Używanie trójstanowego przepływu pracy

Używanie trójstanowego przepływu pracy

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Trójstanowy przepływ pracy umożliwia śledzenie stanu elementu listy w trzech fazach. Za jego pomocą można zarządzać procesami biznesowymi organizacji wymagającymi śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań projektu. Na przykład zadanie w projekcie może mieć trzy stany: Nierozpoczęte, W trakcie wykonywania i Zakończone.

W tym artykule

Opis działania trójstanowego przepływu pracy

Konfigurowanie listy w celu użycia trójstanowego przepływu pracy

Tworzenie listy śledzenia problemów

Tworzenie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

Dostosowywanie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

Dodawanie trójstanowego przepływu pracy do listy

Uruchamianie trójstanowego przepływu pracy dla elementu

Kończenie zadania przepływu pracy w trójstanowym przepływie pracy

Opis działania trójstanowego przepływu pracy

Trójstanowy przepływ pracy obsługuje procesy biznesowe organizacji wymagające śledzenia stanu problemu lub elementu w trakcie trzech stanów oraz dwóch przejść między nimi. Każde przejście między stanami w ramach przepływu pracy wiąże się z przydzieleniem zadania do określonej osoby i wysłaniem do niej za pośrednictwem poczty e-mail alertu informującego o zadaniu. Po zakończeniu zadania w przepływie pracy stan elementu jest aktualizowany i następuje przejście do kolejnego stanu. Trójstanowy przepływ pracy współdziała z szablonem listy Śledzenie problemów, można go jednak zastosować dla dowolnej listy ze skonfigurowaną kolumną typu Wybór o co najmniej trzech wartościach. Wartości zawarte w kolumnie Wybór pełnią rolę stanów śledzonych w przepływie pracy.

Lista może mieć więcej niż jedną kolumnę wyboru, a kolumna wyboru może zawierać więcej niż trzy wartości. Jednak trójstanowy przepływ pracy można skonfigurować do używania tylko jednej z kolumn wyboru i tylko trzech z wartości dostępnych w wybranej kolumnie. Gdy trójstanowy przepływ pracy zostanie dodany do listy lub biblioteki, należy wybrać kolumnę wyboru i trzy wartości udostępniane przez kolumnę.

Za pomocą trójstanowego przepływu pracy można zarządzać procesami biznesowymi organizacji wymagającymi śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań projektu. Pracownicy małej firmy planującej wydarzenia mogą na przykład użyć listy do śledzenia problemów oraz dostosowanego trójstanowego przepływu pracy do zarządzania wieloma zadaniami związanymi z planowanymi wydarzeniami. Trójstanowy przepływ pracy umożliwia śledzenie zadań związanych z planowaniem wydarzeń za pomocą trzech stanów: Aktywne, Gotowe do przeglądu i Ukończone. Wszystkie zadania związane z planowaniem określonego wydarzenia są umieszczane na utworzonej dla niego liście do śledzenia problemów, a następnie oznaczane jako Aktywne. Koordynator wydarzeń przydziela poszczególne zadania członkom zespołu, a następnie uruchamia trójstanowy przepływ pracy dla tych elementów w celu zainicjowania pracy nad zadaniami wydarzenia.

Po uruchomieniu przepływu pracy jest tworzone zadanie przeznaczone dla wskazanej osoby. Członek zespołu otrzymuje to zadanie, a następnie wykonuje pracę wymaganą do jego zrealizowania, przy czym praca ta może być wykonywana poza listą śledzenia problemów lub witryną, w której ta lista jest umieszczona. Otrzymawszy na przykład zadanie przepływu pracy polegające na opracowaniu planu cateringu, członek zespołu kontaktuje się z firmą cateringową i wspólnie z jej pracownikami tworzy plan cateringu. Po utworzeniu wersji roboczej tego planu członek zespołu oznacza swoje zadanie przepływu pracy jako ukończone. Na tym etapie przepływu pracy stan zadania wydarzenia umieszczonego na liście śledzenia problemów jest aktualizowany z poziomu Aktywne do poziomu Gotowe do przeglądu. Oprócz tego jest tworzone nowe zadanie polegające na przejrzeniu planu cateringu, które jest przeznaczone dla koordynatora wydarzeń. Po przejrzeniu i zatwierdzeniu planu cateringu koordynator oznacza swoje zadanie przepływu pracy jako ukończone — w wyniku tego stan zadania w przepływie pracy jest aktualizowany z poziomu Gotowe do przeglądu do poziomu Ukończone.

