Ustawianie reguł dla korespondencji seryjnej

Ustawianie reguł dla korespondencji seryjnej

Uzyskaj informacje na temat reguł korespondencji seryjnej i poznaj sposoby używania poszczególnych reguł w Twojej organizacji. Gdy tworzysz list lub wiadomości e-mail dla Twoich wszystkich klientów i chcesz, aby ten list zawierał różny przekaz w zależności od poszczególnych wartości w określonych polach źródła danych, możesz skonfigurować regułę.

Przykładem takiego scenariusza może być list dotyczący nadchodzącego wydarzenia, które ma się odbyć w trzech różnych lokalizacjach geograficznych na świecie. Utworzono list za pomocą opcji Rozpocznij korespondencję seryjną na karcie Korespondencja w programie Word, ale po przejrzeniu dokumentu odkrywasz, że zawiera on powtarzającą się zawartość, a także uświadamiasz sobie, że niektóre fragmenty zawartości należy zmienić w zależności od lokalizacji wydarzenia. W takiej sytuacji możesz użyć opcji Reguły w grupie Wpisywanie i wstawianie pól, aby uwzględnić wiele różnych warunków.

Używanie reguł

Dodając reguły do dokumentu korespondencji seryjnej, możesz zwiększyć wydajność procesu przepływu pracy oraz jego elastyczność. Dzięki regułom możesz obejść konieczność generowania wielu dokumentów i skonfigurować zawartość, którą można szybko modyfikować.

Reguły możesz dodać podczas konfigurowania korespondencji seryjnej.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły.

    Grupa Wpisywanie i wstawianie pól na karcie Korespondencja w programie Word

  2. Wybierz dostępną regułę:

    W programie Word lista rozwijana pól Reguły, która jest dostępna w grupie Wpisywanie i wstawianie na karcie Korespondencja

Nie masz dostępu do reguł, dopóki nie rozpoczniesz procesu tworzenia korespondencji seryjnej. Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak skonfigurować poszczególne pola, w oknie dialogowym wybranej reguły wybierz ikonę ?. Możesz również wyszukać nazwę pola w Pomocy programu Word.

Porada : Aby przełączyć między pokazywaniem i ukrywaniem kodów pól, naciśnij klawisze ALT+F9.

Pole

Opis

Przykład i metoda

Pytaj

Użyj, aby powtórzyć monit o te same informacje w kilku miejscach w dokumencie. Odpowiedź na monit jest wyświetlana w scalonym dokumencie

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Pytaj znajduje się pole wyboru Pytaj raz. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby monit był wyświetlany tylko na początku korespondencji seryjnej. Lub wyczyść to pole wyboru (ustawienie domyślne), jeśli chcesz, aby monit był wyświetlany dla każdego rekordu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole Pytaj.

Ma się odbyć przyjęcie pożegnalne na cześć pracownika, który latami zajmował się sprzedażą produktów wytwarzanych przez Twoją organizację. Zaproszenie jest wysyłane w wiadomości e-mail do osób z organizacji i spoza niej. Zawiera ono pytanie, czy dana osoba zechce uczestniczyć w tym przyjęciu.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Pytaj w polu Zakładka wpisz Zaproszenie.

W polu Monituj wpisz pytanie Czy zechcesz uczestniczyć w przyjęciu pożegnalnym?.

W polu Domyślny tekst zakładki wpisz odpowiedź Tak.

Po zakończeniu wybierz przycisk OK.

Wypełnij

Użyj pola wypełnij, gdy chcesz zadać pytanie. Pole Wypełnij jest podobne do pola Pytaj, ale umożliwia zadanie pytania otwartego.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Wypełnij znajduje się pole wyboru Pytaj raz. Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz uzyskać jedną odpowiedź dla wszystkich scalanych rekordów. Lub wyczyść to pole wyboru (ustawienie domyślne), jeśli chcesz, aby monit był wyświetlany dla każdego rekordu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole Wypełnij.

Twoja organizacja wspomaga wydarzenie, w ramach którego jest przeprowadzana ocena stanu zdrowia jego uczestników. Do każdego pracownika jest wysyłany poufny formularz rejestracyjny. Formularz ten zawiera pytania dotyczące wieku, wzrostu i wagi, na które należy odpowiedzieć.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Wypełnij w polu Monituj wpisz pytanie W jakim jesteś wieku?

Po zakończeniu wybierz przycisk OK.

Jeśli... to... inaczej...

Użyj, aby zdefiniować warunek, który musi zostać spełniony. Jeśli zdefiniowany warunek zostanie spełniony, podawane są określone informacje. Jeśli zdefiniowany warunek nie zostanie spełniony, podawane są inne informacje.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole Jeśli.

