Tworzenie etykiet wysyłkowych w programie Access

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Program Microsoft Access 2010 oferuje różne sposoby tworzenia etykiet zawierających dane z tabel programu Access. Najłatwiejszym z nich jest użycie Kreatora etykiet programu Access, który umożliwia utworzenie i wydrukowanie raportu sformatowanego tak, aby pasował do etykiet. Etykiety mogą zawierać dane przechowywane w tabelach programu Access lub dane zaimportowane lub połączone z innych źródeł, takich jak skoroszyty programu Microsoft Excel czy listy kontaktów programu Microsoft Outlook. Można utworzyć etykiety w postaci raportu w programie Access lub scalić te dane z dokumentem programu Microsoft Word, a następnie wydrukować etykiety w programie Word. W tym artykule przedstawiono odpowiednie procedury.

Co chcesz zrobić?

Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu programu Access

Drukowanie danych programu Access przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej programu Microsoft Word

Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu programu Access

Program Access pozwala tworzyć etykiety jako raport, dla którego rozmiar strony jest dobierany w taki sposób, aby pasował do odpowiedniej etykiety. Etykiety są najczęściej używane przy wysyłaniu korespondencji. Można jednak drukować dowolne dane programu Access na etykietach spełniających różne funkcje. W przypadku etykiet wysyłkowych raport pobiera dane adresowe z tabel lub kwerend zawierających adresy. Podczas drukowania raportu osobna etykieta jest drukowana dla każdego adresu zawartego w źródle rekordów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat łączenia i importowania danych z innych źródeł (na przykład programu Microsoft Excel lub Microsoft Outlook), aby użyć na etykietach, zobacz artykuł Wprowadzenie do importowania i eksportowania danych.

Kreator etykiet zadaje pytania na temat etykiet i danych, które mają być na nich umieszczone. Następnie kreator tworzy raport, który w razie potrzeby można dostosować.

Tworzenie etykiet przy użyciu Kreatora etykiet programu Access

Ważne :  Raporty etykiet tworzone za pomocą Kreatora etykiet nie są zgodne z funkcją Publikuj w usługach Access Services. Jednak po otwarciu bazy danych w programie Access można bez problemu drukować te etykiety.

  1. W okienku nawigacji zaznacz obiekt zawierający dane, które chcesz umieścić na etykietach. Jest to zazwyczaj tabela lub połączona tabela albo kwerenda, ale można również wybrać formularz lub raport.

  2. Na karcie Tworzenie w grupie Raporty kliknij przycisk Etykiety.

    Uwaga : W przypadku korzystania z bazy danych sieci Web polecenie Etykiety znajduje się w obszarze Raporty klienta.

    Program Access uruchomi Kreatora etykiet.

    Pierwsza strona Kreatora etykiet

    1. Jeśli znasz producenta etykiet i numer produktu dla etykiet:

      • Wybierz producenta w polu Filtruj według producenta.

      • Wybierz etykietę w polu Jaki rozmiar chcesz nadać etykiecie?

        W przeciwnym razie spróbuj odnaleźć produkt, dla którego wartości wyświetlane w kolumnach Wymiary i Liczba w poziomie odpowiadają używanym etykietom.

        Jeśli nie możesz znaleźć podobnej etykiety:   

      • Kliknij przycisk Dostosuj, a następnie kliknij przycisk Nowy.

        Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa etykieta.

        Strona Nowa etykieta kreatora etykiet

      • Zmierz używane etykiety i wprowadź ich wymiary w odpowiednich polach okna dialogowego Nowa etykieta.

      • Wprowadź nazwę etykiet niestandardowych w polu tekstowym Nazwa etykiety, wybierz odpowiedni typ i orientację etykiety, a następnie kliknij przycisk OK.

        Jeśli została już utworzona etykieta niestandardowa i chcesz ją wybrać:   

      • Kliknij pozycję Pokazuj niestandardowe rozmiary etykiet, a następnie kliknij odpowiednią etykietę niestandardową.

    2. W obszarze Typ etykiety wybierz opcję Podawany arkuszami lub Ciągły, a następnie kliknij przycisk Dalej.

    3. Wybierz nazwę, rozmiar, grubość i kolor czcionki dla etykiety, a następnie kliknij przycisk Dalej.

    4. Na stronie kreatora Co chcesz umieścić na etykiecie pocztowej? zaznacz na liście Dostępne pola te pola, które chcesz umieścić na etykietach, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać do obszaru Prototyp etykiety.

      Dodawanie pól do etykiety w kreatorze etykiet

      • Aby dodać odstęp między polami w obszarze Prototyp etykiety, naciśnij klawisz SPACJA.

