Tworzenie i stosowanie zasad zarządzania informacjami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Zasady zarządzania informacjami pozwalają kontrolować, kto może uzyskać dostęp do informacji organizacyjnych, co on może robić oraz jak długo, aby zachować je. Zasady może pomóc w Wymuszanie zgodności z przepisami prawnymi i rządowych lub wewnętrznych procesów biznesowych. Jako administrator możesz skonfigurować zasady, aby kontrolować, jak śledzić dokumenty, kto ma dostęp do dokumentów oraz czas przechowywania dokumentów.

Każda zasada ustanowić zestaw reguł dla określonego typu zawartości. Każdą regułę z zasady jest funkcją zasad. Na przykład funkcje zasad zarządzania informacjami można określić, jak długo należy typ zawartości zachowywane.

Uwaga : Zasady zarządzania informacjami są opracowane przez informacji zarządzania zasad zadania czasomierza zarządzane przez firmę Microsoft, którego jest uruchamiany co tydzień. W związku z tym zasad mogą nie zostać zastosowane natychmiast. Nie można zmienić częstotliwość i daty zadania czasomierza zasady zarządzania informacji.

Zasady zarządzania informacjami można utworzyć w witrynie na trzy sposoby:

  1. Tworzenie zasad zarządzania informacjami korzystać na wielu typów zawartości w zbiorze witryn.

  2. Tworzenie zasad zarządzania informacjami dla typu zawartości witryny.

  3. Tworzenie zasad zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki.

Aktywowanie zasady witryny funkcja umożliwia witryny Administratorzy zbioru zdefiniować harmonogramów przechowywania, które mają zastosowanie do witryny i całej jej zawartości. Aby włączyć tę funkcję:

  1. Przejdź do strony głównej zbioru witryn, dla którego chcesz włączyć funkcję zasady witryny.

    Przejdź do ustawień Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , Ustawienia witryny.

  2. W obszarze Administracja zbiorem witryn wybierz pozycję Funkcje zbioru witryn.

  3. Przewiń do zasady witryny. Po prawej stronie, jeśli nie widzisz aktywne, wybierz pozycję Aktywuj.

Aby upewnić się, że zasad dotyczących informacji jest stosowane do wszystkich dokumentów określonego typu w zbiorze witryn, rozważ utworzenie zasady na poziomie zbioru witryn, a następnie później stosowanie zasad do typów zawartości. Te są określane jako zasady zbioru witryn.

  1. Przejdź do ustawień Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny na liście Administracja zbiorem witryn kliknij zasady zbioru witryn.

  3. Na stronie zasady zbioru witryn kliknij przycisk Utwórz.

  4. Wpisz nazwę i opis reguły, a następnie wpisz instrukcję krótki zasad objaśniający użytkownikom zasady są dla. Deklaracji zasad może zawierać maksymalnie 512 znaków.

  5. Zobacz Tworzenie zasad dla typu zawartości w dalszej części tego artykułu dowiedzieć się, jak skonfigurować funkcje, które chcesz skojarzyć z zasad.

  6. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do strony zasady zbioru witryn.

Dodawanie zasad zarządzania informacjami do typu zawartości ułatwia kojarzenie funkcji zasad z wielu list lub bibliotek. Możesz dodać istniejące zasady zarządzania informacjami do typu zawartości lub utworzyć unikatowe zasady specyficzne dla poszczególnych typów zawartości.

Możesz również dodać zasad zarządzania informacjami do typu zawartości, które są specyficzne dla list. Efektem stosowania zasad tylko dla elementów na tej liście, które używają typu zawartości.

  1. Przejdź do ustawień Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Galerie projektanta stron sieci Web kliknij pozycję typy zawartości witryny.

  3. Na stronie ustawień typu zawartości witryny wybierz typ zawartości, który chcesz dodać zasady.

  4. Na stronie Typ zawartości witryny w sekcji Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

  5. Na stronie ustawienia zasad zarządzania informacjami wybierz pozycję Definiuj zasady, a następnie kliknij przycisk OK.

  6. Na stronie Edytowanie zasad wpisz nazwę i opis reguły, a następnie wpisz krótki opis wyjaśniający użytkownikom co to jest dla zasady. Opis może zawierać maksymalnie 512 znaków.

