Używanie trójstanowego przepływu pracy

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Trójstanowy przepływ pracy został zaprojektowany z myślą o umożliwieniu śledzenia stanu elementu listy w trzech fazach. Za jego pomocą można zarządzać procesami biznesowymi organizacji wymagającymi śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań projektu.

W tym artykule

Jak działa trójstanowy przepływ pracy?

Konfigurowanie listy w celu użycia trójstanowego przepływu pracy

Dodawanie trójstanowego przepływu pracy do listy

Uruchamianie trójstanowego przepływu pracy dla elementu

Wykonywanie zadania przepływu pracy w trójstanowym przepływie pracy

Jak działa trójstanowy przepływ pracy?

Trójstanowy przepływ pracy może być używany do obsługi procesów biznesowych organizacji wymagających śledzenia stanu problemu lub elementu w ramach trzech kolejnych stanów oraz w trakcie dwóch przejść między nimi. Każde przejście między stanami w ramach przepływu pracy wiąże się z przydzieleniem zadania do określonej osoby i wysłaniem do niej za pośrednictwem poczty e-mail alertu informującego o zadaniu. Po zakończeniu zadania w przepływie pracy stan elementu jest aktualizowany i następuje przejście do kolejnego stanu. Trójstanowy przepływ pracy jest przystosowany do użycia w połączeniu z szablonem listy Śledzenie problemów, można go jednak zastosować dla dowolnej listy ze skonfigurowaną kolumną typu Wybór o co najmniej trzech wartościach. Wartości zawarte w kolumnie Wybór pełnią rolę stanów śledzonych w przepływie pracy.

Za pomocą trójstanowego przepływu pracy można zarządzać procesami biznesowymi organizacji wymagającymi śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań projektu. Pracownicy małej firmy planującej wydarzenia mogą na przykład użyć listy do śledzenia problemów oraz dostosowanego trójstanowego przepływu pracy do zarządzania licznymi zadaniami związanymi z planowanymi wydarzeniami. Trójstanowy przepływ pracy umożliwia śledzenie zadań związanych z planowaniem wydarzeń za pomocą trzech stanów: Aktywne, Gotowe do przeglądu i Ukończone. Wszystkie zadania związane z planowaniem określonego wydarzenia są umieszczane na utworzonej dla niego liście do śledzenia problemów, a następnie oznaczane jako Aktywne. Koordynator wydarzeń przydziela poszczególne zadania do członków zespołu, a następnie uruchamia trójstanowy przepływ pracy dla tych elementów w celu zainicjowania pracy nad zadaniami wydarzenia.

Po uruchomieniu przepływu pracy jest tworzone zadanie przeznaczone dla wskazanej osoby. Członek zespołu odbiera to zadanie, a następnie wykonuje pracę wymaganą do jego ukończenia, przy czym praca ta może być wykonywana poza listą śledzenia problemów lub witryną, w której ta lista jest umieszczona. Otrzymawszy na przykład zadanie przepływu pracy polegające na opracowaniu planu kateringu, członek zespołu kontaktuje się z firmą kateringową i wspólnie z jej pracownikami tworzy plan kateringu. Po utworzeniu wersji roboczej tego planu członek zespołu oznacza swoje zadanie przepływu pracy jako ukończone. Na tym etapie przepływu pracy stan zadania wydarzenia umieszczonego na liście śledzenia problemów jest aktualizowany z poziomu Aktywne do poziomu Gotowe do przeglądu. Oprócz tego jest tworzone nowe zadanie polegające na przejrzeniu planu kateringu, które jest przeznaczone dla koordynatora wydarzeń. Po przejrzeniu i zatwierdzeniu planu kateringu koordynator oznacza swoje zadanie przepływu pracy jako ukończone — w wyniku tego stan zadania w przepływie pracy jest aktualizowany z poziomu Gotowe do przeglądu do poziomu Ukończone.

