Szablony list dostępne w programie Microsoft Office SharePoint Server 2007

Lista to kolekcja informacji udostępnianych innym członkom zespołu. Można na przykład utworzyć arkusz do rejestrowania uczestników wydarzenia lub śledzić w kalendarzu wydarzenia związane z zespołem.

W tym artykule

Omówienie

Sposoby pracy z listami

Typy list

Podczas tworzenia witryny programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 są generowane domyślnego listy różnego typu: od tablicy dyskusyjnej po listę kalendarza.

Można dodawać elementy do tych list i dostosowywać je, tworzyć dodatkowe listy na podstawie szablonów list, które już są dostępne, a także tworzyć listy niestandardowe zawierające tylko wybrane ustawienia i kolumny.

Listy można wyświetlać na kilka różnych sposobów. Można na przykład na jednej stronie udostępnić widok wszystkich zadań, a na drugiej stronie — widok tylko tych zadań, które mają zostać wykonane dzisiaj. Ponadto do organizowania elementów listy można użyć folderów. Na przykład na stronie głównej można wyświetlać tylko bieżące wydarzenia z kalendarza, a na innej stronie można utworzyć widok graficzny podobny do kalendarza ściennego.

Czasami użytkownik ma w arkuszu kalkulacyjnym dane, których chciałby użyć na liście w witrynie programu SharePoint. Może wówczas zaimportować ten arkusz kalkulacyjny, aby utworzyć nową listę, która będzie zawierać kolumny i dane.

Jeśli na komputerze jest zainstalowany program do obsługi baz danych, na przykład program Microsoft Office Access 2007, a używana przeglądarka obsługuje formanty Microsoft ActiveX, można zintegrować dane listy z narzędziami bazy danych, takimi jak kwerendy, sprzężenia i raporty.

Listy można także wyświetlać w składnik Web Part na stronach witryny. Składniki Web Part to bloki konstrukcyjne witryny sieci Web, za pomocą których można dodawać elementy z listy bezpośrednio do strony składnika Web Part. Listę można również otworzyć bezpośrednio, a następnie pracować nad nią. Na przykład lista domyślna Anonsy jest wyświetlana w składniku Web Part na nowej stronie głównej witryny zespołu, ale można również kliknąć tytuł tej listy, aby ją otworzyć na jej własnej stronie i tam nad nią pracować.

Początek strony

Sposoby pracy z listami

Poniżej przedstawiono kilka sposobów pracy z listami, które będą pomocne przy zarządzaniu informacjami dotyczącymi grupy.

  • Śledzenie wersji i szczegółowa historia     Można śledzić wersje elementów listy, co pozwala ustalić, które elementy ulegały zmianom w kolejnych wersjach, a także kto zmienił te elementy listy. Jeśli w nowszej wersji znajdują się błędy, można przywrócić poprzednią wersję elementu. Śledzenie historii listy jest szczególnie ważne, jeśli organizacja wymaga monitorowania listy na kolejnych etapach jej rozwoju.

    Historia wersji listy

  • Wymaganie zatwierdzenia     Można określić, że będzie wymagane zatwierdzenie elementu listy, zanim wszyscy użytkownicy będą mogli go wyświetlać. Elementy będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę, która ma uprawnienie do zatwierdzania. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać element listy przed zatwierdzeniem.

  • Integracja poczty e-mail z listą     Jeśli w witrynie zostały włączone przychodzące lub wychodzące wiadomości e-mail, na listach można korzystać z zalet poczty e-mail. Niektóre listy, na przykład kalendarze, można skonfigurować tak, aby użytkownicy mogli dodawać do nich zawartość, wysyłając wiadomości. Inne listy, na przykład listy zadań, można skonfigurować tak, aby wysyłały wiadomość do użytkownika, gdy zostanie mu przydzielony element. Organizacja może dostosować inne typy list w taki sposób, aby odbierały wiadomości.

