Wprowadzenie do bibliotek

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można tworzyć, zbierać i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki jest wyświetlana lista plików i kluczowe informacje o plikach, które pomagają korzystać z nich w ramach współpracy. Użytkownik może wybierać z wielu gotowych do użycia bibliotek i szablonów bibliotek, stanowiących dobry punkt wyjścia do organizowania plików. Utworzoną bibliotekę można dostosować na kilka sposobów. Na przykład można sterować sposobem tworzenia i wyświetlania dokumentów oraz zarządzania nimi lub śledzić wersje, między innymi określając ich liczbę oraz typ. Można też tworzyć niestandardowe widoki, formularze i przepływy pracy, aby projekty i procesy biznesowe przebiegały bezproblemowo.

W tym artykule

Omówienie bibliotek

Co to jest biblioteka?

Jak usługa typowy zespół korzysta z biblioteki?

Typy bibliotek

Sposoby pracy z bibliotekami

Organizowanie bibliotek w witrynie

Przechowywanie dokumentów w jednej bibliotece

Przechowywanie dokumentów w wielu bibliotekach

Organizowanie plików w bibliotece

Dodawanie kolumn

Definiowanie widoków

Tworzenie folderów

Jednoczesne używanie kolumn, widoków i folderów

Następne kroki

Omówienie bibliotek

Zamiast poszukiwać dokumentów w różnych miejscach, takich jak komputery osobiste, dyski sieciowe i foldery poczty e-mail, zespół może pracować wydajniej, korzystając z biblioteki programu SharePoint jako centralnej lokalizacji, którą mogą widzieć i której mogą używać wszyscy członkowie zespołu.

Początek strony

Co to jest biblioteka?

Typowa biblioteka Biblioteki programu SharePoint znajduje się w witrynie, w której można utworzyć, przechowywania, aktualizowanie i Współpracuj nad plikami z członkami zespołu. Każdy typ biblioteki — strony dokumentu, obraz, formularz i typu wiki — Wyświetla listę plików i kluczowe informacje o plikach, takie jak kto był ostatniej osoby, aby zmodyfikować plik. Możesz wybrać kilka typów bibliotek, w zależności od typów plików, które mają być przechowywane oraz jak planujesz używać ich. Po zakończeniu z biblioteką, można zarchiwizować pliki, Usuń nieużywane bibliotekę i zaoszczędzić miejsce na dysku.

Biblioteki można dostosowywać na kilka sposobów. Można sterować sposobem tworzenia, wyświetlania i śledzenia dokumentów oraz zarządzania nimi. Można śledzić wersje, między innymi określając liczbę i typ wersji, a także ograniczyć liczbę osób, które będą mogły zobaczyć dokumenty przed zatwierdzeniem. Aby usprawnić proces biznesowy, do współpracy nad dokumentami w bibliotekach można używać przepływów pracy. Aby zwiększyć przejrzystość, można określić zasady zarządzania informacjami dla potrzeb zarządzania obsługą i wygasaniem dokumentów w bibliotekach.

Początek strony

Sposób używania biblioteki przez typowy zespół

Członkowie zespołu marketingowego firmy Contoso muszą wspólnie pracować nad projektem i grupować dokumenty. Potrzebują centralnej lokalizacji, w której będą mogli współpracować nad dokumentami, śledzić kalendarze, spotkania i zadania zespołu oraz zarządzać projektami. Wykonawca zespołu znajduje się w lokalizacji zdalnej, w związku z czym używanie programu SharePoint 2010 przynosi dodatkową korzyść.

Na początku zespół powinien wyznaczyć jednego członka jako właściciela witryny oraz wskazać osobę, która będzie witryną zarządzać. Właściciel witryny przyjmuje rolę administratora witryny i otrzymuje uprawnienia do biblioteki na poziomie pełnej kontroli. Pierwszym zadaniem administratora jest zapewnienie wszystkim członkom zespołu uprawnień współtworzenia w odniesieniu do biblioteki Dokumenty udostępnione w witrynie zespołu. Następnie właściciel witryny zmienia nazwę biblioteki na „Dokumenty marketingowe” i dodaje szczegółowy opis, aby wszyscy użytkownicy, zwłaszcza początkujący, znali cel utworzenia biblioteki i wiedzieli, jaką zawartość można w niej wyświetlać i do niej dodawać. Zespół decyduje, że biblioteka będzie używana w celu zarządzania informacjami prasowymi, plikami budżetowymi, umowami, ofertami oraz innymi dokumentami związanymi z zespołem.

