Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel

Korespondencja seryjna umożliwia tworzenie wielu dokumentów naraz. Takie dokumenty mają jednakowe ustawienia układu i formatowania oraz tekst i grafikę. Tylko określone sekcje poszczególnych dokumentów są różne. Można je spersonalizować odpowiednio do potrzeb. Korzystając z korespondencji seryjnej, w programie Word można zbiorczo tworzyć etykiety, listy, koperty i wiadomości e-mail. Z przygotowaniem korespondencji seryjnej są związane trzy dokumenty:

  • Dokument główny

  • Źródło danych

  • Scalony dokument

Więcej informacji o używaniu danych z programu Excel na potrzeby korespondencji seryjnej można znaleźć w poniższym filmie, który jest częścią kursu szkoleniowego — Trudniejsze zagadnienia dotyczące korespondencji seryjnej

Krok 1. Przygotowanie danych korespondencji seryjnej w programie Excel

Najważniejszym etapem tworzenia korespondencji seryjnej jest konfigurowanie i przygotowywanie dla niej danych. Źródłem danych listy adresatów jest arkusz kalkulacyjny programu Excel.

Poniższe porady ułatwiają przygotowywanie danych korespondencji seryjnej. Upewnij się, że spełnione są następujące warunki:

  • Nazwy kolumn w arkuszu kalkulacyjnym muszą odpowiadać nazwom pól, które chcesz wstawić w korespondencji seryjnej. Aby na przykład zwracać się do czytelników dokumentu przy użyciu ich imion, musisz utworzyć oddzielne kolumny z imionami i nazwiskami.

  • Wszystkie dane do scalenia muszą się znajdować w pierwszym arkuszu.

  • Dane obejmujące wartości procentowe, waluty i kody pocztowe muszą być odpowiednio sformatowane w arkuszu kalkulacyjnym, aby program Word mógł je poprawnie odczytać.

  • Arkusz kalkulacyjny programu Excel używany w korespondencji seryjnej musi być zapisany na komputerze lokalnym.

  • Wprowadź wszystkie zmiany i uzupełnienia przed połączeniem arkusza kalkulacyjnego z dokumentem korespondencji seryjnej w programie Word.

Uwagi : 

Krok 2. Rozpoczynanie tworzenia korespondencji seryjnej

  1. W programie Word wybierz pozycję Plik > Nowy > Pusty dokument.

  2. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz rodzaj scalania, którego chcesz użyć.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz polecenie Rozpocznij korespondencję seryjną, a także listę dostępnych opcji dla typu korespondencji seryjnej, którą chcesz rozpocząć.

  3. Kliknij pozycję Wybierz adresatów > Użyj istniejącej listy.

    Zrzut ekranu karty Korespondencja w programie Word przedstawiający polecenie Wybierz adresatów z wybraną opcją Użyj istniejącej listy.

  4. Zaznacz odpowiedni arkusz kalkulacyjny programu Excel i wybierz przycisk Otwórz.

  5. Jeśli w programie Word zostanie wyświetlone zapytanie, wybierz pozycję Arkusz1$ > OK.

    Uwaga : Arkusz kalkulacyjny programu Excel zostanie połączony z dokumentem korespondencji seryjnej tworzonym w programie Word.


Edytowanie listy adresowej

Możesz ograniczyć listę adresatów.

  1. Wybierz pozycję Edytuj listę adresatów.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Edytuj listę adresatów.

  2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej wyczyść pole wyboru obok każdej osoby, do której nie chcesz wysyłać korespondencji.

    Wybierz wiersze, zaznaczając pole wyboru

    Uwaga : Aby ułatwić wyszukiwanie nazw i adresów, możesz skorzystać z opcji sortowania i filtrowania listy. Więcej informacji na temat sortowania i filtrowania znajdziesz w temacie Sortowanie i filtrowanie danych korespondencji seryjnej.

Krok 3. Wstawianie pola korespondencji seryjnej

Wstawiając pola korespondencji seryjnej, możesz pobierać odpowiednie informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu.

Wstawianie bloku adresu dla koperty, etykiety, wiadomości e-mail lub listu

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Blok adresu.

    Pole korespondencji Wstawianie bloku adresu

  2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu wybierz format imienia i nazwiska adresata, jaki ma się pojawić na kopercie.

    Opcje bloku adresu

  3. Wybierz pozycję OK.

  4. Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Wstawianie wiersza pozdrowienia w wiadomości e-mail lub liście

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Wiersz pozdrowienia.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz wyróżnione polecenie Wiersz pozdrowienia.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia wykonaj następujące czynności:

    • W obszarze Wiersz pozdrowienia zmień to pozdrowienie lub zostaw ustawienie domyślne (Sz. P.) oraz dostosuj format nazwy adresata oraz końcowy znak interpunkcyjny (domyślnie jest to przecinek).

    • W obszarze Wiersz pozdrowienia w przypadku braku nazw adresatów wybierz opcję z listy pozdrowień.

  3. Wybierz pozycję OK.

  4. Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Wstawianie danych z arkusza kalkulacyjnego w wiadomości e-mail lub liście

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól wybierz pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej w obszarze Pola wybierz nazwę pola (nazwę kolumny w arkuszu kalkulacyjnym), a następnie wybierz pozycję Wstaw.

  3. W razie potrzeby powtórz krok 2. Po wstawieniu wszystkich pól wybierz pozycję Zamknij.

  4. Wybierz pozycje Plik > Zapisz.

Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania pól z arkuszy kalkulacyjnych do dokumentu korespondencji seryjnej, zobacz Wstawianie pól korespondencji seryjnej. Jeśli natomiast chcesz poznać inne opcje konfigurowania wiadomości e-mail, zobacz Seryjna poczta e-mail w programie Word.

Krok 4. Wyświetlanie podglądu korespondencji seryjnej i kończenie konfiguracji

Gdy wstawisz wszystkie pola korespondencji seryjnej, możesz wyświetlić podgląd rezultatów, aby upewnić się, że informacje są wyświetlane prawidłowo. Następnie możesz zakończyć proces scalania.

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Podgląd wyników.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz grupę Podgląd wyników.

  2. Wybierając przyciski Następny Przycisk Następny rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej i Poprzedni Przycisk Poprzedni rekord do wyświetlania podglądu wyników korespondencji seryjnej , możesz przechodzić pomiędzy rekordami źródła danych, aby zobaczyć, jak zostaną wyświetlone w dokumencie.

  3. W grupie Kończenie wybierz pozycję Zakończ i scal, a następnie wybierz pozycję Drukuj dokumenty lub Wyślij wiadomości e-mail.

    Zrzut ekranu przedstawiający kartę Korespondencja w programie Word oraz polecenie Zakończ i scal, a także jego opcje.

Krok 5. Zapisywanie korespondencji seryjnej

Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony ze źródłem danych. Możesz korzystać z niego w przyszłych korespondencjach seryjnych.

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz przycisk Tak, gdy w programie Word zostanie wyświetlony monit o zachowanie połączenia.

Zobacz też

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×