Przygotowywanie źródła danych programu Excel do korespondencji seryjnej programu Word

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Podstawowe czynności w procesie tworzenia korespondencji seryjnej Word konfiguruje i przygotowywanie źródła danych. Używanie istniejącego źródła danych Excel lub utworzyć od nowa, importując rozdzielanego tabulatorami (txt) lub plik wartości rozdzielanych przecinkami (CSV). Po skonfigurowaniu i przygotować źródła danych, można utworzyć korespondencję seryjną przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku dynamiczna wymiana danych (DDE, Dynamic Data Exchange) lub przy użyciu metody ręcznego tworzenia korespondencji seryjnej.

Jeśli nie korzystasz z istniejącego źródła danych Excel dla korespondencji seryjnej, można użyć listy kontaktów lub książki adresowej w pliku CSVlub txt. Kreator importu tekstu prowadzi użytkownika przez czynności w celu pobrania danych, która znajduje się w pliku CSV do Excel lub txt.

  1. Otwórz Excel.

  2. Na karcie dane wybierz pozycję Pobierz dane zewnętrzne > Z tekstu.

    Wyróżniona opcja z tekstu na karcie dane.

  3. Wybierz plik CSV lub txt, a następnie wybierz pozycję Importuj.

  4. Kreator importu tekstu, w okienku Typ danych źródłowych wybierz pozycję rozdzielany.

    Program Excel pobieranie danych zewnętrznych z tekstu, Kreator importu tekstu, krok 1 z 3

  5. Zaznacz pole wyboru Moje dane mają nagłówki powyżej okienka podglądu, jeśli importowany plik zawiera nagłówki, a następnie wybierz przycisk Dalej.

  6. W okienku ograniczniki zaznacz pole wyboru, która jest zgodna z ogranicznika (na przykład tabulacji lub przecinkami) używanego danych, a następnie wybierz przycisk Dalej.

    Opcje ograniczniki zostaną wyróżnione w Kreatorze importu tekstu.

    Porada : W okienku Podgląd danych pokazano, jak wyniki będą wyglądać w formacie tabeli.

  7. W obszarze Podgląd danych wybierz kolumnę, która zawiera kody pocztowe kody pocztowe, a w obszarze format danych w kolumnie, wybierz tekst.

    Wyróżniona opcja tekstu format danych w kolumnie w Kreatorze importu tekstu.

    Uwagi : 

    • Dostępne formaty są Ogólne, tekst i Data. Za każdym razem stosowany format danych w kolumnie, nazwa formatu pojawi się w nagłówku tabeli dla tej kolumny.

    • Kolumna zawierająca dane liczbowe, takie jak wartość procentową lub wartość walutową, na przykład tylko można sformatować po zaimportowaniu pliku. Zobacz podsekcji "Formatowanie danych liczbowych w Excel "poniżej, aby uzyskać więcej informacji.

  8. Powtórz krok 7 w razie potrzeby wybierz kolumnę, którą chcesz zmienić i format danych, które chcesz zastosować.

  9. Wybierz pozycję Zakończ.

  10. W oknie dialogowym Importowanie danych zaakceptować domyślne ustawienie istniejący arkusz i adres komórki, a następnie kliknij przycisk OK.

    W oknie dialogowym Importowanie danych wybierz umieszczenia danych w istniejącym arkuszu, ustawienie domyślne lub w nowym arkuszu

    Przestroga : Adres komórki w oknie dialogowym Importowanie danych zawiera obecnie zaznaczonej komórki. Dane są importowane, począwszy od adresu nazwanej komórki.

  11. Po zakończeniu zapisz źródła danych pod nową nazwą pliku.

Formatowanie danych liczbowych w Excel

Formatowanie dowolnego danych liczbowych, takich jak wartości procentowe lub wartości w walucie w dowolnego źródła danych w nowym lub istniejącym w Excel, które mają być używane w Word korespondencji seryjnej. Aby zachować dane liczbowe zostały sformatowane jako wartość procentową lub jako walutę podczas tworzenia korespondencji seryjnej, postępuj zgodnie z instrukcjami "krok 2: Użyj dynamicznej wymiany danych (DDE) dla korespondencji seryjnej" sekcji.

W źródle danych Excel, który ma być używany dla listy adresowej Word korespondencji seryjnej upewnij się, że poprawnie sformatuj kolumny danych liczbowych. Formatowanie kolumny z liczbami, na przykład zgodnie z określonej kategorii, takich jak waluta.

  1. Otwórz źródło danych Excel.

  2. Wybierz kolumnę, które chcesz sformatować.

  3. Na karcie Narzędzia główne w grupie Liczba wybierz pola (Ogólne) Format liczby, Strzałka w dół, a następnie wybierz odpowiednią opcję na liście.

    W programie Excel na karcie Narzędzia główne w grupie liczba, wybierz strzałkę w dół w polu ogólne, aby wybrać format liczb, aby użyć.

  4. W razie potrzeby powtórz kroki 2 i 3.

  5. Po zakończeniu wybierz przycisk Zapisz.

Jeśli źródłem danych Excel, zawierający sformatowany liczby wartości procentowe i wartości walutowych, niektóre dane liczbowe może nie zachowują jej podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Zostanie wyświetlony wyników korespondencji seryjnej chcesz i można zachować format danych liczbowych w Excel przy użyciu DDE.

Format danych programu Excel w porównaniu do pola korespondencji seryjnej pracy przy użyciu lub nie korzystasz z dynamicznej wymiany danych

Uwaga : Jeśli nie chcesz używać DDE, postępuj zgodnie z zawartymi w za pomocą korespondencji seryjnej do wysyłania wiadomości e-mail zbiorcze.

  1. Otwórz Word, wybierz pozycję plik > Opcje > Zaawansowane.

  2. Pole wyboru w obszarze Ogólne, a następnie wybierz Potwierdź konwersję formatu podczas otwierania pliku.

    Opcja Potwierdź konwersję formatu podczas otwierania pliku

  3. Wybierz pozycję OK.

  4. Na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.

    W programie Word, na karcie Korespondencja wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz krok po kroku Kreatora korespondencji seryjnej

  5. W okienku korespondencji seryjnej w obszarze Wybierz adresatów wybierz pozycję Użyj istniejącej listy.

    W programie Word korespondencji seryjnej którego zostanie otwarte okienko zadań po wybraniu krok po kroku Kreatora korespondencji seryjnej w grupie korespondencji seryjnej

  6. W obszarze Użyj istniejącej listy wybierz pozycję Przeglądaj, a następnie otwórz sformatowany arkusza kalkulacyjnego.

  7. W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych, zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko, wybierz pozycję Arkusze programu MS Excel przez DDE (*.xls) > OK.

    Okno dialogowe Potwierdzanie źródła danych

  8. W oknie dialogowym Microsoft Excel wybierz pozycję Cały arkusz kalkulacyjny > OK.

    Okno dialogowe programu Microsoft Excel w programie Word

  9. Gdy zostanie otwarte okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, kliknij przycisk OK.

    Powoduje wyświetlenie okna dialogowego Adresaci korespondencji seryjnej zawartość arkusza kalkulacyjnego programu Excel jako źródła danych na potrzeby listy adresowej

  10. Przejdź do listu, wiadomości e-mail, etykietlub kopert korespondencji seryjnej.

Porada : Aby zapobiec monitowaniu przez Word po każdym otwarciu pliku danych. Po podłączeniu do Twojej listy adresowej, przejdź do pozycji plik > Opcje > Zaawansowane. W obszarze Ogólne wyczyść pole wyboru Potwierdź konwersję formatu podczas otwierania pliku.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×