Tworzenie i stosowanie zasad zarządzania informacjami

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Zasady zarządzania informacjami włączyć organizacji do czasu, aby zachować zawartość, aby inspekcji, co zrobić z zawartością osób i dodawanie kodów kreskowych kontrolki lub etykiety do dokumentów. Zasady może pomóc w Wymuszanie zgodności z przepisami prawnymi i rządowych lub wewnętrznych procesów biznesowych. Jako administrator, możesz skonfigurować zasady do sterowania jak śledzić dokumenty oraz czas przechowywania dokumentów.

Możesz utworzyć mogą zasady zarządzania informacji w trzech różnych miejscach w hierarchii witryn z najszerszym do najwęższego:

  • Tworzenie zasad używania na wielu typów zawartości w zbiorze witryn.

  • Tworzenie zasad dla danego typu zawartości witryny.

  • Tworzenie zasad dla listy lub biblioteki.

Aby uzyskać więcej informacji zobacz Wprowadzenie do zasad zarządzania informacjami.

Tworzenie zasad dla wielu typów zawartości w zbiorze witryn

Aby upewnić się, że zasad dotyczących informacji jest stosowane do wszystkich dokumentów określonego typu w zbiorze witryn, rozważ utworzenie zasady na poziomie zbioru witryn, a następnie później stosowanie zasad do typów zawartości. Te są określane jako zasady zbioru witryn.

  1. Na stronie głównej zbioru witryn > Ustawienia Przycisk Ustawienia programu SharePoint 2016 na pasku tytułu. > Ustawienia witryny.

    W witrynie połączony grupy SharePoint kliknij pozycję Ustawienia, kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witryn > Szablony zasad typu zawartości.
    Link Szablony zasad typu zawartości na stronie Ustawienia witryny

  3. Na stronie zasad > Utwórz.

  4. Wprowadź nazwę i opis zasady, a następnie wpisz instrukcję krótki zasad objaśniający użytkownikom zasady są dla.

  5. Zobacz następną sekcję dotyczące tworzenia zasad dla typu zawartości witryny dowiedzieć się, jak skonfigurować funkcje, które chcesz skojarzyć z zasad.

  6. Wybierz pozycję OK.

Tworzenie zasad dla danego typu zawartości witryny

Dodawanie zasad zarządzania informacjami do typu zawartości ułatwia kojarzenie funkcji zasad z wielu list lub bibliotek. Możesz dodać istniejące zasady zarządzania informacjami do typu zawartości lub utworzyć unikatowe zasady specyficzne dla poszczególnych typów zawartości.

Możesz również dodać zasad zarządzania informacjami do typu zawartości, które są specyficzne dla list. Efektem stosowania zasad tylko dla elementów na tej liście, które używają typu zawartości.

  1. Na stronie głównej zbioru witryn > Ustawienia Przycisk Ustawienia programu SharePoint 2016 na pasku tytułu. > Ustawienia witryny.

    W witrynie połączonych z grupy SharePoint kliknij pozycję Ustawienia, kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Galerie projektanta stron sieci Web > typy zawartości witryny.
    Link Typy zawartości witryny na stronie Ustawienia witryny

  3. Na stronie ustawień typu zawartości witryny wybierz typ zawartości, który chcesz dodać zasady.

  4. Na stronie Typ zawartości witryny w obszarze Ustawienia > Ustawienia zasad zarządzania informacjami.

  5. Na stronie Edytowanie zasad wprowadź nazwę i opis zasady, a następnie wpisz krótki opis wyjaśniający użytkownikom co to jest dla zasady.

  6. W następnej sekcji Zaznacz funkcje poszczególnych zasad, które chcesz dodać do swojej zasad zarządzania informacjami.
    Typy zasad dotyczących zawartości

  7. Aby określić okres przechowywania dokumentów i elementy, które będą podlegać tych zasad, wybierz pozycję Włącz przechowywanie, a następnie określ okres przechowywania i akcje, które ma zostać wykonana po wygaśnięciu elementy.

    Aby określić okres przechowywania

1.

Wybierz pozycję Dodaj etap przechowywania dla rekordów...

2.

Wybierz opcję okres przechowywania, aby określić, kiedy dokumentów lub elementów są ustawione tak, aby wygasało. Wykonaj jedną z następujących czynności:

  • Aby ustawić datę wygaśnięcia, na podstawie właściwości daty, w obszarze zdarzenia > w tym etapie opiera się poza właściwością daty dla elementu i wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład, utworzone lub zmodyfikowane) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat) na potrzeby wygaśnięcie tego elementu.

