Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego

Tworzenie raportu pogrupowanego lub podsumowującego

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Informacje są zwykle bardziej zrozumiałe, jeśli zostaną podzielone na grupy, na przykład raport sprzedaży grupujący wyniki według regionów pozwala wychwycić trendy, które w innym układzie danych mogłyby pozostać niezauważone. Ponadto umieszczenie podsumowań (na przykład sum lub średnich) na końcu każdej grupy pozwala uniknąć żmudnych obliczeń, które trzeba byłoby wykonać samodzielnie z użyciem kalkulatora.

Program Access ułatwia pracę z raportami pogrupowanymi. Przy użyciu Kreatora raportów można tworzyć proste raporty pogrupowane, grupować i sortować dane w istniejących raportach, a także modyfikować określone wcześniej opcje grupowania i sortowania.

Uwaga :  Ten artykuł nie dotyczy aplikacji sieci Web programu Access, czyli baz danych projektowanych przy użyciu programu Access i publikowanych w trybie online.

W tym artykule

Tworzenie szybkiego raportu pogrupowanego lub posortowanego

Generowanie nowego raportu pogrupowanego przy użyciu Kreatora raportów

Dodawanie lub modyfikowanie grupowania i sortowania w istniejącym raporcie

Tworzenie szybkiego raportu pogrupowanego lub posortowanego

Nawet jeśli nie masz doświadczenia w pracy z raportami pogrupowanymi, możesz szybko utworzyć prosty raport przy użyciu następującej procedury:

  1. W okienku nawigacji zaznacz tabelę lub kwerendę zawierającą rekordy, które mają się znaleźć w raporcie.

  2. Na karcie Tworzenie kliknij pozycję Raport.

    W programie Access zostanie utworzony prosty raport tabelaryczny, który następnie zostanie wyświetlony w widoku układu. Jeśli raport zawiera wiele pól, prawdopodobnie zajmie kilka stron. Przed zastosowaniem grupowania i sortowania może być konieczna zmiana rozmiaru kolumn (i usunięcie niechcianych kolumn), tak aby raport mieścił się na szerokości strony. Aby usunąć kolumnę, kliknij ją prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij pozycję Usuń kolumnę.

  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę, według której chcesz grupować lub sortować wartości, a następnie kliknij pozycję Grupuj według [nazwa pola] lub kliknij jedną z opcji Sortuj. Aby na przykład pogrupować wartości według kolumny Priorytet, kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę Priorytet, a następnie kliknij pozycję Grupuj według Priorytet.

    Po zastosowaniu grupowania pole grupowania jest przenoszone do pierwszej kolumny po lewej stronie, a pozostałe kolumny są grupowane według niej. W niektórych przypadkach do sekcji Stopka raportu jest dodawana suma końcowa.

  4. Opcjonalnie możesz wyświetlać i dostosowywać grupowania i opcje sortowania, wykonując procedurę opisaną w sekcji Dodawanie lub modyfikowanie grupowania i sortowania w istniejącym raporcie.

Generowanie nowego raportu pogrupowanego przy użyciu Kreatora raportów

Kreator raportów przedstawiono szereg pytań, a następnie generuje raport na podstawie udzielonych odpowiedzi. Między innymi jest wyświetlany monit o wprowadzenie pola lub pól za pomocą grupowania danych w raporcie. Po utworzeniu raportu można użyć go jako-jest lub zmodyfikować w celu dostosowania potrzeb. Przed rozpoczęciem przy użyciu Kreatora raportów, musisz decyduje źródła danych.

Uruchamianie Kreatora raportów

  1. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję Kreator raportów.

    Zostanie uruchomiony Kreator raportów.

    Wybór pól w Kreatorze raportów

  2. Kliknij listę rozwijaną Tabele/kwerendy i wybierz z niej tabelę lub kwerendę zawierającą pola, które mają się znaleźć w raporcie.

  3. Kliknij dwukrotnie pola na liście Dostępne pola, aby je wybrać.

    Pola te zostaną przeniesione na listę Wybrane pola. Można także klikać przyciski znajdujące się między polem Dostępne pola a polem Wybrane pola, co pozwala dodać lub usunąć wybrane pole albo dodać lub usunąć wszystkie pola.

  4. Aby umieścić w raporcie również pola z innej tabeli lub kwerendy, kliknij ponownie listę rozwijaną Tabele/kwerendy i wybierz inną tabelę lub kwerendę, a następnie kontynuuj dodawanie pól.