      • Aby utworzyć nowy wiersz, naciśnij klawisz ENTER.

      • Do przechodzenia między polami służą klawisze strzałek.

      • Aby usunąć pole z tego obszaru, naciśnij klawisz BACKSPACE.

      • W celu dodania innego tekstu lub znaków interpunkcyjnych (na przykład przecinka po nazwie miasta) kliknij, aby umieścić kursor w miejscu, gdzie chcesz wprowadzić tekst, a następnie wpisz go. Ten tekst będzie jednakowy na każdej etykiecie.

        Uwaga : Pola z następującymi typami danych można dodawać tylko przy użyciu Kreatora etykiet: tekst, Nota, liczba, Data/Godzina, Waluta, tak/nie, lub załącznika. Aby dodać pola innych typów danych, otwórz raport etykiety w widoku projektu, po wykonaniu kroków Kreatora etykiet, a następnie użyj okienka Lista pól, aby dodać pola. Aby otworzyć okienko Lista pól, gdy raport jest otwarty w widoku projektu, naciśnij klawisze ALT + F8.

        Po ustawieniu pól etykiety w żądany sposób kliknij przycisk Dalej.

    5. Kolejna strona kreatora pozwala wybrać pola, według których etykiety będą sortowane. Dla dużej ilości korespondencji może być na przykład przydatne sortowanie według kodów pocztowych. Na liście Dostępne pola wybierz pola, według których chcesz sortować dane, a następnie kliknij je dwukrotnie, aby dodać do obszaru Sortuj według. Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej.

      Ustawianie kolejności sortowania w kreatorze etykiet

    6. Na ostatniej stronie kreatora wprowadź nazwę nowych etykiet, a następnie kliknij przycisk Zakończ.

      Ostatnia strona kreatora etykiet

      Jeśli została wybrana opcjaWyświetl etykiety tak, jak będą wyglądały po wydrukowaniu na ostatniej stronie Kreatora etykiet, program Access wyświetli etykiety w oknie Podgląd wydruku. Aby powiększyć lub pomniejszyć etykietę, kliknij ją lub użyj formantu powiększenia na pasku stanu.

      Formant powiększenia

      Jeśli została wybrana opcja Zmień projekt etykiety na ostatniej stronie Kreatora etykiet, program Access wyświetli widok projektu dla raportu etykiet.

      Uwaga : Podgląd wydruku to jedyny widok, w którym kolumny są wyświetlane tak, jak zostały rozmieszczone. Jeśli raport jest przeglądany w widoku raportu lub w widoku układu, program Access wyświetla wszystkie dane w jednej kolumnie.

Dostosowywanie wyglądu etykiety

Jeśli utworzone etykiety nie odpowiadają oczekiwaniom, można dostosować ich układ, otwierając raport w widoku projektu i wprowadzając odpowiednie zmiany. Widok projektu ułatwia pracę z etykietami, gdyż umożliwia dokładniejsze określenie układu. Aby zobaczyć zmiany wprowadzone w widoku projektu, należy przełączyć się do podglądu wydruku.

W programie Access jest wyświetlany komunikat o zbyt małej ilości miejsca w poziomie do wyświetlenia danych

Wyświetlenie tego komunikatu jest efektem ubocznym wymiarów niektórych etykiet. Zwykle jest wyświetlany, gdy etykiety są położone bardzo blisko prawych i lewych krawędzi arkusza etykiet. W wyniku tego w kreatorze mogą być określane wymiary wykraczające poza normalny zakres wydruku, co powoduje pojawianie się tego komunikatu podczas wyświetlania podglądu etykiet lub ich drukowania.

Jeśli wyrównanie tekstu na etykietach jest zadowalające i co druga drukowana strona nie jest pusta, zaleca się pozostawienie projektu raportu bez zmian i klikanie przycisku OK po każdym wyświetleniu tego komunikatu. W przeciwnym razie można spróbować dostosować ustawienia strony zgodnie z opisem w poniższej sekcji.

Wyrównywanie danych i ich etykiet

Widok projektu umożliwia wprowadzenie drobnych poprawek w układzie etykiety. Można przesunąć formanty, a także dopasować rozmiary etykiet przez zmianę szerokości lub wysokości sekcji Szczegóły.

Aby przełączyć się do widoku projektu, w okienku nawigacji należy kliknąć prawym przyciskiem myszy raport, a następnie w menu skrótów kliknąć polecenie Widok projektu.

