Ręczne archiwizowanie elementów

Skrzynka pocztowa programu Outlook ma określoną wielkość, a nowe wiadomości e-mail raczej nie przestaną przychodzić. Aby nie dopuścić do jej przepełnienia, możesz przenieść starsze elementy do archiwum — oddzielnego pliku danych programu Outlook (pst), który w razie potrzeby możesz otworzyć w programie Outlook.

Uwaga :  Polecenie i funkcja Archiwum nie są wyświetlane dla żadnego z kont w profilu programu Outlook, jeśli zostało dodane konto programu Exchange Server, a w organizacji jest używana funkcja archiwum online programu Microsoft Exchange Server. Ta funkcja może również zostać wyłączona przez administratora sieci.

Domyślnie program Outlook archiwizuje elementy w regularnych odstępach czasu przy użyciu funkcji autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Automatyczne archiwizowanie starszych elementów.

W razie potrzeby możesz także archiwizować elementy ręcznie. W ten sposób możesz kontrolować, które elementy archiwizować, gdzie je przechowywać i jak stare muszą być, aby zostały zarchiwizowane.

  1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • W programie Outlook 2013 kliknij pozycję Plik > Informacje > Narzędzia do oczyszczania > Archiwizuj.


      Archiwizacja

    • W programie Outlook 2016: Kliknij pozycję Plik > Informacje > Narzędzia > Oczyść stare elementy.

      Czyszczenie starych elementów

    Porada : Funkcje archiwizacji i autoarchiwizacji mogą nie być dostępne, jeśli profil poczty jest połączony z programem Exchange Server. Jest także możliwe, że organizacja stosuje zasady przechowywania poczty e-mail, które zastępują funkcję autoarchiwizacji. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.

  2. Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie wybierz folder, który chcesz zarchiwizować.

  3. W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.

    Okno dialogowe Archiwizowanie

  4. Jeśli chcesz zarchiwizować niektóre foldery przy użyciu innych ustawień, możesz utworzyć wiele plików pst. Na przykład elementy w folderze Wysłane możesz chcieć przechowywać dłużej niż w folderze Skrzynka odbiorcza.

  5. Zaznacz pole Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby zarchiwizować poszczególne elementy wyłączone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie ustawienia Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum.

  6. Kliknij przycisk OK.

Wyłączanie autoarchiwizacji

Aby archiwizować tylko wtedy, gdy tego chcesz, wyłącz funkcję autoarchiwizacji.

  1. Kliknij pozycję Plik > Opcje > Zaawansowane.

  2. W obszarze Autoarchiwizacja kliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

  3. Wyczyść pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni.

Domyślnie program Outlook automatycznie archiwizuje stare elementy w regularnych odstępach czasu. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcji autoarchiwizacji, zobacz Tworzenie kopii zapasowej lub usuwanie elementów za pomocą autoarchiwizacji.

Zamiast korzystania z funkcji autoarchiwizacji lub jako jej uzupełnienie można także ręcznie wykonywać kopie zapasowe i archiwizować elementy. Ręczna archiwizacja zapewnia elastyczność i umożliwia dokładne określenie folderów przeznaczonych do archiwizacji oraz pliku danych programu Outlook (pst), który ma zostać użyty.

Aby ręcznie zarchiwizować elementy programu Outlook, należy wykonać następujące czynności:

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Narzędzia do oczyszczania.

  3. Kliknij pozycję Archiwizuj.

  4. Kliknij opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie kliknij folder, który ma zostać zarchiwizowany. Wszystkie podfoldery znajdujące się w wybranym folderze zostaną uwzględnione przez funkcję archiwizacji ręcznej.

  5. W obszarze Archiwizuj elementy starsze niż wprowadź datę.

    Okno dialogowe Archiwizowanie

  6. Jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji, w obszarze Plik archiwum kliknij pozycję Przeglądaj, aby określić nowy plik lub lokalizację. Wyszukaj odpowiedni plik lub wprowadź jego nazwę, a następnie kliknij przycisk OK. W polu Plik archiwum zostanie wyświetlona lokalizacja pliku docelowego.

  7. Zaznacz pole wyboru Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji”, aby uwzględnić wszelkie elementy, które zostały oznaczone jako wykluczone z archiwizacji automatycznej. Ta opcja nie powoduje anulowania wykluczenia tych elementów, lecz umożliwia zignorowanie opcji Nie dokonuj autoarchiwizacji tylko dla tego archiwum.

Wyłączanie autoarchiwizacji

Jeśli archiwizacja ma być wykonywana tylko ręcznie, konieczne jest wyłączenie autoarchiwizacji. Należy wykonać następujące czynności:

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Opcje.

  3. Na karcie Zaawansowane w obszarze Autoarchiwizacja kliknij pozycję Ustawienia autoarchiwizacji.

  4. Wyczyść pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni.

Funkcja autoarchiwizacji, która jest włączona domyślnie, w zaplanowanych interwałach automatycznie przenosi starsze elementy do lokalizacji archiwizacji. Jednak możliwe jest również ręczne wykonywanie kopii elementów oraz archiwizowanie ich w wybranej lokalizacji.

Uwaga : W programie Microsoft Office Outlook 2007 ustawienia funkcji autoarchiwizacji można dostosowywać. Zamiast ręcznego wykonywania kopii zapasowych lub archiwizowania elementów warto użyć funkcji autoarchiwizacji, która doskonale się do tego nadaje. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz artykuł Tworzenie kopii zapasowej lub usuwanie elementów za pomocą autoarchiwizacji.

  1. W menu Plik kliknij polecenie Archiwizuj.

  2. Zaznacz opcję Archiwizuj ten folder wraz ze wszystkimi podfolderami, a następnie określ datę w polu Archiwizuj elementy starsze niż.

    Zarchiwizowane foldery na liście folderów

  3. W obszarze Plik archiwum kliknij przycisk Przeglądaj w celu określenia nowego pliku lub lokalizacji, jeśli nie chcesz używać domyślnego pliku lub lokalizacji.

  4. Zaznacz pole wyboru Dołącz elementy z zaznaczonym polem wyboru „Nie dokonuj autoarchiwizacji” w celu zastąpienia poprzednich ustawień wyłączających autoarchiwizację określonych elementów. Jeśli podczas tej procedury zdecydujesz się na ręczne zarchiwizowanie tych elementów, będą one ponownie podlegać ustawieniu Nie dokonuj autoarchiwizacji do momentu kolejnego ręcznego zastąpienia tego ustawienia.

  5. Kliknij przycisk OK.

Uwaga : Program Outlook automatycznie utworzy inny plik archiwum dla elementów w wybranym folderze i lokalizacji.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×