  5. Po zakończeniu dodawania pól kliknij przycisk Dalej.

Grupowanie rekordów w Kreatorze raportów

Grupowanie pozwala rozmieścić rekordy w grupach, na przykład według regionów lub sprzedawców. Grupy można zagnieżdżać, co pozwala w łatwy sposób identyfikować relacje między grupami oraz szybko znaleźć potrzebne informacje. Grupowania można także używać do obliczania wartości podsumowujących, takich jak sumy i wartości procentowe.

Gdy raport dotyczy więcej niż jednej tabeli, kreator sprawdza relacje między nimi i ustala możliwe sposoby przedstawienia informacji.

  1. Na stronie Kreatora raportów z pytaniem Czy chcesz dodać jakieś poziomy grupowania? kliknij jedną z nazw pól na liście, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  2. Aby dodać poziomy grupowania, na liście kliknij dwukrotnie dowolne nazwy pól w celu dodania ich do raportu.

    Można także usunąć poziom grupowania, klikając go dwukrotnie na podglądzie strony w prawej części okna dialogowego. Poziomy grupowania można również dodawać i usuwać przy użyciu przycisków strzałek w prawo i w lewo. Przyciski strzałek w górę i w dół służą do zmieniania priorytetu poziomu grupowania. W tym celu należy zaznaczyć poziom grupowania i kliknąć odpowiedni przycisk priorytetu. Program Access doda każdy poziom grupowania i wyświetli go jako zagnieżdżony w jego nadrzędnym poziomie grupowania.

    Dodawanie poziomów grupowania w Kreatorze raportów

  3. Kliknij przycisk Opcje grupowania, aby wyświetlić okno dialogowe Interwały grupowania.

    Interwały grupowania w Kreatorze raportów

  4. Opcjonalnie dla każdego pola poziomu grupowania wybierz interwał grupowania.

    Interwał grupowania pozwala dostosować, jak mają być grupowane rekordy. Na poprzedniej ilustracji rekordy są grupowane według pola DataWysyłki, które jest źródłem danych Data/Godzina typu. Kreator raportów oferuje opcje odpowiednie dla typ pola na liście Interwały grupowania. W związku z tym ponieważ DataWysyłki jest typu Data/Godzina, można wybrać grupowanie według rzeczywistej wartości (Normalny ) rok, Kwartał, miesiąca, tygodnia, dnia, godziną i minutami. W przypadku pola Typ danych tekst, można wybrać grupowanie według całej wartości pola (Normalny ) lub prawdopodobnie w pierwszym do pięciu znaków. W przypadku typu danych liczbowych można grupować według wartości (Normalny ) lub według określonych zakresów.

    Po wybraniu interwału grupowania kliknij przycisk OK.

  5. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do następnej strony kreatora.

Sortowanie i sumowanie rekordów

Rekordy można sortować według maksymalnie czterech pól w porządku rosnącym albo malejącym.

  1. Kliknij pierwszą z list rozwijanych, a następnie wybierz pole, według którego chcesz posortować rekordy.

    Kliknięcie przycisku po prawej stronie listy powoduje przełączenie między porządkiem rosnącym i malejącym (porządek domyślny to Rosnąco). Opcjonalnie można dodać trzy dodatkowe pola sortowania, klikając drugą, trzecią i czwartą listę rozwijaną.

    Porządek sortowania w Kreatorze raportów

  2. Kliknij przycisk Opcje podsumowania, jeśli chcesz podsumować dowolne pola liczbowe.

    Zwróć uwagę, że przycisk Opcje podsumowania jest widoczny tylko wtedy, gdy w sekcji Szczegóły tworzonego raportu występuje co najmniej jedno pole liczbowe. Kreator wyświetli dostępne pola liczbowe.

    Opcje podsumowania w Kreatorze raportów

  3. Zaznacz pole wyboru dla wybranej funkcji Suma, Średnia, minimum lub Maksimum , aby umieścić jej wynik w stopce grupy.

    Można także wybrać pokazywanie szczegółów i podsumowania albo pokazywanie tylko podsumowania. W drugim przypadku zostaną pokazane sumy całkowite dla każdej wartości pola DataWysyłki (jeśli na przykład zostanie zaznaczone pole wyboru w kolumnie Suma), ale szczegóły zamówień zostaną pominięte. Można również wybrać pokazywanie udziałów procentowych sum w obliczonych sumach całkowitych.