  7. W następnej sekcji Zaznacz funkcje poszczególnych zasad, które chcesz dodać do swojej zasad zarządzania informacjami.

  8. Aby określić okres przechowywania dokumentów i elementy, które będą podlegać tych zasad, kliknij pozycję Włącz przechowywanie, a następnie określ okres przechowywania i akcje, które ma zostać wykonana po wygaśnięciu elementy.

    Aby określić okres przechowywania

    1.

    Kliknij przycisk Dodaj etap przechowywania dla rekordów...

    2.

    Wybierz opcję okres przechowywania, aby określić, kiedy dokumentów lub elementów są ustawione tak, aby wygasało. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby ustawić po upływie daty na podstawie daty właściwości w sekcji zdarzeń kliknij tym etapie opiera się poza właściwością daty dla elementu, a następnie wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład, utworzone lub zmodyfikowane) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat) na potrzeby wygaśnięcie tego elementu.

    • Aby użyć niestandardowej formuły przechowywania do określenia wygasania, kliknij przycisk Ustaw przez formułę przechowywania niestandardowej zainstalowana na tym serwerze.

    Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli Formuła niestandardowa został skonfigurowany przez administratora.

    3.

    Opcja Uruchamianie przepływu pracy jest dostępna tylko w przypadku definiowania zasad dla listy, biblioteki lub typu zawartości, która już zawiera przepływu pracy skojarzonego z nim. Możesz następnie otrzyma wybór przepływów pracy do wyboru.

    4.

    W sekcji Cykl wybierz pozycję powtórzenie akcji tego etapu... i określ, jak często program działania w celu wystąpi.

    Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli wybranej akcji można powtórzyć. Na przykład nie można skonfigurować cyklu Akcja Trwale usunąć.

    5.

    Kliknij przycisk OK.

  9. Aby włączyć inspekcję przez dokumenty i elementy, które będą podlegać tych zasad, kliknij pozycję Włącz inspekcji, a następnie określ zdarzenia, które mają zostać objęte inspekcją.

    Aby włączyć inspekcję

    1.

    Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Inspekcja zaznacz pole wyboru Włącz inspekcji, a następnie zaznacz pola wyboru obok zdarzenia, które mają być dziennik inspekcji dla.

    2.

    Aby Monituj użytkowników o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub drukowaniem.

    3.

    Kliknij przycisk OK, aby zastosować funkcję inspekcji do zasad.

    Funkcji zasad inspekcji umożliwia organizacjom tworzenie i analizowanie ścieżek inspekcji dla dokumentów i elementów list, takich jak listy zadań, problemów list, grup dyskusyjnych i kalendarzy. Ta funkcja zasad zapewnia dziennik inspekcji, który rejestruje zdarzeniami, takimi jak kiedy zawartość jest wyświetlać, edytować lub usunięte.

    Po włączeniu inspekcji w ramach zasad zarządzania informacjami, Administratorzy mogą przeglądać dane inspekcji w raportów użycia zasad zlokalizowanych w programie Microsoft Excel, i który podsumowanie bieżące użycie. Administratorzy można Użyj tych raportów, aby określić, jak informacje są używane w organizacji. Organizacje dokumentów ich zgodności z przepisami i sprawdź lub badanie potencjalne wady również może pomóc w tych raportów.

    Dziennik inspekcji są rejestrowane następujące informacje: Nazwa zdarzenia, datą i godziną zdarzenia oraz system nazwę użytkownika, która wykonała akcję.

  10. Po włączeniu kodów kreskowych jako część zasady są dodawane do właściwości dokumentu, a wyświetlane w obszarze nagłówka w dokumencie, do którego zastosowano kodu kreskowego. Takie jak etykiety kodów kreskowych można też ręcznie usunąć z dokumentu.

    Aby włączyć kodów kreskowych

    1.

    Na stronie Edytowanie zasad w sekcji kody kreskowe zaznacz pole wyboru Włącz kody kreskowe.

    2.

    Aby Monituj użytkowników o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, zaznacz pole wyboru Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub drukowaniem.

    3.

    Kliknij przycisk OK, aby zastosować funkcję kodów kreskowych do zasad.

    Zasady kodu kreskowego generuje standardowy kodów kreskowych Code 39. Każdy obraz kodu kreskowego zawiera tekst poniżej symbol kodów kreskowych, która reprezentuje wartość kodu kreskowego. Dzięki temu danych kodu kreskowego ma być używany, nawet jeśli skanowanie sprzętu nie jest dostępne. Użytkownicy mogą ręcznie wpisz numer kodu kreskowego w polu wyszukiwania, aby zlokalizować element w witrynie programu.

