Tworzenie i aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Tworzenie i aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Uwaga:  Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.

Do biblioteki lub listy natywnej można dodać specjalny typ kolumny nazywany kolumną danych zewnętrznych. Za pomocą tej kolumny można połączyć kolumnę danych z zewnętrznego źródła danych z innymi kolumnami w bibliotece lub na liście natywnej. Ponieważ kolumna danych zewnętrznych jest dodawana do biblioteki lub listy natywnej, są dostępne wszystkie funkcje listy lub biblioteki, w tym związane z przechowywaniem wersji, zatwierdzeniami, ewidencjonowaniem i wyewidencjonowaniem oraz plikami załączników.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.

Co chcesz zrobić?

Przed rozpoczęciem

Opis przykładów korzystania z kolumn danych zewnętrznych

Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych

Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

Przed rozpoczęciem

Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Mogą też się przydać do ustalenia istoty ewentualnych problemów napotkanych podczas pracy z danymi zewnętrznymi. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:

Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych    Administrator powinien utworzyć konto i przyznać uprawnienia do źródła danych, aby właściwe osoby miały dostęp do danych i aby dane nie trafiły w niepowołane ręce. Może też utworzyć w zewnętrznej bazie danych określone tabele, widoki, zapytania itd. w celu ograniczenia liczby wyników do wyłącznie potrzebnych informacji oraz zwiększenia wydajności.

Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint    Administrator musi aktywować usługę łączności danych biznesowych i usługę bezpiecznego magazynu.

Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu    Administrator musi ustalić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową oraz ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej.

Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych    Administrator musi zadbać, aby użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej miał uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych, a właściwi użytkownicy dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którego podstawie powstała lista zewnętrzna.

Tworzenie typu zawartości zewnętrznej    Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych ze źródła zewnętrznego.

Początek strony

Opis przykładów korzystania z kolumn danych zewnętrznych

W poniższych sekcjach opisano praktyczne zastosowania kolumny danych zewnętrznych dodanej do listy lub biblioteki.

Umowy z klientami oraz informacje kontaktowe    W Twojej bibliotece dokumentów znajdują się umowy z klientami. Dostęp do wszelkich danych klientów jest realizowany za pośrednictwem aplikacji LOB (takiej jak SAP lub Microsoft CRM), która korzysta z zewnętrznego źródła danych spoza produktów programu SharePoint. Chcesz śledzić umowy z klientami w bibliotece dokumentów, przy czym odpowiednie dane klientów mają być aktualne i nie zawierać duplikatów. Możesz to zrobić, dodając jedną lub więcej kolumn danych zewnętrznych do biblioteki, aby powiązać odpowiednią nazwę klienta i numer telefonu z każdą umową z biblioteki. Za pomocą kolumny danych zewnętrznych można łatwo wprowadzić lub zaktualizować odpowiednie informacje. Dane klientów są automatycznie pobierane z zewnętrznego źródła danych. W tym scenariuszu możesz również utworzyć dokument strukturalny programu Word, w którym wartości z kolumny danych zewnętrznych są promowane do dokumentu programu Word, tak aby można je było edytować w Panelu informacji o dokumencie lub przy użyciu kontrolek zawartości programu Word.

Podstawowe dane produktu oraz obrazy    W bibliotece obrazów są przechowywane zdjęcia produktów sprzedawanych przez Twoją organizację. Za pomocą kolumny danych zewnętrznych dodanej do biblioteki można uzyskać dostęp do nazwy i kodu produktu oraz aktualnej ceny. Te dane są przechowywane w zewnętrznej bazie danych. Jednak po utworzeniu typu zawartości zewnętrznej dostęp do danych zewnętrznych jest zapewniony w trybie tylko do odczytu. Reguły i procesy w firmie wymagają, aby wszelkie zmiany w informacjach o produktach były wprowadzane za pośrednictwem systemu bazy danych. Teraz więcej osób w organizacji może łatwo uzyskać dostęp do najważniejszych informacji o produktach wyświetlanych w jednym widoku biblioteki.

Początek strony

Tworzenie kolumny danych zewnętrznych na liście lub w bibliotece

Uwaga:  Tworzenie kolumny danych zewnętrznych wymaga uprawnienia na poziomie Współtworzenie lub wyższym dotyczącego listy bądź biblioteki.