Jednym z pierwszych zadań właściciela witryny jest zlokalizowanie i przekazanie do biblioteki wielu ważnych dokumentów, aby członkowie zespołu mogli skupić uwagę na używaniu biblioteki jako lokalizacji centralnej. Następnie właściciel witryny postanawia skonfigurować bibliotekę tak, aby wymagała wyewidencjonowania, co zapobiegnie przypadkowym zastępowaniu zmian w dokumentach, oraz aby były śledzone wersje, dzięki czemu zespół będzie miał dostęp do historii rozwoju plików i w razie potrzeby będzie mógł odtworzyć ich poprzednią wersję. W celu zachowania zgodności ze standardami firmy właściciel witryny dodaje także do biblioteki standardowe szablony raportów marketingowych, umów sprzedaży, planów kampanii i arkuszy budżetowych. Każdy szablon zawiera logo oraz definicję misji firmy. Gdy członkowie zespołu tworzą nowy plik z biblioteki dokumentów, mogą z łatwością wybrać żądany szablon.

Gdy członkowie zespołu w miarę upływu czasu dodają pliki i współpracują nad dokumentami, organizują bibliotekę, dodając kolumny i tworząc widoki, w których zawartość jest wyświetlana na wiele sposobów istotnych z punktu widzenia ich pracy. Na przykład właściciel witryny dodaje kolumnę „Nazwa projektu”, aby członkowie zespołu mogli filtrować lub sortować zawartość biblioteki według tej kolumny.

Inni członkowie zespołu dodają widoki publiczne, które umożliwiają grupowanie według kwartału obrachunkowego oraz filtrowanie umów, które wygasają w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Poszczególni członkowie tworzą też widoki osobiste, które pomagają w szybkim znajdowaniu informacji i ukończeniu pracy.

Po burzliwej dyskusji na spotkaniu personelu zespół postanawia ustawić alerty na poziomie biblioteki w celu cotygodniowego raportowania aktualizacji. Każdy członek w razie potrzeby może zdecydować, jak ustawić dodatkowe alerty lub kanały informacyjne RSS na określonych plikach. Zespół ustala również ważną „zalecaną metodę” w tym nowym świecie współpracy. Gdy członkowie chcą rozpowszechnić dokument w bibliotece, mają oprzeć się pokusie załączenia go w wiadomości e-mail i zamiast tego wysłać pocztą e-mail łącze do niego. Wstawienie łącza do dokumentu w wiadomości e-mail za pomocą wstążki biblioteki jest łatwe, zapewnia współpracownikom dostęp do najnowszej wersji pliku oraz zapobiega zapychaniu sieci lokalnej niepotrzebnymi bitami.

Od czasu do czasu członkowie zespołu i inni użytkownicy mają zablokowany dostęp do zawartości z powodu braku odpowiednich uprawnień. Niektóre dokumenty są chronione, ponieważ ich zawartość, taka jak umowa lub informacje o budżecie, jest poufna. Jednak dzięki włączeniu możliwości wysłania prośby do właściciela witryny o udostępnienie pliku, można łatwo wysłać ze strony taką prośbę, a właściciel witryny może przyznać uprawnienia odpowiednie w przypadku danego dokumentu.

Wszystkim członkom zespołu marketingowego, zwłaszcza wykonawcy, podoba się możliwość przeniesienia zawartości biblioteki w tryb offline, pracy z nią w domu lub ze zdalnej witryny i łatwej synchronizacji wprowadzonych zmian po powrocie do trybu online. Wszystko to jest możliwe dzięki programowi Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Ważnym i odpowiedzialnym zadaniem dla tego zespołu marketingowego jest proponowanie kampanii marketingowych napędzających sprzedaż i zyski. Gdy członkowie zespołu opracowują nowy plan kampanii, jednocześnie śledzą wersje pomocnicze pliku. Jeśli popełnią błąd, mogą przywrócić poprzednią wersję. Gdy ukończą plan kampanii, mogą utworzyć wersję główną, a następnie opublikować ją w celu zatwierdzenia przez dział prawny oraz menedżera. Gdy plik zostanie zatwierdzony, inni pracownicy firmy będą mogli go wyświetlić. Właściciel witryny przeprowadza poszukiwania w dokumentacji online, szkoleniach i blogach, a następnie opracowuje bez użycia kodu sposób na ustawienie przepływu pracy, skojarzenie go z biblioteką oraz zautomatyzowanie procesu zbierania opinii i podpisów, a także opublikowania dokumentu końcowego.