  11. Aby mieć dokumenty, które są objęte tych zasad etykiet, kliknij pozycję Włącz etykiety, a następnie określ ustawienia, które mają etykiet.

    Aby włączyć etykiet

    1.

    Aby wymagać od użytkowników dodać etykietę do dokumentu, zaznacz pole wyboruMonituj użytkowników o wstawienie etykiety przed zapisaniem lub drukowaniem.

    Uwaga : Jeśli chcesz, aby etykiety, aby opcjonalne, należy zaznaczać tego pola wyboru.

    2.

    Aby zablokować etykiety, tak aby nie można zmienić po został wstawiony, zaznacz pole wyboru Zapobiegaj zmianom etykiet po ich dodaniu.

    To ustawienie zapobiega tekst etykiety aktualizowaniu po etykiety został wstawiony do elementu w aplikacji klienckiej, takich jak Word, Excel lub PowerPoint. Jeśli chcesz, aby etykiety, które mają być aktualizowane po zaktualizowaniu właściwości dla tego dokumentu lub elementu, należy zaznaczać tego pola wyboru.

    3.

    W polu format etykiety wpisz tekst etykiety, która ma być wyświetlany. Etykiety może zawierać maksymalnie 10 odwołań do kolumn, z których każdy może być maksymalnie 255 znaków. Aby utworzyć format etykiety, wykonaj następujące czynności:

    Wpisz nazwy kolumn, które mają zostać uwzględnione na etykiecie w kolejności, w której ma się pojawić. Nazwy kolumn w nawiasach klamrowych ({}), jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad.

    Wpisz wyrazy do identyfikowania kolumny poza nawiasem kwadratowym, jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad.

    4.

    Aby dodać podział wiersza, wpisz \n miejsce, w którym chcesz wstawić podział wiersza się pojawić.

    5.

    Wybierz rozmiar czcionki i stylu i określ, czy etykiety umieszczony w lewej, do środka lub do prawej w dokumencie.

    Porada : Wybierz czcionkę i styl, który jest dostępny na komputerach użytkowników. Rozmiar czcionki wpływa, ile tekst może być wyświetlany na etykiecie.

    6.

    Wpisz wysokość i szerokość etykiety. Wysokość etykiety może przyjmować wartości z cali.25 do 20 cali i szerokość etykiety może przyjmować wartości z cali.25 do 20 cali. Tekst etykiety zawsze pionowo jest wyśrodkowany w obrazie etykiety.

    7.

    Kliknij przycisk Odśwież, aby wyświetlić podgląd zawartości etykiety.

  12. Kliknij przycisk OK.

Można zdefiniować zasady przechowywania, który ma zastosowanie tylko do określonej listy, biblioteki lub folderu. Jeśli tworzysz zasad przechowywania to sposób jednak, nie można ponownie użyć tych zasad na innych list, bibliotek, folderów lub witryny.

Uwaga : Nie można zastosować zasad zbioru witryn do lokalizacji, na podstawie zasad.

Jeśli chcesz zastosować zasady przechowywania jednym do wszystkich typów zawartości w jednym miejscu, najprawdopodobniej będzie chcesz używać opartych na lokalizacji przechowywania. W większości przypadków innych ma Sprawdź, czy zasady przechowywania jest określona dla wszystkich typów zawartości.

Uwaga : Każdego podfolderu dziedziczy zasad przechowywania nadrzędnego, chyba że chcesz przerwać dziedziczenie i definiowanie nowych zasad przechowywania na poziomie podrzędne.

Jeśli chcesz zdefiniować zasad zarządzania informacjami niż zasad przechowywania do listy lub biblioteki, należy zdefiniować zasady zarządzania informacjami dla każdego typu zawartości listy poszczególnych skojarzone z tej listy lub biblioteki. W tym artykule, aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie zasad dla danego typu zawartości witryny .

Ważne : Jeśli w dowolnym momencie zdecydujesz się przełączyć się z typu zawartości na podstawie lokalizacji zasad dla listy lub biblioteki, zasady przechowywania będzie używana jako zasad opartych na lokalizacji. Wszystkie inne zasady zarządzania (kontrole, kodów kreskowych i kodów kreskowych) zostaną odziedziczone z skojarzone typy zawartości.

