Korespondencja seryjna to świetny sposób na usprawnienie działania danych programu Access. W tym klipie wideo pokazano, jak utworzyć typowy list seryjny w programie Microsoft Word, zaczynając od polecenia scal Word w Access. Jeśli wolisz, zapoznaj się z podstawowymi czynnościami poniżej klipu wideo.
Uwaga: Ten klip wideo został nagrany przy użyciu programu Access 2013, ale te same podstawowe kroki dotyczą programu Access 2010, Access 2016 i wersji subskrypcji programu Access.
Zawartość klipu wideo
Poniżej przedstawiono ogólną procedurę tworzenia Word korespondencji seryjnej z poziomu programu Access:
-
Otwórz bazę danych programu Access zawierającą adresy, które chcesz scalić z Word.
-
Jeśli okienko nawigacji nie jest otwarte, naciśnij klawisz F11, aby je otworzyć.
-
Zaznacz tabelę lub zapytanie zawierające adresy. Jeśli pola adresu są rozmieszczone w wielu tabelach, utwórz proste zapytanie wybierające zawierające potrzebne pola i wybierz to zapytanie na potrzeby operacji scalania.
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij pozycję Word scal.
-
Zostanie otwarte okno dialogowe Kreator korespondencji seryjnej firmy Microsoft Word.
-
Określ, czy chcesz, aby kreator połączył Twoje dane adresowe z istniejącym dokumentem Word, czy też miał rozpoczynać pracę od nowego, pustego dokumentu.
-
Kliknij przycisk OK.
Word zostanie uruchomiona i zostanie wyświetlona karta Korespondencja oraz okienko Korespondencja seryjna.
-
Wykonaj kroki kreatora, klikając linki Następny i Poprzedni u dołu okienka Korespondencja seryjna.
-
W kroku 3 kreatora nie trzeba wybierać listy adresatów. Zostało to określone po wybraniu go w programie Access. Możesz jednak dostosować listę, klikając pozycję Edytuj listę adresatów. W wyświetlonym polu możesz usunąć poszczególnych adresatów z korespondencji seryjnej, zastosować filtry, posortować listę itd.
-
W kroku 4 kreatora napisz list (chyba że pracujesz z istniejącym dokumentem).
-
Umieść kursor w miejscu w dokumencie, w którym mają się pojawić dane adresowe, a następnie kliknij pozycję Blok adresu, Wiersz pozdrowienia lub Więcej elementów w okienku Korespondencja seryjna, aby wstawić dane programu Access do dokumentu. W wyświetlonych polach wybierz odpowiedni format, a następnie kliknij pozycję Dopasuj pola , aby upewnić się, że pola są poprawnie dopasowane.
-
W kroku 5 kreatora kliknij przyciski Dalej (>>) i Poprzedni (<<), aby wyświetlić podgląd scalonych danych podczas drukowania dokumentu.
-
W kroku 6 kreatora kliknij pozycję Drukuj i wybierz odpowiednie opcje drukowania.
-
Zapisz i zamknij dokument Word.
Uwagi:
-
Jeśli po zakończeniu pracy kreatora musisz wrócić i dostosować dowolne ustawienia korespondencji seryjnej, wszystkie operacje są dostępne na karcie Korespondencja w Word.
-
Jeśli wprowadzasz zmiany w projekcie bazy danych programu Access, może być konieczne dostosowanie niektórych ustawień korespondencji seryjnej w Word, aby scalanie znowu działało poprawnie.
-
Kreator korespondencji seryjnej został zaprojektowany w celu pracy z danymi adresów wysyłkowych. Funkcja korespondencji seryjnej umożliwia jednak scalanie dowolnego rodzaju danych z Word, takich jak rekordy zapasów, zadania lub dowolne dane przechowywane w programie Access.
-
Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat funkcji korespondencji seryjnej Word, zobacz następujące artykuły:
