Tworzenie i drukowanie listów przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej w programie Word 2016 dla komputerów Mac

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Gdy masz poczty masowej do wysłania do osób z Twojej listy adresowej, możesz utworzyć partię listów spersonalizowanych za pomocą korespondencji seryjnej. Każdą literą, która jest ma identyczne układ, formatowanie, tekstu i grafiki. Tylko wybrane sekcje litery różnią się i są spersonalizowanych.

Istnieją trzy pliki związanych z tworzeniem i drukowania listów przy użyciu procesu tworzenia korespondencji seryjnej:

  • Dokument główny
    ten dokument zawiera tekst i grafika (logo lub obrazu, na przykład), które są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu. Treść listu jest przykładem takiej samej zawartości.

  • Listy adresowej
    ten dokument zawiera dane, które będzie używany do wypełniania informacji w liście. Lista adresowa zawiera nazwy, na przykład a dokumentu głównego jest listu, która zostanie rozwiązany nazwy na liście.

  • Scalonego dokumentu
    tego dokumentu jest kombinacją dokument główny i listy adresowej. Korespondencja seryjna pobiera informacje z listy adresowej i umieszcza go w dokumencie głównym, uzyskując spersonalizowanych dla każdej osoby.

Wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć i wydrukować spersonalizowanej listy przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej.

Przed rozpoczęciem korespondencji seryjnej należy przygotować listu. Jeśli zezwalania osoby o zbliżającym się wydarzeniu, na przykład zawierać nazwy, daty, godziny i lokalizacji zdarzenia. Jest te szczegóły, które są ważne do wszystkich adresatów listu.

  1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej, wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną > listy.

    listów seryjnych

  2. W polu Word wpisz treść listu, który chcesz wysłać do wszystkich.

Na liście adresowej jest źródłem danych. Może być arkusz kalkulacyjny programu Excel, katalog kontaktów Outlook, bazy danych programu Access lub Office listy adresów. Zawiera rekordy tej Word użyto, aby pobierać informacje z tworzenia list.

Porady

  • Jeśli nie masz listy adresowej, możesz ją utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Przed rozpoczęciem procesu tworzenia korespondencji seryjnej zbierz wszystkie rekordy danych i dodaj je do źródła danych.

  • Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego programu Excel, upewnij się, że kolumna kody pocztowe kody pocztowe jest sformatowane jako teksttak, aby uniknąć utraty dowolnego zer.

  • Jeśli chcesz korzystać z kontaktów Outlook, upewnij się, że Outlook jest domyślnego programu poczty e-mail. Aby to zrobić, otwórz Apple Mail, a następnie w Mail menu, wybierz polecenie Preferencje. Na karcie Ogólne obok pozycji domyślny klient poczty wybierz pozycję Microsoft Outlook

  • Możesz również użyć kontaktów programu Apple, upewnij się, że Apple mail jest domyślnego programu poczty.

  • Używanie FileMake pro bazy danych jako do źródła danych dla korespondencji seryjnej.

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Wybierz adresatów, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

    Na karcie Korespondencja Wybierz adresatów jest wyróżniony z listy opcji

    Wybierz

    Czynność

    Tworzenie nowej listy

    Rozpoczynanie nowej listy adresowej, podczas konfigurowania korespondencji seryjnej

    Użyj istniejącej listy

    Za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel lub innego typu pliku danych jako lista adresów

    Wybierz z kontaktów programu Outlook

    Wybierz nazwy bezpośrednio z Twoich kontaktów Outlook listy adresowej

    Kontakty firmy Apple

    Wybierz nazwy bezpośrednio z książki adresowej firmy Apple listy adresowej

    Programu FileMaker Pro

    Importowanie danych z bazy danych programu FileMaker Pro

  2. Jeśli wybrano opcję Utwórz nową listę, wykonaj następujące czynności:

    1. W oknie dialogowym Edytowanie pola listyWord automatycznie tworzy pola podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko i adres. Jeśli chcesz dodać nowe pole — na przykład pole wiadomości — dodaj go teraz, aby wypełnić je podczas wprowadzania wpisów. W obszarze Nowa nazwa pola wpisz nazwę pola, które chcesz dodać, a następnie wybierz znak plus (+).

      Porada : Aby zmienić kolejność pól, wybierz pole, które chcesz przenieść, a następnie górę lub strzałkę w dół, aby przenieść pole, w którym chcesz na liście.

    2. Gdy wszystkie pola są skonfigurowane żądany sposób, wybierz pozycję Utwórz, aby utworzyć listę.

  3. Jeśli wybrano opcję Użyj istniejącej listy, wykonaj następujące czynności:

    1. Przejdź do pliku, którego chcesz użyć i wybierz polecenie Otwórz.

    2. Jeśli wybierzesz otworzyć arkusz kalkulacyjny programu Excel w oknie dialogowym Otwieranie skoroszytu, wybierz arkusz, którego chcesz użyć, a Zakres komórek pozostaw puste pole Aby użyć całego arkusza lub wprowadź zakres komórek zawierających dane, których chcesz użyć, a następnie wybierz przycisk OK.

  4. Jeśli wybrano Wybierz z kontaktów programu Outlook lub Apple kontakty, wykonaj następujące czynności:

    1. Wybierz pozycję Filtruj adresatów, aby wybrać adresatów, których chcesz uwzględnić.

    2. W przypadku kontaktów Outlook w oknie dialogowym Opcje kwerendy obok listy adresatów korespondencji seryjnej, zaznacz całych rekordów. Na liście kontaktów zaznacz kontakty, które chcesz wysłać poczty masowej, a następnie kliknij przycisk OK.

    3. Apple kontaktów w oknie dialogowym Opcje kwerendy w obszarze Apple grupy kontaktów, wybierz grupę, o których chcesz wysłać poczty masowej, a następnie wybierz przycisk OK.

    4. Dla Programu FileMaker Pro bazy danych wybierz plik bazy danych w oknie dialogowymWybierz programu FileMaker Pro bazę danych jako źródła danych i wybierz polecenie Otwórz

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie wybierz pole, które chcesz dodać.

    Na karcie Korespondencja wyróżniona jest pozycja Wstaw pole korespondencji seryjnej

    Kontynuuj dodawanie pól, dopóki zostaną dodane wszystkie informacje, które chcesz umieścić na listu.

  2. Formatowanie pól w liście, aby wyglądał żądany sposób pozostałą część kopert do wyszukiwania. Na przykład spacji między pierwszego pola imienia i nazwiska i naciśnij klawisz Return, aby rozpocząć nowy wiersz w polu adres.

    Porada : Aby posortować listę adresatów lub usunąć adresatów, na karcie Korespondencja, wybierz pozycję Filtruj adresatów, a następnie wybierz Rekordów Sortowanie lub Filtrowanie rekordów. Gdy skończysz, kliknij przycisk OK.

  1. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Podgląd wyników, aby sprawdzić wygląd listu. Aby przewinąć każdą literą za pomocą strzałek lewej i prawej strony na karcie Korespondencja.

    Na karcie Korespondencja wyróżniona Podgląd wyników

  2. Aby wprowadzić dodatkowe zmiany formatowania, ponownie kliknij pozycję Podgląd wyników, które pozwala na dodawanie lub usuwanie pól korespondencji seryjnej.

  3. Gdy litery Sprawdź, jak ma, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Zakończ i scal > Drukuj dokumenty, aby zakończyć korespondencji seryjnej.

    Na karcie Korespondencja wyróżnione Zakończ i Scal i opcję Drukuj dokumenty

    Porada : Jeśli chcesz przejrzeć i zaktualizować każdą literą pojedynczo przed wydrukowaniem, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Zakończ i scal > Edytuj poszczególne dokumenty. Gdy skończysz, kliknij pozycję plik > Drukuj, aby wydrukować koperty.

Gdy zapiszesz dokument korespondencji seryjnej, go połączono listy adresowej, aby używać go do następnego masowej.

Aby ponownie użyć dokument korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz pozycję Tak, gdy Word zostanie wyświetlony monit o zachować połączenie.

Aby zmienić adresy w dokumencie korespondencji seryjnej

  • Otwórz dokument korespondencji seryjnej i wybierz polecenie Edytuj listę adresatów do sortowania, filtrowania i wybierz konkretne adresy.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×