Używanie szablonu bazy danych Składniki majątku programu Access

Używaj szablonu bazy danych Składniki majątku programu Access do ewidencjonowania komputerów, sprzętu biurowego oraz wszystkich innych elementów posiadanych lub obsługiwanych przez osoby. Ta wersja popularnego szablonu programu Access umożliwia także wyszukiwanie szczegółów składnika majątku, pokazywanie lub ukrywanie kolumn, wysyłanie wiadomości e-mail i mapowanie adresów właścicieli składników majątku.

Używanie szablonu bazy danych Składniki majątku

Wprowadzenie

W tym artykule opisano podstawowe czynności związane z używaniem szablonu bazy danych Składniki majątku.

Przygotowywanie bazy danych do użycia

  • Przy pierwszym otwarciu bazy danych program Access wyświetli stronę Wprowadzenie. Aby zapobiec wyświetlaniu tej strony przy następnym otwarciu bazy danych, wyczyść pole wyboru Pokaż ekran Wprowadzenie przy otwieraniu tej bazy danych.

    Zamknij stronę Wprowadzenie, aby rozpocząć korzystanie z bazy danych.

  • Aby upewnić się, że cała zawartość bazy danych jest włączona, wykonaj następujące czynności:

    1. Na pasku komunikatów kliknij przycisk Opcje.

    2. W oknie dialogowym Opcje zabezpieczeń pakietu Microsoft Office kliknij pozycję Włącz tę zawartość, a następnie kliknij przycisk OK.

      Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania zawartości bazy danych, zobacz artykuł Podejmowanie decyzji o ustawianiu bazy danych jako zaufanej.

Zbieranie danych za pomocą wiadomości e-mail

Możesz zbierać dane dotyczące składników majątku od użytkowników poczty e-mail przez wysyłanie im formularza wprowadzania danych w wiadomości e-mail. Gdy użytkownicy zwrócą wypełniony formularz, dane mogą być przetwarzane i przechowywane na liście składników majątku.

  1. W formularzu Lista składników majątku kliknij przycisk Zbierz dane.

  2. 2. Postępuj zgodnie z instrukcją w kreatorze Zbieranie danych za pomocą wiadomości e-mail, aby zebrać dane od określonych adresatów wiadomości e-mail.

Pokazywanie lub ukrywanie wycofanych składników majątku

Wycofane składniki majątku to elementy, których data wycofania przypada w bieżącym dniu lub wcześniej. Składniki majątku mogą zostać wycofane, gdy są nieaktualne, uszkodzone lub w inny sposób nieużywane. Możesz wyświetlić lub ukryć wycofane składniki majątku w formularzu Lista składników majątku.

  • W formularzu Lista składników majątku zaznacz lub wyczyść pole wyboru Pokaż wycofane.

Wyszukiwanie składnika majątku lub kontaktu

Pole Szybkie wyszukiwanie umożliwia szybkie znajdowanie składników majątku w formularzu Lista składników majątku oraz kontaktów w formularzu Lista kontaktów.

  • W polu Szybkie wyszukiwanie wpisz tekst, który chcesz wyszukać, a następnie naciśnij klawisz ENTER lub kliknij przycisk Przejdź.

    Program Access filtruje listę, aby wyświetlić tylko te rekordy, które zawierają wyszukiwany tekst. Aby wrócić do pełnej listy, kliknij przycisk Pokaż wszystkie rekordy.

Filtrowanie listy składników majątku

W formularzu Lista składników majątku możesz filtrować listę składników majątku i zapisywać ulubione filtry do użycia w przyszłości.

  1. Aby zastosować filtry, kliknij prawym przyciskiem myszy formularz i wybierz odpowiednie filtry.

  2. Kliknij pozycję Zapisz filtr.

  3. W formularzu Szczegóły filtru wprowadź nazwę filtru i jego opis, a następnie kliknij pozycję Zamknij.

  4. Użyj pola Ulubione filtry, aby zastosować zapisany filtr, lub kliknij pozycję (Wyczyść filtr), aby usunąć filtr.

Pokazywanie lub ukrywanie kolumn

W formularzach Lista składników majątku oraz Lista kontaktów niektóre pola (kolumny) są domyślnie ukryte. Aby zmienić pola, które są wyświetlane:

  1. Kliknij pozycję Pokaż/ukryj pola.

  2. W oknie dialogowym Odkrywanie kolumn zaznacz pole wyboru przy każdej kolumnie, którą chcesz wyświetlić. Wyczyść pole wyboru, aby ukryć kolumnę.

Wyświetlanie szczegółów dotyczących składnika majątku lub kontaktu

Formularze Szczegóły składnika majątku oraz Szczegóły kontaktu umożliwiają wyświetlanie i wprowadzanie większej ilości informacji o elemencie. Aby wyświetlić formularz Szczegóły składnika majątku lub Szczegóły kontaktu:

  • W formularzu Lista składników majątku lub Lista kontaktów kliknij przycisk Otwórz obok elementu, który chcesz zobaczyć.

Dodawanie obrazu

W formularzach Szczegóły składnika majątku oraz Szczegóły kontaktu możesz dodać obrazy i inne załączniki.

  • W obszarze ramki obrazu kliknij pozycję + / – obrazy.

  • W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk Dodaj.

  • W oknie dialogowym Wybieranie pliku przejdź do folderu, w którym znajduje się plik.

  • Zaznacz plik, który chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

  • W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk OK.

Uwaga: Do każdego elementu możesz załączyć wiele plików, w tym różne typy plików, takie jak dokumenty lub arkusze kalkulacyjne.

Dodawanie kontaktów z programu Microsoft Office Outlook 2007

Jeśli korzystasz z programu Office Outlook 2007, możesz dodać z niego kontakty lub właścicieli składników majątku bez konieczności ponownego wpisywania informacji.

  1. W formularzu Lista kontaktów kliknij pozycję Dodaj z programu Outlook.

  2. W oknie dialogowym Wybieranie nazw do dodania zaznacz nazwy, które chcesz dodać do bazy danych.

  3. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.

Wyświetlanie mapy adresu kontaktu

Jeśli dla danego kontaktu został wprowadzony adres, w formularzu Szczegóły kontaktu możesz wyświetlić mapę tej lokalizacji:

  • Kliknij pozycję Kliknij, aby zobaczyć mapę.

Wyświetlanie raportów

Baza danych Składniki majątku zawiera kilka raportów, w tym Wszystkie składniki majątku, Szczegóły składnika majątku, Wycofane składniki majątku, Książka adresowa kontaktów i inne. Aby wyświetlić raport:

  • W okienku nawigacji w obszarze Raporty kliknij dwukrotnie raport, który chcesz wyświetlić.

Możesz utworzyć własne raporty niestandardowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Tworzenie prostego raportu.

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×