Tworzenie udostępnionej skrzynki pocztowej

Współautorzy: Diane Faigel Nino Bilic
Ostatnia aktualizacja: 19 lipca 2017 r.

Tworzenie udostępnionych skrzynek pocztowych jest łatwe. Dzięki nim grupa osób może monitorować wiadomości e-mail i wysyłać je ze wspólnego adresu e-mail, takiego jak info@contoso.com. Gdy osoba z grupy odpowie na wiadomość wysłaną do udostępnionej skrzynki pocztowej, utworzona przez nią wiadomość jest wysyłana z udostępnionej skrzynki pocztowej, a nie z indywidualnej skrzynki tej osoby.

Udostępnione skrzynki pocztowe zawierają kalendarz udostępniony! Wiele małych firm lubi używać kalendarza udostępnionego jako miejsca, w którym wszyscy mogą wprowadzać swoje terminy. Jeśli na przykład masz trzech pracowników, którzy spotykają się z klientami, mogą oni wprowadzać swoje terminy w kalendarzu udostępnionym. W ten prosty sposób wszyscy zostają poinformowani, gdzie kto jest.

Tworzenie udostępnionej skrzynki pocztowej i dodawanie członków

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo. Instalowanie dodatku Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player lub programu Internet Explorer 9.
Klip wideo: tworzenie udostępnionej skrzynki pocztowej

Wypróbuj!

  1. Zaloguj się przy użyciu konta administratora usługi Office 365 na stronie https://portal.office.com/adminportal/home.

    Zaloguj się przy użyciu konta administratora usługi Office 365.

    Logowanie się do usługi Office 365 obsługiwanej przez firmę 21Vianet

  2. W centrum administracyjnym przejdź do pozycji Grupy > Udostępnione skrzynki pocztowe.

    Wybierz, aby otworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową
  3. Na stronie Dodaj skrzynkę pocztową wprowadź nazwę udostępnionej skrzynki pocztowej. Następnie kreator wybierze adres e-mail, ale można go edytować.

    Nadaj nazwę udostępnionej skrzynce pocztowej.

  4. Kliknij przycisk Dodaj. Może upłynąć kilka minut, zanim będzie możliwe dodanie członków.

  5. W obszarze Następne kroki wybierz pozycję Dodaj członków do tej skrzynki pocztowej. Członkowie to osoby, które będą mogły wyświetlać pocztę przychodzącą do tej udostępnionej skrzynki pocztowej oraz wychodzące odpowiedzi.

    Wybierz pozycję Dodaj członków

  6. Wybierz przycisk +Dodaj członków. Umieść znacznik wyboru obok osób, które mają używać tej udostępnionej skrzynki pocztowej, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

    Wybierz członków, których chcesz przypisać do udostępnionej skrzynki pocztowej.

  7. Wybierz pozycję Zamknij.

Gotowe! Teraz przejdź do następnego kroku: zezwól wszystkim użytkownikom na wyświetlanie wysłanych wiadomości e-mail.

Zezwalanie wszystkim na wyświetlanie wysłanych wiadomości e-mail (odpowiedzi)

Domyślnie wiadomości wysłane z udostępnionej skrzynki pocztowej nie są zapisywane w folderze Elementy wysłane tej skrzynki. Zamiast tego są zapisywane w folderach Elementy wysłane osób, które je wysłały.

Jeśli chcesz, aby wszyscy widzieli wysłane wiadomości e-mail, w centrum administracyjnym usługi Office 365 edytuj ustawienia udostępnionej skrzynki pocztowej i wybierz pozycję Elementy wysłane > Edytuj.

Wybierz pozycję Elementy wysłane > Edytuj.

Dodawanie udostępnionej skrzynki pocztowej do programu Outlook

Jeśli w firmie włączono funkcję automatycznego mapowania (jest ona włączona domyślnie), udostępniona skrzynka pocztowa pojawi się u użytkowników automatycznie w aplikacji Outlook po tym, gdy zamkną oni i ponownie uruchomią aplikację Outlook.