  • Aby użyć niestandardowej formuły przechowywania do określenia wygaśnięcia, wybierz pozycję Ustaw przez formułę przechowywania niestandardowej zainstalowana na tym serwerze.

Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli Formuła niestandardowa został skonfigurowany przez administratora.

3.

Opcja Uruchamianie przepływu pracy jest dostępna tylko w przypadku definiowania zasad dla listy, biblioteki lub typu zawartości, która już zawiera przepływu pracy skojarzonego z nim. Możesz następnie otrzyma wybór przepływów pracy do wyboru.

4.

W sekcji Cykl wybierz pozycję powtórzenie akcji tego etapu... i określ, jak często program działania w celu wystąpi ponownie.

Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli wybranej akcji można powtórzyć. Na przykład nie można skonfigurować cyklu akcji Trwałe usunięcie.

5.

Wybierz przycisk OK.

  1. Aby włączyć inspekcję przez dokumenty i elementy, które będą podlegać tych zasad, wybierz pozycję Włącz inspekcji, a następnie określ zdarzenia, które mają zostać objęte inspekcją.

    Aby włączyć inspekcję

1.

Strony na edytowanie zasad w obszarze Inspekcja > włączyć inspekcję , a następnie zaznacz pola wyboru obok zdarzenia, które mają być Przeszukaj dziennik inspekcji

2.

Aby Monituj użytkowników o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, Wybierz pozycję Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub drukowaniem .

3.

Wybierz pozycję OK stosowania funkcji inspekcji do zasad.

Funkcji zasad inspekcji umożliwia organizacjom tworzenie i analizowanie ścieżek inspekcji dla dokumentów i elementów list, takich jak listy zadań, problemów list, grup dyskusyjnych i kalendarzy. Ta funkcja zasad zapewnia dziennik inspekcji, który rejestruje zdarzeniami, takimi jak kiedy zawartość jest wyświetlać, edytować lub usunięte.

Po włączeniu inspekcji w ramach zasad zarządzania informacjami, Administratorzy mogą przeglądać dane inspekcji w raporty użycia zasad zlokalizowanych w programie Microsoft Excel, i który podsumowanie bieżące użycie. Administratorzy można Użyj tych raportów, aby określić, jak informacje są używane w organizacji. Organizacje dokumentów ich zgodności z przepisami i sprawdź lub badanie potencjalne wady również może pomóc w tych raportów.

Dziennik inspekcji są rejestrowane następujące informacje: nazwę zdarzenia, datą i godziną zdarzenia oraz system nazwę użytkownika, która wykonała akcję.

  1. Po włączeniu kodów kreskowych jako część zasady są dodawane do właściwości dokumentu, a wyświetlane w obszarze nagłówka w dokumencie, do którego zastosowano kodu kreskowego. Takie jak etykiety kodów kreskowych można też ręcznie usunąć z dokumentu. Możesz określić, czy użytkownicy powinien zostać wyświetlony monit, aby dołączyć kodu kreskowego podczas drukowania lub zapisywania elementu lub jeśli kodu kreskowego powinny być wstawione ręcznie na karcie Wstawianie w 2010 Office programów udostępniania.

    Aby włączyć kodów kreskowych

1.

Na stronie Edytowanie zasad w obszarze kodów kreskowych > Włącz kody kreskowe.

2.

Aby Monituj użytkowników o wstawienie tych kodów kreskowych do dokumentów, wybierz pozycję Monituj użytkowników o wstawienie kodu kreskowego przed zapisaniem lub drukowaniem.

3.

Wybierz przycisk OK, aby zastosować funkcję kodów kreskowych do zasad.

Zasady kodu kreskowego generuje standardowy kodów kreskowych Code 39. Każdy obraz kodu kreskowego zawiera tekst poniżej symbol kodów kreskowych, która reprezentuje wartość kodu kreskowego. Dzięki temu danych kodu kreskowego ma być używany, nawet jeśli skanowanie sprzętu nie jest dostępne. Użytkownicy mogą ręcznie wpisz numer kodu kreskowego w polu wyszukiwania, aby zlokalizować element w witrynie programu.

  1. Aby mieć dokumenty, które są objęte tych zasad etykiety, wybierz pozycję Włącz etykiety, a następnie określ ustawienia, które mają etykiet.

    Aby włączyć etykiet

1.

Aby wymagać od użytkowników dodać etykietę do dokumentu, wybierz pozycję Monituj użytkowników o wstawienie etykiety przed zapisaniem lub drukowaniem.

