Tworzenie reguł organizatora zawartości w celu rozsyłania dokumentów

Tworzenie reguł organizatora zawartości w celu rozsyłania dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Sposób rozsyłania dokumentu jest określany w organizatorze zawartości na podstawie utworzonych przez Ciebie reguł. Reguły mogą opierać się na kombinacji typów zawartości i metadanych.

W tym artykule opisano tworzenie reguł organizowania i rozsyłania dokumentów lub rekordów. Funkcję rozsyłania dokumentów można włączyć w dowolnej witrynie programu SharePoint Enterprise.

Ważne : Najpierw musisz włączyć funkcję organizatora zawartości i skonfigurować organizatora w celu rozsyłania rekordów. Więcej informacji na temat konfigurowania organizatora zawartości znajdziesz w sekcji Zobacz też.

W tym artykule

Przed utworzeniem reguł: pierwsze kroki

Opis rozsyłania dokumentów

Tworzenie reguł rozsyłania dokumentów

Przed utworzeniem reguł: pierwsze kroki

Przed utworzeniem reguł rozsyłania dokumentów musisz wykonać kilka ważnych kroków.

  1. Uaktywnij funkcję organizatora zawartości.

  2. Utwórz biblioteki i foldery, do których mają być rozsyłane dokumenty. Możesz utworzyć foldery dla poszczególnych typów rozsyłanych dokumentów, na przykład bibliotekę tylko dla rekordów poczty e-mail lub arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu bibliotek, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.

  3. Typy zawartości muszą być skojarzone z dokumentami przeznaczonymi do rozsyłania. W ten sposób typ zawartości może się stać częścią kryteriów określających ostateczną lokalizację, w której jest przechowywany dokument.

Początek strony

Opis rozsyłania dokumentów

Dokumenty można rozsyłać do witryny centrum rekordów lub do dowolnej innej witryny programu SharePoint. Rozdzielnia dokumentów, która jest tworzona automatycznie podczas uaktywniania funkcji organizatora zawartości, stanowi domyślną lokalizację. Proces rozsyłania dokumentów składa się z kilku elementów:

  • Biblioteki i foldery docelowe    Menedżerowie zawartości stewards lub rekordów ręcznie utworzyć bibliotek i folderów, której powinny być kierowane dokumentów i wyznaczyć tych bibliotek bibliotek docelowych.

  • Typy zawartości witryny    Każdy dokument musi mieć typ zawartości, a użytkownicy mogą ręcznie dodać odpowiednie typy zawartości witryny do bibliotek docelowych.

  • Rozdzielnia dokumentów    Dokumenty, które nie pasują do reguły zawierają metadanych wymagane są wysyłane do Rozdzielnia dokumentów, aby użytkownicy mogli wprowadzać wymaganych metadanych. Lub organizatora zawartości można skonfigurować tak, aby wszystkie dokumenty przekazane tymczasowe są kierowane do Rozdzielnia dokumentów.

  • Lista reguł dokumentów    Lista ta jest kolekcją wszystkich reguł rozsyłania. Specjaliści ds. zawartości lub menedżerowie rekordów używają listy do tworzenia i wyświetlania reguł rozsyłania oraz do zarządzania nimi.

Poniższy diagram przedstawia sposób rozsyłania dokumentów i wiadomości e-mail spełniających określone kryteria oraz zwracania do rozdzielni tych dokumentów, w których brakuje informacji.

Rozsyłanie dokumentów przy użyciu organizatora zawartości. Kilka źródeł i dokumenty z brakującymi metadanymi, które są zwracane do rozdzielni dokumentów.

Początek strony

Tworzenie reguł rozsyłania dokumentów

Dla każdego typu rekordu dodawanego do listy Rozsyłanie rekordów podaj tytuł i opis rekordu. Określ też lokalizację w witrynie, w której jest przechowywany dany rekord. Aby wszystkie rekordy były rozsyłane do odpowiednich lokalizacji, możesz określić nazwy alternatywne dla typu rekordu.

Uwaga : Aby tworzyć reguły rozsyłania dokumentów, należy mieć co najmniej uprawnienia właściciela witryny.

  1. Przejdź do witryny, dla której chcesz utworzyć reguły organizatora zawartości.

  2. W panelu szybkiego uruchamiania kliknij pozycję Więcej, aby wyświetlić opcje zawartości witryny.

  3. Na pasku menu Aplikacje kliknij pozycję Ustawienia.

  4. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Administracja witryną kliknij pozycję Reguły organizatora zawartości.

  5. Na stronie Reguły organizatora zawartości w obszarze Kliknij, aby dodać nowy element kliknij pozycję Dodaj.

  6. W sekcji Nazwa reguły wpisz nazwę opisującą warunki i akcje reguły.

  7. W sekcji Stan i priorytet reguły wybierz pozycję Aktywne, aby reguła była stosowana do zawartości przychodzącej. Następnie wybierz priorytet określający sposób rozsyłania zawartości zgodnej z więcej niż jedną regułą organizatora zawartości.
    Jeśli reguła nie ma być stosowana do zawartości przychodzącej, wybierz pozycję Nieaktywne.

  8. W sekcji Typ zawartości przesyłania skojarz regułę z typem zawartości. Dzięki temu elementy przesyłane do organizatora będą oznaczane etykietami z wybranym typem zawartości, a właściwości użyte w warunkach reguły będą identyfikowane.

    • Wybierz odpowiednią grupę zawartości. Wybrana grupa określa typy zawartości, które będą dostępne w następnym kroku.

    • Wybierz odpowiedni typ zawartości.

    • Jeśli wybranego typu zawartości zawiera pod inną nazwą w innej witrynie programu SharePoint, zaznacz pole wyboru w obszarze nazwy alternatywne. Następnie wpisz nazwę, która jest używana w innej witrynie w dostępnym polu i kliknij przyciskDodaj. Na liście poniżej są wyświetlane nazwy alternatywny typów zawartości.

  9. W sekcji Warunki wybierz warunki, z którymi muszą być zgodne właściwości przesyłanych elementów dla danej reguły. Można na przykład ustalić, że reguła ma być stosowana do wszystkich dokumentów mających w tytule wyraz „budżet”. Więcej warunków można dodać, klikając łącze Dodaj inny warunek.

    Uwaga : Właściwości dostępne na liście rozwijanej właściwość różne w zależności od typu zawartości wybranego w kroku 6.

  10. W sekcji Lokalizacja docelowa wpisz lokalizację, w której zostanie umieszczona zawartość zgodna z regułą. Zaznacz pole wyboru Automatycznie utwórz folder, aby zgrupować w folderach podobne dokumenty. Jeśli na przykład na podstawie danej właściwości jest wyświetlana lista wszystkich dokumentów związanych z projektami w organizacji, możesz wymusić w organizatorze tworzenie osobnego folderu dla każdego projektu.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×