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz:

  • Otwieranie i używanie udostępnionej skrzynki pocztowej w programach Outlook 2016 i Outlook 2013

  • Otwieranie i używanie udostępnionej skrzynki pocztowej w aplikacji Outlook w sieci Web: Odpowiadanie przy użyciu współużytkowanego adresu (np. sprzedaz@contoso.com) PO RAZ PIERWSZY JEST KŁOPOTLIWE. Użytkownicy muszą korzystać z poniższego obejścia (ta usterka nie zostanie naprawiona):

    1. Otwórz aplikację Outlook w sieci Web i przejdź do udostępnionej skrzynki pocztowej.

    2. Otwórz wiadomość wysłaną na współużytkowany adres.

    3. Kliknij pozycję Odpowiedz.

    4. U dołu wiadomości kliknij strzałkę Więcej > Pokaż pole Od.

      Kliknij strzałkę Więcej, a następnie kliknij pozycję Pokaż pole Od

    5. Kliknij prawym przyciskiem myszy adres Od, na przykład hanna@weewalter.me, a następnie kliknij pozycję Usuń.

      Usuń alias z pola rozwijanego Od.

    6. Następnie wpisz współużytkowany adres, na przykład pomoc@contoso.com, i wyślij wiadomość. Przy następnym odpowiadaniu za pomocą udostępnionej skrzynki pocztowej jej adres zostanie wyświetlony jako opcja w polu rozwijanym Od.

      Alias udostępnionej skrzynki pocztowej zostanie wyświetlony w polu rozwijanym Od.

Używanie udostępnionej skrzynki pocztowej na urządzeniu przenośnym (telefonie lub tablecie)

Aby uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej na urządzeniu przenośnym, otwórz przeglądarkę, zaloguj się do usługi Office 365, a następnie przejdź do programu Outlook w sieci Web. Aby uzyskać instrukcje, zobacz Otwieranie i używanie udostępnionej skrzynki pocztowej w aplikacji Outlook w sieci Web na powyższej liście punktowanej. Z aplikacji Outlook w sieci Web można uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej.

Dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej nie można uzyskiwać z aplikacji Outlook zainstalowanej na urządzeniu przenośnym.

Korzystanie z kalendarza udostępnionego

Wolimy kalendarz udostępnionej skrzynki pocztowej od kalendarza programu SharePoint do śledzenia terminów i tego, gdzie przebywają poszczególne osoby. Kalendarz udostępniony jest zintegrowany z programem Outlook i generuje przypomnienia oraz znacznie łatwiej jest go utworzyć i używać niż kalendarza programu SharePoint.

  1. W aplikacji Outlook przejdź do widoku kalendarza i wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową.

    Wybierz widok kalendarza

  2. Po wprowadzeniu terminów wszystkie osoby będące członkami udostępnionej skrzynki pocztowej będą je widzieć.

Przesyłanie dalej wiadomości e-mail wysłanych do udostępnionej skrzynki pocztowej

  1. W centrum administracyjnym usługi Office 365 wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową, którą chcesz edytować.

  2. Wybierz pozycję Przesyłanie dalej poczty e-mail > Edytuj.

  3. Ustaw przełącznik w pozycji Włączone i wprowadź adres e-mail przesyłania dalej. Możesz wprowadzić tylko JEDEN adres e-mail. Może on być spoza organizacji, na przykład adres usługi Gmail, lub inna udostępniona skrzynka pocztowa.

  4. Wybierz pozycję Zapisz.

Wysyłanie odpowiedzi automatycznych z udostępnionej skrzynki pocztowej

  1. W centrum administracyjnym usługi Office 365 wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową, którą chcesz edytować.

  2. Wybierz pozycję Odpowiedzi automatyczne > Edytuj.

  3. Ustaw przełącznik w pozycji Włączone i określ, czy odpowiedź ma być wysyłana do osób w organizacji, czy do osób spoza organizacji. Wpisz treść wiadomości.

  4. Wprowadź odpowiedź, którą chcesz wysłać do osób w organizacji. Nie można dodawać obrazów, tylko tekst.

  5. Jeśli chcesz również wysłać odpowiedź do osób spoza organizacji, zaznacz pole wyboru określające, kto ma otrzymać odpowiedź, i wpisz odpowiedni tekst. Nie można wysłać odpowiedzi tylko do osób spoza organizacji i nie wysłać jej do osób w organizacji.

  6. Wybierz pozycję Zapisz.

Limit udostępnionej skrzynki pocztowej: 50 GB

W udostępnionej skrzynce pocztowej można przechować maksymalnie 50 GB danych bez przypisywania do niej licencji. Aby móc przechować więcej danych w skrzynce pocztowej, należy przypisać do niej licencję.

Po osiągnięciu limitu miejsca do magazynowania w udostępnionej skrzynce pocztowej będzie można przez pewien czas odbierać pocztę e-mail, ale nie będzie można wysyłać nowych wiadomości. Po tym czasie odbieranie poczty e-mail zostanie również zatrzymane. Osoby wysyłające wiadomości e-mail do takiej skrzynki pocztowej będą otrzymywały powiadomienie o niedostarczeniu.