  4. Kliknij przycisk OK.

  5. Wykonaj instrukcje wyświetlane na pozostałych stronach Kreatora raportów. Na ostatniej stronie można zmodyfikować tytuł raportu. Ten tytuł będzie wyświetlany na pierwszej stronie raportu, a ponadto program Access użyje go jako nazwy dokumentu podczas zapisywania raportu. Później będzie można zmienić zarówno tytuł, jak i nazwę dokumentu.

  6. Kliknij przycisk Zakończ. Program Access automatycznie zapisze raport i wyświetli go w widoku Podgląd wydruku, który umożliwia ocenę, jak będzie wyglądać raport po wydrukowaniu.

Przyciski nawigacyjne u dołu okienka podglądu pozwalają wyświetlać kolejne strony raportu lub przejść do określonej strony. Możesz kliknąć dowolny z przycisków nawigacyjnych lub wpisać numer strony, którą chcesz wyświetlić, i nacisnąć klawisz ENTER.

W widoku Podgląd wydruku można powiększyć raport, aby obejrzeć szczegóły, lub pomniejszyć, aby ocenić rozmieszczenie danych na stronie. Umieść wskaźnik myszy w obszarze raportu i kliknij raz. Kliknij ponownie, aby cofnąć efekt powiększenia. Można także użyć kontrolki powiększenia na pasku stanu.

Dodawanie lub modyfikowanie grupowania i sortowania w istniejącym raporcie

Ta sekcja zawiera informacje dotyczące wprowadzania i modyfikowania ustawień sortowania i grupowania w istniejącym raporcie.

Dodawanie grupowania, sortowania i podsumowań

Proste operacje sortowania, grupowania i podsumowania można wykonywać, klikając pole prawym przyciskiem myszy w widoku układu, a następnie wybierając odpowiednią operację z menu skrótów. Aby przełączyć się na widok układu, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij polecenie Widok układu.

Uwaga : Chociaż instrukcje przedstawione w tej sekcji nie wymagają korzystania bezpośrednio z okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie warto je otworzyć i obserwować, jak zmienia się podczas pracy. Pozwoli to lepiej poznać zasady działania programu Access i ułatwi wprowadzanie dodatkowych zmian w raporcie za pomocą okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie. Aby wyświetlić okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie:

  • Na karcie Projektowanie w grupie Grupowanie i sumy kliknij pozycję Grupuj i sortuj.

Sortowanie według pojedynczego pola

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną wartość w polu, według którego chcesz sortować wartości.

  • W menu skrótów kliknij odpowiednie polecenie sortowania. Aby na przykład posortować wartości pola tekstowego w porządku rosnącym, kliknij polecenie Sortuj od A do Z. Aby posortować wartości pola liczbowego w porządku malejącym, kliknij polecenie Sortuj od największych do najmniejszych.

Program Access posortuje raport zgodnie z wybranym poleceniem. Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie jest otwarte, można zobaczyć, że został dodany nowy wiersz Sortuj według dla tego pola.

Sortowanie według wielu pól

Uwaga : Po zastosowaniu sortowania, klikając prawym przyciskiem myszy pole w widoku układu, można sortować tylko jedno pole jednocześnie. Zastosowanie sortowania według innego pola spowoduje usunięcie sortowania według pierwszego pola. To różni się od sortowania w formularzach, w którym sortowanie wielu zamówień można ustalić klikając kolejno poszczególne pola i wybranie sortowania kolejność chcesz. Aby utworzyć wiele poziomów sortowania, zobacz sekcję, Dodaj grupowanie, sortowanie i podsumowań za pomocą w okienku Grupowanie, sortowanie i sumy.

Grupowanie według wartości pola

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną wartość w polu, według którego chcesz grupować wartości.

  • W menu skrótów kliknij polecenie Grupuj według.

Program Access doda poziom grupowania i utworzy dla niego nagłówek grupy. Jeśli okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie jest otwarte, zostanie w nim dodany nowy wiersz Grupuj według dla pola.

Dodawanie podsumowania do pola

Ta opcja pozwala obliczyć sumę, średnią, liczbę wystąpień lub inną funkcję agregującą dla wartości w polu. Na końcu raportu zostanie dodana suma końcowa, a do każdej grupy w raporcie zostaną dodane sumy dla grup.

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną wartość w polu, które chcesz podsumować.

  • Kliknij polecenie Suma.

