Wprowadzenie do bibliotek

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można przekazywać, tworzyć, aktualizować i współpracować nad plikami wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki jest wyświetlana lista plików i kluczowe informacje o plikach, takie jak ostatnia osoba, która zmodyfikowała plik. Większość witryn zawiera biblioteki w momencie utworzenia. W witrynie zespołu na przykład jest biblioteka dokumentów, przy użyciu której można organizować i udostępniać dokumenty.

Biblioteka dokumentów

Potrzebujesz więcej bibliotek można wybrać z kilku aplikacji biblioteki gotowych do użycia i dodać te do witryny. Można także dostosować biblioteki na kilka sposobów. Na przykład można kontrolować, jak utworzone, zarządzania i wyświetlać dokumenty. lub śledzenie wersji plików, w tym liczbę i typ wersji. Można nawet tworzyć niestandardowe widoki, formularzy i przepływów pracy, aby ułatwić zarządzanie projektami i procesów biznesowych.

Zespół ds. marketingu w firmie Contoso tworzy witrynę zespołu, aby przy jej użyciu zarządzać projektami i dokumentami. Zespół wybiera właściciela witryny, który będzie nią zarządzał. W momencie dodania do grupy Właściciele witryny właściciel dostaje poziom uprawnień Pełna kontrola. Udostępnia witrynę i daje innym osobom uprawnienia do jej współtworzenia. Zespół decyduje się na użycie biblioteki dokumentów do zarządzania informacjami prasowymi, dokumentami budżetowymi, umowami, ofertami i innymi dokumentami zespołu.

Właściciel witryny przekazuje ważne dokumenty, aby rozpocząć korzystanie z biblioteki jako lokalizacji centralnej przez zespół. Następnie włącza funkcję przechowywania wersji, aby zespół miał dostęp do historii zmian w plikach i możliwość przywracania w razie konieczności poprzednich wersji. Właściciel witryny dodaje także do biblioteki standardowe szablony raportów marketingowych, umów sprzedaży, planów kampanii i arkuszy budżetowych. Każdy szablon, w formacie uzgodnionym przez wszystkich, zawiera logo firmy. Gdy członkowie zespołu tworzą nowy plik z biblioteki dokumentów, mogą z łatwością wybrać żądany szablon.

Gdy członkowie zespołu dodają pliki i współpracują nad dokumentami, organizują bibliotekę, dodając kolumny i tworząc widoki, które pozwalają im na szybkie odszukiwanie dokumentów. Na przykład właściciel witryny dodaje kolumnę „Nazwa projektu”, aby członkowie zespołu mogli filtrować lub sortować zawartość biblioteki według tej kolumny. Inni członkowie zespołu dodają widoki publiczne, które grupują dokumenty według kwartału budżetowego, oraz filtry dla umów, które wygasają w przeciągu sześciu miesięcy. Każdy członek zespołu tworzy ponadto widoki osobiste, które pozwalają na szybkie wyszukiwanie informacji i usprawniają pracę.

Po burzliwej dyskusji na spotkaniu personelu zespół postanawia ustawić alerty na poziomie biblioteki w celu cotygodniowego raportowania aktualizacji. Każdy członek w razie potrzeby może zdecydować, jak ustawić dodatkowe alerty lub kanały informacyjne RSS na określonych plikach.

Karta biblioteki z wyróżnionym alertem RSS

Zespół ustala również ważną „zalecaną metodę” w tym nowym świecie współpracy. Gdy członkowie chcą udostępnić dokument, mają oprzeć się pokusie załączenia go w wiadomości e-mail i zamiast tego wysłać pocztą e-mail łącze do niego. Wstawienie łącza w wiadomości e-mail za pomocą biblioteki jest łatwe, a łącze prowadzi do najnowszej wersji pliku w witrynie zespołu.