Uczestnik przepływu pracy może ukończyć zadanie trójstanowego przepływu pracy na dwa sposoby. Po pierwsze, może wyedytować zadanie przepływu pracy i oznaczyć je jako ukończone. Po drugie, może zmienić stan elementu przepływu pracy na liście (o ile ma uprawnienia do modyfikowania listy). Jeśli uczestnik przepływu pracy ręcznie zaktualizuje stan elementu przepływu pracy na liście, zadanie przepływu pracy zostanie ukończone. Jeśli natomiast uczestnik przepływu pracy wyedytuje zadanie przepływu pracy i oznaczy je jako ukończone, stan elementu przepływu pracy zostanie zaktualizowany do poziomu Ukończone.

Akcje występujące w trójstanowym przepływie pracy użytym w podanym przykładzie są zgodne z następującym procesem:

Schemat blokowy przykładowego trójstanowego przepływu pracy

Początek strony

Konfigurowanie listy w celu użycia trójstanowego przepływu pracy

Przed rozpoczęciem stosowania trójstanowego przepływu pracy należy tak skonfigurować listę, aby można było jej użyć w połączeniu z przepływem pracy. Lista musi zawierać elementy, które będą śledzone lub zarządzane w przepływie pracy. Do współpracy z trójstanowym przepływem pracy jest przeznaczony szablon listy Śledzenie problemów, można też jednak utworzyć listy niestandardowe przeznaczone do użycia w przepływach pracy tego typu. Tworząc listę niestandardową, która ma być używana w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy, należy się upewnić, że zawiera ona co najmniej jedną kolumnę typu Wybór o co najmniej trzech wartościach wyboru. Po skonfigurowaniu użycia trójstanowego przepływu pracy w połączeniu z listą należy określić kolumnę typu Wybór zawierającą wartości stanu, które mają być śledzone w przepływie pracy.

Tworzenie listy śledzenia problemów używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

Trójstanowego przepływu pracy można domyślnie użyć w połączeniu z każdą listą utworzoną na podstawie szablonu listy Śledzenie problemów.

  1. Kliknij pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij przycisk Utwórz na stronie Cała zawartość witryny.

    W większości przypadków można zamiast tego użyć menu Akcje witryny Obraz przycisku w celu ukończenia tego kroku.

  1. W obszarze Śledzenie kliknij łącze Śledzenie problemów.

    1. W polu Nazwa wpisz nazwę listy. Nazwa listy jest wymagane.

      Nazwa jest wyświetlana u góry strony listy, staje się część adresu sieci Web na stronie listy i w elementach nawigacyjnych, które ułatwiają użytkownikom znajdowanie i Otwieranie listy.

  2. W polu Opis wpisz opis przeznaczenia listy. Ta czynność jest opcjonalna.

  3. Aby dodać łącze do tej listy na pasku Szybkie uruchamianie, kliknij przycisk Tak w sekcji Nawigacja.

  4. Kliknij przycisk Utwórz.

Tworzenie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

Tworząc listę niestandardową, która ma być używana w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy, należy dodać co najmniej jedną kolumnę typu Wybór zawierającą wartości stanu, które mają być śledzone w przepływie pracy.

  1. Kliknij pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij przycisk Utwórz na stronie Cała zawartość witryny.

    W większości przypadków można zamiast tego użyć menu Akcje witryny Obraz przycisku w celu ukończenia tego kroku.

  1. W obszarze Listy niestandardowe kliknij łącze Lista niestandardowa.

    1. W polu Nazwa wpisz nazwę listy. Nazwa listy jest wymagane.

      Nazwa jest wyświetlana u góry strony listy, staje się część adresu sieci Web na stronie listy i w elementach nawigacyjnych, które ułatwiają użytkownikom znajdowanie i Otwieranie listy.

  2. W polu Opis wpisz opis przeznaczenia listy. Ta czynność jest opcjonalna.

  3. Aby dodać łącze do tej listy na pasku Szybkie uruchamianie, kliknij przycisk Tak w sekcji Nawigacja.

  4. Kliknij przycisk Utwórz.

Dostosowywanie listy niestandardowej używanej w połączeniu z trójstanowym przepływem pracy

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Ustawienia Settings menu kliknij polecenie Ustawienia listy.

