Przykład przepływu pracy: Rozsyłanie raportu z wydatków w celu sprawdzenia

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Zespół wypełnia miesięczny raport z wydatków, który jest formularzem zaprojektowanym w programie Microsoft Office InfoPath 2007. Te formularze są przechowywane w bibliotece formularzy w witrynie programu SharePoint. Jeśli w raporcie z wydatków zostanie przekroczona określona kwota, odpowiednia osoba ma zostać automatycznie powiadomiona o konieczności sprawdzenia tego raportu. Można szybko zautomatyzować ten proces przy użyciu przepływu pracy o jednym etapie.

Jedną z interesujących funkcji programu Office InfoPath 2007 jest możliwość określenia pól formularza do wyświetlenia w bibliotece formularzy w postaci kolumn. Po wybraniu pola formularza do wyświetlenia w bibliotece formularzy w postaci kolumny jest ono awansowane. Awansowanie pola umożliwia wyświetlanie istotnych informacji w formularzach bez konieczności otwierania wszystkich formularzy po kolei. Co ważniejsze, awansowanie danych w formularzu do danych w kolumnach biblioteki formularzy umożliwia tworzenie reguł opartych na tych danych w projektancie przepływów pracy. Awansowanie formularza sumy wydatków do kolumny pozwala na utworzenie przepływu pracy, który będzie rozsyłać raport z wydatków w celu określenia, kiedy suma wydatków przekroczyła określoną kwotę.

Aby dowiedzieć się więcej na temat przepływów pracy, zobacz Wprowadzenie do przepływów pracy programu SharePoint.

Ważne : Aby można było utworzyć przepływ pracy, witryna musi się znajdować na serwerze, na którym jest uruchomiony program Windows SharePoint Services 3.0 lub Microsoft Office SharePoint Server 2007.

W tym artykule

Przed rozpoczęciem

Projektowanie przepływu pracy

Przed rozpoczęciem

Przed rozpoczęciem projektowania przepływu pracy należy wprowadzić niezbędne zmiany lub dostosowania w witrynie, na liście lub w bibliotece — na przykład:

  • Przepływ pracy jest zawsze dołączony do dokładnie jednej listy lub biblioteki programu SharePoint. Witryna musi zawierać co najmniej jedną listę lub bibliotekę, aby utworzenie przepływu pracy było możliwe. Jeśli w witrynie nie istnieje żadna lista, zostanie wyświetlony monit o jej utworzenie podczas tworzenia przepływu pracy.

  • Jeśli przepływ pracy ma używać dowolnych niestandardowych kolumn lub ustawień, należy wprowadzić te zmiany przed rozpoczęciem tworzenia przepływu pracy, aby te kolumny i ustawienia były dostępne w projektancie przepływów pracy.

  • Jeśli przepływ pracy ma używać dowolnych funkcji list lub bibliotek, które domyślnie nie są włączone, na przykład zatwierdzania treści, należy włączyć te funkcje przed rozpoczęciem projektowania przepływu pracy.

Uwaga : Funkcja przepływu pracy jest oparta na programie Microsoft Windows Workflow Foundation, który jest składnikiem systemu Microsoft Windows. Taka sama wersja programu Workflow Foundation musi być zainstalowana na komputerze lokalnym i serwerze. Za pierwszym razem podczas tworzenia przepływu pracy może zostać wyświetlony monit o zainstalowanie programu Workflow Foundation.

Publikowanie formularza i tworzenie biblioteki formularzy

W tym przykładzie potrzebna jest biblioteka formularzy do przechowywania formularzy oraz konieczne jest podwyższenie poziomu niektórych pól formularza do kolumn w bibliotece formularzy. W programie Office InfoPath 2007 publikowanie formularzy, podwyższanie poziomu pól czy nawet tworzenie bibliotek formularzy to czynności bardzo łatwe. Wszystkie je można wykonać, korzystając z Kreatora publikowania (kliknij polecenie Publikuj w menu Plik).

W poniższej procedurze należy użyć gotowego szablonu Raport z wydatków w programie Office InfoPath 2007, a następnie za pomocą Kreatora publikowania należy awansować pola i utworzyć bibliotekę formularzy w witrynie programu SharePoint.