Ważnym i odpowiedzialnym zadaniem dla tego zespołu marketingowego jest proponowanie kampanii marketingowych napędzających sprzedaż i zyski. Gdy członkowie zespołu opracowują nowy plan kampanii, współtworzą dokumenty i jednocześnie śledzą wersje pomocnicze pliku. Funkcja współtworzenia umożliwia równoczesną edycję dokumentów przez kilka osób bez konieczności martwienia się o uspójnianie zmian. W przypadku popełnienia błędu można przywrócić poprzednią wersję dokumentu. Gdy członkowie zespołu ukończą plan kampanii, mogą utworzyć wersję główną, a następnie przesłać ją w celu zatwierdzenia przez dział prawny oraz menedżera. Gdy plik zostanie zatwierdzony, inni pracownicy firmy będą mogli go wyświetlić.

Właściciel witryny przeprowadza poszukiwania w dokumentacji online i szkoleniach, poznaje metody ustawiania przepływu pracy, kojarzenia go z biblioteką oraz automatyzowania procesu zbierania opinii i podpisów, a także publikowania dokumentu końcowego.

Po trzech miesiącach użytkowania biblioteka dokumentów i witryna staje się niezwykle ważna dla zespołu marketingowego, znacznie poprawiając jego produktywność i widoczność w przedsiębiorstwie. Członkowie zespołu nie mogą sobie wyobrazić pracy bez tych narzędzi i poszukują innych sposobów korzystania z technologii programu SharePoint w celu ulepszenia współpracy.

Poniżej przedstawiono kilka metod pracy z bibliotekami i zwiększania ich użyteczności dla grupy (zorganizowanych luźno od najprostszych po bardziej zaawansowane):

Używanie i tworzenie widoków     Aby wyświetlić pliki w bibliotece, które są najważniejsze lub Dopasuj optymalnie celu służy widok. Zawartość biblioteki nie zmienia się, ale każdy widok są rozmieszczone lub filtry plików, aby ułatwić ich znajdowanie i przeglądać w zrozumiały sposób. Aby uzyskać więcej informacji na temat widoków zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Pasek widoków biblioteki obrazów z Modyfikuj widok, zaznaczone

Śledzenie wersji     Jeśli chcesz zachować poprzednich wersji plików bibliotek pomoże Ci śledzić, przechowywać i przywrócić pliki. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Możesz też wybrać wyznaczyć niektórych wersji głównych, takie jak dodawanie nowego rozdziału podręcznika, a niektóre wersje jako wersje pomocnicze, takie jak poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie ilości miejsca do magazynowania, można opcjonalnie wybierz liczbę każdego typu wersji, w której mają być przechowywane.

Porada :  Jeśli Twój zespół planuje korzystać z możliwości współtworzenia, zalecamy włączenie w bibliotece przechowywania co najmniej wersji głównych na wypadek, gdyby ktoś popełnił błąd i przekazał dokument o tej samej nazwie do biblioteki, w której wszyscy uczestniczą we współtworzeniu. Dzięki temu w przypadku utraty zmian będzie można przywrócić poprzednią wersję dokumentu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Współtworzenie i wyewidencjonowywanie plików     Gdy edytujesz dokument programu Microsoft Word lub PowerPoint z biblioteki bez sprawdzania go innym osobom można edytować, w tym samym czasie, (który jest Współtworzenie). Gdy użytkownik wyewidencjonowywanie pliku, możesz upewnij się, że tylko jedna osoba może edytować plik, dopóki nie zostanie zaewidencjonowany. Można zażądać dokumentów w celu wyewidencjonowania w bibliotekach zawierające poufne dokumenty, lub gdy chcesz uważnie śledzić rozwój dokumentów. Należy jednak pamiętać, że wymaganie wyewidencjonowania będzie uniemożliwiają dla osób do współtworzenia dokumentów. Przy użyciu wyewidencjonowywania, osoby zostanie wyświetlony monit o pozostawić komentarz o ich zmiany w dokumencie, ale wyewidencjonowania będzie również spowolnić edytowanie i przeglądanie procesów. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Współpraca nad dokumentami i Współtworzenie i wyewidencjonowywanie, ewidencjonowanie, lub odrzucanie zmian w plikach w bibliotece.

