Używanie korespondencji seryjnej do personalizowania listów wysyłek zbiorcze

Używanie korespondencji seryjnej do personalizowania listów wysyłek zbiorcze

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Gdy masz poczty masowej do wysłania do osób z Twojej listy adresowej, możesz utworzyć partię listów spersonalizowanych za pomocą korespondencji seryjnej. Każdą literą, który jest ma identyczne układ, formatowanie, tekstu i grafiki. Tylko wybrane sekcje litery różnią się i są spersonalizowanych.

Istnieją trzy pliki związanych z tworzeniem i drukowania listów przy użyciu procesu tworzenia korespondencji seryjnej:

  • Dokument główny
    ten dokument zawiera tekst i grafika (logo lub obrazu, na przykład), które są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu. Treść listu jest przykładem takiej samej zawartości.

  • Listy adresowej
    to źródło danych, które będzie używany do wypełniania informacji w liście. Lista adresowa zawiera nazwy, na przykład a dokumentu głównego jest listu, która zostanie rozwiązany nazwy na liście.

  • Scalonego dokumentu
    tego dokumentu jest kombinacją dokument główny i listy adresowej. Korespondencja seryjna pobiera informacje z listy adresowej i umieszcza go w dokumencie głównym, uzyskując spersonalizowanych listu dla każdej osoby.

Więcej informacji o sposobie działania korespondencji seryjnej liter w poniższym klipie wideo, który jest częścią kursu.

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.

Krok 1: Przygotowanie dokumentu głównego

Przed rozpoczęciem korespondencji seryjnej należy przygotować listu. Jeśli zezwalania osoby o zbliżającym się wydarzeniu, na przykład zawierać nazwy, daty, godziny i lokalizacji zdarzenia. Jest te szczegóły, które są ważne do wszystkich adresatów listu.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej, wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną > listy.

    W programie Word, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

  2. W Word wpisz treść listu (przykład następujące) chcesz wysłać do wszystkich.

    Przykładowy list w programie Word do etykietę na potrzeby korespondencji seryjnej.

Krok 2: Konfigurowanie listy adresowej

Na liście adresowej jest źródłem danych. Może być arkusz kalkulacyjny programu Excel, katalog kontaktów Outlook, bazy danych programu Access lub Office listy adresów. Zawiera rekordy tej Word użyto, aby pobierać informacje z tworzenia list.

Porady

  • Jeśli nie masz listy adresowej, możesz utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Przed rozpoczęciem procesu tworzenia korespondencji seryjnej zebrania wszystkich rekordów danych, a następnie dodaj je do źródła danych.

  • Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego programu Excel, upewnij się, że kolumnie kody pocztowe lub kody pocztowe sformatowaną jako tekst tak, aby nie utracić wszelkie zer.

  • Jeśli chcesz korzystać z kontaktów Outlook, upewnij się, że Outlook jest domyślnego programu poczty e-mail.

Krok 3: Łączenie listy adresowej do dokumentu głównego

Teraz możesz już przystąpić do otwierania źródła danych dla listy adresowej i połączyć go z list.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Wybierz adresatów, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

    Jako część korespondencji seryjnej programu Word, na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Wybierz adresatów, a następnie wybierz pozycję wpisz nową listę

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli nie masz listy adresowej, wybierz pozycję Wpisz nową listę i utworzyć.

      lub

    • Jeśli listy adresowej znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, Access bazy danych lub innego typu pliku danych, wybierz pozycję Użyj istniejącej listy. Następnie przejdź do odpowiedniej listy i wybierz polecenie Otwórz.

      lub

    • Jeśli korzystasz z kontaktów Outlook, wybierz pozycję Wybierz z kontaktów programu Outlook.

  3. Wybierz pozycję plik > Zapisz jako.

  4. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę pliku, a następnie wybierz przycisk Zapisz.


Edytuj listę adresatów

Jeśli jesteś tworzenia i drukowania listów dla wszystkich osób na liście, przejdź do "krok 4: Dodawanie spersonalizowanej zawartości do listu." Jeśli chcesz wysyłać listy osób, które mieszkają, na przykład w 20 mila zdarzenia, które przechowujesz, następnie zastosować filtr takich jak kod POCZTOWY lub kod pocztowy Aby zawęzić listę.

  1. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    Jako część korespondencji seryjnej programu Word, na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

  2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zaznacz pole wyboru obok nazwy każdej osoby, którą chcesz otrzymywać wiadomości e-mail.

    Wybierz wiersze, zaznaczając pole wyboru

W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej dostępne są opcje Dopracowywanie listy adresatów. Aby sortować i filtrować listę, aby ułatwić znajdowanie nazw i adresów są dwie opcje najczęściej używane.

W programie Word dokument korespondencji seryjnej, wybierz pozycję Edytuj adresatów i w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej w obszarze Dopracowywanie listy adresatów, wybierz odpowiednią opcję.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje zobacz Sortowanie i filtrowanie danych na potrzeby korespondencji seryjnej.

Krok 4: Dodawanie spersonalizowanej zawartości do listu

Dodawanie zawartości do listu, która będzie inna dla każdej z osób otrzymujących list — na przykład nazwisko i adres. Najważniejsze wskazówki dotyczące dodawania tych szczegółów jest Wstaw pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Blok adresu.