  3. W obszarze Kolumny kliknij łącze Utwórz kolumnę.

  4. W sekcji Nazwa i typ w polu Nazwa kolumny wpisz nazwę kolumny, której chcesz użyć do określania wartości stanu przepływu pracy.

  5. W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to zaznacz opcję Wybór (menu z poleceniami do wyboru).

  6. W sekcji Dodatkowe ustawienia kolumny w polu Opis wpisz opcjonalny opis kolumny.

  7. W obszarze Wymagaj, aby ta kolumna zawierała informacje kliknij opcję Tak.

  8. W polu listy w obszarze Wpisz każdy wybór w osobnym wierszu wpisz co najmniej trzy wartości wyboru, które mają być dostępne w tej kolumnie.

    Wpisane wartości będą pełnić rolę stanów przepływu pracy.

  9. W obszarze Wyświetl opcje przy użyciu zaznacz opcję Menu rozwijane lub Przyciski radiowe.

  10. W obszarze Zezwalaj na opcje wypełniane kliknij opcję Nie.

  11. Określ, czy chcesz wprowadzić wybraną wartość domyślną tej kolumny oraz czy chcesz ją dodać do widoku domyślnego listy.

  12. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Dodawanie trójstanowego przepływu pracy do listy

Aby zastosować trójstanowy przepływ pracy dla elementów listy, najpierw należy go dodać do tej listy. Podczas wykonywania tej czynności jest określana kolumna listy zawierająca wartości stanu śledzone w przepływie pracy. Użytkownik określa też żądane działania na poszczególnych etapach przepływu pracy. Można na przykład wskazać osoby, do których będą przydzielane zadania, i określić szczegółowe ustawienia alertów wysyłanych do adresatów w wiadomościach e-mail.

Aby dodać przepływ pracy do listy, trzeba mieć uprawnienie Zarządzanie listami.

  1. Otwórz listę, do której chcesz dodać trójstanowy przepływ pracy.

    1. W menu Ustawienia Settings menu kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

      Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

  2. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

    Jeśli przepływy pracy już zostały dodane do listy, biblioteki lub typu zawartości, po wykonaniu tego kroku nastąpi bezpośrednie przejście do strony Zmienianie ustawień przepływu pracy. Należy wówczas kliknąć łącze Dodaj przepływ pracy, aby przejść do strony Dodawanie przepływu pracy. Jeśli do listy, biblioteki lub typu zawartości nie zostały dodane żadne przepływy pracy, po wykonaniu tego kroku nastąpi bezpośrednie przejście do strony Dodawanie przepływu pracy.

  3. Na stronie Zmienianie ustawień przepływu pracy kliknij łącze Dodaj przepływ pracy.

  4. Na stronie Dodawanie przepływu pracy w sekcji Przepływ pracy kliknij opcję Trójstanowy w obszarze Wybierz szablon przepływu pracy.

  5. W sekcji Nazwa wpisz unikatową nazwę przepływu pracy.

  6. W sekcji Lista zadań określ listę zadań, która ma zostać użyta w tym przepływie pracy.

    • Można użyć domyślnej listy Zadania albo utworzyć nową listę. Jeśli użyjesz domyślnej listy Zadania, uczestnicy przepływu pracy będą mogli w łatwy sposób odnaleźć i przejrzeć swoje przepływy pracy przy użyciu widoku Moje zadania na liście Zadania.

    • Nową listę zadań należy utworzyć, jeśli realizacja zadań dla danego przepływu pracy będzie wymagała ujawnienia poufnych danych, które powinny być oddzielone od ogólnej listy Zadania.

    • Nową listę zadań należy utworzyć również wtedy, gdy w organizacji będzie stosowanych wiele przepływów pracy lub przepływy pracy będą zawierać wiele zadań. W takim przypadku można utworzyć listę zadań dla każdego przepływu pracy.