Edytowanie plików przy użyciu programów komputerowych    Gdy przechowywanie dokumentów w witrynie programu SharePoint, możesz tworzyć, edytować i Współtworzenie dokumentów bezpośrednio z zgodne programów komputerowych, takich jak Microsoft Word lub PowerPoint, nie przechodząc nawet do witryny. Na przykład można edytować prezentacji programu PowerPoint w tym samym czasie, jak inne osoby edytują go (nazywane także Współtworzenie). Możesz również zarządzać ewidencjonowania i wyewidencjonowywania bezpośrednio w programie PowerPoint. Ponadto możesz służy OneDrive dla Firm lub programu Outlook do biblioteki zawartości w trybie offline, pracować nad nimi z lokalizacji zdalnej, a następnie płynnie zsynchronizowania zmian, po powrocie do trybu online.

Aktualne informacje o zmianach    Aby otrzymywać zaktualizowane po dokumentów w bibliotece zmiany, skonfiguruj alerty, subskrybowanie źródła danych RSS, lub Obserwuj dokumenty. Głównym różnicę między alertów, RSS i następujące są, którym będziesz otrzymywać powiadomienia. Zarówno alertów i kanałów informacyjnych informujące o aktualizacjach i obie umożliwia personalizowanie ilość informacji, otrzymasz. Aby dowiedzieć się, gdy dowolne zmiany w bibliotece, można ustawić alerty lub RSS. Jeśli interesuje konkretny dokument, ustawić alert lub obserwowanie dokumentu. Alerty można dotrzeć jako wiadomości e-mail lub wiadomości tekstowe. Powiadomienia RSS otrzymują w skonsolidowane Kanał informacyjny, który może zostać odczytany w programie Outlook lub innej czytnik źródła. Jeśli obserwować dokument, otrzymasz powiadomienie w kanale aktualności (Jeśli Twoja organizacja używa aktualności). Aby uzyskać więcej informacji na temat powiadomień zobacz Tworzenie alertu lub subskrybowanie źródła danych RSS.

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu    Dla dokumentu można określić wymaganie zatwierdzenia przed udostępnieniem go innym. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę, która ma uprawnienie do wykonywania tych czynności. Możesz określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatna, jeśli biblioteka zawiera ważne wskazówki lub procedury, które powinny być udostępniane tylko w ostatecznej wersji.

Ustawianie uprawnień    Grupy programu SharePoint i poziomy uprawnień ułatwiają efektywne zarządzanie dostępem do zawartości. Domyślnie uprawnienia do bibliotek, folderów znajdujących się w bibliotekach oraz są dziedziczone z witryny. Przypisywanie unikatowych uprawnień do określonej biblioteki lub dokument pomagają chronić poufne zawartości, takiej jak umów lub informacji budżet, bez ograniczanie dostępu do pozostałej części witryny. Aby uzyskać więcej informacji na temat uprawnień zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint.

Tworzenie przepływów pracy     Biblioteka dokumentów lub typ zawartości może używać przepływów pracy, które zdefiniowano w organizacji na potrzeby obsługi procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzaniem lub recenzowaniem dokumentów. Dokumenty grupy pracowników mogą podlegać pewnym procesom biznesowym, nazywanym przepływami pracy, które określają akcje wykonywane w określonej kolejności, na przykład zatwierdzanie dokumentów. Przepływ pracy programu SharePoint to zautomatyzowana metoda obiegu dokumentów lub elementów przez sekwencję akcji lub zadań. Domyślnie w bibliotekach są dostępne trzy przepływy pracy. Przepływ pracy Zatwierdzanie pozwala rozesłać dokument do grupy osób w celu uzyskania zatwierdzenia. Za pomocą przepływu pracy Zbieranie opinii można rozesłać dokument do grupy osób w celu zebrania opinii, a następnie przesłać go z powrotem w formie kompilacji do inicjatora przepływu pracy. Przepływ pracy Zbieranie podpisów pozwala rozesłać dokument do grupy osób w celu zebrania podpisów cyfrowych.

Uwaga :  W przypadku programu SharePoint Foundation dostępny jest jedynie trójstanowy przepływ pracy.