Po trzech miesiącach użytkowania biblioteka marketingowa i witryna stają się najważniejszym składnikiem zasobów zespołu marketingowego, znacznie poprawiając jego produktywność i widoczność w przedsiębiorstwie. Członkowie zespołu nie mogą sobie wyobrazić pracy bez tych narzędzi i poszukują innych sposobów korzystania z programu SharePoint 2010 w celu ulepszenia współpracy.

Początek strony

Typy bibliotek

Niektóre biblioteki są tworzone w trakcie tworzenia nowej witryny, tak jak biblioteka Dokumenty udostępnione w witrynie zespołu. Można dostosowywać te biblioteki do własnych potrzeb lub tworzyć własne dodatkowe biblioteki. Każdy typ biblioteki ma określony cel, a niektóre z nich mają różne zestawy zachowań i funkcji.

Biblioteka dokumentów    W przypadku wielu typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, należy używać biblioteki dokumentów. W bibliotece dokumentów można także przechowywać innego rodzaju pliki, chociaż niektóre z nich są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Podczas pracy z programami, które nie są blokowane, można tworzyć te pliki z poziomu biblioteki. Na przykład dział marketingu może mieć własną bibliotekę dokumentów z materiałami do planowania, aktualnościami i publikacjami.

Biblioteka obrazów    Do udostępniania zbiorów obrazów lub grafik cyfrowych służy biblioteka obrazów. Chociaż obrazy można przechowywać także w innych bibliotekach programu SharePoint, biblioteki obrazów mają kilka zalet. Korzystając z biblioteki obrazów, można na przykład wyświetlać zdjęcia w postaci pokazu slajdów, pobierać je na komputer oraz edytować w zgodnych programach graficznych, takich jak program Microsoft Paint. Warto rozważyć utworzenie biblioteki obrazów w celu przechowywania zdjęć z wydarzeń związanych z pracą zespołu lub premier produktów. Ponadto można tworzyć łącza do obrazów w bibliotece z innych miejsc w witrynie, takich jak strony typu wiki czy blogi.

Biblioteka formularzy    Do zarządzania grupą formularzy firmowych opartych na języku XML należy użyć biblioteki formularzy. W bibliotece formularzy można na przykład przechowywać raporty z wydatków. Skonfigurowanie biblioteki formularzy wymaga użycia edytora XML lub programu do projektowania w języku XML, takiego jak program Microsoft InfoPath. Wypełniany formularz jest po prostu plikiem xml, który zawiera dane (i tylko dane) wprowadzone w formularzu, takie jak data i kwota wydatku. Wszystkie inne elementy składające się na raport z wydatków pochodzą z szablonu formularza. Gdy wszystkie osoby wypełnią formularze, dane formularzy można scalić lub wyeksportować do analizy.

Biblioteka stron typu wiki    Aby utworzyć zbiór stron typu wiki połączone, należy użyć biblioteki stron typu wiki. Witryny typu wiki umożliwia gromadzenie rutynową informacji w formacie, który ułatwia tworzenie i modyfikowanie wielu osobom. Można również dodać stron typu wiki, które zawierają obrazy, tabele, hiperłącza i łącza wewnętrzne do biblioteki. Na przykład jeśli zespół tworzy witryny typu wiki w projekcie, witryny mogą zawierać porady i wskazówki w szeregu strony połączone ze sobą.

Uwaga : W zależności od Twojej witryny i konfiguracji, bibliotek dodatkowe systemu, takie jak biblioteki stylów, Biblioteka elementów zawartości witryny i biblioteki stron witryny są tworzone automatycznie przez SharePoint Server 2010. Nie można jednak tworzyć określonej biblioteki za pomocą interfejsu użytkownika.

