Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla biblioteki programu SharePoint

Jedna z wielu decyzji, które należy podjąć podczas konfigurowania biblioteki programu SharePoint, dotyczy przechowywania wersji. Czy zachowywać wersje każdego elementu lub pliku za każdym razem, gdy wprowadzone zostaną w nich zmiany? Jeśli tak, to ile wersji? Czy śledzone mają być tylko wersje główne, czy też zarówno wersje główne, jak i wersje pomocnicze? Czy wszyscy użytkownicy witryny mają widzieć wszystkie wersje robocze, czy też powinny one być widoczne tylko dla inicjatora wersji i osób o uprawnieniach Projektowanie lub Pełna kontrola? Wszystkie te decyzje zależą od typu i ważności elementów i plików w bibliotece, przeznaczenia każdego elementu lub pliku, potrzeb grupy użytkowników oraz poziomu zabezpieczeń, który należy zachować.

W tym artykule

Dlaczego warto włączyć przechowywanie wersji?

Sposób działania ustawień przechowywania wersji

Włączanie przechowywania wersji w bibliotece programu SharePoint

Wyłączanie przechowywania wersji w bibliotece programu SharePoint

Dlaczego warto włączyć przechowywanie wersji?

Włączenie przechowywania wersji w bibliotekach programu SharePoint umożliwia śledzenie ewoluujących informacji i zarządzanie nimi. W razie potrzeby można zajrzeć do wcześniejszych wersji i je odzyskać. Jest to przydatne np. w sytuacji, gdy plik uległ uszkodzeniu lub gdy okazało się, że wcześniejsze wersje pliku były lepsze, niż późniejsze. Niektóre organizacje zachowują wiele wersji plików na potrzeby audytu i ze względu na wymagania prawne. Przechowywanie wersji jest domyślnie wyłączone. Do włączania przechowywania wersji i wdrażania związanych z nim decyzji niezbędne są uprawnienia Pełna kontrola lub Projektowanie.

Możliwe jest także śledzenie jednocześnie wersji głównych i wersji pomocniczych pliku. Jest to przydatne np. w sytuacji, gdy użytkownik chce przejrzeć stopniowe zmiany opinii prawnych albo koncepcji leżących u podłoża nowego programu, znajdującego się obecnie w fazie opracowywania. Wersja główna może wskazywać, że dokument jest gotowy do recenzji przez szerokie grono odbiorców, natomiast wersja pomocnicza (robocza) oznacza, że prace nad nim nadal trwają i nie jest jeszcze przeznaczony do powszechnej dystrybucji.

Wersja główna to wersja, w której wprowadzono istotne zmiany w porównaniu z poprzednią wersją główną. Jest oznaczana liczbą całkowitą, np. 2.0. Wersje główne są na ogół widoczne dla wszystkich osób, które mają dostęp do biblioteki. Wersja pomocnicza to wersja, w której wprowadzono tylko niewielkie zmiany w porównaniu z poprzednią wersją główną. Jest oznaczana liczbą po kropce dziesiętnej, np. 2.1. Wersje pomocnicze są na ogół widoczne tylko dla użytkowników, którzy wprowadzają w nich zmiany, oraz dla osób, które mają uprawnienia Pełna kontrola lub Projektowanie. Można jednak skonfigurować bibliotekę w taki sposób, aby umożliwić wszystkim użytkownikom witryny oglądanie wszystkich dostępnych wersji roboczych.

Uwaga :  Wersje główne i pomocnicze są dostępne tylko w przypadku bibliotek. Nie są dostępne w przypadku list.

Początek strony

Sposób działania ustawień przechowywania wersji

Okno dialogowe Ustawienia przechowywania wersji zawiera cztery główne sekcje. Niektóre z nich nie dotyczą ściśle przechowywania wersji. Podczas konfigurowania biblioteki należy podjąć decyzje dotyczące każdej sekcji. Użytkownicy o odpowiednich uprawnieniach mogą później zmieniać te ustawienia.

