Tworzenie etykiet wysyłkowych w programie Access

Ważne: Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Istnieją różne sposoby tworzenia etykiet zawierających dane z tabel programu Microsoft Office Access 2007. Najłatwiejszym z nich jest użycie Kreatora etykiet programu Access, który umożliwia tworzenie i drukowanie etykiet z poziomu raportu utworzonego przez użytkownika. Można też importować dane do programu Access z innych źródeł, takich jak skoroszyty programu Microsoft Office Excel 2007 czy listy kontaktów programu Microsoft Office Outlook 2007 i „scalić” te dane lub istniejące tabele programu Access z dokumentem programu Microsoft Office Word 2007, a następnie utworzyć i wydrukować etykiety w programie Word.

Co chcesz zrobić?

Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu programu Access

Porady i wskazówki dotyczące tworzenia etykiet

Drukowanie danych programu Access przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej w programie Word

Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu programu Access

Program Access pozwala tworzyć etykiety jako raport, dla którego rozmiar strony jest dobierany w taki sposób, aby pasował do odpowiedniej etykiety. Etykiety są najczęściej używane przy wysyłaniu korespondencji. Można jednak drukować dowolne dane programu Access na etykietach spełniających różne funkcje. W przypadku etykiet wysyłkowych raport pobiera dane adresowe z tabel lub kwerend zawierających adresy. Podczas drukowania raportu osobna etykieta jest drukowana dla każdego adresu zawartego w źródle rekordów.

Uwaga: W procedurach przedstawionych w tym artykule założono, że utworzono już bazę danych programu Access z tabelami (lub połączonymi tabelami) zawierającymi dane, które mają się znaleźć na etykietach. Łącze do dodatkowych informacji o rozpoczynaniu pracy z programem Access można znaleźć w sekcji Zobacz też.

Kreator etykiet zadaje pytania na temat etykiet i danych, które mają być na nich umieszczone. Następnie kreator tworzy raport, który w razie potrzeby można dostosować.

Tworzenie etykiet przy użyciu Kreatora etykiet programu Access

  1. W okienku nawigacji zaznacz albo otwórz tabelę lub kwerendę, która ma być źródłem rekordów dla etykiet.

  2. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij pozycję etykiety Obraz przycisku .

    Program Access uruchomi Kreatora etykiet.

    Pierwsza strona Kreatora etykiet

  3. Jeśli znasz producenta etykiet i numer produktu dla etykiet:

    • Wybierz producenta w polu Filtruj według producenta.

    • Wybierz etykietę w polu Jaki rozmiar chcesz nadać etykiecie?

      W przeciwnym razie spróbuj odnaleźć produkt, dla którego wartości wyświetlane w kolumnach Wymiary i Liczba w poziomie odpowiadają używanym etykietom.

      Jeśli nie możesz znaleźć podobnej etykiety:   

    • Kliknij przycisk Dostosuj, a następnie kliknij przycisk Nowy.

      Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa etykieta.

      Strona Nowa etykieta kreatora etykiet

    • Zmierz używane etykiety i wprowadź ich wymiary w odpowiednich polach okna dialogowego Nowa etykieta.

    • Wprowadź nazwę etykiet niestandardowych w polu tekstowym Nazwa etykiety, wybierz odpowiedni typ i orientację etykiety, a następnie kliknij przycisk OK.

      Jeśli utworzono już etykiety niestandardowej i chcesz go zaznaczyć:   

    • Kliknij pozycję Pokazuj niestandardowe rozmiary etykiet, a następnie kliknij odpowiednią etykietę niestandardową.

  4. W obszarze Typ etykiety wybierz opcję Podawany arkuszami lub Ciągły, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. Wybierz nazwę, rozmiar, grubość i kolor czcionki dla etykiety, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  6. Na stronie kreatora Co chcesz umieścić na etykiecie pocztowej? zaznacz na liście Dostępne pola te pola, które chcesz umieścić na etykietach, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać do obszaru Prototyp etykiety.

    Dodawanie pól do etykiety w kreatorze etykiet

    • Aby dodać odstęp między polami w obszarze Prototyp etykiety, naciśnij klawisz SPACJA.

