskuje dostęp do danych. Korzystanie z pliku .odc zapisanego w bibliotece DCL w znacznym stopniu ułatwia zarządzanie informacjami dotyczącymi połączenia i ułatwia użytkownikowi uzyskiwanie dostępu do danych, ponieważ wszystkie skoroszyty korzystają z tego samego pliku połączenia — operacja odświeżania, niezależnie od tego, czy zachodzi na komputerze klienckim lub serwerze, aktualizuje plik połączenia. Istnieje także możliwość ustawienia programu Office SharePoint Server i komputera klienckiego użytkownika w taki sposób, aby automatycznie wykrywał on zmiany w pliku połączenia i korzystał z najbardziej aktualnej wersji pliku połączenia.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w systemach pomocy programów Microsoft Office Excel 2007 i Office SharePoint Server Central Administration.

Początek strony

Usługi programu Excel i zarządzanie prawami do informacji

Zarządzanie prawami do informacji (IRM, Information Rights Management) to sposób ochrony prywatności dokumentu programu Microsoft Office oraz zapewnienia, że informacje newralgiczne są widoczne tylko dla właściwych osób. Na przykład: użytkownik chce raportować kwartalne dane finansowe tylko do wybranych członków komitetu wykonawczego na miesiąc przed publicznym udostępnieniem danych w sprawozdaniu finansowym — dzięki temu członkowie będą mieli czas na przygotowanie odpowiedzi (kreowanie wizerunku) i podjęcie stosownych decyzji biznesowych.

Program Windows SharePoint Services w wersji 3.0 lub późniejszej obsługuje funkcję IRM dla biblioteki dokumentów i wszystkich dokumentów w tej bibliotece (niezależnie od tego, czy dla poszczególnych dokumentów włączona jest funkcja IRM). Gdy dokument zostanie przekazany do biblioteki dokumentów z włączoną funkcją IRM, funkcja ta zostaje włączona także dla dokumentu.

Usługi programu Excel nie obsługują ładowania skoroszytów programu Excel, dla których włączono funkcję IRM, a ponadto nie ładują skoroszytu Excel, jeśli włączono dla niego funkcję IRM lub pochodzi on z biblioteki dokumentów z włączoną funkcją IRM. Aby korzystać z funkcji IRM, należy załadować skoroszyt Excel bez funkcji IRM do usług programu Excel, otworzyć skoroszyt jako migawkę, a następnie zapisać migawkę w bibliotece dokumentów, dla której włączono funkcję IRM.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w systemach pomocy programów Microsoft Office Excel 2007 i Office SharePoint Server Central Administration.

Początek strony

Korzystanie z usług programu Excel z innymi usługami analiz biznesowych

Usługi programu Excel stanowią część kolekcji funkcji programu Office SharePoint Server, które zbiorczo są nazywane usługami analiz biznesowych, a których może używać osoba, zespół lub całe przedsiębiorstwo. Funkcje te współpracują ze sobą i umożliwiają efektywne opracowywanie niestandardowych narzędzi do podejmowania decyzji, które mogą uzyskiwać dostęp do różnych źródeł danych — często bez stosowania kodu.