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących przepływów pracy zobacz informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint.

Definiowanie typów zawartości     Jeśli grupa użytkownika pracuje z kilkoma typami plików, takich jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają elastyczność i spójność wielu bibliotek. Każdego typu zawartości można określić szablon, a nawet przepływ pracy procesów. Szablony działa jako punkt wyjścia, formatowanie i tekst standardowy i właściwości, które dotyczą dokumenty tego typu, takich jak nazwa działu lub umowy numer.

Śledzenie inspekcji    Jeśli masz grupę poufnych plików i będzie wiedzieć, jak były używane dokumenty, można zdefiniować zasady, które umożliwia włączenie śledzenia inspekcji zdarzeń, takie jak zmiany plików, kopiowania lub usuwania.

Ustawianie zasad    Ustawienia zasad włączyć wygasaniem, automatycznego usuwania lub okresowy przegląd dokumentów, które osiągnęły określony wiek (przez przepływ pracy). Jak są obsługiwane w bibliotekach, przy użyciu tych ustawień usuwania zawartości można zaoszczędzić czas i nakładu nad próby, aby ręcznie wyczyścić miejsca na dysku twardym, który jest spakowany pełnego lub, aby zapobiec osiągnięciu limitów przydziału.

Uwaga :  Ustawienia zasad nie są dostępne w programie SharePoint Foundation.

Korzystanie z witryny Centrum dokumentów    Za pomocą witryny Centrum dokumentów umożliwia tworzenie, zarządzanie i przechowywanie dużej liczby dokumentów. Centrum dokumentów ma służyć jako centralne repozytorium do zarządzania wiele dokumentów. Funkcje, takie jak metadanych i nawigacja w widoku drzewa, typy zawartości i składniki Web Part ułatwiają organizowanie i pobieranie dokumentów. "Zawartości stewards" można szybko skonfigurować opartych na metadanych nawigacji w celu wykonywania również dla większości bibliotek bez jawnie tworzenia indeksy. Lub stewards zawartości można utworzyć indeksy, aby zwiększyć wydajność na większej liczbie filtrów i widoków. Witryna Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia dokumentów (miejsce, w którym użytkownicy sprawdzanie i wyewidencjonowywanie plików i utworzenia struktur folderów dla tych plików) lub jako archiwum zawartości w (miejsce, w którym użytkownicy tylko wyświetlać lub przekazać dokumenty).

Uwaga : Centrum dokumentów nie jest dostępna w SharePoint Foundation.

Sposób organizowania plików w bibliotece zależy od potrzeb grupy oraz od preferowanego sposobu przechowywania i wyszukiwania informacji. Dzięki planowaniu można skonfigurować strukturę, która najlepiej się sprawdzi w danej grupie. Biblioteki mają kilka funkcji, które pomagają w pracy z wieloma plikami w jednej bibliotece. Czasami jednak użycie wielu bibliotek może bardziej odpowiadać danej grupie.

Czasami może zajść potrzeba, aby jedna biblioteka zaspokajała zróżnicowane potrzeby. Na przykład w tej samej grupie może występować kilka projektów lub nad tym samym projektem może pracować wiele grup. Użycie jednej biblioteki należy rozważyć w następujących przypadkach:

  • W grupie muszą być widoczne informacje podsumowujące na temat tego samego zestawu plików lub różne jego widoki. Menedżer może na przykład chcieć wyświetlić wszystkie pliki pogrupowane według działów lub dat ukończenia.

  • Użytkownicy chcą wyszukiwać pliki w tej samej lokalizacji w witrynie.

  • Do plików mają być stosowane te same ustawienia, na przykład śledzenie wersji plików lub wymaganie zatwierdzenia.

  • Grupy pracujące z biblioteką mają podobne cechy wspólne, na przykład te same poziomy uprawnień.

  • Wymagane jest analizowanie informacji o plikach w arkuszu kalkulacyjnym lub otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji dotyczących plików.