Porada : Zasady lokalizacji podstawie można wyłączyć dla zbioru witryn przez Dezaktywowanie funkcji biblioteki i przechowywanie oparte na Folder. Dzięki temu administratorzy zbioru witryn upewnić się, że ich zasady dotyczące typów zawartości nie są zastępowane przez administratora listy lokalizacji, na podstawie zasad.

Konieczne co najmniej uprawnienie Zarządzanie listami, aby zmienić ustawienia zasad zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki.

  1. Przejdź do listy lub biblioteki, dla której chcesz określić zasad zarządzania informacjami.

  2. W bibliotece dokumentów kliknij pozycję Ustawienia Ustawienia: aktualizowanie profilu, instalowanie oprogramowania i łączenie się z chmurą , Ustawienia biblioteki.

    Jeśli nie widzisz tych elementów menu lub listę, kliknij kartę Biblioteka lub Lista na Wstążce, a następnie kliknij Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

  3. W obszarze uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

  4. Na stronie ustawienia zasad zarządzania informacjami upewnij się, że źródło przechowywania dla listy lub biblioteki, jest ustawiona do biblioteki i foldery. Typy zawartości są wyświetlane jako źródło, wykonaj następujące czynności:

    • Kliknij pozycję Zmień źródło.

    • Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Źródło przechowywania wybierz biblioteki i foldery. Zostanie wyświetlony alert, że zasady przechowywania typu zawartości będą ignorowane.

    • Kliknij przycisk OK.

  5. Na stronie Edytowanie zasad w sekcji Biblioteki podstawie harmonogram przechowywania wpisz krótki opis tworzonej zasady.

  6. W obszarze Inne niż rekordów kliknij przycisk Dodaj etap przechowywania...

    Ważne : Należy zauważyć, że w obszarze rekordy, można zdefiniować zasady przechowywania różnych rekordów, wybierając pozycję zdefiniuj inne etapy przechowywania dla opcji rekordów.

  7. W oknie dialogowym właściwości scenę wybierz opcję okres przechowywania, aby określić, kiedy dokumentów lub elementów są ustawione tak, aby wygasało. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby ustawić po upływie daty na podstawie daty właściwości w sekcji zdarzeń kliknij tym etapie opiera się poza właściwością daty dla elementu, a następnie wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład, utworzone lub zmodyfikowane) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat) na potrzeby wygaśnięcie tego elementu.

    • Aby użyć niestandardowej formuły przechowywania do określenia wygasania, kliknij przycisk Ustaw przez formułę przechowywania niestandardowej zainstalowana na tym serwerze.

      Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli Formuła niestandardowa został skonfigurowany przez administratora.

    • W obszarze Akcja Określ, co ma nastąpić po wygaśnięciu dokumentu lub elementu. Aby włączyć określoną akcję nastąpić do dokumentu lub elementu (na przykład usuwanie), wybierz akcję z listy.

  8. Opcja Uruchamianie przepływu pracy jest dostępna tylko w przypadku definiowania zasad dla listy, biblioteki lub typu zawartości, która już zawiera przepływu pracy skojarzonego z nim. Możesz następnie otrzyma wybór przepływów pracy do wyboru.

  9. W sekcji Cykl wybierz pozycję powtórzenie akcji tego etapu... i określ, jak często program działania w celu wystąpi.

    Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli wybranej akcji można powtórzyć. Na przykład nie można skonfigurować cyklu Akcja Trwale usunąć.

  10. Kliknij przycisk OK.

Jeśli zasady zarządzania informacjami zostały już utworzone dla witryny jako zasadach zbioru witryn, można użyć jednej z zasad do typu zawartości. W ten sposób można zastosować te same zasady do wielu typów zawartości w zbiorze witryn, które nie mają tego samego typu zawartości nadrzędnej.

Uwaga : Jeśli chcesz zastosować zasady do wielu typów zawartości w zbiorze witryn i masz skonfigurowany usługi zarządzanych metadanych, umożliwiają publikowanie typu zawartości do opublikowania się informacji zarządzania zasadami dla wielu zbiorów witryn. W tym artykule, aby uzyskać więcej informacji, zobacz Stosowanie zasad do typów zawartości we wszystkich zbiorach witryn .

  1. Przejdź do listy lub biblioteki zawierającej typ zawartości, do którego chcesz zastosować zasady.

  2. W bibliotece dokumentów kliknij pozycję Ustawienia Ustawienia: aktualizowanie profilu, instalowanie oprogramowania i łączenie się z chmurą , Ustawienia biblioteki.