Obsługujesz dużą bazę danych członków organizacji charytatywnej. Członkowie otrzymają różne ogłoszenia o nadchodzących wydarzeniach, w ramach których odbędą się zbiórki, na podstawie swojej lokalizacji geograficznej.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Jeśli na liście rozwijanej Nazwa pola wybierz nazwę kolumny lokalizacja w źródle danych (zwykle jest nim arkusz kalkulacyjny programu Excel).

Na liście rozwijanej Porównanie wybierz pozycję Równe.

W polu Porównaj z wpisz Ameryka Południowa. Następnie w polu Wstaw ten tekst wpisz zawartość, która będzie wstawiana w przypadku spełnienia warunku porównania. Jeśli warunek porównania nie zostanie spełniony, będzie dodawana zawartość podana w polu W przeciwnym razie wstaw ten tekst.

Po zakończeniu wybierz przycisk OK.

Nr scalanego rekordu

Służy do przechwytywania rzeczywistego numeru rekordu w źródle danych, który ma zostać dołączony do scalonego dokumentu. Numer ten odzwierciedla wszelkie sortowanie lub filtrowanie zastosowane do źródła danych przed scalaniem.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole MergeRec.

Pola MergeRec możesz użyć obok pola Data drukowania, aby utworzyć unikatowe numery faktur.

Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły, a następnie pozycję Nr scalanego rekordu.

Nr rekordu w sekwencji

Użyj, gdy chcesz zliczyć rekordy w scalanym dokumencie.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole MergeSeq.

Scalono serię listów i ostatni rekord serii listów seryjnych wyświetla całkowitą liczbę listów. Na podstawie tej liczby można obliczyć koszt opłaty pocztowej.

Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły, a następnie pozycję Nr rekordu w sekwencji.

Następny rekord

Użyj, aby wstawić następny rekord danych w bieżącym dokumencie bez rozpoczynania nowego dokumentu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole Następny.

Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły, a następnie pozycję Następny rekord.

Następny rekord, jeśli...

Użyj, aby porównać dwie wartości. Zgodność zawartości pola danych i wartości decyduje o tym, czy następny rekord powinien zostać scalony w bieżącym dokumencie czy w nowym dokumencie.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole NextIf.

Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Reguły, a następnie pozycję Następny rekord, jeśli.

Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład Miasto.

Na liście Porównanie wybierz odpowiedni operator. Aby na przykład wyodrębnić adresatów z określonego miasta, wybierz operator Równe.

W polu Porównaj z wpisz wartość, która ma zostać użyta. Na przykład, aby wyodrębnić adresatów z Warszawy, wpisz Warszawa.

Przypisz zakładkę

Użyj, aby skojarzyć nazwę zakładki z określoną wartością. Zakładkę można umieścić w wielu różnych miejscach w dokumencie. Gdziekolwiek w dokumencie wstawisz zakładkę, pojawi się w tym miejscu wartość połączona z tą zakładką.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole Ustaw.

Twoja organizacja przygotowuje publiczną wersję podsumowania prac w zakresie ochrony środowiska, które mają zostać podjęte na określonym obszarze. Menedżerowie projektu mają wstępny tytuł projektu, ale ostrzegają, że może on ulec zmianie. Najlepszą opcją w tej sytuacji jest dodanie zakładki, ponieważ w przypadku zmiany tytułu wystarczy tylko zmienić zakładkę zamiast każdego odwołania do tytułu.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Ustaw w polu Zakładka wpisz Nazwa projektu.

W bloku Wartość wpisz Rekultywacja Kotliny Sandomierskiej.

Po zakończeniu wybierz przycisk OK.

Pomiń rekord, jeśli...

Użyj, aby porównać zawartość pola danych z wartością, a następnie pominąć dołączenie bieżącego rekordu danych, jeśli warunek porównania zostanie spełniony.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pole SkipIf.

Prowadzisz sklep odzieżowy i pojawia się nadwyżka magazynowa określonej koszulki w niezbyt popularnym rozmiarze. Przygotowując się do rozesłania ulotek o wyprzedaży, zamierzasz pominąć klientów noszących określony rozmiar.

W oknie dialogowym Wstawianie pola programu Word: Pomiń rekord, jeśli... na liście rozwijanej Nazwa pola wybierz nazwę kolumny Rozmiar w źródle danych (zwykle jest nim arkusz kalkulacyjny programu Excel).

Na liście rozwijanej Porównanie wybierz pozycję Równe.

W polu Porównaj z wpisz XL. Po zakończeniu wybierz przycisk OK. Żaden z klientów noszących rozmiar XL nie otrzyma ulotki o wyprzedaży.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×