Aby praca z dokumentami w jednej bibliotece była skuteczna, można dodawać kolumny, definiować widoki lub tworzyć foldery w celu zorganizowania plików w bibliotece.

Potrzeba utworzenia wielu bibliotek może wystąpić wtedy, gdy istnieją wyraźne różnice między zestawami plików, które mają być przechowywane i zarządzane, lub między grupami osób, które będą pracować z plikami. Wiele bibliotek należy stosować w następujących przypadkach:

  • Istnieją różne typy przechowywanych i zarządzanych plików, a także nie przewiduje się, że użytkownicy będą często wyświetlali podsumowania plików lub przeszukiwali wszystkie pliki.

  • Z plików korzystają różne grupy osób, których poziomy uprawnień znacznie się różnią.

  • Wymagane jest stosowanie różnych ustawień, takich jak przechowywanie wersji lub zatwierdzanie, do różnych zestawów plików.

  • Nie jest wymagane analizowanie plików razem ani otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji dotyczących plików.

  • Wymagane jest udostępnienie różnych zestawów opcji do tworzenia nowych plików lub zmiana kolejności wyświetlania opcji w menu Nowy biblioteki.

Poniżej przedstawiono niektóre sposoby efektywnej pracy z wieloma bibliotekami.

Konfigurowanie szablonów i kolumn witryn    Jeśli Twoja organizacja chce określić spójne ustawienia w swoich bibliotekach, można skonfigurować szablony witryn i kolumn witryny. Te ustawienia można udostępniać wielu bibliotek, dzięki czemu nie trzeba ponownie tworzyć ustawień.

Wysyłanie plików do innej lokalizacji    Jeśli chcesz, aby plik ma być dostępny w wielu bibliotekach, zapisz go w jednej bibliotece, a następnie wysłać kopię do innych bibliotek. Możesz mieć pewność, że aktualizacja kopie dokumentu po wprowadzeniu zmian w oryginalnej wersji.

Tworzenie szablonów bibliotek    Jeśli chcesz określić niektóre ustawienia jednolitego dla bibliotek lub ponowne używanie cechy różnych bibliotekach, można zapisać bibliotekę jako szablon. Szablony bibliotek są dostępne jako opcja na stronie dodawania aplikacji w witrynie.

Pliki w bibliotece można organizować na kilka sposobów. Można dodawać kolumny, definiować widoki i tworzyć foldery. Każde podejście ma swoje zalety. Można też je łączyć w sposób najbardziej odpowiadający potrzebom poszczególnych bibliotek i danego zespołu.

Domyślnie w bibliotece jest śledzona nazwa pliku, a także informacje o jego stanie, na przykład to, czy jest zaewidencjonowany. Można też określić dodatkowe kolumny, które pomogą w kategoryzowaniu i śledzeniu plików, takie jak nazwa kampanii czy numer projektu, albo inne informacje istotne z punktu widzenia zespołu. Dostępnych jest kilka opcji typu tworzonej kolumny, w tym pojedynczy wiersz tekstu, rozwijana lista opcji, liczba obliczana na podstawie innych kolumn, a nawet nazwisko i zdjęcie osoby w witrynie.

Kolumny zawierają nagłówki, które umożliwiają łatwe sortowanie i filtrowanie dokumentów. Pliki wyświetlane w bibliotece można tymczasowo posortować lub przefiltrować, wskazując nazwę kolumny, a następnie klikając strzałkę obok nazwy. Jest to pomocne w razie potrzeby wyświetlenia plików w określony sposób, jednak po następnym wyświetleniu biblioteki należy powtórzyć odpowiednie czynności.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania kolumn zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie kolumny na liście lub w bibliotece.

Czy użytkownicy często będą chcieli wyświetlać wszystkie dokumenty powiązane z określonym projektem lub wszystkie dokumenty należące do konkretnego działu? A może będą chcieli je grupować według miesiąca, w którym wygasają? Jeśli przewiduje się, że pliki będą często wyświetlane w określony sposób, można zdefiniować odpowiedni widok. Tego widoku można używać za każdym razem podczas pracy z biblioteką. Utworzony widok zostanie dodany do listy rozwijanej Bieżący widok na wstążce biblioteki.