Uniemożliwianie użytkownikom usuwania wiadomości z udostępnionej skrzynki pocztowej

Niestety nie można uniemożliwić usuwania wiadomości z udostępnionej skrzynki pocztowej. Załóżmy na przykład, że z udostępnionej skrzynki pocztowej korzysta pięć osób. Jedna z nich przeczytała wiadomość e-mail, a następnie ją usunęła. Spowodowało to usunięcie wiadomości e-mail dla wszystkich osób, nawet jeśli nie przeczytały one tej wiadomości. Jedynym sposobem obejścia tego problemu jest korzystanie z utworzonej grupy usługi Office 365 zamiast z udostępnionej skrzynki pocztowej.

Grupa w programie Outlook działa podobnie jak udostępniona skrzynka pocztowa. Aby uzyskać ich porównanie, zobacz Porównanie grup. Aby dowiedzieć się więcej o grupach, zobacz Więcej informacji o grupach. Zwróć uwagę zwłaszcza na sekcję Grupy w programie Outlook w dalszej części strony.

Co jeszcze należy wiedzieć o udostępnionych skrzynkach pocztowych

  • Nie musisz przypisywać licencji do udostępnionych skrzynek pocztowych o rozmiarze poniżej 50 GB.

  • Użytkownikom należy nadać uprawnienia (członkostwo) do korzystania z udostępnionych skrzynek pocztowych. Tylko osoby z organizacji mogą korzystać z udostępnionej skrzynki pocztowej.

  • Osobom spoza firmy (na przykład osobom z kontami Gmail) nie można udzielić dostępu do udostępnionej skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz to zrobić, lepszym rozwiązaniem może być utworzenie grupy dla programu Outlook. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Tworzenie grupy usługi Office 365 w centrum administracyjnym.

  • Dostępu do udostępnionych skrzynek pocztowych nie można uzyskiwać z programu Outlook dla komputerów Mac, telefonu iPhone ani systemu Android. Jeśli chcesz uzyskiwać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej przy użyciu jednego z tych urządzeń, użyj aplikacji Outlook w sieci Web.

  • Nie można szyfrować wiadomości e-mail wysyłanych z udostępnionej skrzynki pocztowej.

  • Skrzynki pocztowe użytkowników można konwertować na udostępnione skrzynki pocztowe. Zobacz Konwertowanie skrzynki pocztowej użytkownika na udostępnioną skrzynkę pocztową.

Rozwiązywanie problemów z tworzeniem udostępnionych skrzynek pocztowych

  • Komunikat o błędzie: Adres serwera proxy „smtp:<nazwa udostępnionej skrzynki pocztowej>” jest już wykorzystywany przez adresy serwera proxy lub LegacyExchangeDN użytkownika „<nazwa>”. Wybierz inny adres proxy.

    Ten problem występuje, gdy próbuje się nadać udostępnionej skrzynce pocztowej nazwę, która jest już używana. Załóżmy na przykład, że chcesz nadać udostępnionym skrzynkom pocztowym nazwy info@domena1 i info@domena2. Można to zrobić na dwa sposoby:

Jak działa automatyczne mapowanie z udostępnionymi skrzynkami pocztowymi

Automatyczne mapowanie ustawia się dla skrzynki pocztowej użytkownika, nie dla udostępnionej skrzynki pocztowej.

Oznacza to, że jeśli spróbujesz zarządzać tym, kto ma dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej, za pomocą grupy zabezpieczeń, automatyczne mapowanie nie będzie działać. Jeśli chcesz używać automatycznego mapowania, musisz jawnie przypisać uprawnienia.

Jak utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową w Centrum administracyjnym programu Exchange

Niektórzy klienci wykonują wszystkie czynności związane z zarządzaniem skrzynkami pocztowymi w Centrum administracyjnym programu Exchange. Oto instrukcje pozwalające utworzyć udostępnione skrzynki pocztowe za pomocą tego interfejsu.

Aby sprawdzić, jakie uprawnienia są niezbędne do wykonania tych czynności, zobacz sekcję „Skrzynki pocztowe użytkowników” w temacie Uprawnienia adresatów.