  1. Uruchom program Office InfoPath 2007.

  2. W oknie dialogowym Wypełnianie formularza kliknij dwukrotnie przykładowy raport z wydatków.

    Raport z wydatków zostanie otwarty w trybie projektowania. Formularz zawiera już pola, które mają zostać awansowane jako kolumny w bibliotece formularzy: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny i suma wydatków. Należy użyć tego szablonu bez zmieniania go.

  3. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako.

  4. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wpisz nazwę w polu Nazwa pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

  5. W menu Plik kliknij polecenie Publikuj.

    Zostanie otwarty Kreator publikowania.

  6. W obszarze Gdzie chcesz opublikować ten szablon formularza? kliknij opcję Serwer programu SharePoint z usługami formularzy programu InfoPath lub bez nich, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  7. Wpisz adres witryny programu SharePoint, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  8. W obszarze Co chcesz publikować kliknij opcję Biblioteka dokumentów, a następnie kliknij przycisk Dalej.

    Należy zauważyć, że można również udostępnić formularz jako typ zawartości, na przykład w celu udostępnienia szablonu formularza we wszystkich podwitrynach w witrynie portalu.

  9. W obszarze Co chcesz zrobić kliknij opcję Utwórz nową bibliotekę dokumentów, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  10. Wpisz nazwę Raporty z wydatków , wpisz opis biblioteki dokumentów, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  11. Na następnej stronie kliknij przycisk Dodaj.

  12. W oknie dialogowym Wybieranie pola lub grupy w folderze employee (pracownik) kliknij pozycję name (imię i nazwisko), a następnie kliknij przycisk OK.

  13. Powtórz powyższy krok dwukrotnie w celu dodania pola identificationNumber (numer identyfikacyjny) w folderze employee i pola total (suma) w folderze items (pozycje).

    Uwaga : W oknie dialogowym Wybieranie pola lub grupy użyj domyślnych ustawień dla właściwości Grupa kolumn witryny i Nazwa kolumny. Możesz również zamapować pole formularza na istniejącą kolumnę witryny lub nadać kolumnie nazwę inną niż nazwa pola formularza.

  14. Kliknij przycisk Dalej, sprawdź poprawność informacji, a następnie kliknij przycisk Publikuj.

    W ten sposób została utworzona biblioteka formularzy Raporty z wydatków, zawierająca kolumny niezbędne do utworzenia przepływu pracy. Kolumny biblioteki formularzy powinny być wyświetlane w przeglądarce podobnie jak na poniższej ilustracji.

    Biblioteka formularzy z polami formularzy o poziomie podwyższonym do kolumn w bibliotece

Początek strony

Projektowanie przepływu pracy

Po skonfigurowaniu odpowiednich kolumn w bibliotece formularzy można uruchomić projektanta przepływów pracy.

  1. Uruchom program Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. W menu Plik kliknij polecenie Otwórz witrynę.

  3. W oknie dialogowym Otwieranie witryny wyszukaj i zaznacz witrynę programu SharePoint, w której chcesz utworzyć przepływ pracy, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

  4. W menu Plik wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij polecenie Przepływ pracy.

    Zostanie otwarty projektant przepływów pracy.

  5. W polu Nadaj nazwę do tego przepływu pracy wpisz Przeglądanie raportu wydatków.

    Osoby odwiedzające witrynę zobaczą tę nazwę podczas wyświetlania w przeglądarce stron Stan przepływu pracy i Przepływy pracy.

  6. Na liście Do jakich list programu SharePoint powinien być dołączony ten przepływ pracy kliknij pozycję Raporty z wydatków.

  7. W obszarze Wybierz opcje uruchamiania przepływu pracy dla elementów na liście Raporty z wydatków wykonaj wszystkie z poniższych czynności:

    • Wyczyść pole wyboru Zezwalaj na ręczne uruchamianie tego przepływu pracy z elementu.

    • Zaznacz pole wyboru Automatycznie uruchom ten przepływ pracy po utworzeniu nowego elementu.