Widok biblioteki to wybór kolumn na stronie, na której są wyświetlane elementy biblioteki. Widok często definiuje określony rodzaj kolejności sortowania, filtrowania, grupowania i niestandardowego układu elementów. Biblioteki mogą zawierać widoki osobiste i publiczne. Każdy, kto został dodany do grupy Członkowie witryny (która dysponuje uprawnieniami na poziomie współtworzenia), może utworzyć widok osobisty, aby wyświetlić pliki w określony sposób lub aby je przefiltrować i wyświetlić tylko żądane pliki. Jeśli masz uprawnienia do projektowania biblioteki, możesz utworzyć widok publiczny, którego będzie mogła używać dowolna osoba wyświetlająca bibliotekę. Ponadto każdy publiczny widok biblioteki możesz określić jako domyślny, aby był on wyświetlany automatycznie dla wszystkich osób.

Jeśli członkowie grupy wyświetlają biblioteki na urządzeniach przenośnych, można nawet utworzyć widoki dla urządzeń przenośnych z określeniem limitów, takich jak liczba elementów wyświetlanych w widoku, które są optymalne z punktu widzenia przepustowości i ograniczonych możliwości tych urządzeń.

Aby uzyskać więcej informacji na temat widoków zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.

Foldery to kontenery, których można używać do grupowania zawartości w bibliotekach lub na listach, a także do zarządzania tą zawartością. Jeśli foldery są włączone dla biblioteki, można je dodawać do większości typów bibliotek. Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, foldery poprawiają efektywność uzyskiwania dostępu do nich. Podczas tworzenia folderu w tle tej operacji jest tworzony indeks wewnętrzny. Ten indeks jest również tworzony dla folderu głównego lub najwyższego poziomu biblioteki bądź listy. Jest on używany do efektywnego uzyskiwania dostępu do elementów w folderze (danych).

Jeśli biblioteka zawiera wiele elementów, które można pogrupować w określony sposób, to do uporządkowania zawartości wewnątrz biblioteki można użyć folderów. Dobrymi przykładami grup są projekty, zespoły, działy, kategorie produktów, zakres wiekowy, listy alfabetyczne oraz podgrupy alfabetyczne (A-C, D-F i tak dalej). Foldery mogą pomóc w przeglądaniu wielu plików i zarządzaniu nimi w znany sposób.

Foldery w bibliotece

Domyślnie w bibliotece z folderami włączone są wyświetlane foldery w widoku domyślnym biblioteki bez żadnych filtrów. Może to być przydatne, ponieważ użytkownicy mogą wybierać odpowiedni folder podczas wstawiania nowych dokumentów. Wyświetlanie wszystkich folderów ułatwia też mniejsze prawdopodobieństwo, że elementy zostaną niepoprawnie dodane poza folderów w bibliotece. Dokumenty można łatwo uporządkować w foldery w innej biblioteki za pomocą polecenia Otwórz w Eksploratorze dostępne na Wstążce biblioteki.

Uwaga : Widok biblioteki może zostać ustawiony na Sortowanie tylko według określonych kryteriów, co oznacza, że foldery nie są wyświetlane jako pierwsze przed dowolnymi elementami w widoku. Tej opcji sortowania w widoku nie należy używać, jeśli użytkownicy mają mieć możliwość łatwego zlokalizowania właściwego folderu.

Mimo że foldery biblioteki nie są wyświetlane w nawigacji witryny, właściciel witryny lub użytkownik z uprawnieniami do projektowania witryny może włączyć widok drzewa, w którym w nawigacji witryny jest wyświetlana sekcja Zawartość witryny i w którym można rozwijać oraz zwijać foldery biblioteki, a także łatwo się poruszać między nimi.

Widok drzewa w witrynie

Aby uzyskać więcej informacji na temat folderów zobacz Tworzenie folderu w bibliotece dokumentów lub Usuwanie folderu w bibliotece.