    • Aby utworzyć nowy wiersz, naciśnij klawisz ENTER.

    • Do przechodzenia między polami służą klawisze strzałek.

    • Aby usunąć pole z tego obszaru, naciśnij klawisz BACKSPACE.

    • W celu dodania innego tekstu lub znaków interpunkcyjnych (na przykład przecinka po nazwie miasta) kliknij, aby umieścić kursor w miejscu, gdzie chcesz wprowadzić tekst, a następnie wpisz go. Ten tekst będzie jednakowy na każdej etykiecie.

      Uwaga: Za pomocą Kreatora etykiet można dodawać tylko pola o następujących typach danych: Tekst, Nota, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Tak/Nie lub Załącznik. Aby dodać pola o typie danych Obiekt OLE lub Hiperłącze, otwórz raport etykiet w widoku projektu po wykonaniu wszystkich kroków Kreatora etykiet, a następnie dodaj pola za pomocą okienka Lista pól. Aby otworzyć okienko Lista pól, gdy raport jest otwarty w widoku projektu, naciśnij klawisze ALT+F8.

      Po ustawieniu pól etykiety w żądany sposób kliknij przycisk Dalej.

  7. Kolejna strona kreatora pozwala wybrać pola, według których etykiety będą sortowane. Dla dużej ilości korespondencji może być na przykład przydatne sortowanie według kodów pocztowych. Na liście Dostępne pola wybierz pola, według których chcesz sortować dane, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać do obszaru Sortuj według. Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej.

    Ustawianie kolejności sortowania w kreatorze etykiet

  8. Na ostatniej stronie kreatora wprowadź nazwę nowych etykiet, a następnie kliknij przycisk Zakończ.

    Ostatnia strona kreatora etykiet

    Jeśli została wybrana opcjaWyświetl etykiety tak, jak będą wyglądały po wydrukowaniu na ostatniej stronie Kreatora etykiet, program Access wyświetli etykiety w oknie Podgląd wydruku. Aby powiększyć lub pomniejszyć etykietę, kliknij ją lub użyj formantu powiększenia na pasku stanu.

    Formant powiększenia

    Jeśli została wybrana opcja Zmień projekt etykiety na ostatniej stronie Kreatora etykiet, program Access wyświetli widok projektu dla raportu etykiet.

Dostosowywanie wyglądu etykiety

Jeśli utworzone etykiety nie odpowiadają oczekiwaniom, można dostosować ich układ, otwierając raport w widoku projektu i wprowadzając odpowiednie zmiany. Widok projektu ułatwia pracę z etykietami, gdyż umożliwia dokładniejsze określenie układu. Aby zobaczyć zmiany wprowadzone w widoku projektu, należy przełączyć się do podglądu wydruku.

Wyrównywanie danych i ich etykiet

Widok projektu umożliwia wprowadzenie drobnych poprawek w układzie etykiety. Można przesunąć formanty, a także dopasować rozmiary etykiet przez zmianę szerokości lub wysokości sekcji Szczegóły.

Aby przełączyć się do widoku projektu, kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie kliknij Widok projektu Obraz przycisku w menu skrótów.

Aby zmienić marginesy lub odstępy między etykietami, w widoku projektu można użyć okna dialogowego Ustawienia strony.

Na karcie Ustawienia strony w grupie Układ strony kliknij pozycję kolumny Obraz przycisku . Z zaznaczoną kartą kolumn zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony.

Karta Kolumny w oknie dialogowym Ustawienia strony

W sekcjach okna Ustawienia strony można zmieniać następujące opcje:

Sekcja

Option

Opis

Ustawienia siatki

Liczba kolumn

Ta wartość powinna być równa liczbie etykiet drukowanych w jednym wierszu.

Odstęp wierszy

Aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w pionie między wierszami etykiet, wprowadź nową wartość w tym polu.

Odstęp kolumn

Aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w poziomie między kolumnami etykiet, wprowadź nową wartość w tym polu.

Rozmiar kolumn

Szerokość

Przy zmianach tej wartości należy pamiętać o ustawieniach marginesów i odstępów między kolumnami.