Uwaga : Uczestnik przepływu pracy może ukończyć zadanie trójstanowego przepływu pracy na dwa sposoby. Może on edytować zadanie przepływu pracy i oznaczyć je jako ukończone albo może zmienić stan elementu przepływu pracy na liście (o ile ma uprawnienia do zmieniania tej listy). Jeśli uczestnik przepływu pracy ręcznie zaktualizuje stan elementu przepływu pracy na liście, zadanie przepływu pracy zostanie ukończone. Jeśli natomiast uczestnik przepływu pracy edytuje zadanie przepływu pracy i oznaczy je jako ukończone, stan elementu przepływu pracy zostanie zaktualizowany do poziomu Ukończone.

Akcje występujące w trójstanowym przepływie pracy użytym w poprzednim przykładzie są zgodne z następującym procesem:

Schemat blokowy przykładowego trójstanowego przepływu pracy

Początek strony

Konfigurowanie listy w celu użycia trójstanowego przepływu pracy

Przed rozpoczęciem stosowania trójstanowego przepływu pracy musisz skonfigurować listę zawierającą elementy, które będą śledzone lub zarządzane w przepływie pracy. Do współpracy z trójstanowym przepływem pracy jest przeznaczony szablon listy Śledzenie problemów, ale możesz też utworzyć listę niestandardową przeznaczoną do użycia w przepływach pracy tego typu. Tworząc listę niestandardową, upewnij się, że zawiera ona co najmniej jedną kolumnę typu Wybór o co najmniej trzech wartościach wyboru. Podczas konfigurowania użycia przepływu pracy w połączeniu z listą określ kolumnę typu Wybór zawierającą wartości stanu, które mają być śledzone w przepływie pracy.

Początek strony

Tworzenie listy śledzenia problemów

Trójstanowego przepływu pracy można domyślnie użyć w połączeniu z każdą listą utworzoną na podstawie szablonu listy Śledzenie problemów.

  1. W menu Ustawienia Przycisk Ustawienia usługi Office 365 kliknij polecenie Dodaj aplikację.

  2. Na stronie Twoje aplikacje kliknij pozycję Śledzenie problemów i wpisz nazwę listy. Nazwa listy jest wymagana.

  3. Jeśli chcesz podać opis listy, kliknij pozycję Opcje zaawansowane.

    • W polu Opis wpisz opis przeznaczenia listy. Ta czynność jest opcjonalna.

  4. Kliknij pozycję Utwórz.

Początek strony

Tworzenie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

Tworząc listę niestandardową, która ma być używana w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy, należy dodać co najmniej jedną kolumnę typu Wybór zawierającą co najmniej trzy wartości stanu, które mają być śledzone w przepływie pracy.

  1. W menu Ustawienia Przycisk Ustawienia usługi Office 365 kliknij polecenie Dodaj aplikację.

  2. Na stronie Twoje aplikacje kliknij pozycję Lista niestandardowai wpisz nazwę listy. Nazwa listy jest wymagana.

  3. Jeśli chcesz podać opis listy, kliknij pozycję Opcje zaawansowane.

  4. W polu Opis wpisz opis przeznaczenia listy. Ta czynność jest opcjonalna.

  5. Kliknij pozycję Utwórz.

Początek strony

Dostosowywanie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

  1. Kliknij listę niestandardową utworzoną w poprzednim kroku.

  2. Na Wstążce kliknij kartę Lista, a następnie w grupie Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia listy.

  3. W obszarze Kolumny kliknij łącze Utwórz kolumnę.

  4. W sekcji Nazwa i typ w polu Nazwa kolumny wpisz nazwę kolumny, której chcesz użyć do określania wartości stanu przepływu pracy. Na przykład można wprowadzić nazwę jako stan przepływu pracy.