Początek strony

Metody pracy z bibliotekami

Poniżej przedstawiono kilka metod pracy z bibliotekami i zwiększania ich użyteczności dla grupy:

Tworzenie widoków     Za pomocą widok, aby wyświetlić elementy w bibliotece, które są najważniejsze lub Dopasuj optymalnie cel. Zawartość rzeczywistej biblioteki nie zmienia się, ale pliki są zorganizowane lub przefiltrowane, aby łatwiej znaleźć i przeglądać w zrozumiały sposób.

Wymaganie wyewidencjonowania plików     Gdy jest wymagane wyewidencjonowanie pliku, należy upewnić się, że tylko jedna osoba może edytować plik, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany. Wymaganie wyewidencjonowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w tym samym czasie, które mogą powodować konflikty edycji i prowadzić do nieporozumień wiele osób. Wymaganie wyewidencjonowywania pomaga Przypomnij członkowie zespołu, aby dodać komentarz wyewidencjonowywania plików, tak aby łatwiej śledzić zmiany w każdej wersji.

Śledzenie wersji     Jeśli chcesz zachować poprzednich wersji plików bibliotek pomoże Ci śledzić, przechowywać i przywrócić pliki. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Możesz też wybrać wyznaczyć niektórych wersji głównych, takie jak dodawanie nowego rozdziału podręcznika, a niektóre wersje jako wersje pomocnicze, takie jak poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie ilości miejsca do magazynowania, można opcjonalnie wybierz liczbę każdego typu wersji, w której mają być przechowywane.

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu     Można określić, że jest wymagane zatwierdzanie dla dokumentu. Dokumenty pozostają w stanie oczekiwania do momentu ich zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę, która ma uprawnienia, aby to zrobić. Aby kontrolować, które grupy użytkowników mogą wyświetlić dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatne, jeśli biblioteka zawiera ważne wytycznych lub procedur, które muszą być końcowego, aby inne osoby widzą.

Określanie uprawnień    Grupy programu SharePoint i poziomy uprawnień ułatwiają efektywne zarządzanie dostępem do zawartości. Domyślnie uprawnienia do bibliotek, folderów w bibliotekach i dokumentów są dziedziczone z witryny nadrzędnej. Przypisywanie poziomów uprawnień do określonego elementu pomagają chronić poufne zawartości, na przykład umowie lub budżet informacji, bez ograniczanie dostępu do pozostałej części witryny.

Aktualne informacje o zmianach     Biblioteki w programie SharePoint 2010 obsługują technologii RSS, tak, aby członkowie grupy roboczej mogą automatycznie odbieranie i wyświetlanie aktualizacji lub źródła, wiadomości lub informacji w skonsolidowanej lokalizacji. Za pomocą technologii RSS alert o wszelkich zmianach biblioteki, na przykład gdy zmiana plików, które są przechowywane w bibliotece. Źródła danych RSS umożliwiają członkom grupy roboczej wyświetlanie skonsolidowanych list zmienionych plików. Można także tworzyć alertów wysyłanych pocztą e-mail, tak aby są powiadomień o zmianach plików.

Tworzenie przepływów pracy     Biblioteka dokumentów lub zawartości typ można użyć przepływów pracy, które zdefiniowano w organizacji dla procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzanie dokumentów lub przeglądanie. Grupy można zastosować procesów biznesowych do jej dokumentów znana pod nazwą przepływów pracy, które określają akcje, które należy podjąć w sekwencji, takich jak zatwierdzanie lub tłumaczenie dokumentów. Przepływ pracy programu SharePoint jest sposób automatycznego przenoszenia dokumentów lub elementów sekwencji akcji lub zadań. Trzy przepływy pracy są dostępne dla bibliotek domyślnie: zatwierdzenia, który kieruje dokumentu do grupy osób do zatwierdzenia; Zbieranie opinii, która kieruje dokumentu do grupy osób w celu uzyskania opinii i zwraca dokument osobie, która zainicjowane przepływu pracy jako kompilacja; i zbieranie podpisów, która kieruje dokumentu do grupy osób do zbierania swojego podpisu cyfrowego

Definiowanie typów zawartości     Jeśli grupa użytkownika pracuje z kilkoma typami plików, takich jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają elastyczność i spójność wielu bibliotek. Każdego typu zawartości można określić szablon, a nawet przepływ pracy procesów. Szablony działa jako punkt wyjścia, formatowanie i tekst standardowy i właściwości, które dotyczą dokumenty tego typu, takich jak nazwa działu lub umowy numer.