Aby zmienić marginesy lub odstępy między etykietami, w widoku projektu można użyć okna dialogowego Ustawienia strony:

  • Na karcie Ustawienia strony w grupie Układ strony należy kliknąć przycisk Kolumny.

    Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony z wybraną kartą Kolumny.

Karta Kolumny w oknie dialogowym Ustawienia strony

W sekcjach okna Ustawienia strony można zmieniać następujące opcje:

Sekcja

Opcja

Opis

Ustawienia siatki

Liczba kolumn

Ta wartość powinna być równa liczbie etykiet drukowanych w jednym wierszu.

Odstęp wierszy

Aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w pionie między wierszami etykiet, wprowadź nową wartość w tym polu.

Odstęp kolumn

Aby zwiększyć lub zmniejszyć odstęp w poziomie między kolumnami etykiet, wprowadź nową wartość w tym polu.

Rozmiar kolumn

Szerokość

Przy zmianach tej wartości należy pamiętać o ustawieniach marginesów i odstępów między kolumnami.

Aby sprawdzić i dopasować ustawienia marginesów, kliknij kartę Opcje drukowania w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Wysokość

Umożliwia dopasowanie wysokości etykiet.

Tak, jak szczegóły

Zaznaczenie tego pola przywraca szerokość i wysokość kolumn do wartości określonych przez szerokość i wysokość sekcji Szczegóły w widoku projektu.

Układ kolumn

W dół i w poprzek

Po wybraniu tej opcji dane etykiet są drukowane od góry do dołu pierwszej kolumny, następnie od góry do dołu drugiej kolumny itd.

W poprzek i w dół

Po wybraniu tej opcji dane etykiet są drukowane poziomo od początku pierwszego wiersza, następnie od początku drugiego wiersza itd.

Uwaga : Okno dialogowe Ustawienia strony w podglądzie wydruku można również otworzyć, klikając pozycję kolumny na karcie Podgląd wydruku. Po kliknięciu przycisku OK, aby zamknąć okno dialogowe zmiany są natychmiast odzwierciedlane w widoku Podgląd wydruku.

Drukowanie etykiet

  1. Otwórz raport w dowolnym widoku (albo zaznacz raport w okienku nawigacji).

  2. Na karcie Plik kliknij pozycję Drukuj, a następnie kliknij pozycję Drukuj.

    W programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe Drukowanie.

  3. Wprowadź wybrane opcje, na przykład wybierz drukarkę, zakres wydruku lub liczbę kopii.

  4. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Drukowanie danych programu Access przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej programu Microsoft Word

Jeśli adresy są przechowywane w programie Access, ale mają być eksportowane do programu Word w celu użycia funkcji korespondencji seryjnej do sformatowania i wydrukowania etykiet, można skorzystać z Kreatora korespondencji seryjnej programu Word.

Uwaga :  Ta procedura dotyczy tylko klienckich baz danych. Polecenie Scal w programie Word nie jest dostępne w przypadku baz danych sieci Web.

  1. W okienku nawigacji zaznacz tabelę lub kwerendę zawierającą dane, które chcesz wydrukować.

  2. Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie kliknij przycisk Korespondencji seryjnej program Word.

  3. Jeśli istnieje utworzony wcześniej dokument, z którym chcesz połączyć dane, w oknie dialogowym Kreator korespondencji seryjnej Microsoft Word kliknij opcję Chcę, aby połączył dane z istniejącym dokumentem Microsoft Word. W przeciwnym razie kliknij opcję Chcę, aby utworzył nowy dokument i połączył z nim dane.

  4. Kliknij przycisk OK.

    Po wybraniu opcji Chcę, aby połączył dane z istniejącym dokumentem Microsoft Word zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz dokument Microsoft Word. Wybierz odpowiedni dokument, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Dokument zostanie otwarty w programie Word.

    Wybranie opcji utworzenia nowego dokumentu spowoduje otwarcie pustego dokumentu programu Word.

  5. W programie Word postępuj zgodnie z instrukcjami w okienku zadań Korespondencja seryjna. W kroku 3 procesu tworzenia korespondencji seryjnej programu Word (Wybieranie adresatów) źródło danych wskazane w kroku 1 tej procedury będzie już wybrane.

    Aby uzyskać więcej informacji o Kreatorze korespondencji seryjnej programu Word, skorzystaj z Pomocy programu Word.

Uwaga : Program Word umożliwia drukowanie adresów niezależnie od tego, gdzie są przechowywane. Można pobierać listy adresów z różnych programów, takich jak Excel, Outlook i Access. Jeśli lista adresów nie jest jeszcze przygotowana, można ją utworzyć w programie Word i wydrukować etykiety. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pomoc programu Word.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×