  1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.

    Uwaga:  Kolumny danych zewnętrznych nie możesz dodać do listy zewnętrznej.

  2. Kliknij pozycję Lista lub Biblioteka > Ustawienia listy lub Ustawienia biblioteki.

  3. W sekcji Kolumny kliknij pozycję Utwórz kolumnę.

  4. Wpisz nazwę kolumny, na przykład Klient, a następnie w obszarze Typy kolumn kliknij pozycję Dane zewnętrzne.

  5. W obszarze Typ zawartości zewnętrznej kliknij pozycję Selektor typów zawartości zewnętrznej, a następnie wybierz odpowiedni element z listy typów zawartości zewnętrznej, na przykład CustomerCRM.

  6. Wybierz sposób obsługi akcji zdefiniowanych dla typu zawartości zewnętrznej, wykonując jeden lub kilka z następujących kroków:

    • Aby wyświetlić menu z akcjami, kliknij pozycję Wyświetl menu akcji.

    • Aby po wybraniu kolumny danych zewnętrznych była wykonywana akcja domyślna, kliknij pozycję Połącz tę kolumnę z akcją domyślną typu zawartości zewnętrznej.

  7. W obszarze Dodaj kolumnę, aby pokazać każde z tych dodatkowych pól kliknij pozycję Wybierz wszystkie pola lub wybierz jedno lub więcej określonych nazw pól, takich jak Nazwa klienta i Numer telefonu.

Porada:  Domyślnie do każdej nazwy kolumny opartej na nazwie kolumny danych zewnętrznych jest dodawany prefiks. Warto definiować krótkie nazwy kolumn, takie jak IDklienta, zwłaszcza, jeśli jest dodawanych wiele kolumn. Jeśli dla listy lub biblioteki jest włączony tryb Szybka edycja, możesz skorzystać z trybu Szybka edycja, aby zmienić nazwy kolumn.

Początek strony

Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych

Uwaga:  Aktualizowanie kolumny danych zewnętrznych wymaga uprawnienia na poziomie Współtworzenie lub wyższym dotyczącego listy bądź biblioteki.

  1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.

  2. Dodaj lub edytuj element na liście lub właściwości biblioteki dokumentów.

  3. W polu tekstowym kolumny danych zewnętrznych, na przykład nazwy klienta, kliknij pozycję Selektor elementów danych zewnętrznych.

    Autor typu zawartości zewnętrznej powinien określić sposób działania Selektora elementów danych zewnętrznych przez wybranie odpowiedniego pola tożsamości i utworzenie jednego lub więcej filtrów, tak aby można było szybko zlokalizować poprawną wartość. W celu uzyskania pomocy skontaktuj się z autorem typu zawartości zewnętrznej lub administratorem.

  4. W oknie dialogowym wybierz odpowiednią pozycję, na przykład Ewa Lesiak, a następnie kliknij przycisk OK.

Dane zostaną zaktualizowane na liście zewnętrznej oraz w zewnętrznym źródle danych.

Początek strony

Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych

Ze względu na wydajność dane w kolumnie danych zewnętrznych są zapisywane w pamięci podręcznej serwera lub usługi, co może powodować, że nie będą wyświetlane najbardziej aktualne wartości danych z systemu danych zewnętrznych. Aby zapewnić wyświetlanie aktualnych danych zewnętrznych, możesz odświeżyć kolumnę danych zewnętrznych. Pamiętaj, że operacja odświeżania może zająć dużo czasu w zależności od konfiguracji danych zewnętrznych.

Uwaga:  Odświeżanie kolumny danych zewnętrznych wymaga uprawnienia do współtworzenia lub wyższego dotyczącego listy lub biblioteki zawierającej kolumnę.

  1. Przejdź do witryny programu SharePoint, a następnie przejdź do listy lub biblioteki.

  2. W nagłówku kolumny danych zewnętrznych kliknij pozycję Odśwież.

  3. Na stronie odświeżania zdecyduj, czy chcesz odświeżyć tylko bieżący folder czy bieżący folder i wszystkie jego podfoldery.

  4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×