  • Dostosowywanie uprawnień     Można określić, czy uczestnicy listy mogą odczytywać i edytować tylko elementy utworzone przez siebie, czy wszystkie elementy listy. Osoby mające uprawnienie do zarządzania listami mogą odczytywać i edytować wszystkie elementy listy. Do jednego elementu listy można również zastosować szczególne poziomy uprawnień, na przykład w sytuacji, gdy problem zawiera informacje poufne.

  • Tworzenie widoków i zarządzanie nimi     Grupa użytkownika może utworzyć różne widoki jednej listy. Zawartość rzeczywistej listy nie zmieni się, ale elementy zostaną zorganizowane lub przefiltrowane, dzięki czemu użytkownicy będą mogli w zależności od potrzeb znajdować najważniejsze lub interesujące informacje.

  • Używanie formuł i wartości obliczanych     Formuł i wartości obliczanych można używać w celu dynamicznego generowania informacji w kolumnach listy. Te operacje mogą być wykonywane przy użyciu informacji z jednej lub kilku innych kolumn listy, a także funkcji systemowych, takich jak funkcja [dzisiaj], która wskazuje bieżącą datę. Można na przykład określić domyślną datę ukończenia przypadającą po upływie siedmiu dni od daty bieżącej.

  • Aktualne informacje o zmianach     Na listach i w widokach w programie Office SharePoint Server 2007 wprowadzono obsługę technologii RSS, dzięki czemu członkowie grupy roboczej mogą automatycznie otrzymywać aktualizacje. Technologia RSS udostępnia skonsolidowaną lokalizację, która umożliwia użytkownikom odbieranie i wyświetlanie aktualizacji wiadomości lub informacji w postaci źródeł danych RSS. Można również utworzyć alerty e-mail służące do powiadamiania o zmianach na listach lub dodawania nowych elementów. Alerty stanowią wygodną metodę śledzenia ważnych dla użytkownika zmian.

  • Udostępnianie informacji z listy programowi do obsługi baz danych     Jeśli na komputerze jest zainstalowany program do obsługi baz danych, na przykład Microsoft Office Access 2007, można eksportować i importować dane do witryny oraz z witryny, a także połączyć tabelę z bazy danych z listą programu SharePoint. Podczas pracy z danymi z listy w bazie danych można analizować je tak jak każde inne dane, na przykład za pomocą kwerend, sprzężeń i raportów.

    Spójne używanie list w witrynach    Jeśli dana grupa pracuje z kilkoma typami list, można zwiększyć spójność wielu list, używając typ zawartości, kolumn witryn i szablonów. Te funkcje pozwalają efektywnie ponownie używać ustawień i struktury list. Można na przykład zdefiniować typ zawartości dla problemu z zakresu obsługi klientów, który będzie obejmował pewne kolumny (na przykład dane kontaktowe klienta) i procesy biznesowe. Innym przykładem może być utworzenie kolumny witryny z listą rozwijaną nazw działów przedsiębiorstwa. Taką kolumnę można dodawać do wielu list, dzięki czemu nazwy działów będą zawsze wyświetlane w ten sam sposób na każdej liście.

    Łącza do dodatkowych informacji na temat typów zawartości, kolumn witryn i szablonów list można znaleźć w sekcji Zobacz też.

  • Praca z elementami listy za pomocą programu poczty e-mail     Korzystając z programu do obsługi poczty e-mail zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można zabrać ze sobą ważne informacje z listy. Na przykład za pomocą programu Microsoft Office Outlook 2007 można wyświetlać i aktualizować zadania, kontakty oraz tablice dyskusyjne w witrynie.

  • Ustawianie odbiorców zawartości     Elementy listy programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 można opublikować tak, aby były widoczne tylko dla osób należących do określonego zespołu lub grupy odbiorców. W tym celu używa się składników Web Part, na przykład składnika Web Part kwerendy zawartości, który przy użyciu danych profilowania odbiorców filtruje zawartość listy na podstawie kontekstu użytkownika. Aby można było włączyć elementy listy dla określonych odbiorców, należy najpierw skonfigurować listę przy użyciu kolumny Określanie odbiorców.

Początek strony

Typy list

Używany typ listy zależy od rodzaju udostępnianych informacji.