  • Kliknij operację, którą chcesz wykonać: Suma, Średnia, Licz rekordy (aby policzyć wszystkie rekordy), Licz wartości (aby policzyć tylko rekordy z wartością w tym polu), Maksimum, Minimum, Odchylenie standardowe lub Wariancja.

W stopce raportu zostanie umieszczona kontrolka obliczeniowa pola tekstowego, tworząca sumę końcową. Ponadto jeśli raport ma zdefiniowane poziomy grupowania, zostaną dodane stopki grup (o ile nie zostały dodane wcześniej), a w każdej stopce zostanie umieszczona suma.

Uwaga : Sumy można także dodać, klikając pole, które ma zostać podsumowane, a następnie klikając przycisk Sumy w grupie Grupowanie i sumy na karcie Projektowanie.

Dodawanie grupowania, sortowania i podsumowania przy użyciu okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie

Praca w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie zapewnia największą elastyczność podczas dodawania oraz modyfikowania opcji grup, porządków sortowania i sumowania w raporcie. Również w tym wypadku najwygodniej jest posługiwać się widokiem układu, ponieważ pozwala on natychmiast ocenić, jak wprowadzone zmiany wpływają na wygląd danych.

Wyświetlanie okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie

  • Na karcie Projektowanie w grupie Grupowanie i sumy kliknij pozycję Grupuj i sortuj.

    Zostanie wyświetlone okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie.

Okienko Grupowanie, sortowanie i sumowanie

Aby dodać nowy poziom sortowania lub grupowania, kliknij przycisk Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie.

W okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie pojawi się nowy wiersz i zostanie wyświetlona lista dostępnych pól.

Lista pól w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie

Aby wprowadzić wyrażenie, możesz kliknąć jedną z nazw pól lub pozycję wyrażenie poniżej listy pól. Po wybraniu pola lub wprowadzeniu wyrażenia program Access doda do raportu poziom grupowania. Dane wyświetlane w widoku układu zmienią się automatycznie, uwzględniając grupowanie lub porządek sortowania.

Aby uzyskać więcej informacji o tworzeniu wyrażeń zobacz artykuł Tworzenie wyrażenia.

Uwagi : 

  • Jeśli istnieje już kilka sortowania lub grupowania poziomów zdefiniowana, może być konieczne przewinięcie strony w dół w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie zanim zostaną wyświetlone przyciski Dodaj grupę lub Dodaj sortowanie.

  • W raporcie można zdefiniować do dziesięciu poziomów grupowania i sortowania.

Zmienianie opcji grupowania

Dla każdego poziomu sortowania i grupowania są dostępne opcje, które można modyfikować, aby osiągnąć zamierzony rezultat.

Opcje grupowania

  • Aby wyświetlić wszystkie opcje dla poziomu grupowania lub sortowania, kliknij przycisk Więcej na poziomie, który chcesz zmienić.

    Opcje grupowania (rozwinięte)

  • Aby ukryć opcje, kliknij przycisk Mniej.

Porządek sortowania    Aby zmienić porządek sortowania, kliknij listę rozwijaną porządków sortowania, a następnie kliknij odpowiednią opcję.

Interwał grupowania    To ustawienie określa sposób grupowania rekordów. Jest na przykład możliwe grupowanie wartości według pierwszego znaku w polu tekstowym. Wszystkie wartości zaczynające się literą „A” utworzą wówczas jedną grupę, wartości zaczynające się literą „B” — drugą grupę i tak dalej. W przypadku pola daty można grupować według dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, można także wprowadzić interwał niestandardowy.

Sumy    Aby dodać podsumowania, kliknij tę opcję. Podsumowania mogą dotyczyć wielu pól, a także można obliczać różnego rodzaju podsumowania dla tego samego pola.

Okno podręczne Sumy

  • Kliknij strzałkę listy rozwijanej Suma i wybierz pole, które ma zostać podsumowane.

  • Kliknij strzałkę listy rozwijanej Typ i wybierz typ obliczeń, które mają być wykonywane.

  • Zaznacz pole wyboru Pokaż sumę końcową, aby dodać sumę końcową na końcu raportu (w stopce raportu).

  • Zaznacz pole wyboru Pokaż sumy grup jako procent sumy końcowej, aby dodać w stopce grupy kontrolkę, w której będzie obliczana wartość procentowa sumy końcowej dla każdej grupy.

  • Zaznacz pole wyboru Pokaż w nagłówku grupy lub Pokaż w stopce grupy, aby wyświetlić sumę w odpowiednim miejscu.