  1. Przejdź do pozycji Adresaci > Udostępnione > Dodaj.

  2. Wypełnij wymagane pola:

    • Nazwa wyświetlana

    • Adres e-mail

  3. Aby przyznać uprawnienia Pełny dostęp lub Wyślij jako, kliknij pozycję Dodaj, a następnie wybierz użytkowników, którym chcesz przyznać uprawnienia. Można użyć klawisza CTRL, aby wybrać wielu użytkowników. Nie masz pewności, jakich uprawnień należy użyć? Zobacz Jakich uprawnień należy użyć?.

    Uwaga : Uprawnienia Pełny dostęp umożliwiają użytkownikowi otwieranie skrzynki pocztowej, a także tworzenie i modyfikowanie zawartych w niej elementów. Uprawnienia Wyślij jako umożliwiają każdej osobie innej niż właściciel skrzynki pocztowej wysyłanie wiadomość e-mail z tej udostępnionej skrzynki pocztowej. Oba uprawnienia są wymagane do obsługi udostępnionej skrzynki pocztowej.

  4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany i utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową.

  1. Przejdź do pozycji Adresaci > Udostępnione > Edytuj.

  2. Kliknij pozycję Delegowanie skrzynki pocztowej.

  3. Aby przyznać lub odebrać uprawnienia Pełny dostęp lub Wyślij jako, kliknij pozycję Dodaj lub Usuń, a następnie wybierz użytkowników, którym chcesz przyznać lub odebrać uprawnienia.

    Uwaga : Uprawnienia Pełny dostęp umożliwiają użytkownikowi otwieranie skrzynki pocztowej, a także tworzenie i modyfikowanie zawartych w niej elementów. Uprawnienia Wyślij jako umożliwiają każdej osobie innej niż właściciel skrzynki pocztowej wysyłanie wiadomość e-mail z tej udostępnionej skrzynki pocztowej. Oba uprawnienia są wymagane do obsługi udostępnionej skrzynki pocztowej.

  4. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany.

  • Pełny dostęp: te uprawnienia umożliwiają użytkownikowi zalogowanie się do udostępnionej skrzynki pocztowej i działanie jako właściciel tej skrzynki pocztowej. Po zalogowaniu użytkownik może tworzyć elementy kalendarza; czytać, wyświetlać, usuwać i modyfikować wiadomości e-mail; tworzyć zadania i kontakty kalendarza. Użytkownik z uprawnieniami Pełny dostęp nie może jednak wysyłać wiadomości e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, chyba że ma również uprawnienia Wyślij jako lub Wyślij w imieniu.

  • Wyślij jako: te uprawnienia umożliwiają użytkownikowi personifikowanie udostępnionej skrzynki pocztowej przy wysyłaniu poczty. Na przykład, jeśli Andrzej zaloguje się do udostępnionej skrzynki pocztowej Dział marketingu i wyśle wiadomość e-mail, będzie ona wyglądać tak, jakby została wysłana przez dział marketingu.

    Jednak ten użytkownik nie będzie widzieć żadnych wiadomości e-mail wysyłanych do lub z udostępnionego adresu.

  • Wyślij w imieniu: te uprawnienia umożliwiają użytkownikowi wysyłanie wiadomości e-mail w imieniu udostępnionej skrzynki pocztowej. Na przykład, jeśli Tomasz zaloguje się do udostępnionej skrzynki pocztowej Recepcja — budynek 32 i wyśle wiadomość e-mail, będzie ona wyglądać tak, jakby została wysłana przez Tomasza w imieniu recepcji w budynku 32. Za pomocą Centrum administracyjnego programu Exchange nie można przyznać uprawnień Wyślij w imieniu — zamiast tego należy użyć polecenia cmdlet Set-Mailbox z parametrem GrantSendonBehalf.

Do tworzenia udostępnionych skrzynek pocztowych służy następujące polecenie cmdlet programu PowerShell: New-Mailbox.

W poniższym przykładzie pokazano, jak utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową Dział sprzedaży oraz przyznać do niej uprawnienia Pełny dostęp i Wyślij w imieniu grupie zabezpieczeń MarketingSG. Użytkownikom będącym członkami tej grupy zabezpieczeń zostaną przyznane te dwa uprawnienia do skrzynki pocztowej.

Uwaga : W tym przykładzie przyjęto założenie, że już utworzono grupę zabezpieczeń MarketingSG i włączono dla niej obsługę poczty. Zobacz Zarządzanie grupami zabezpieczeń z obsługą poczty.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Czy utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową, czy grupę usługi Office 365 dla programu Outlook?

Aby uzyskać wskazówki, zobacz Porównanie grup.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×