    Jeśli nie widzisz tych elementów menu lub listę, kliknij kartę Biblioteka lub Lista na Wstążce, a następnie kliknij Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

  3. W obszarze uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

  4. Upewnij się, że źródła zasady jest ustawiona do Typów zawartości i w obszarze Zasady dotyczące typów zawartości wybierz typ zawartości, który chcesz zastosować zasady.

  5. W sekcji Określanie zasad kliknij opcję Użyj zasad zbioru witryn, a następnie wybierz zasady, które mają być stosowane z listy.

    Uwaga : Jeśli opcja Użyj zasad zbioru witryn nie jest dostępna, zdefiniowano żadnych zasad zbioru witryn dla zbioru witryn.

  6. Kliknij przycisk OK.

    Ważne : Jeśli lista lub biblioteka, podczas pracy z obsługuje zarządzanie wielu typów zawartości, w obszarze Typy zawartości kliknięcie typu zawartości, dla której chcesz określić zasad zarządzania informacjami. Zostanie otwarta bezpośrednio do kroku 5.

Udostępnianie typy zawartości we wszystkich zbiorach witryn przy użyciu aplikacji usługi zarządzanych metadanych, aby skonfigurować publikowanie typu zawartości. Publikowanie typu zawartości ułatwia zawartości i metadanych spójne zarządzanie w Twoich witryn, ponieważ typy zawartości można tworzyć i zaktualizowane centralnie i aktualizacje można opublikować się wiele subskrypcji zbiorów witryn lub aplikacji sieci Web.

Można zdefiniować zasad zarządzania informacjami, a następnie utwórz szablon z niego korzystać w razie potrzeby wielu zbiorów witryn. Ta metoda może służyć, jeśli chcesz mieć kopię zapasową zasad informacji lub może również służyć jako alternatywna metoda za pomocą publikowania typów zawartości stosowania zasad we wszystkich zbiorach witryn. Możesz utworzyć szablon lub wykonywanie kopii zapasowej zasady wyeksportować zasady z danego zbioru witryn, a następnie importując go do lokalizacji zapisanego lub do innego zbioru witryn.

Ważne : Jeśli używasz eksportu/importu funkcji jako sposób, aby zestaw szablonów zasad, należy pamiętać, unikatowy identyfikator znajdujące się w pliku XML zasad. Z tego powodu nie możesz zaimportować tych zasad do witryny więcej niż jeden raz bez zmieniania ten unikatowy identyfikator.

Eksportowanie zasady

  1. W zbiorze witryn, w którym znajdują się zasady przejdź do ustawień Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Administracja zbiorem witryn kliknij zasady zbioru witryn.

  3. Kliknij zasady, które chcesz wyeksportować, przewiń do dołu zasady i kliknij przycisk Eksportuj.

  4. W wierszu, aby zapisywanie lub otwieranie pliku kliknij przycisk Zapisz, a następnie wybierz lokalizację do zapisania pliku. Pamiętaj wybrać lokalizację, które są dostępne dla zbiorów witryn, które są importowane zasady.

  5. Gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe Pobieranie ukończone, kliknij przycisk Zamknij.

Importowanie zasady do innym zbiorze witryn

Importowanie zasad zarządzania informacjami można je zastosować do wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy w dowolnym danego zbioru witryn. Zalety w ten sposób są dwojaki: nie trzeba zdefiniować ponownie i stosowanie zasad dla każdego typu zawartości, a modyfikacje zasad można łatwiej zarządzać, zmiany zasad w jednym miejscu.

  1. Na stronie głównej zbioru witryn, do którego chcesz zastosować zasady przejdź do ustawień Przycisk Ustawienia usługi Office 365 , Ustawienia witryny.

  2. W sekcji Administracja zbiorem witryn kliknij pozycję zasady zbioru witryn.

  3. Na stronie zasady zbioru witryn kliknij pozycję Importuj, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby znaleźć plik XML zasady.

  4. Wybierz plik XML, w której został zapisany zasady, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

  5. Na stronie Importuj strony zasad zbioru witryn kliknij pozycję Importuj, aby dodać ją do zbioru witryn.

Teraz można stosować zasad zaimportowane do jednej lub wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy. Zobacz Stosowanie zasad zbioru witryn do zawartości wpisz w tym artykule.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×