Anonsy     Lista anonsów pozwala udostępniać aktualności i informacje o stanie, a także dostarczać przypomnienia. W anonsach można stosować rozszerzone funkcje formatowania, w tym obrazy, hiperłącza i tekst sformatowany.

Kontakty     Lista kontaktów służy do przechowywania informacji o osobach i grupach, z którymi się współpracuje. Gdy używa się programu do obsługi poczty e-mail lub programu do zarządzania kontaktami zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można w tym drugim programie wyświetlać i aktualizować kontakty przechowywane w witrynie programu SharePoint. Można na przykład zaktualizować listę wszystkich dostawców danej organizacji w programie Office Outlook 2007. Lista kontaktów nie jest listą członków danej witryny, ale może służyć do przechowywania i udostępniania kontaktów organizacji, na przykład listy zewnętrznych wykonawców przedsiębiorstwa.

Tablice dyskusyjne     Tablica dyskusyjna stanowi centralne miejsce rejestrowania i przechowywania dyskusji zespołowych, a swoim formatem przypomina grupy dyskusyjne. Jeśli administrator witryny włączył dla list funkcję odbierania wiadomości e-mail, tablice dyskusyjne pozwalają przechowywać dyskusje w formie wymiany wiadomości e-mail pochodzących z większości popularnych programów poczty e-mail. Można na przykład utworzyć tablicę dyskusyjną poświęconą premierze nowego produktu danego przedsiębiorstwa. Gdy używa się programu do obsługi poczty e-mail zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można w tym drugim programie wyświetlać i aktualizować zawartość tablicy dyskusyjnej.

Łącza     Lista łączy stanowi centralną lokalizację umożliwiającą przechowywanie łączy do Internetu, firmowego intranetu i innych zasobów. Można na przykład utworzyć listę łączy do witryn sieci Web swoich klientów.

Kalendarz     W kalendarzu można oznaczać wszystkie wydarzenia dotyczące zespołu oraz określone sytuacje, na przykład dni wolne w firmie. Widoki dostępne w kalendarzu są podobne do zwykłych kalendarzy biurkowych lub ściennych i obejmują wydarzenia zespołowe, w tym zebrania, spotkania towarzyskie oraz wydarzenia całodzienne. W kalendarzu można ponadto śledzić punkty kontrolne, na przykład terminy lub daty premier produktów, które nie są powiązane z konkretnym okresem. Jeśli używa się programu do obsługi poczty e-mail lub kalendarza zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można w tym drugim programie wyświetlać i aktualizować swój kalendarz pochodzący z witryny programu SharePoint. Można na przykład porównywać swój kalendarz w witrynie programu SharePoint z kalendarzem programu Office Outlook 2007 i odpowiednio aktualizować terminy, wyświetlając oba kalendarze obok siebie lub nakładając je na siebie w programie Office Outlook 2007.

Zadania     Lista zadań służy do śledzenia informacji o projektach i innych wydarzeniach zaplanowanych do wykonania w grupie. Na liście można przydzielać zadania osobom oraz śledzić stan i procent wykonania w miarę realizacji zadania. Jeśli używa się programu do obsługi poczty e-mail lub programu do zarządzania zadaniami zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można w tym drugim programie wyświetlać i aktualizować swoje zadania pochodzące z witryny programu SharePoint. Można na przykład utworzyć listę zadań dla procesu budżetowania w organizacji, a następnie wyświetlać ją i aktualizować w programie Office Outlook 2007 wraz z innymi zadaniami.

Zadania projektu     Lista zadań projektu służy do przechowywania informacji o zadaniach wraz z wykresem Gantta z paskami postępu. Można na niej śledzić stan i procent wykonania w miarę realizacji zadania. Jeśli używa się programu do obsługi poczty e-mail lub programu do zarządzania zadaniami zgodnego z programem Office SharePoint Server 2007, można w tym drugim programie wyświetlać i aktualizować swoje zadania projektu pochodzące z witryny programu SharePoint. W witrynie programu SharePoint można na przykład utworzyć listę zadań w celu identyfikacji zakresu prac podczas tworzenia podręcznika szkoleniowego i przydzielenia poszczególnych zadań różnym osobom. Następnie można śledzić przebieg realizacji tego projektu w programie Office Outlook 2007.