Integracja klienta    Niektóre programy zgodne klienta Praca z funkcji programu SharePoint bezpośrednio od klienta. Na przykład gdy używasz Microsoft Word 2010 można zarządzać ewidencjonowania i łatwo sprawdzić się więcej. Z programu Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 lub Microsoft Outlook 2010 zawartość bibliotek przełączyć do trybu offline, pracować nad nimi z witryną zdalną, a następnie sprawniej zsynchronizowania zmian, po powrocie do trybu online.

Śledzenie inspekcyjne   Jeśli masz grupy poufnych plików i będzie wiedzieć, jak były używane dokumenty, można zdefiniować zasady, które umożliwia włączenie śledzenia "Inspekcji" imprez, takie jak zmiany plików, kopiowania lub usuwania.

Początek strony

Organizowanie bibliotek w witrynie

Sposób organizowania plików w bibliotece zależy od potrzeb grupy oraz od preferowanego sposobu przechowywania i wyszukiwania informacji. Dzięki planowaniu można skonfigurować strukturę, która najlepiej się sprawdzi w danej grupie. Biblioteki mają kilka funkcji, które pomagają w pracy z wieloma plikami w jednej bibliotece. Czasami jednak użycie wielu bibliotek może bardziej odpowiadać danej grupie.

Przechowywanie dokumentów w jednej bibliotece

Czasami może zajść potrzeba, aby jedna biblioteka zaspokajała zróżnicowane potrzeby. Na przykład w tej samej grupie może występować kilka projektów lub nad tym samym projektem może pracować wiele grup. Użycie jednej biblioteki należy rozważyć w następujących przypadkach:

  • W grupie muszą być widoczne informacje podsumowujące na temat tego samego zestawu plików lub różne jego widoki. Menedżer może na przykład chcieć wyświetlić wszystkie pliki pogrupowane według działów lub dat ukończenia.

  • Użytkownicy chcą wyszukiwać pliki w tej samej lokalizacji w witrynie.

  • Do plików mają być stosowane te same ustawienia, na przykład śledzenie wersji plików lub wymaganie zatwierdzenia.

  • Grupy pracujące z biblioteką mają podobne cechy wspólne, na przykład te same poziomy uprawnień.

  • Wymagane jest analizowanie informacji o plikach w arkuszu kalkulacyjnym lub otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji dotyczących plików.

Aby praca z dokumentami w jednej bibliotece była skuteczna, można dodawać kolumny, definiować widoki lub tworzyć foldery w celu zorganizowania plików w bibliotece.

Początek strony

Przechowywanie dokumentów w wielu bibliotekach

Potrzeba utworzenia wielu bibliotek może wystąpić wtedy, gdy istnieją wyraźne różnice między zestawami plików, które mają być przechowywane i zarządzane, lub między grupami osób, które będą pracować z plikami. Wiele bibliotek należy stosować w następujących przypadkach:

  • Istnieją różne typy przechowywanych i zarządzanych plików, a także nie przewiduje się, że użytkownicy będą często wyświetlali podsumowania plików lub przeszukiwali wszystkie pliki.

  • Z plików korzystają różne grupy osób, których poziomy uprawnień znacznie się różnią.

  • Wymagane jest stosowanie różnych ustawień, takich jak przechowywanie wersji lub zatwierdzanie, do różnych zestawów plików.

  • Nie jest wymagane analizowanie plików razem ani otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji dotyczących plików.

  • Wymagane jest udostępnienie różnych zestawów opcji do tworzenia nowych plików lub zmiana kolejności wyświetlania opcji w menu Nowy biblioteki.

Poniżej przedstawiono niektóre sposoby efektywnej pracy z wieloma bibliotekami.