Aby sprawdzić i dopasować ustawienia marginesów, kliknij kartę Opcje drukowania w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Wysokość

Umożliwia dopasowanie wysokości etykiet.

Tak, jak szczegóły

Zaznaczenie tego pola przywraca szerokość i wysokość kolumn do wartości określonych przez szerokość i wysokość sekcji Szczegóły w widoku projektu.

Układ kolumn

W dół i w poprzek

Po wybraniu tej opcji dane etykiet są drukowane od góry do dołu pierwszej kolumny, następnie od góry do dołu drugiej kolumny itd.

W poprzek i w dół

Po wybraniu tej opcji dane etykiet są drukowane poziomo od początku pierwszego wiersza, następnie od początku drugiego wiersza itd.

Uwaga: Okna dialogowego Ustawienia strony można też używać w podglądzie wydruku. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć to okno dialogowe i sprawdzić, jak nowe ustawienia wpływają na etykiety.

Uzyskanie odpowiedniego wyrównania danych na etykietach może wymagać wielu prób, szczególnie w przypadku etykiet zawierających wiele kolumn i podawanych arkuszami. Raport etykiet składa się z odpowiednio rozmieszczonych obszarów, takich jak obszar etykiet, miejsce między nimi lub obszar marginesów strony. Jeśli na przykład arkusz etykiet ma 21 cm szerokości, a lewy i prawy margines zajmują 0,5 cm, na stronie pozostaje tylko 20 cm wolnego miejsca (21 minus 1). Jeśli projekt raportu zawiera dwie kolumny, a odstęp między etykietami wynosi 0,5 cm (wartość odstępu kolumn określona w oknie dialogowym Ustawienia strony), pozostaje tylko 19,5 cm na etykiety. Oznacza to, że szerokość sekcji Szczegóły nie może przekraczać 9,75 cm (19,5 / 2 kolumny), gdyż w przeciwnym razie dane etykiet nie zmieszczą się na stronie. Ta sama zasada dotyczy wymiarów w pionie — przy dopasowywaniu wysokości etykiet należy uwzględnić margines dolny i górny oraz odstępy między wierszami.

Jeśli ustawienia w oknie dialogowym Ustawienia strony i/lub szerokości formantów w projekcie raportu powodują, że niektóre informacje nie mieszczą się na wydrukowanej stronie lub na podglądzie wydruku, program Access wyświetla komunikat „Niektóre dane mogą nie być wyświetlane”. Taki komunikat oznacza, że należy poprawić ustawienia strony, a być może również dopasować rozmiary formantów w projekcie raportu. Możliwe rozwiązania w przypadku, gdy zostanie wyświetlony ten komunikat:

  • Zmniejsz szerokość formantów w sekcji Szczegóły, tak aby mieściły się w obszarze przeznaczonym dla jednej etykiety. Zobacz podany wyżej przykład obliczania dostępnego miejsca.

  • Zmniejsz rozmiary marginesów strony w oknie dialogowym Ustawienia strony. Dzięki temu zwiększy się ilość miejsca na informacje zawarte w etykietach.

Drukowanie etykiet

  1. Otwórz raport w dowolnym widoku (albo zaznacz raport w okienku nawigacji).

  2. Kliknij Przycisk pakietu Microsoft Office Obraz przycisku pakietu Office , a następnie kliknij przycisk Drukuj. Przycisk Drukuj

    W programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe Drukowanie.

  3. Wprowadź wybrane opcje, na przykład wybierz drukarkę, zakres wydruku lub liczbę kopii.

  4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Porady i wskazówki dotyczące tworzenia etykiet

  • Wybieranie adresów do wydrukowania    Jeśli nie jest potrzebne drukowanie wszystkich adresów zawartych w źródle rekordów, można użyć jednego z poniższych rozwiązań:

    • Wybierz adresy, określając jedno lub więcej kryteriów    Tworzenie kwerendy parametrycznej i określ tej kwerendy jako źródła rekordów dla raportu etykiet. Po otwarciu raportu w kwerendy zostanie wyświetlony monit o określenie kryteriów pobierania rekordów. Rekordy, które spełniają kryteria następnie pobierania i dostępne dla raportu etykiet.
      Korzystania z programu Word do tworzenia i drukowania adresów należy wprowadzić kwerendę parametryczną jako źródło danych podczas operacji korespondencji seryjnej.