Wybór opcji

Skutek

Nie przechowuj wersji

Dla użytkowników witryny dostępna jest tylko bieżąca wersja elementu lub pliku. Jest to ustawienie domyślne.

Utwórz wersje główne

Tworzone i przechowywane są wszystkie wersje główne. Wersje pomocnicze nie są tworzone ani przechowywane.

Utwórz wersje główne i pomocnicze (robocze)

Podczas ewidencjonowania pliku tworzone i śledzone są zarówno wersje główne, jak i wersje pomocnicze. Osoba pracująca nad plikiem musi podczas ewidencjonowania określić, czy plik stanowi wersję główną, czy pomocniczą.

Zachowaj następującą liczbę wersji głównych

Jeśli pole wyboru przy tym opcjonalnym ustawieniu jest zaznaczone, liczba w polu poniżej określa liczbę wersji głównych zachowywanych w bibliotece. Na przykład liczba 25 oznacza, że najstarsza wersja zostanie usunięta po utworzeniu 26. wersji. Wówczas dostępne będą tylko wersje od 2 do 26. Ograniczenie liczby przechowywanych wersji ułatwia zarządzanie biblioteką. Jeśli jednak ważne jest zachowywanie wszystkich wersji albo ich dużej liczby, należy wprowadzić bardzo duży limit albo w ogóle nie określać limitu.

Zachowaj wersje robocze dla następującej liczby wersji głównych

Jeśli to opcjonalne ustawienie jest zaznaczone, to liczba w polu określa liczbę zachowywanych wersji roboczych. Można na przykład zdecydować się na zachowywanie 25 wersji głównych, ale określić, że wersje robocze mają być przechowywane tylko dla pięciu najnowszych wersji głównych. Na ogół nie ma potrzeby zachowywania wszystkich wersji roboczych dla wszystkich wersji głównych, chyba że jest to umotywowane przepisami prawa lub innymi specjalnymi wymaganiami.

  • Sekcja Zabezpieczenia wersji roboczych elementów   . Ta sekcja służy do określania, kto powinien widzieć elementy robocze w bibliotece. Można zezwolić na wyświetlanie tych elementów wszystkim użytkownikom, którzy mają uprawnienia do odczytu biblioteki, albo ograniczyć tę możliwość tylko do tych użytkowników, którzy mogą edytować elementy, lub tylko do autora elementu oraz osób, które mogą zatwierdzać elementy. Ograniczenie możliwości wyświetlania oznacza, że tylko wyznaczeni użytkownicy będą mogli wyświetlać wersje pomocnicze (robocze). Pozostali użytkownicy będą widzieć tylko wersje główne.

  • Sekcja Wymagaj wyewidencjonowania   . Ta sekcja służy do określania, czy użytkownicy muszą wyewidencjonowywać pliki przed wprowadzeniem w nich zmian. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wymaganie wyewidencjonowywania plików z biblioteki programu SharePoint.

Początek strony

Włączanie przechowywania wersji w bibliotece programu SharePoint

  1. Przejdź do biblioteki, z którą planujesz pracować. Jeśli w okienku Szybkie uruchamianie nie jest wyświetlana nazwa biblioteki, kliknij pozycję Cała zawartość witryny, a następnie wybierz nazwę biblioteki.

  2. Na wstążce w grupie Narzędzia bibliotek kliknij kartę Biblioteka.

  3. Kliknij przycisk Ustawienia biblioteki Przycisk Ustawienia biblioteki na wstążce biblioteki programu SharePoint Foundation .

  4. Na stronie Ustawienia biblioteki w obszarze Ustawienia ogólne kliknij pozycję Ustawienia przechowywania wersji. Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia przechowywania wersji.

  5. W sekcji Historia wersji dokumentu wybierz jedną z następujących opcji:

    • Utwórz wersje główne. Wybranie tej opcji umożliwia określenie limitu liczby wersji głównych.

    • Utwórz wersje główne i pomocnicze (robocze). Wybranie tej opcji umożliwia określenie limitu liczby zarówno wersji głównych, jak i wersji roboczych tworzonych dla tych wersji głównych.