Uwaga : Jeśli chcesz, aby etykiety, aby opcjonalne, należy zaznaczać tego pola wyboru.

2.

Aby zablokować etykiety, tak aby nie można zmienić po został wstawiony, wybierz pozycję Zapobiegaj zmianom etykiet po ich dodaniu.

To ustawienie zapobiega tekst etykiety aktualizowaniu po etykiety został wstawiony do elementu w aplikacji klienckiej, takich jak Word, Excel lub PowerPoint. Jeśli chcesz, aby etykiety, które mają być aktualizowane po zaktualizowaniu właściwości dla tego dokumentu lub elementu, należy zaznaczać tego pola wyboru.

3.

W polu format etykiety wprowadź tekst etykiety, jaka ma być wyświetlana. Etykiety może zawierać maksymalnie 10 odwołań do kolumn, z których każdy może być maksymalnie 255 znaków. Aby utworzyć format etykiety, wykonaj następujące czynności:

Wpisz nazwy kolumn, które mają zostać uwzględnione na etykiecie w kolejności, w której ma się pojawić. Nazwy kolumn w nawiasach klamrowych ({}), jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad.

Wpisz wyrazy do identyfikowania kolumny poza nawiasem kwadratowym, jak pokazano w przykładzie na stronie Edytowanie zasad.

4.

Aby dodać podział wiersza, wprowadź \n miejsce, w którym chcesz wstawić podział wiersza się pojawić.

5.

Wybierz rozmiar czcionki i stylu i określ, czy etykiety umieszczony w lewej, do środka lub do prawej w dokumencie.

Wybierz czcionkę i styl, który jest dostępny na komputerach użytkowników. Rozmiar czcionki wpływa, ile tekst może być wyświetlany na etykiecie.

6.

Wprowadź wysokość i szerokość etykiety. Wysokość etykiety może przyjmować wartości z cali.25 do 20 cali i szerokość etykiety może przyjmować wartości z cali.25 do 20 cali. Tekst etykiety jest zawsze pionowo wyśrodkowany w obrazie etykiety.

7.

Wybierz pozycję Odśwież, aby wyświetlić podgląd zawartości etykiety.

  1. Wybierz pozycję OK.

Tworzenie zasad dla listy, biblioteki lub folderu (zasady przechowywania opartych na lokalizacji)

Można zdefiniować zasady przechowywania, który ma zastosowanie tylko do określonej listy, biblioteki lub folderu. Jednak jeśli Tworzenie zasad przechowywania w ten sposób nie można ponownie użyć tych zasad na innych list, bibliotek, folderów lub witryn i zasad zbioru witryn nie można stosować do lokalizacji, na podstawie zasad.

Jeśli chcesz zastosować zasady przechowywania jednym do wszystkich typów zawartości w jednym miejscu, najprawdopodobniej będzie chcesz używać opartych na lokalizacji przechowywania. W większości przypadków innych ma Sprawdź, czy zasady przechowywania jest określona dla wszystkich typów zawartości.

Każdego podfolderu dziedziczy zasad przechowywania nadrzędnego, chyba że chcesz przerwać dziedziczenie i definiowanie nowych zasad przechowywania na poziomie podrzędne.

Jeśli chcesz zdefiniować zasad zarządzania informacjami niż zasad przechowywania do listy lub biblioteki, należy zdefiniować zasady zarządzania informacjami dla każdego typu zawartości listy poszczególnych skojarzone z tej listy lub biblioteki.

Jeśli w dowolnym momencie zdecydujesz się przełączyć się z typu zawartości na podstawie lokalizacji zasad dla listy lub biblioteki, zasady przechowywania będzie używana jako zasad opartych na lokalizacji. Wszystkie inne zasady zarządzania (kontrole, kodów kreskowych i kodów kreskowych) zostaną odziedziczone z skojarzone typy zawartości.

Lokalizacja, na podstawie zasad może zostać wyłączona dla zbioru witryn przez Dezaktywowanie funkcji biblioteki i przechowywanie oparte na Folder. Dzięki temu administratorzy zbioru witryn upewnić się, że ich zasady dotyczące typów zawartości nie są zastępowane przez administratora listy lokalizacji, na podstawie zasad.

Potrzebujesz co najmniej uprawnienie Zarządzanie listami, aby zmienić ustawienia zasad zarządzania informacjami dla listy lub biblioteki.