Konfigurowanie szablonów i kolumn witryn    Jeśli Twoja organizacja chce określić spójne ustawienia w swoich bibliotekach, można skonfigurować szablony witryn i kolumn witryny. Te ustawienia można udostępniać wielu bibliotek, dzięki czemu nie trzeba ponownie tworzyć ustawień.

Wysyłanie plików do innej lokalizacji    Jeśli chcesz, aby plik ma być dostępny w wielu bibliotekach, zapisz go w jednej bibliotece, a następnie wysłać kopię do innych bibliotek. Możesz mieć pewność, że aktualizacja kopie dokumentu po wprowadzeniu zmian w oryginalnej wersji.

Tworzenie szablonów bibliotek    Jeśli chcesz ustanowić niektóre ustawienia jednolitego dla bibliotek i ponowne używanie cechy różnych bibliotekach, można zapisać bibliotekę jako szablon. Szablony bibliotek są dostępne jako opcja w witrynie po kliknięciu przycisku Utwórz w menu Akcje witryny.

Początek strony

Organizowanie plików w bibliotece

Pliki w bibliotece można organizować na kilka sposobów. Można dodawać kolumny, definiować widoki i tworzyć foldery. Każde podejście ma swoje zalety. Można też je łączyć w sposób najbardziej odpowiadający potrzebom poszczególnych bibliotek i danego zespołu.

Dodawanie kolumn

Domyślnie w bibliotece jest śledzona nazwa pliku, a także informacje o jego stanie, na przykład to, czy jest zaewidencjonowany. Można też określić dodatkowe kolumny, które pomogą w kategoryzowaniu i śledzeniu plików, takie jak nazwa kampanii czy numer projektu, albo inne informacje istotne z punktu widzenia zespołu. Dostępnych jest kilka opcji typu tworzonej kolumny, w tym pojedynczy wiersz tekstu, rozwijana lista opcji, liczba obliczana na podstawie innych kolumn, a nawet nazwisko i zdjęcie osoby w witrynie.

Kolumny zawierają nagłówki, które umożliwiają łatwe sortowanie i filtrowanie dokumentów. Pliki wyświetlane w bibliotece można tymczasowo posortować lub przefiltrować, wskazując nazwę kolumny, a następnie klikając strzałkę obok nazwy. Jest to pomocne w razie potrzeby wyświetlenia plików w określony sposób, jednak po następnym wyświetleniu biblioteki należy powtórzyć odpowiednie czynności.

Początek strony

Definiowanie widoków

Czy użytkownicy często będą chcieli wyświetlać wszystkie dokumenty powiązane z określonym projektem lub wszystkie dokumenty należące do konkretnego działu? A może będą chcieli je grupować według miesiąca, w którym wygasają? Jeśli przewiduje się, że pliki będą często wyświetlane w określony sposób, można zdefiniować odpowiedni widok. Tego widoku można używać za każdym razem podczas pracy z biblioteką. Utworzony widok zostanie dodany do listy rozwijanej Bieżący widok na wstążce biblioteki.

Widok biblioteki to wybór kolumn na stronie, na której są wyświetlane elementy biblioteki. Widok często definiuje określony rodzaj kolejności sortowania, filtrowania, grupowania i niestandardowego układu elementów. Biblioteki mogą zawierać widoki osobiste i publiczne. Każdy, kto dysponuje uprawnieniami na poziomie współtworzenia, może utworzyć widok osobisty, aby wyświetlić pliki w określony sposób lub aby je przefiltrować i wyświetlić tylko żądane pliki. Użytkownik, który ma uprawnienia do projektowania biblioteki, może utworzyć widok publiczny, którego będzie mogła używać dowolna osoba wyświetlająca bibliotekę. Ponadto każdy publiczny widok biblioteki można określić jako domyślny, aby był on wyświetlany automatycznie dla wszystkich osób.

Jeśli członkowie grupy wyświetlają biblioteki na urządzeniach przenośnych, można nawet utworzyć widoki dla urządzeń przenośnych z określeniem limitów, takich jak liczba elementów wyświetlanych w widoku, które są optymalne z punktu widzenia przepustowości i ograniczonych możliwości tych urządzeń.