  7. W sekcji Lista historii zaznacz listę historii, która ma być używana w tym przepływie pracy. Na liście historii są wyświetlane wszystkie zdarzenia mające miejsce w ramach poszczególnych wystąpień przepływu pracy.

    Można użyć domyślnej listy Historia albo utworzyć nową listę. Jeśli w organizacji będzie używanych wiele przepływów pracy, można utworzyć oddzielną listę historii dla każdego przepływu pracy.

  8. W sekcji Opcje uruchamiania wykonaj jedną z poniższych czynności:

    • Aby umożliwić ręczne uruchamianie przepływu pracy, zaznacz pole wyboru Zezwalaj na ręczne uruchamianie tego przepływu pracy przez uwierzytelnionego użytkownika z uprawnieniami Edytowanie elementów. Jeśli chcesz określić dodatkowe uprawnienia wymagane do uruchomienia przepływu pracy, zaznacz pole wyboru Wymagaj uprawnień Zarządzanie listami do uruchamiania przepływu pracy.

    • Aby umożliwić automatyczne uruchamianie przepływu pracy w przypadku utworzenia nowych elementów, zaznacz pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy po utworzeniu nowego elementu.

  9. Kliknij przycisk Dalej.

  10. W sekcji Stany przepływu pracy, w obszarze Zaznacz pole Wybór zaznacz na liście kolumnę typu Wybór zawierającą wartości, które mają pełnić rolę stanów przepływu pracy, a następnie zaznacz wartości kolumny, które mają być stosowane dla stanu Stan początkowy, Stan pośredni i Stan końcowy przepływu pracy.

  11. W sekcjach Określ zdarzenie, które ma nastąpić po zainicjowaniu przepływu pracy (opcje dotyczące pierwszego zadania w przepływie pracy) i Określ zdarzenie, które ma nastąpić po przejściu przepływu pracy do stanu pośredniego (opcje dotyczące drugiego zadania w przepływie pracy) określ następujące informacje:

    Szczegóły zadania

Tytuł zadania

Wpisz informacje, które mają się znaleźć w tytule zadania. W przypadku zaznaczenia pola wyboru Uwzględnij pole listy informacje zawarte w tytule elementu listy zostaną dodane do komunikatu niestandardowego.

Opis zadania

Wpisz informacje, które mają się znaleźć w opisie zadania. W przypadku zaznaczenia pola wyboru Uwzględnij pole listy informacje zawarte w tytule elementu listy zostaną dodane do komunikatu niestandardowego. Jeśli zostanie zaznaczone pole wyboru Wstaw łącze do elementu listy, w opisie zostanie umieszczone łącze do elementu listy.

Data ukończenia zadania

Aby określić datę ukończenia zadania, zaznacz pole wyboru Uwzględnij pole listy, a następnie zaznacz na liście kolumnę daty zawierającą informacje dotyczące daty ukończenia, których chcesz użyć.

Zadanie przydzielone do

Aby przydzielić zadanie do osoby określonej na liście, kliknij pole wyboru Uwzględnij pole listy, a następnie zaznacz na liście kolumnę zawierającą informacje o użytkowniku, których chcesz użyć. Po uruchomieniu przepływu pracy pierwsze zadanie zostanie przydzielone do osoby, której nazwisko będzie wyświetlane w tej kolumnie elementu przepływu pracy.

Aby przydzielić to zadanie w wszystkie wystąpienia tego przepływu pracy do osoby, możesz określić, kliknij pozycję Niestandardowy, a następnie wpisz lub wybierz nazwę osoby, do której chcesz przydzielić zadanie.

Szczegóły wiadomości e-mail

Zaznacz pole wyboru Wyślij wiadomość e-mail, aby uczestnicy przepływu pracy otrzymywali wiadomości e-mail zawierające alert dotyczący zadania przepływu pracy.

Aby mieć pewność, że po rozpoczęciu przepływu pracy jego uczestnicy będą otrzymywać alerty pocztą e-mail oraz przypomnienia dotyczące ich zadań przepływu pracy, należy skontaktować się administratorem serwera i sprawdzić, czy dla witryny jest włączona obsługa poczty e-mail.