    • Przeglądanie rekordów adresów w celu wybrania adresów     Aby przejrzeć listę adresów i wybrać adresy do wydrukowania, wykonaj następujące czynności:

      1. W widoku projektu dodaj pole typu Tak/Nie o nazwie WydrukEtykiety do tabeli z adresami. Po przełączeniu do widoku arkusza danych w każdym wierszu kolumny WydrukEtykiety będzie wyświetlone pole wyboru.

      2. Za pomocą Kreatora prostych kwerend utwórz kwerendę zawierającą wszystkie pola adresu i pole WydrukEtykiety.

      3. Otwórz widok projektu kwerendy, a następnie w komórce Kryteria pola WydrukEtykiety wpisz wartość Tak. Kwerenda będzie pobierać tylko adresy przeznaczone do wydruku.

      4. Ustaw nazwę tej kwerendy jako wartość właściwości Źródło rekordów raportu etykiet.

      5. Przed rozpoczęciem drukowania etykiet otwórz widok arkusza danych i zaznacz pola wyboru dla adresów, które chcesz wydrukować. Usuń zaznaczenie pól wyboru dla adresów, których nie chcesz drukować. Następnie otwórz raport i wydrukuj go.

  • Drukowanie adresów bezpośrednio na kopertach    Czasami jest potrzebne wydrukowanie adresów bezpośrednio na kopertach zamiast na etykietach naklejanych później na koperty. Aby wydrukować etykietę na kopercie, zdefiniuj etykietę niestandardową. W kroku 1 kreatora, gdy zostanie wyświetlony monit o podanie szczegółów etykiety, kliknij przycisk Dostosuj i postępuj zgodnie z instrukcjami w kroku 4. Pamiętaj, aby w obszarze Typ etykiety wybrać opcję Podawany arkuszami.

Początek strony

Drukowanie danych programu Access przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej programu Word

Jeśli adresy są przechowywane w programie Access, ale mają być eksportowane do programu Word w celu użycia funkcji korespondencji seryjnej do sformatowania i wydrukowania etykiet, można skorzystać z Kreatora korespondencji seryjnej programu Word.

  1. W okienku nawigacji zaznacz tabelę lub kwerendę zawierającą dane, które chcesz wydrukować.

  2. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij przycisk Więcej, a następnie kliknij pozycję Scal za pomocą programu Microsoft Office Word.

    Zostanie uruchomiony Kreator korespondencji seryjnej Microsoft Word.

  3. Jeśli istnieje utworzony wcześniej dokument, z którym chcesz połączyć dane, kliknij opcję Chcę, aby połączył dane z istniejącym dokumentem Microsoft Word. W przeciwnym razie kliknij opcję Chcę, aby utworzył nowy dokument i połączył z nim dane.

  4. Kliknij przycisk OK.

    Po wybraniu opcji Chcę, aby połączył dane z istniejącym dokumentem Microsoft Word zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz dokument Microsoft Word. Wybierz odpowiedni dokument, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Dokument zostanie otwarty w programie Word.

    Wybranie opcji utworzenia nowego dokumentu spowoduje otwarcie pustego dokumentu programu Word.

  5. W programie Word postępuj zgodnie z instrukcjami w okienku Korespondencja seryjna. Aby uzyskać więcej informacji o Kreatorze korespondencji seryjnej programu Word, skorzystaj z Pomocy programu Word.

Uwaga: Program Word umożliwia drukowanie adresów niezależnie od tego, gdzie są przechowywane. Można pobierać listy adresów z różnych programów, takich jak Excel, Outlook i Access. Jeśli lista adresów nie jest jeszcze przygotowana, można ją utworzyć w programie Word i wydrukować etykiety. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pomoc programu Word.

Początek strony

Uwaga: Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×