  1. Przejdź do listy lub biblioteki, dla której chcesz określić zasad zarządzania informacjami.

  2. Na Wstążce wybierz kartę Biblioteka lub Lista > Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

    W usłudze SharePoint Online kliknij pozycję Ustawienia, a następnie kliknij pozycję Ustawienia listy lub Ustawienia biblioteki.

  3. W obszarze uprawnienia i zarządzanie > Ustawienia zasad zarządzania informacjami.
    Link do zasad zarządzania informacjami na stronie ustawień biblioteki dokumentów

  4. Na stronie ustawienia zasad zarządzania informacjami upewnij się, że źródło przechowywania dla listy lub biblioteki, jest ustawiona do biblioteki i foldery.

    Jeśli Typy zawartości są wyświetlane jako źródła, kliknij przycisk Zmień źródło, a następnie kliknij biblioteki i foldery. Zostanie wyświetlony alert, że zasady przechowywania typu zawartości będą ignorowane. Wybierz przycisk OK.

  5. Na stronie Edytowanie zasad w obszarze Harmonogram przechowywania podstawie biblioteki wprowadź krótki opis tworzonej zasady.

  6. Wybierz pozycję Dodaj etap przechowywania...

    Należy zauważyć, że w obszarze rekordy, można zdefiniować zasady przechowywania różnych rekordów, wybierając pozycję zdefiniuj inne etapy przechowywania dla opcji rekordów.

  7. W oknie dialogowym właściwości scenę wybierz opcję okres przechowywania, aby określić, kiedy dokumentów lub elementów są ustawione tak, aby wygasało. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Aby ustawić datę wygaśnięcia, na podstawie właściwości daty, w obszarze zdarzenia > w tym etapie opiera się poza właściwością daty dla elementu i wybierz akcję dokumentu lub elementu (na przykład, utworzone lub zmodyfikowane) i przyrost czasu po tej akcji (na przykład liczbę dni, miesięcy lub lat) na potrzeby wygaśnięcie tego elementu.

    • Aby użyć niestandardowej formuły przechowywania do określenia wygaśnięcia, wybierz pozycję Ustaw przez formułę przechowywania niestandardowej zainstalowana na tym serwerze.

      Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli Formuła niestandardowa został skonfigurowany przez administratora.

    • W obszarze Akcja Określ, co ma nastąpić po wygaśnięciu dokumentu lub elementu. Aby włączyć określoną akcję nastąpić do dokumentu lub elementu (na przykład usuwanie), wybierz akcję z listy.

  8. Opcja Uruchamianie przepływu pracy jest dostępna tylko w przypadku definiowania zasad dla listy, biblioteki lub typu zawartości, która już zawiera przepływu pracy skojarzonego z nim. Możesz następnie otrzyma wybór przepływów pracy do wyboru.

  9. W obszarze cyklu wybierz powtórzenie akcji tego etapu... i określ, jak często program działania w celu wystąpi ponownie.

    Uwaga : Ta opcja jest dostępna tylko jeśli wybranej akcji można powtórzyć. Na przykład nie można skonfigurować cyklu akcji Trwałe usunięcie.

  10. Wybierz pozycję OK.

Stosowanie zasad zbioru witryn do typu zawartości

Jeśli zasady zarządzania informacjami zostały już utworzone dla witryny jako zasadach zbioru witryn, można użyć jednej z zasad do typu zawartości. W ten sposób można zastosować te same zasady do wielu typów zawartości w zbiorze witryn, które nie mają tego samego typu zawartości nadrzędnej.

Jeśli chcesz zastosować zasady do wielu typów zawartości w zbiorze witryn i masz skonfigurowany usługi zarządzanych metadanych, umożliwiają publikowanie typu zawartości do opublikowania się informacji zarządzania zasadami dla wielu zbiorów witryn. Zobacz sekcję Stosowanie zasad do typów zawartości we wszystkich zbiorach witryn , aby uzyskać więcej informacji.

  1. Przejdź do listy lub biblioteki zawierającej typ zawartości, do którego chcesz zastosować zasady.

  2. Na Wstążce wybierz kartę Biblioteka lub Lista > Ustawienia biblioteki lub Ustawienia listy.

    W usłudze SharePoint Online kliknij pozycję Ustawienia, a następnie kliknij pozycję Ustawienia listy lub Ustawienia biblioteki.

  3. W obszarze uprawnienia i zarządzanie > Ustawienia zasad zarządzania informacjami.
    Link do zasad zarządzania informacjami na stronie ustawień biblioteki dokumentów

  4. Upewnij się, że źródła zasady jest ustawiona do Typów zawartości i w obszarze Zasady dotyczące typów zawartości wybierz typ zawartości, który chcesz zastosować zasady.