Do

Wpisz nazwisko osoby, do której ma zostać wysłana wiadomość e-mail zawierająca alert dotyczący zadania przepływu pracy. Zaznacz pole wyboru Uwzględnij zadanie przydzielone do, jeśli wiadomość e-mail zawierająca alert ma zostać wysłana do właściciela zadania.

Temat

Wpisz wiersz tematu, który ma zostać użyty w wiadomości e-mail zawierającej alert. Zaznacz pole wyboru Użyj tytułu zadania, aby dodać tytuł zadania do wiersza tematu wiadomości e-mail.

Treść

Wpisz informacje, które mają się znaleźć w treści wiadomości e-mail zawierającej alert. Zaznacz pole wyboru Wstaw łącze do elementu listy, aby w treści wiadomości umieścić łącze do elementu listy.

  1. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Uruchamianie trójstanowego przepływu pracy dla elementu

Aby zastosować trójstanowy przepływ pracy dla elementów listy, najpierw należy go dodać do tej listy.

Trójstanowy przepływ pracy można skonfigurować tak, aby był automatycznie uruchamiany w momencie dodawania nowych elementów do listy. Można również udostępnić możliwość ręcznego uruchamiania przepływu pracy przez użytkowników o określonych uprawnieniach. W niektórych przepływach pracy mogą być dostępne obie opcje. Aby ręcznie uruchomić trójstanowy przepływ pracy dla elementu listy, trzeba mieć uprawnienie Edytowanie elementów dla danej listy. Niektóre przepływy pracy mogą wymagać uprawnienia Zarządzanie listami.

Aby mieć pewność, że po rozpoczęciu przepływu pracy jego uczestnicy będą otrzymywać alerty pocztą e-mail oraz przypomnienia dotyczące ich zadań przepływu pracy, należy skontaktować się administratorem serwera i sprawdzić, czy dla witryny jest włączona obsługa poczty e-mail.

  1. Otwórz listę zawierającą element, dla którego chcesz uruchomić trójstanowy przepływ pracy.

  2. Wskaż element, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy, kliknij strzałkę, która zostanie wyświetlona, a następnie kliknij polecenie Przepływy pracy.

    Uwaga: Polecenie Przepływy pracy jest dostępne wyłącznie wtedy, gdy element jest umieszczony na liście lub w bibliotece, z którą jest skojarzony przynajmniej jeden przepływ pracy.

  3. W obszarze Uruchamianie nowego przepływu pracy kliknij nazwę trójstanowego przepływu pracy, który chcesz uruchomić.

    Przepływ pracy jest uruchamiany natychmiast.

Początek strony

Kończenie zadania przepływu pracy w trójstanowym przepływie pracy

Aby ukończyć zadanie przepływu pracy w ramach trójstanowego przepływu pracy, trzeba mieć co najmniej uprawnienie Edytowanie elementów dla list zadań, na których są rejestrowane zadania przepływu pracy.

  1. Otwórz listę zadania danej witryny, a następnie wybierz polecenie Moje zadania w menu Widok, aby odszukać odpowiednie zadanie przepływu pracy.

    Uwaga: Jeśli przepływ pracy nie korzysta z domyślnej listy Zadania, jego zadanie może nie zostać wyświetlone na liście Zadania. Aby odszukać zadanie przepływu pracy, należy przejść do listy lub biblioteki, w której jest zapisany element przepływu pracy. Należy wskazać nazwę zadania, które ma zostać wykonane, kliknąć wyświetloną strzałkę, a następnie kliknąć polecenie Przepływy pracy. Na stronie stanu przepływu pracy w obszarze Uruchomione przepływy pracy należy kliknąć nazwę przepływu pracy, w którym się uczestniczy. W obszarze Zadania należy odszukać odpowiednie zadanie przepływu pracy.

  2. Wskaż nazwę zadania, które chcesz zakończyć, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Edytuj element.

  3. W wyświetlonym formularzu wpisz lub zaznacz informacje wymagane do ukończenia zadania.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×