    Jako część korespondencji seryjnej programu Word, na karcie Korespondencja w grupie wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję blok adresu.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu wybierz format nazwy adresata, jak będzie wyglądał w liście.

    Opcje bloku adresu

  3. Wybierz pozycję OK.

    Uwaga : Aby wyświetlić wygląd adresu na liście w obszarze Podgląd wybierz pozycję Podgląd wyników. Wybierz pozycję Dalej Przycisk Następny rekord dla korespondencji seryjnej Podgląd wyników lub przycisk Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord dla korespondencji seryjnej Podgląd wyników rekord, aby poruszać się między rekordami w źródle danych.

  4. W grupie Wpisywanie i wstawianie wybierz pozycję Wiersz pozdrowienia.

    Jako część korespondencji seryjnej programu Word, na karcie Korespondencja w grupie wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Wiersz pozdrowienia.

  5. W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia wybierz format, który ma być używany.

  6. Wybierz przycisk OK, aby wstawić pole korespondencji seryjnej w liście.

  7. Wybierz pozycję plik > Zapisz w celu zachowania literą (przykład następujące) tworzenia korespondencji seryjnej.

    Przykładowy list korespondencji seryjnej w programie Word z pola "blok adresu" i "wiersz pozdrowienia".

Aby wstawić inne niestandardowe informacje w literę z listy adresowej, zobacz Dodawanie pola korespondencji seryjnej pojedynczo.


Sprawdź nazwy pól korespondencji seryjnej

Upewnij się, że Word znajduje nazwy i adresy w Twojej listy adresowej.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz Dopasowywanie pól.

    Porada : Pola korespondencji seryjnej można też otworzyć w oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu, używanego do dodać blok adresu do dokumentu głównego.

  2. W oknie dialogowym Dopasuj pola upewnij się, że pola rekordów, które są wyświetlane na liście pasują do nazw nagłówków kolumn rekordów w źródle danych listy adresowej.

    Okno dialogowe Dopasowywanie pól

    Uwaga : Istnieją dwie kolumny w oknie dialogowym. Lewa kolumna jest na przykład lista typowych nazw z rekordem dodatku business. Prawej kolumnie to nazwa pola dla typowych nazwy, która jest zamapowany do nagłówka kolumny w pliku źródła danych.

  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli pole nazwy nagłówków kolumn wyświetlana dopasowanie używanego rekordów w źródle danych listy adresowej, nie rób nic.

      lub

    • Jeśli (niepasujący) znajduje się nazwę pola, które spodziewasz się dopasuje nagłówek kolumny w źródle danych, wybierz strzałkę listy rozwijanej, a następnie wybierz nazwę pola w źródle danych listy adresowej. W razie potrzeby powtórz.

  4. Wybierz pozycję OK.


Formatowanie pól korespondencji seryjnej

Aby zmienić czcionkę, rozmiar lub odstępy Scalonej zawartości, wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, a następnie wprowadź odpowiednie zmiany.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Podgląd wyników wybierz Podgląd wyników, aby z wyników scalania wrócić do pól korespondencji seryjnej w listu.

    W programie Word, na karcie Korespondencja w grupie Podgląd wyników.

  2. Wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej.

    Zaznaczone pole Blok adresu

  3. Na karcie Narzędzia główne wybierz czcionkę i rozmiar czcionki, którego chcesz użyć.

    W programie Word, na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka wybierz czcionkę i rozmiar czcionki.

  4. Na karcie Układ strony (Word 2013 ) lub kartę Układ (Word 2016 ) wybierz odpowiednią wielkość odstępów.

    W programie Word na karcie Układ w grupie akapit Ustaw odstępy.

    Uwaga : Ponieważ Word traktuje każdego wiersza w bloku adresu jako akapit, można zmniejszyć odstępy między wierszami.

Krok 5. Wyświetlanie podglądu i drukowanie litery

  1. Wybierz pozycję Podgląd wyników, a następnie wybierz Następny Przycisk Następny rekord dla korespondencji seryjnej Podgląd wyników lub przycisk Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord dla korespondencji seryjnej Podgląd wyników rekordu aby upewnić się, że nazwy i adresy w treści listu wyglądają prawidłowo.

    Porada : Przechodzenie do początku listy, wybierz przycisk pierwszego rekordu Przycisk pierwszego rekordu korespondencji seryjnej Podgląd wyników i przejdź na koniec listy, wybierz przycisk ostatni rekord Ostatni przycisk Rejestruj dla korespondencji seryjnej Podgląd wyników .

  2. Wybierz pozycję Zakończ i scal > Drukuj dokumenty.

    Jako część korespondencji seryjnej programu Word, na karcie Korespondencja w grupie Kończenie, wybierz pozycję Zakończ i scal, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

Krok 6: Zapisywanie spersonalizowanych listu

Gdy zapiszesz dokument korespondencji seryjnej, go połączono listy adresowej, aby używać go do następnego masowej.


Aby ponownie użyć dokument korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz pozycję Tak, gdy Word zostanie wyświetlony monit o zachować połączenie.


Aby zmienić adresy w dokumencie korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz polecenie Edytuj listę adresatów do sortowania, filtrowania i wybierz konkretne adresy.

Więcej informacji

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×