  5. W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to zaznacz opcję Wybór (menu, z którego można wybrać).

  6. W sekcji Dodatkowe ustawienia kolumny w polu Opis wpisz opcjonalny opis kolumny.

  7. W obszarze Wymagaj, aby ta kolumna zawierała informacje kliknij opcję Tak.

  8. W polu listy w obszarze Wpisz każdy wybór w osobnym wierszu wpisz co najmniej trzy wartości wyboru, które mają dla tej kolumny. Te wartości będą pełnić rolę stanów przepływu pracy. Na przykład możesz wprowadzić aktywne, gotowe do recenzji i wszystkie trzy opcje.

  9. W obszarze Wyświetl opcje przy użyciu zaznacz opcję Menu rozwijane lub Przyciski radiowe.

  10. W obszarze Zezwalaj na opcje wypełniane kliknij opcję Nie.

  11. Określ, czy chcesz wprowadzić wybraną wartość domyślną tej kolumny oraz czy chcesz ją dodać do widoku domyślnego listy.

  12. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Dodawanie trójstanowego przepływu pracy do listy

Aby zastosować trójstanowy przepływ pracy dla elementów listy, musisz go najpierw dodać do tej listy. Podczas wykonywania tej czynności określasz kolumnę listy zawierającą wartości stanu śledzone w przepływie pracy, a także wprowadzasz informacje na temat tego, co ma się wydarzyć na poszczególnych etapach przepływu pracy. Na przykład możesz określić temat i tekst wiadomości e-mail z alertami wysyłanych do adresatów zadania.

Trójstanowy przepływ pracy jest domyślnie włączony w większości typów witryn. Administrator może jednak wyłączyć tę funkcję. Jeśli trójstanowy przepływ pracy jest niedostępny, należy skontaktować się z administratorem.

Ważne : W celu dodawania przepływu pracy do listy jest wymagane uprawnienie Zarządzanie listami.

  1. Otwórz listę, do której chcesz dodać trójstanowy przepływ pracy.

  2. Kliknij pozycję Lista > Ustawienia listy lub kliknij ustawienia dla typu otwieranej biblioteki. Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij pozycję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  3. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

  4. Na stronie Ustawienia przepływu pracy kliknij pozycję Dodaj przepływ pracy.

  5. Na stronie Dodawanie przepływu pracy w sekcji Przepływ pracy w obszarze wybierz szablon przepływu pracy kliknij pozycję Trójstanowy.

  6. W sekcji Nazwa wpisz unikatową nazwę przepływu pracy.

  7. W sekcji Lista zadań określ listę zadań, która ma zostać użyta w tym przepływie pracy.

    Uwaga : 

    • Możesz użyć domyślnej listy Zadania lub utworzyć nową. Jeśli użyjesz domyślnej listy Zadania, uczestnicy przepływu pracy będą mogli w łatwy sposób odnaleźć i przejrzeć swoje przepływy pracy przy użyciu widoku Moje zadania na liście Zadania.

    • Jeśli realizacja zadań dla tego przepływu pracy może powodować ujawnienie danych poufnych, które powinny być oddzielone od ogólnej listy Zadania, należy utworzyć nową listę zadań.

    • Nową listę zadań należy utworzyć również wtedy, gdy w organizacji będzie stosowanych wiele przepływów pracy lub przepływy pracy będą zawierać wiele zadań. W takim przypadku można utworzyć listę zadań dla każdego przepływu pracy.

  8. W sekcji Lista historii zaznacz listę historii, która ma być używana w tym przepływie pracy. Na liście historii są wyświetlane wszystkie zdarzenia mające miejsce w ramach poszczególnych wystąpień przepływu pracy.

    Uwaga : Można użyć domyślnej listy Historia albo utworzyć nową listę. Jeśli w organizacji będzie używanych wiele przepływów pracy, warto utworzyć oddzielną listę historii dla każdego przepływu pracy.