  5. W obszarze Określ zasady > Użyj zasad zbioru witryn, a następnie wybierz zasady, które mają być stosowane z listy.

    Uwaga : Jeśli opcja Użyj zasad zbioru witryn nie jest dostępna, zdefiniowano nie zasady zbioru witryn dla zbioru witryn.

  6. Wybierz pozycję OK.

    Jeśli lista lub biblioteka, podczas pracy z obsługuje zarządzanie wielu typów zawartości, w obszarze Typy zawartości można typu zawartości, dla której chcesz określić zasad zarządzania informacjami. Zostanie otwarta bezpośrednio do kroku 5.

Stosowanie zasad między zbiorami witryn

Udostępnianie typy zawartości we wszystkich zbiorach witryn przy użyciu aplikacji usługi zarządzanych metadanych, aby skonfigurować publikowanie typu zawartości. Publikowanie typu zawartości ułatwia zawartości i metadanych spójne zarządzanie w Twoich witryn, ponieważ typy zawartości można tworzyć i zaktualizowane centralnie i aktualizacje można opublikować się wiele subskrypcji zbiorów witryn lub aplikacji sieci Web.

Tworzenie szablonu na podstawie istniejących zasad używania między zbiorami witryn

Można zdefiniować zasad zarządzania informacjami, a następnie utwórz szablon z niego korzystać w razie potrzeby wielu zbiorów witryn. Ta metoda może służyć, jeśli chcesz mieć kopię zapasową zasad informacji lub może również służyć jako alternatywna metoda za pomocą publikowania typów zawartości stosowania zasad we wszystkich zbiorach witryn. Możesz utworzyć szablon lub wykonywanie kopii zapasowej zasady wyeksportować zasady z danego zbioru witryn, a następnie importując go do lokalizacji zapisanego lub do innego zbioru witryn.

Ważne : Jeśli używasz eksportu/importu funkcji jako sposób, aby zestaw szablonów zasad, należy pamiętać, unikatowy identyfikator znajdujące się w pliku XML zasad. Z tego powodu nie możesz zaimportować tych zasad do witryny więcej niż jeden raz bez zmieniania ten unikatowy identyfikator.

Eksportowanie zasady

  1. Na stronie głównej zbioru witryn wybierz pozycję Ustawienia Mała ikona koła zębatego Ustawienia, która zajęła miejsce pozycji Ustawienia witryny. > Ustawienia witryny.

    W witrynie połączony grupy SharePoint kliknij pozycję Ustawienia, kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witryn > Szablony zasad typu zawartości.
    Link Szablony zasad typu zawartości na stronie Ustawienia witryny

  3. Wybierz zasady, którą chcesz wyeksportować > przewiń w dół > Eksportuj.

  4. W wierszu, aby zapisać lub otworzyć plik wybierz polecenie Zapisz, a następnie wybierz lokalizację do zapisania pliku. Pamiętaj wybrać lokalizację, które są dostępne dla zbiorów witryn, które są importowane zasady.

  5. Gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe Pobieranie ukończone, wybierz pozycję Zamknij.

Importowanie zasady do innym zbiorze witryn

Importowanie zasad zarządzania informacjami można je zastosować do wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy w dowolnym danego zbioru witryn. Zalety w ten sposób są dwojaki: nie trzeba zdefiniować ponownie i stosowanie zasad dla każdego typu zawartości, a modyfikacje zasad można łatwiej zarządzać, zmiany zasad w jednym miejscu.

  1. Na stronie głównej zbioru witryn, do którego chcesz zastosować zasady, wybierz pozycję Ustawienia Mała ikona koła zębatego Ustawienia, która zajęła miejsce pozycji Ustawienia witryny. > Ustawienia witryny.

    W witrynie połączony grupy SharePoint kliknij pozycję Ustawienia, kliknij pozycję Zawartość witryny, a następnie kliknij Ustawienia witryny.

  2. Na stronie Ustawienia witryny w obszarze Administracja zbiorem witryn > Szablony zasad typu zawartości.

  3. Na stronie zasad > Importuj > Przeglądaj, aby znaleźć plik XML zasady.

  4. Wybierz plik XML, w której został zapisany zasady > Otwórz.

  5. Na stronie Importuj zasady zbioru witryn strony > Importuj, aby dodać ją do zbioru witryn.

Teraz można stosować zasad zaimportowane do jednej lub wielu typów zawartości na poziomie witryny lub listy.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×