Włączanie i konfigurowanie unikatowych identyfikatorów dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

W tym artykule przedstawiono korzyści płynące z używania identyfikatorów dokumentów w procesie zarządzania dokumentami i rekordami. Omówiono też sposób włączania usługi identyfikatorów dokumentów dla zbioru witryn oraz konfigurowania opcji identyfikatora dokumentów dla niestandardowych konwencji nazewnictwa plików.

W tym artykule

Omówienie

Ważne rzeczy do zapamiętania

Aktywowanie, włączanie i Konfigurowanie identyfikatorów dokumentów

Aktywowanie funkcji identyfikatorów dokumentów dla zbioru witryn

Włączanie i konfigurowanie stosowania identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn

Omówienie

Identyfikatory dokumentów są pomocne w zarządzaniu dokumentami, ponieważ zapewniają łatwy sposób śledzenia elementów niezależnie od ich lokalizacji. Jeśli na przykład umowa zostanie przeniesiona z biblioteki dokumentów w jednej witrynie do biblioteki dokumentów w innej witrynie, odnalezienie tej umowy na podstawie jej identyfikatora dokumentu będzie łatwe. Identyfikatory dokumentów są automatycznie przypisywane do przekazywanych dokumentów na cały cykl życia danego elementu. Identyfikatory dokumentów można także przypisywać do zestawów dokumentów.

Śledzenie elementów za pomocą identyfikatorów dokumentów

Po pierwszym włączeniu usługi identyfikatorów dokumentów nowym dokumentom w zbiorze witryn są automatycznie przypisywane nowe identyfikatory. Na potrzeby przypisania identyfikatorów dokumentom znajdującym się już w zbiorze witryn zostaje zaplanowane zadanie czasomierza.

Ponadto po włączeniu usługi do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów jest automatycznie dodawana nowa kolumna. W kolumnie identyfikatora dokumentu jest wyświetlany identyfikator przypisany do elementu.

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji identyfikatorów dokumentów w systemie zarządzania zawartością należy najpierw włączyć ją w zbiorach witryn, w których znajdują się dane dokumenty.

Ważne informacje, o których należy pamiętać

W niektórych przypadkach identyfikator dokumentu może nie zostać zachowany. W poniższej tabeli podsumowano te wyjątki.

Akcja

Wynik

Pobranie dokumentu, a następnie przekazanie go do innej witryny.

Dokument jest traktowany jak kopia, co powoduje przypisanie mu nowego identyfikatora dokumentu.

Użycie polecenia Przenieś z opcją Wyślij do.

Dokument jest traktowany jak kopia, co powoduje przypisanie mu nowego identyfikatora dokumentu.

Użycie polecenia Kopiuj.

Przypisanie nowego identyfikatora dokumentu.

Jedynym sposobem na zachowanie identyfikatora dokumentu w ramach witryn jest użycie strony administracyjnej Zawartość i struktura witryny dostępnej w ustawieniach witryny podczas przenoszenia dokumentów. Zwróć uwagę, że kopiowanie przy użyciu tej metody nie powoduje zachowania identyfikatora dokumentu.

Aby uzyskać więcej informacji o zawartość i struktura witryny zobacz Praca ze strukturą i zawartością witryny.

Początek strony

Aktywowanie, włączanie i konfigurowanie identyfikatorów dokumentów

Aby po raz pierwszy włączyć śledzenie dokumentów lub rekordów przy użyciu identyfikatorów dokumentów, konieczne jest wykonanie procedury składającej się z dwóch etapów:

Aktywowanie funkcji identyfikatorów dokumentów dla zbioru witryn

Uwaga : Aby móc włączyć funkcję identyfikatorów dokumentów, trzeba mieć uprawnienia administratora zbioru witryn.

  1. Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.

  2. Kliknij menu Akcje witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

  3. W obszarze Administracja zbioru witryn kliknij pozycję Funkcje zbioru witryn.

  4. Obok pozycji Usługa identyfikatorów dokumentów kliknij przycisk Aktywuj. Przy tej pozycji zostanie wyświetlona ikona Aktywne i usługa zostanie aktywowana dla bieżącego zbioru witryn.

Włączanie i konfigurowanie korzystania z identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn

Po włączeniu funkcji identyfikatorów dokumentów dla dowolnego zbioru witryn wszystkim dokumentom w tym zbiorze witryn zostaną automatycznie przypisane identyfikatory dokumentów. Należy mieć na uwadze, że ten proces może trochę potrwać, w zależności od liczby dokumentów znajdujących się w zbiorze witryn.

Uwaga : Aby móc włączyć i skonfigurować funkcję identyfikatorów dokumentów, trzeba mieć uprawnienia administratora zbioru witryn.

  1. Przejdź do zbioru witryn najwyższego poziomu.

  2. Kliknij menu Akcje witryny, a następnie kliknij pozycję Ustawienia witryny.

  3. W obszarze Administracja zbioru witryn kliknij pozycję Ustawienia identyfikatora dokumentu.

  4. Na stronie Ustawienia identyfikatora dokumentu w sekcji Przypisywanie identyfikatorów dokumentów upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Przypisuj identyfikatory dokumentów.

Uwaga :  Przy pierwszym włączeniu przypisywania identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn jest wyświetlany komunikat: Zaplanowano ukończenie konfiguracji funkcji identyfikatora przez proces zautomatyzowany. Oznacza to, że za przypisanie identyfikatorów dokumentów do wszystkich dokumentów w zbiorze witryn jest odpowiedzialne zadanie czasomierza. Czas trwania tego procesu zależy od liczby dokumentów znajdujących się w danym zbiorze witryn.

  1. Aby ustawić niestandardowy ciąg znaków lub cyfr automatycznie dodawanych na początku każdego identyfikatora dokumentu, wprowadź ten ciąg w obszarze Poprzedź identyfikatory.

  2. Zaznacz pole wyboru Zresetuj wszystkie identyfikatory dokumentów, jeśli chcesz automatycznie dodać ten prefiks do wszystkich istniejących identyfikatorów dokumentów w zbiorze witryn.

  3. W sekcjach Zakres wyszukiwania identyfikatora dokumentu zaznacz witryny, które mają być uwzględnione w zakresie wyszukiwania identyfikatora.

  4. Kliknij przycisk OK.

    Uwaga : Jak wspomniano powyżej, po włączeniu usługi identyfikatorów dokumentów dla dowolnego zbioru witryn do typów zawartości Dokument i Zestaw dokumentów na poziomie zbioru witryn jest dodawana kolumna. Kolumna identyfikatora dokumentu służy do wyświetlania identyfikatora przypisanego do elementu.

początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×