Początek strony

Tworzenie folderów

Foldery (nazywane także kontenerami) stanowią kolejny sposób na grupowanie zawartości w bibliotekach lub na listach, a także na zarządzanie tą zawartością. Jeśli foldery są włączone dla biblioteki, można je dodać do większości typów bibliotek. Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, foldery poprawiają efektywność uzyskiwania dostępu do tych elementów. Podczas tworzenia folderu w tle tej operacji jest tworzony indeks wewnętrzny. Ten indeks jest również tworzony dla folderu głównego lub najwyższego poziomu biblioteki lub listy. Jest on używany do efektywnego uzyskiwania dostępu do elementów w folderze (danych).

Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, które można pogrupować w określony sposób, to do uporządkowania zawartości wewnątrz biblioteki można użyć folderów. Dobrymi przykładami grup są projekty, zespoły, działy, kategorie produktów, zakres wiekowy, listy alfabetyczne oraz podgrupy alfabetyczne (A-C, D-F i tak dalej). Foldery mogą pomóc w przeglądaniu wielu plików i zarządzaniu nimi w znany sposób.

Foldery w bibliotece

Domyślnie w bibliotece z folderami włączone są wyświetlane foldery w widoku domyślnym biblioteki bez żadnych filtrów. Może to być przydatne, ponieważ użytkownicy mogą wybierać odpowiedni folder podczas wstawiania nowych dokumentów. Wyświetlanie wszystkich folderów ułatwia też mniejsze prawdopodobieństwo, że elementy zostaną niepoprawnie dodane poza folderów w bibliotece. Dokumenty można łatwo uporządkować w foldery w innej biblioteki za pomocą polecenia Otwórz w Eksploratorze Windows, dostępne na Wstążce biblioteki.

Uwaga : Widok biblioteki można definiować sortowania jako-jest, w tym przypadku folderów nie są wyświetlane pierwszej przed wszystkie elementy w widoku. Nie można użyć tej opcji sortowania widoku, jeśli użytkownik ma mieć możliwość łatwo Znajdź właściwego folderu.

Mimo że folderach biblioteki nie są wyświetlane w sekcji Szybkie uruchamianie dokumentów, właściciel witryny lub użytkownik mający uprawnienia do projektowania witryny można włączyć widok drzewa, w którym są wyświetlane w sekcji Hierarchia witryn na pasku Szybkie uruchamianie, a umożliwia rozwijanie i zwijanie oraz poruszanie się między folderami bibliotek.

Foldery w widoku drzewa

Początek strony

Łączenie używania kolumn, widoków i folderów

Wszystkie trzy sposoby można wspólnie pracować. Te same kolumny, których używasz do śledzenia projektów w widoku domyślnym biblioteki umożliwia tworzenie widoku przy użyciu wielu kryteriów filtrowania. Widok można także sortowanie i filtrowanie dynamiczne, klikając nagłówki kolumn, aby dodatkowo izolowanie i identyfikacji zawartości potrzeby zastanawiaj momencie. Jeśli struktura folderów znajduje się w bibliotece, można "spłaszczyć" widok biblioteki, ustawiając opcję Pokaż wszystkie elementy bez folderów w sekcję folderów podczas tworzenia lub modyfikowania widoku. Każde podejście można uzupełniać z drugiej strony do dostęp w odpowiednim czasie i przeczytania zawartość jest właściwa dla Ciebie.

Początek strony

Dalsze kroki

Po powyższym ogólnym omówieniu bibliotek przyszedł czas przedstawić typowe i użyteczne zadania, które można wykonać przy użyciu bibliotek.

  • Tworzenie lub usuwanie biblioteki albo folderu w bibliotece

  • Dodawanie, otwieranie i usuwanie plików w bibliotece

  • Dodawanie kolumn do biblioteki i tworzenie widoków biblioteki

  • Praca z szablonami bibliotek i typami zawartości

  • Synchronizowanie biblioteki programu SharePoint z programami klienckimi na komputerze

  • Przenoszenie i kopiowanie dokumentów między bibliotekami

  • Używanie przepływów pracy z biblioteką

  • Konfigurowanie uprawnień i ustawień zaawansowanych dla biblioteki

  • Używanie bibliotek obrazów

  • Zarządzanie biblioteką z wieloma dokumentami

Aby uzyskać więcej informacji o wykonywaniu tych zadań, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×