Po ustawieniu wszystkich opcji pola można powtórzyć całą procedurę dla innego pola, wybierając je z listy rozwijanej Suma. Kliknięcie na zewnątrz okna podręcznego Sumy spowoduje jego zamknięcie.

Tytuł    Tutaj można zmienić tytuł podsumowywanego pola. Ten tytuł jest używany w nagłówku kolumny i jako etykieta pola podsumowania w nagłówku i w stopce.

Aby dodać lub zmodyfikować tytuł:

  • Kliknij niebieski tekst po prawej stronie tekstu z tytułem.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Powiększenie.

  • Wpisz nowy tytuł w oknie dialogowym i kliknij przycisk OK.

Z sekcją nagłówka/bez sekcji nagłówka    To ustawienie pozwala dodawać lub usuwać sekcję nagłówka poprzedzającą każdą grupę. Dodanie sekcji nagłówka spowoduje automatyczne przeniesienie pola grupowania do nagłówka. Podczas usuwania sekcji nagłówka zawierającej kontrolki inne niż pole grupowania zostanie wyświetlona prośba o potwierdzenie usunięcia tych kontrolek.

Z sekcją stopki/bez sekcji stopki    To ustawienie pozwala dodawać lub usuwać sekcję stopki, która występuje na końcu każdej grupy. Podczas usuwania sekcji stopki, która zawiera kontrolki, zostanie wyświetlona prośba o potwierdzenie usunięcia tych kontrolek.

Cała grupa na jednej stronie    To ustawienie określa rozmieszczenie grup na stronie podczas drukowania raportu. Najlepiej jest drukować każdą grupę na jednej stronie, aby poprawić czytelność raportu. Najczęściej wymaga to jednak większej ilości papieru, ponieważ większość stron nie będzie zadrukowana w całości.

  • Nie zachowuj całej grupy na jednej stronie    Użyj tej opcji, jeśli podział grup na strony podczas drukowania nie ma znaczenia. Grupa licząca na przykład 30 pozycji może zostać wtedy wydrukowana w taki sposób, że pierwsze 10 pozycji znajdzie się u dołu strony, a pozostałe 20 na początku następnej strony.

  • Zachowaj całą grupę na jednej stronie    Użycie tej opcji minimalizuje liczbę podziałów strony w grupie. Jeśli pozostałe na stronie miejsce nie wystarcza dla całej grupy, to pozostanie puste, a grupa zostanie umieszczona na następnej stronie. Duże grupy w dalszym ciągu będą zajmować wiele stron, ale zastosowanie tej opcji zminimalizuje liczbę podziałów strony wewnątrz grupy.

  • Zachowaj nagłówek i pierwszy rekord razem na jednej stronie    Ta opcja zapobiega drukowaniu samego nagłówka grupy u dołu strony. Jeśli nie wystarczy miejsca do wydrukowania co najmniej jednego wiersza danych poniżej nagłówka, grupa rozpocznie się na następnej stronie.

Zmienianie priorytetów poziomów grupowania i sortowania

Aby zmienić priorytet grupowania lub poziom sortowania, kliknij wiersz w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie, a następnie kliknij strzałkę w górę lub strzałkę w dół po prawej stronie wiersza.

Usuwanie poziomów grupowania lub sortowania

Aby usunąć poziom grupowania lub sortowania, w okienku Grupowanie, sortowanie i sumowanie kliknij wiersz, który ma zostać usunięty, a następnie naciśnij klawisz DELETE albo kliknij przycisk Usuń po prawej stronie wiersza. Jeśli pole grupowania znajdowało się w nagłówku lub stopce grupy, po usunięciu poziomu grupowania program Access przeniesie je do sekcji Szczegóły raportu. Wszelkie inne kontrolki, które były w nagłówku lub stopce grupy, zostaną usunięte.

Tworzenie raportu podsumowującego (bez szczegółowych informacji)

Jeśli raport ma przedstawiać tylko sumy (informacje z wierszy nagłówków i stopek), na karcie Projektowanie w grupie Grupowanie i sumy kliknij pozycję Ukryj szczegóły. Spowoduje to ukrycie rekordów na niższym poziomie grupowania, dzięki czemu prezentacja danych podsumowujących będzie znacznie bardziej zwarta. Mimo ukrycia rekordów kontrolki z ukrytych sekcji nie zostaną usunięte. Ponowne kliknięcie przycisku Ukryj szczegóły spowoduje przywrócenie wierszy szczegółów w raporcie.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×