  6. Opcjonalnie: ogranicz liczbę wersji, które mają być przechowywane.

    • Zaznaczenie pola wyboru Zachowaj następującą liczbę wersji głównych umożliwia ograniczenie liczby wersji przechowywanych w bibliotece. Natomiast aby nie określać limitu, nie należy zaznaczać tego pola wyboru. W polu bezpośrednio pod polem wyboru wpisz liczbę wersji, które mają być przechowywane.

    • Zaznaczenie pola wyboru Zachowaj wersje robocze dla następującej liczby wersji głównych umożliwia określenie limitu przechowywanych wersji roboczych. Ta opcja jest dostępna tylko w przypadku zaznaczenia opcji Utwórz wersje główne i pomocnicze (robocze). W polu bezpośrednio pod polem wyboru wpisz liczbę wersji głównych, dla których mają być przechowywane wersje robocze.

  7. Opcjonalnie: Określ, którzy użytkownicy będą mogli wyświetlać wersje robocze w bibliotece dokumentów. W sekcji Zabezpieczenia wersji roboczych elementów wybierz jedną z następujących opcji.

    • Każdy użytkownik, który może czytać elementy. Zaznaczenie tej opcji umożliwia dostęp wszystkim użytkownikom, którzy mają uprawnienie do odczytu witryny. Ta opcja jest dostępna w przypadku wybrania opcji Utwórz wersje główne i pomocnicze (robocze) w sekcji Historia wersji dokumentu.

    • Tylko użytkownicy, którzy mogą edytować elementy. Zaznaczenie tej opcji ogranicza możliwość wyświetlania wersji roboczych tylko do tych użytkowników, którzy maj uprawnienia do edycji. Ta opcja jest dostępna w przypadku wybrania opcji Utwórz wersje główne i pomocnicze (robocze) w sekcji Historia wersji dokumentu.

    • Tylko użytkownicy, którzy mogą zatwierdzać elementy (oraz autor elementu). Zaznaczenie tej opcji ogranicza możliwość wyświetlania wersji roboczych tylko do autora elementu oraz osób, które mają uprawnienia do zatwierdzania elementów w bibliotece. Ta opcja jest dostępna w przypadku ustawienia wartości Tak w sekcji Zatwierdzanie zawartości.

  8. Opcjonalnie: Określ, czy w bibliotece ma być wymagane wyewidencjonowywanie. Domyślnie nie jest ono wymagane. Jeśli chcesz zmienić to ustawienie domyślne, wybierz pozycję Tak w sekcji Wymagaj wyewidencjonowania. Aby uzyskać więcej informacji na temat wymagania wyewidencjonowania, zobacz Wymaganie wyewidencjonowywania plików z biblioteki programu SharePoint.

  9. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe i powrócić do strony Ustawienia biblioteki dokumentów.

Początek strony

Wyłączanie przechowywania wersji w bibliotece programu SharePoint

Po pewnym czasie może się okazać, że dana biblioteka programu SharePoint nie wymaga przechowywania wersji. Użytkownicy o uprawnieniach Pełna kontrola lub Projektowanie mogą wyłączyć przechowywanie wersji w bibliotece.

  1. Przejdź do biblioteki, z którą planujesz pracować. Jeśli w okienku Szybkie uruchamianie nie jest wyświetlana nazwa biblioteki, kliknij pozycję Cała zawartość witryny, a następnie wybierz nazwę biblioteki.

  2. Na wstążce w grupie Narzędzia bibliotek kliknij kartę Biblioteka.

  3. Kliknij przycisk Ustawienia biblioteki Przycisk Ustawienia biblioteki na wstążce biblioteki programu SharePoint Foundation .

  4. Na stronie Ustawienia biblioteki w obszarze Ustawienia ogólne kliknij pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

  5. W sekcji Historia wersji dokumentu okna dialogowego Ustawienia przechowywania wersji wybierz pozycję Nie przechowuj wersji. Spowoduje to usunięcie wpisów utworzonych uprzednio w tej sekcji.

  6. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe i powrócić do strony Ustawienia biblioteki dokumentów.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×