Śledzenie problemów     Lista śledzenia problemów służy do przechowywania informacji o konkretnych problemach, na przykład dotyczących pomocy technicznej, oraz do śledzenia postępu w ich rozwiązywaniu. Problemy można przypisywać różnym osobom, dzielić je na kategorie oraz wiązać ze sobą. Można na przykład utworzyć listę śledzenia problemów w celu zarządzania problemami i rozwiązaniami dotyczącymi obsługi klientów. Za każdym razem podczas edycji problemu można dodać komentarz, tworząc w ten sposób historię komentarzy bez zmieniania oryginalnego opisu problemu. Pracownik działu obsługi klienta może na przykład rejestrować każdy krok podejmowany w celu rozwiązania problemu oraz jego wyniki. Ponadto przy użyciu listy śledzenia problemów i trójstanowego przepływu pracy można ułatwić w organizacji zarządzanie śledzeniem problemów lub projektów.

Ankieta     Ankiety służą do zbierania i przetwarzania odpowiedzi na pytania, na przykład w celu określenia poziomu zadowolenia pracowników lub przeprowadzenia konkursu. Ta lista umożliwia projektowanie pytań i odpowiedzi na kilka różnych sposobów, a także wyświetlanie podsumowania zebranych informacji. Użytkownicy programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych zgodnego z programem Microsoft Windows SharePoint Services (wersja 3) lub Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 mogą eksportować uzyskane wyniki na potrzeby dalszych analiz.

Niestandardowa     Wszystkie listy można dostosowywać, jednak można także rozpocząć definiowanie listy od wybrania listy niestandardowej, a następnie dostosować tylko określone przez siebie ustawienia. Można także utworzyć listę na podstawie arkusza kalkulacyjnego, o ile używany program arkusza kalkulacyjnego jest zgodny z programem Microsoft Windows SharePoint Services (wersja 3) lub Windows SharePoint Services 2.0, programem Microsoft Internet Explorer i systemem Microsoft Windows. Można na przykład zaimportować listę utworzoną w programie Microsoft Office Excel 2007, która służy do rejestrowania kontaktów z dostawcami i zarządzania nimi.

Ponadto z witryną programu Office SharePoint Server 2007 można łatwo integrować informacje z aplikacji biznesowych, takich jak SAP, Siebel i Microsoft SQL Server, dodając w tym celu kolumnę z danymi biznesowymi do listy programu Office SharePoint Server 2007. Dodając do listy kolumnę danych biznesowych, można uzyskać listę elementów zawierającą kombinację kolumn z programu Office SharePoint Server 2007 i z zewnętrznej aplikacji biznesowej.

Języki i tłumacze     Listę języków i tłumaczy można utworzyć w celu używania jej wraz z przepływem pracy Zarządzanie tłumaczeniami w bibliotece zarządzania tłumaczeniami. Przepływ pracy przy użyciu tej listy przydziela zadania tłumaczenia tłumaczom określonym na liście dla poszczególnych języków. Listę tę można utworzyć ręcznie lub zdecydować się na jej utworzenie automatyczne w momencie dodania przepływu pracy Zarządzanie tłumaczeniami do biblioteki zarządzania tłumaczeniami.

Lista wskaźników KPI     Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) umożliwiają szybką ocenę postępu w realizacji mierzalnych celów. Listę wskaźników KPI można skonfigurować w celu śledzenia wydajności przy użyciu jednego z czterech źródeł danych: danych wprowadzanych ręcznie, danych z listy programu SharePoint, danych ze skoroszytów programu Microsoft Office Excel lub danych pochodzących z usług analiz — składnika programu Microsoft SQL Server 2005. Po utworzeniu listy wskaźników KPI każda osoba mająca uprawnienia do tej listy może za jej pomocą wyświetlić stan wskaźnika na stronie pulpitu nawigacyjnego.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×