  9. W sekcji Opcje uruchamiania wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Aby umożliwić ręczne uruchamianie przepływu pracy, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na ręczne uruchamianie tego przepływu pracy przez uwierzytelnionego użytkownika z uprawnieniami Uczestnictwo. Aby określić dodatkowe uprawnienia wymagane do uruchomienia przepływu pracy, zaznacz pole wyboru Wymagaj uprawnień Zarządzanie listami do uruchamiania przepływu pracy.

    • Aby umożliwić automatyczne uruchamianie przepływu pracy w przypadku utworzenia nowych elementów, zaznacz pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy po utworzeniu nowego elementu.

  10. Kliknij przycisk Dalej.

  11. W sekcji Stany przepływu pracy, w obszarze Zaznacz pole Wybór zaznacz na liście kolumnę typu Wybór zawierającą wartości, które mają pełnić rolę stanów przepływu pracy, a następnie zaznacz wartości kolumny, które mają być stosowane dla stanu Stan początkowy, Stan pośredni i Stan końcowy przepływu pracy.

  12. W sekcjach Określ zdarzenie, które ma nastąpić po zainicjowaniu przepływu pracy (opcje dotyczące pierwszego zadania w przepływie pracy) i Określ zdarzenie, które ma nastąpić po przejściu przepływu pracy do stanu pośredniego (opcje dotyczące drugiego zadania w przepływie pracy) określ następujące informacje:

    Szczegóły zadania

Pole

Opis

Tytuł zadania:

Możesz opcjonalnie zmodyfikować tytuł komunikatu wyświetlany w ramach zadania podczas inicjowania przepływu pracy lub w momencie osiągnięcia etapu pośredniego. Jeśli zaznaczysz pole wyboru Uwzględnij pole listy, wybrane pole zostanie dodane na końcu komunikatu.

Opis zadania

Wpisz informacje, które mają się znaleźć w opisie zadania. Jeśli zostanie zaznaczone pole wyboru Uwzględnij pole listy, wybrane pole zostanie dodane na końcu komunikatu. Jeśli zostanie zaznaczone pole wyboru Wstaw łącze do elementu listy, w opisie zostanie umieszczone łącze do elementu listy.

Data ukończenia zadania

Aby określić datę ukończenia zadania, zaznacz pole wyboru Uwzględnij pole listy, a następnie wybierz z listy kolumnę daty zawierającą informacje dotyczące daty, których chcesz użyć w odniesieniu do daty ukończenia.

Zadanie przydzielone do

Aby przydzielić zadanie do osoby określonej na liście, kliknij pole wyboru Uwzględnij pole listy, a następnie zaznacz na liście kolumnę zawierającą informacje o użytkowniku, których chcesz użyć. Po uruchomieniu przepływu pracy pierwsze zadanie zostanie przydzielone do osoby, której nazwisko będzie wyświetlane w tej kolumnie elementu przepływu pracy.

Aby przydzielić to zadanie do określonej osoby we wszystkich wystąpieniach przepływu pracy, kliknij opcję Niestandardowe, a następnie wpisz lub zaznacz nazwisko osoby, do której ma zostać przydzielone zadanie.

  1. Zaznacz pole wyboru Wyślij wiadomość e-mail, aby uczestnicy przepływu pracy otrzymywali wiadomości e-mail zawierające alert dotyczący zadania przepływu pracy.

    Uwaga :  Aby upewnić się, że po rozpoczęciu przepływu pracy jego uczestnicy będą otrzymywać alerty pocztą e-mail oraz przypomnienia dotyczące ich zadań przepływu pracy, skontaktuj się z administratorem zbioru witryn i sprawdź, czy dla witryny jest włączona obsługa poczty e-mail.

    Szczegóły wiadomości e-mail

Pole

Opis

Do

Wpisz nazwisko osoby, do której ma zostać wysłana wiadomość e-mail zawierająca alert dotyczący zadania przepływu pracy. Zaznacz pole wyboru Uwzględnij zadanie przydzielone do, jeśli wiadomość e-mail zawierająca alert ma zostać wysłana do właściciela zadania.