Wszystkie trzy sposoby można wspólnie pracować. Te same kolumny, który umożliwia śledzenie dokumentów w widoku domyślnym biblioteki umożliwia tworzenie widoku przy użyciu wielu kryteriów filtrowania. Kontakty można sortować i filtrować widoku dynamiczne, klikając nagłówki kolumn, aby znaleźć zawartość zastanawiaj momencie. Jeśli struktura folderów znajduje się w bibliotece, można "spłaszczyć" widok biblioteki, ustawiając opcję Pokaż wszystkie elementy bez folderów w sekcję folderów podczas tworzenia lub modyfikowania widoku. Każde podejście można uzupełniać z drugiej strony do dostęp w odpowiednim czasie i przeczytania zawartość jest właściwa dla Ciebie.

Niektóre biblioteki są tworzone w trakcie tworzenia nowej witryny, tak jak biblioteka Dokumenty w witrynie zespołu. Można dostosowywać te biblioteki do własnych potrzeb lub tworzyć własne dodatkowe biblioteki. Każdy typ biblioteki ma określony cel, a niektóre z nich mają różne zestawy zachowań i funkcji.

Ważne :  W zależności od wersji programu SharePoint, na której oparta jest witryna, planu usługi Office 365, który subskrybuje organizacja lub dostępności niektórych funkcji witryny, w Twojej witrynie może być dostępnych mniej lub więcej bibliotek.

Biblioteka elementów zawartości    Aby udostępniać elementy zawartości multimediów cyfrowych, takie jak pliki obrazów, pliki audio i wideo, oraz zarządzać nimi, należy użyć biblioteki elementów zawartości. Biblioteka elementów zawartości ułatwia znajdowanie i ponowne używanie plików multimediów cyfrowych, takich jak logo i obrazy firmy, utworzonych przez innych użytkowników. Biblioteka elementów zawartości udostępnia też typy zawartości z właściwościami i widokami do przeglądania elementów zawartości multimediów i zarządzania nimi, takie jak miniatury i słowa kluczowe metadanych. Na przykład można przechowywać obrazy dotyczące marki oraz fragmenty zawartości z aplikacji do ponownego użycia i zarządzać nimi, aby były dostępne i używane spójnie w całym przedsiębiorstwie.

Biblioteka Pulpity nawigacyjne    Zawiera strony składników Web Part, strony składników Web Part z listą stanów i pulpity nawigacyjne wdrożone w programie PerformancePoint.

Biblioteka połączeń danych    Aby uprościć obsługę połączeń danych i zarządzanie nimi, użyj biblioteki połączeń danych. Biblioteka połączeń danych jest centralnym miejscem przechowywania plików połączeń danych pakietu Office (ODC, Office Data Connection). Każdy z tych plików (odc) zawiera informacje na temat sposobu lokalizowania zewnętrznego źródła danych, logowania się do niego, uzyskiwania do niego dostępu i używania kwerend. Scentralizowanie plików odc w bibliotece połączeń danych umożliwia także udostępnianie i wyszukiwanie plików połączeń danych oraz zarządzanie nimi w witrynie programu SharePoint. Ponadto pomaga zapewnić, że dane biznesowe i raporty, zwłaszcza arkusze kalkulacyjne, zachowują spójność zbioru wartości i wyników formuły jako „jedną wersję prawdy”.

Uwaga : Aby uprościć obsługę i zarządzanie plikami połączeń danych programu PerformancePoint, użyj biblioteki połączeń danych dla programu PerformancePoint. W tej bibliotece można przechowywać pliki odc i udc (Universal Data Connection).

Biblioteka dokumentów    W przypadku wielu typów plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych, należy używać biblioteki dokumentów. W bibliotece dokumentów można także przechowywać innego rodzaju pliki, chociaż niektóre z nich są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Podczas pracy z programami, które nie są blokowane, można tworzyć te pliki z poziomu biblioteki. Na przykład dział marketingu może mieć własną bibliotekę dokumentów z materiałami do planowania, aktualnościami i publikacjami.

