Tworzenie źródła danych dla korespondencji seryjnej

Jeśli informacje nie są jeszcze zorganizowane w formacie pliku źródła danych, którego może używać program Microsoft Office Publisher, można utworzyć źródło danych do zastosowania w korespondencji seryjnej lub seryjnej poczcie e-mail. Źródło danych może zawierać tylko listę nazw i adresów lub może również zawierać ścieżki do obrazów, numerów części produktów, pocztowych kodów kreskowych, historii zakupów klienta oraz różnych dodatkowych danych, których użytkownik chce używać w korespondencji seryjnej lub seryjnej poczcie e-mail.

W tym artykule

Struktura źródła danych

Tworzenie źródła danych listy adresów do korespondencji seryjnej

Struktura źródła danych

Przed utworzeniem źródła danych należy rozważyć, jakie rodzaje informacji mają być uwzględnione w finalnej scalonej publikacji. Należy upewnić się, że struktura pliku źródła danych zawiera wszystkie dane wymagane w scalaniu.

W pierwszym wierszu źródła danych (wiersz nagłówka poniższej tabeli) znajdują się nazwy kolumn. Nazwy kolumn są nazwami pól danych wstawianych do publikacji korespondencji seryjnej lub seryjnej poczty e-mail jako symbole zastępcze tekstu lub obrazów.

Kolumny danych (pola danych) pod wierszem nagłówka zawierają konkretne informacje wyświetlane zamiast skojarzonego pola scalania. Każdy wiersz tabeli (rekord) poniżej wiersza nagłówka zawiera kompletny zestaw informacji dla każdego rekordu.

Kolumny w arkuszu programu Excel odpowiadające polom w publikacji pocztówki

Początek strony

Tworzenie źródła danych listy adresów do korespondencji seryjnej

Do utworzenia źródła danych korespondencji seryjnej lub seryjnej poczty e-mail można użyć programu Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook lub Microsoft Office Outlook z dodatkiem Business Contact Manager. Po utworzeniu i zapisaniu listy adresów można użyć jej ponownie w przyszłych projektach korespondencji seryjnej.

Mail Merge Recipients dialog box

Tworzenie listy adresów za pomocą programu Publisher

  1. Otwórz publikację.

  2. W menu Narzędzia wskaż polecenie Korespondencja i wykazy seryjne, a następnie kliknij polecenie Utwórz listę adresów.

  3. Aby dostosować kolumny, w oknie dialogowym Nowa lista adresów kliknij opcję Dostosuj kolumny, a następnie wykonaj dowolną z następujących czynności:

    • Aby dodać pole, kliknij przycisk Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie pola wpisz nazwę nowego pola, a następnie kliknij przycisk OK.

    • Aby usunąć pole, w obszarze Nazwy pól zaznacz nazwę pola, a następnie kliknij przycisk Usuń.

    • Aby zmienić nazwę pola, w obszarze Nazwy pól zaznacz nazwę pola, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę. W oknie dialogowym Zmienianie nazwy pola wpisz nową nazwę w polu Na, a następnie kliknij przycisk OK.

      Po dostosowaniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk OK.

  4. W oknie dialogowym Nowa lista adresów, w pierwszym pustym wierszu wpisz w odpowiednich polach informacje dotyczące pierwszej pozycji.

    Jeśli w finalnej publikacji planowane jest scalanie fotografii, w odpowiedniej kolumnie lub polu danych każdego rekordu należy wpisać nazwę pliku lub ścieżka do pliku obrazu. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli pliki obrazów i źródła danych są zapisane w tym samym folderze, należy wpisać nazwę pliku odpowiedniego obrazu. Na przykład: pierwszezdjęcie.jpg.

    • Jeśli pliki obrazów są zapisane w innym folderze niż źródło danych, należy wpisać pełną ścieżkę do odpowiedniego obrazu. Na przykład: C:\Documents and Settings\Nazwa_użytkownika\Moje dokumenty\Moje obrazy\Projekt wykazu\pierwszezdjęcie.jpg.

    • Jeśli pliki obrazów są zapisane w podfolderze folderu źródła danych, należy wpisać częściową ścieżkę do odpowiedniego obrazu. Na przykład jeśli folder źródła danych zawiera podfolder Obrazy, należy wpisać: \Obrazy\pierwszezdjęcie.jpg.

  5. Po zakończeniu wprowadzania informacji dotyczących pierwszej pozycji kliknij przycisk Nowa pozycja lub naciśnij klawisz TAB.

  6. Powtarzaj kroki 4 i 5, aż dodasz wszystkie pozycje.

  7. Kliknij przycisk OK.

  8. W oknie dialogowym Zapisywanie listy adresów wpisz nazwę listy adresów w polu Nazwa pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

    Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Dobrze jest przechowywać listę adresów w tym folderze, ponieważ jest to folder domyślny, w którym program Publisher wyszukuje źródła danych. Jeśli plik źródła danych zostanie zapisany poza folderem Moje źródła danych, będzie konieczne jego zlokalizowanie, zanim będzie możliwe połączenie ze źródłem danych podczas scalania.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×