Temat

Wpisz wiersz tematu, który ma zostać użyty w wiadomości e-mail zawierającej alert. Zaznacz pole wyboru Użyj tytułu zadania, aby dodać tytuł zadania do wiersza tematu wiadomości e-mail.

Treść

Wpisz informacje, które mają się znaleźć w treści wiadomości e-mail zawierającej alert. Zaznacz pole wyboru Wstaw łącze do elementu listy, aby w treści wiadomości umieścić łącze do elementu listy.

  1. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Uruchamianie trójstanowego przepływu pracy dla elementu

Aby zastosować trójstanowy przepływ pracy dla elementów listy, najpierw należy go dodać do tej listy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz poprzednie sekcje.

Trójstanowy przepływ pracy można skonfigurować w taki sposób, aby był uruchamiany automatycznie po dodaniu nowych elementów do listy. Można go też skonfigurować w taki sposób, aby użytkownicy mający określone uprawnienia mogli ręcznie uruchamiać przepływ pracy. W niektórych przepływach pracy mogą być dostępne obie opcje.

Aby ręcznie uruchomić trójstanowy przepływ pracy dla elementu listy, należy wykonać następujące czynności. Wymagane jest uprawnienie Edytowanie elementów dla danej listy. Niektóre przepływy pracy mogą wymagać uprawnienia Zarządzanie listami.

Uwaga : Aby upewnić się, że po rozpoczęciu przepływu pracy jego uczestnicy będą otrzymywać alerty pocztą e-mail oraz przypomnienia dotyczące ich zadań przepływu pracy, skontaktuj się z administratorem zbioru witryn i sprawdź, czy dla witryny jest włączona obsługa poczty e-mail.

  1. Otwórz listę zawierającą element, dla którego chcesz uruchomić trójstanowy przepływ pracy.

  2. Kliknij symbol wielokropka obok elementu, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy, a następnie w wyświetlonym menu kliknij polecenie Przepływy pracy.

    Uwaga : Polecenie Przepływy pracy jest dostępne tylko wtedy, gdy element jest umieszczony na liście lub w bibliotece, z którą jest skojarzony przynajmniej jeden przepływ pracy.

  3. W menu Ustawienia Przycisk Ustawienia usługi Office 365 kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny.

  4. W obszarze Uruchamianie nowego przepływu pracy kliknij nazwę trójstanowego przepływu pracy, który chcesz uruchomić.

    Przepływ pracy jest uruchamiany natychmiast.

Początek strony

Kończenie zadania przepływu pracy w trójstanowym przepływie pracy

Aby ukończyć zadanie przepływu pracy w ramach trójstanowego przepływu pracy, trzeba mieć co najmniej uprawnienie Edytowanie elementów dla list zadań, na których są rejestrowane zadania przepływu pracy.

  1. Otwórz listę Zadania danej witryny, a następnie wybierz polecenie Moje zadania w menu Widok, aby odszukać odpowiednie zadanie przepływu pracy.

    Uwaga : Jeśli przepływ pracy nie korzysta z domyślnej listy Zadania witryny, jego zadanie może nie zostać wyświetlone na liście Zadania. Aby odszukać zadanie przepływu pracy, przejdź do listy lub biblioteki, w której jest zapisany element przepływu pracy. Wskaż nazwę zadania, które chcesz ukończyć, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Przepływy pracy. Na stronie Stan przepływu pracy w obszarze Uruchomione przepływy pracy kliknij nazwę przepływu pracy, w którym uczestniczysz. W obszarze Zadania kliknij zadanie przepływu pracy, a następnie przejdź do kroku 3

  2. Otwórz listę zawierającą element, który chcesz oznaczyć jako ukończony.

  3. Wskaż nazwę zadania, które chcesz ukończyć, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Edytuj element.

  4. W oknie dialogowym Zadania wpisz lub wybierz informacje wymagane do ukończenia zadania, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×