Biblioteka formularzy    Do zarządzania grupą formularzy firmowych opartych na języku XML należy użyć biblioteki formularzy. W bibliotece formularzy można na przykład przechowywać raporty z wydatków. Skonfigurowanie biblioteki formularzy wymaga użycia edytora XML lub programu do projektowania w języku XML, takiego jak program Microsoft InfoPath. Wypełniany formularz jest po prostu plikiem xml, który zawiera dane (i tylko dane) wprowadzone w formularzu, takie jak data i kwota wydatku. Wszystkie inne elementy składające się na raport z wydatków pochodzą z szablonu formularza. Gdy wszystkie osoby wypełnią formularze, dane formularzy można scalić lub wyeksportować do analizy.

Biblioteka obrazów    Do udostępniania zbiorów obrazów lub grafik cyfrowych służy biblioteka obrazów. Chociaż obrazy można przechowywać także w innych bibliotekach programu SharePoint, biblioteki obrazów mają kilka zalet. Korzystając z biblioteki obrazów, można na przykład wyświetlać zdjęcia w postaci pokazu slajdów, pobierać je na komputer oraz edytować w zgodnych programach graficznych, takich jak program Microsoft Paint. Warto rozważyć utworzenie biblioteki obrazów w celu przechowywania zdjęć z wydarzeń związanych z pracą zespołu lub premier produktów. Ponadto można tworzyć łącza do obrazów w bibliotece z innych miejsc w witrynie, takich jak strony typu wiki czy blogi.

Biblioteka rekordów    Aby prowadzić centralne repozytorium do przechowywania rekordów organizacji lub ważnych dokumentów biznesowych i zarządzania nimi, należy użyć biblioteki rekordów. Na przykład w organizacji użytkownika może wystąpić konieczność zastosowania się do obowiązujących przepisów, co wymaga zorganizowanego procesu zarządzania stosownymi dokumentami. Witryna centrum rekordów może zawierać wiele bibliotek rekordów przechowujących rekordy różnego typu. Dla każdej biblioteki można ustawić zasady określające rodzaj przechowywanych rekordów, wskazać sposób rozsyłania dokumentów i zarządzania nimi oraz określić czas przechowywania rekordów.

Biblioteka raportów    Aby ułatwić tworzenie i dostarczanie stron sieci Web, dokumentów oraz kluczowych wskaźników wydajności (KPI, Key Performance Indicator) miar i celów, a także zarządzanie nimi, użyj biblioteki raportów. Biblioteka raportów jest centralnym miejscem, w którym można tworzyć i zapisywać raporty, takie jak skoroszyty programu Excel, i strony pulpitów nawigacyjnych. Jeśli skoroszyt programu Excel został opublikowany w bibliotece raportów, można go otworzyć jednym kliknięciem w oknie przeglądarki, co jest wygodnym sposobem wyświetlania skoroszytu bez dodawania go do strony składników Web Part.

Biblioteka diagramów procesów (jednostki metryczne i niemetryczne)    Do przechowywania i udostępniania dokumentów diagramów procesów, takich jak tworzone w programie Microsoft Visio, użyj biblioteki diagramów procesów. Biblioteki dla jednostek metrycznych i niemetrycznych są przystosowane do odpowiednich systemów miar.

Biblioteka stron typu wiki    Aby utworzyć kolekcję połączonych stron typu wiki, utwórz bibliotekę stron typu wiki. Strony typu wiki umożliwiają wielu użytkownikom zbieranie informacji w formacie łatwym do tworzenia i modyfikowania. Do biblioteki można również dodawać strony typu wiki zawierające obrazy, tabele, hiperłącza i łącza wewnętrzne. Gdy na przykład zespół utworzy witrynę typu wiki dla projektu, w tej witrynie będzie można przechowywać wskazówki i porady na serii połączonych ze sobą stron.

Uwaga : W zależności od witryny i konfiguracji są automatycznie tworzone dodatkowe biblioteki systemowe, takie jak biblioteka stylów, biblioteka elementów zawartości witryny i biblioteka stron witryny. Jednak tych bibliotek nie można utworzyć za pośrednictwem interfejsu użytkownika.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×