Przygotowanie źródła danych programu Excel 2016 dla korespondencji seryjnej programu Word

Przygotowanie źródła danych programu Excel 2016 dla korespondencji seryjnej programu Word

Utworzono listę kontaktów i innych danych, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej programu Word. Jeśli źródłem danych jest istniejący arkusz kalkulacyjny programu Excel, wystarczy przygotować dane do korespondencji seryjnej. Jeśli jednak źródłem danych jest plik z wartościami rozdzielanymi znakami tabulatora (txt) lub przecinkami (csv), należy najpierw zaimportować dane do programu Excel, a następnie przygotować je do korespondencji seryjnej.

Uwaga : We wcześniejszej wersji programu Excel mogła być używana dynamiczna wymiana danych (DDE, Dynamic Data Exchange) w połączeniu z Kreatorem korespondencji seryjnej krok po kroku w programie Word. Program Excel nie obsługuje już DDE. Jeśli chcesz, abyśmy rozważyli tę funkcję dla następnej wersji programu Excel, zostaw nam komentarz w Skrzynce z sugestiami dotyczącymi programu Excel.

Krok 1. Konfigurowanie źródła danych w programie Excel

Jeśli korzystasz już z arkusza kalkulacyjnego programu Excel jako źródła danych dla korespondencji seryjnej w programie Word, przejdź do kroku 2 w tym temacie. Jeśli źródłem danych jest plik txt lub csv zawierający na przykład Twoje kontakty z usługi Gmail, skonfiguruj dane w programie Excel przy użyciu Kreatora importu tekstu.

  1. Otwórz program Excel.

  2. Na karcie Dane wybierz pozycję Pobieranie danych zewnętrznych > Z tekstu.

    Opcja Z tekstu jest wyróżniona na karcie Dane.

  3. Wybierz odpowiedni plik txt lub csv, a następnie wybierz pozycję Importuj.

  4. W Kreatorze importu tekstu w okienku Typ danych źródłowych wybierz opcję Rozdzielany.

    Pobieranie danych zewnętrznych z tekstu w programie Excel, Kreator importu tekstu, krok 1 z 3

  5. Jeśli importowany plik zawiera nagłówki, zaznacz pole wyboru Moje dane mają nagłówki znajdujące się nad okienkiem Podgląd, a następnie wybierz pozycję Dalej.

  6. W obszarze Ograniczniki zaznacz pole wyboru, które jest zgodne z ogranicznikiem (na przykład Tabulator lub Przecinek) używanym w Twoich danych, a następnie wybierz pozycję Dalej.

    Opcje pozycji Ograniczniki są wyróżnione w Kreatorze importu tekstu.

    Porada : W okienku Podgląd danych można zobaczyć, jak będą wyglądały wyniki w formacie tabeli.

  7. W obszarze Podgląd danych wybierz kolumnę zawierającą kody pocztowe, a następnie w obszarze Format danych w kolumnie wybierz pozycję Tekst.

    Opcja Tekst w obszarze Format danych kolumny jest wyróżniona w Kreatorze importu tekstu.

    Uwaga : Po każdorazowym zastosowaniu formatu danych (Ogólny, Tekst lub Data) do kolumny nazwa formatu pojawi się w nagłówku tabeli dla tej kolumny.

  8. W razie potrzeby powtórz krok 7, wybierając kolumnę, którą chcesz zmodyfikować, oraz format danych, który chcesz zastosować.

  9. Wybierz pozycję Zakończ.

  10. W oknie dialogowym Importowanie danych zaakceptuj domyślne ustawienie opcji Istniejący arkusz oraz adres komórki, a następnie wybierz pozycję OK.

    W oknie dialogowym Importowanie danych wybierz opcję umieszczenia danych w istniejącym arkuszu, która jest ustawieniem domyślnym, lub w nowym arkuszu

    Przestroga : Adres komórki w oknie dialogowym Importowanie danych zawiera obecnie wybraną komórkę. Dane są importowane, począwszy od adresu nazwanej komórki.

  11. Zapisz arkusz kalkulacyjny z nową nazwą pliku.

Po pomyślnym zaimportowaniu pliku txt lub csv przejdź do kroku 2.

Krok 2. Przygotowywanie źródła danych

Upewnij się, że w źródle danych programu Excel, które będzie służyć jako lista adresowa w korespondencji seryjnej programu Word, kolumny danych liczbowych są poprawnie sformatowane. Sformatuj kolumny zawierające liczby, aby pasowały do określonej kategorii, na przykład waluta.

Jeśli jako kategorię wybierzesz wartość procentową, pamiętaj, że format procentowy pomnoży wartość komórki przez 100. Sformatuj kolumnę wartości procentowych jako tekst, jeśli chcesz uniknąć mnożenia wartości. Również kolumna zawierająca kody pocztowe musi zostać sformatowana jako tekst, aby zachować dane podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Zera wiodące w kodach (na przykład 00399) nie są wyświetlane podczas tworzenia korespondencji seryjnej, jeśli nie są sformatowane jako tekst.

  1. Otwórz źródło danych programu Excel i wybierz kolumnę zawierającą kody pocztowe.

  2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Liczba kliknij strzałkę w dół przy okienku Format liczb (Ogólne), a następnie wybierz odpowiednią opcję z listy.

    W programie Excel na karcie Narzędzia główne w grupie Liczba w polu Ogólne kliknij strzałkę w dół, aby wybrać odpowiedni format liczb.

Upewnij się, że przed lub za polem korespondencji seryjnej został dodany odpowiedni symbol. Jeśli pominiesz symbole, waluta i wartości procentowe w Twojej wiadomości będą wyglądały jak na poniższym przykładzie.

Dokument korespondencji seryjnej zawiera tekst w formacie „wkład wynosi 50,00 zł” i „oferujemy 20% rabatu”.

Jeśli użyjesz symboli, użyte liczby będą bardziej sensowne.

Dokument korespondencji seryjnej zawiera tekst w formacie „wkład wynosi 50,00 zł” i „oferujemy 20% rabatu”.

W dokumencie korespondencji seryjnej możesz dodać symbole przed lub za polem korespondencji seryjnej, jak pokazano poniżej:

Przykładowy dokument korespondencji seryjnej, w którym po polu Darowizna jest dodawany symbol waluty, a po polu Procent występuje symbol procentu.

Zobacz też

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×