    • Zaznacz pole wyboru Automatycznie uruchom ten przepływ pracy po każdej zmianie elementu.

      Zaznaczenie tych opcji gwarantuje, że przepływ pracy zostanie uruchomiony zawsze, gdy członek zespołu wypełni nowy raport z wydatków lub zmodyfikuje istniejący raport.

      Pierwsza strona projektanta przepływów pracy

  8. Kliknij przycisk Następny.

    Można na przykład utworzyć regułę, która spowoduje powiadomienie odpowiedniej osoby o konieczności sprawdzenia raportu z wydatków, gdy suma wydatków w formularzu przekroczy 500 złotych.

  9. W projektancie przepływów pracy kliknij pozycję Warunki, a następnie kliknij na liście pozycję Warunek zaawansowany.

    W przepływie pracy pojawi się warunek Jeśli wartość równa jest wartości.

    Na tej liście znajdują się gotowe warunki, jednak teraz należy utworzyć warunek, który spowoduje, że przepływ pracy wyśle wiadomość tylko wtedy, gdy wybrana wartość — w tym przypadku suma wydatków — będzie większa niż określona wartość — w tym przypadku 500. W tym celu należy utworzyć warunek zaawansowany.

  10. W tym stanie, Jeśli wartość jest równa kliknij pierwszą wartość hiperłącze, a następnie kliknij Powiązanie danych wyświetlania Obraz przycisku .

  11. W oknie dialogowym Definiowanie odnośnika przepływu pracy na liście Źródło kliknij pozycję Bieżący element. Na liście Pole kliknij pozycję Total, a następnie kliknij przycisk OK.

    Za pomocą tego okna dialogowego można wyszukać wartość w dowolnym polu na dowolnej liście lub w dowolnej bibliotece witryny, aby użyć tej wartości w regule przepływu pracy. W tym przypadku należy wyszukać liczbę z pola Total w bieżącym elemencie.

  12. W regule przepływu pracy kliknij pozycję równa się, a następnie kliknij pozycję jest większe niż na liście.

  13. Kliknij drugą hiperłącza wartość, a następnie wpisz wartość 500.

  14. Kliknij przycisk Akcje, a następnie kliknij na liście pozycję Wyślij wiadomość e-mail.

    Jeśli akcja nie została wyświetlona na liście, kliknij pozycję Więcej akcji, kliknij odpowiednią akcję, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

  15. W akcji Wyślij tę wiadomość e-mail kliknij pozycję ten komunikat, a następnie wypełnij formularz, wprowadzając adresata, temat i treść wiadomości.

    Jako adresata wybierz osobę, która ma sprawdzić raport z wydatków.

  16. Kliknij przycisk OK.

    Druga strona Projektanta przepływów pracy z warunkiem i akcją

    W ten sposób została utworzona reguła, która powoduje, że jeśli raport z wydatków zostanie utworzony lub zmieniony w bibliotece Raporty z wydatków i suma wydatków w tym raporcie będzie większa niż 500 złotych, to odpowiednia osoba zostanie powiadomiona o konieczności sprawdzenia tego raportu.

  17. Aby sprawdzić błędy w przepływie pracy przed zamknięciem projektanta przepływów pracy, kliknij pozycję Sprawdź przepływ pracy.

    Jeśli wystąpi błąd przepływu pracy, kolor hiperłącza zostanie zmieniony, a także pojawią się gwiazdki przed i za nieprawidłowym parametrem. Dodatkowo w obszarze Etapy przepływu pracy pojawi się symbol błędu obok każdego etapu, który zawiera błąd.

  18. Kliknij przycisk Zakończ, aby zapisać przepływ pracy.

    Aby przetestować przepływ pracy, przejdź do biblioteki Raporty z wydatków, kliknij pozycję Wypełnij ten formularz w celu utworzenia nowego elementu i upewnij się, że wprowadzona kwota wydatków jest większa niż 500 złotych. Zapisz formularz w bibliotece formularzy, a następnie sprawdź, czy wyznaczona osoba otrzymała utworzoną wiadomość.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×