Przydzielanie formularza do grupy w przepływie pracy

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Przepływ pracy może zbierać i zapisywać informacje od wielu osób, przydzielając im zadanie wypełnienia formularza niestandardowego. Przesłane wartości są zapisywane na liście zadań, co umożliwia ich późniejsze wyświetlanie.

Na przykład za każdym razem, gdy dokument jest dodawany do biblioteki Dokumenty udostępnione, może być wymagany przegląd tego dokumentu przez kilku uczestników przepływu pracy i zarejestrowanie ich komentarzy w formularzu. Właściciel dokumentu może następnie wyświetlać te komentarze na liście zadań.

Przykładowy diagram przedstawiający przydzielanie formularza

W tym celu należy dodać do przepływu pracy akcję Przydziel formularz do grupy. Ta akcja przydziela zadanie do jednego lub większej liczby uczestników lub grup, zawierające monit o przejrzenie nowego dokumentu, podanie odpowiedzi w niestandardowym formularzu zadania i kliknięcie przycisku Wykonaj zadanie w formularzu zadania po zakończeniu wszystkich tych czynności.

W tym artykule omówiono przydzielanie formularza do jednego lub większej liczby uczestników lub grup w taki sposób, aby przepływ pracy wstrzymywał działanie, dopóki wszyscy uczestnicy nie wypełnią swoich formularzy.

W tym artykule

Akcję użyć do utworzenia tego zadania

Co to jest niestandardowy formularz zadania?

Przypisz formularz do grupy

Wyświetlanie informacji przedstawionych w formularzach

Której akcji należy użyć do utworzenia tego zadania?

Zadania stanowią podstawowy sposób interakcji z uczestnikami w przepływie pracy. Jeśli przepływ pracy ma zlecać uczestnikom wykonanie pracy lub pobierać od nich informacje, powinien utworzyć i przydzielić zadanie. Po przydzieleniu zadania przepływ pracy zawsze wstrzymuje działanie do czasu ukończenia zadania. Przepływ pracy jest wznawiany tylko wtedy, gdy uczestnik kliknie przycisk Wykonaj zadanie w formularzu zadania.

Istnieją trzy różne akcje umożliwiające utworzenie zadania, przy czym każda z nich ma określone zastosowanie:

  • Zbierz dane od użytkownika     Ta akcja przydzielane zadanie do jednego użytkownika lub grupy i przepływu pracy można później wyszukiwać te informacje przy użyciu identyfikatora Zwraca unikatowy identyfikator elementu zadania są przechowywane odpowiedzi użytkownika Za pomocą tej akcji można Kreator niestandardowe zadania zaprojektować formularz zadania niestandardowego gromadzi informacje, które mają. Ta akcja tworzy zadanie, które można przypisać tylko do jednego użytkownika lub grupy. Jeśli przydzielić to zadanie do grupy, każdy członek grupy, otrzymuje powiadomienia o zadaniu, ale tylko jedno zadanie utworzono i przepływu pracy można wstrzymać tylko zakończenia pierwszej osoby reagować na zadania. Aby uzyskać więcej informacji na temat tej akcji zobacz artykuł Zbierz dane od użytkownika w przepływie pracy.

  • Przydziel formularz do grupy     Ta akcja przydziela formularz do jednego lub większej liczby użytkowników, a następnie zapisuje odpowiedzi jako wartości na liście zadań. W odróżnieniu od poprzedniej akcji, ta akcja może odrębnie przydzielić zadanie do wielu osób. Przepływ pracy wstrzymuje działanie, dopóki wszystkie osoby nie ukończą swoich zadań. Kolejna różnica polega na tym, że ta akcja nie zwraca identyfikatora elementu zadania dla żadnej odpowiedzi, więc przepływ pracy nie może później wyszukać i użyć tych informacji w celu wykonania porównań lub podjęcia decyzji. W przypadku tej akcji również jest możliwe zaprojektowanie niestandardowego formularza zadania za pomocą Kreatora zadania niestandardowego.

  • Przypisz element do wykonania     W przeciwieństwie do innych akcji dwóch zadań ta akcja tworzy formularz zadania, które ma pól formularza do wypełniania użyje formularza, w którym użytkownik po prostu kliknie przycisk Wykonać zadania po zakończeniu zadania. To zadanie można przypisywać oddzielnie do wielu osób, a przepływ pracy przerwy w działaniu aż każda osoba oznacza ich zadania jako ukończonego. Ta akcja nie zwraca identyfikator elementu zadania, a nie naprawdę muszą ponieważ zadania nie gromadzi wszelkie informacje, które ma zostać utworzone odwołanie później. Aby uzyskać więcej informacji zobacz artykuł Przypisz element do wykonania w przepływie pracy.

Poniższa tabela zawiera podsumowanie tych informacji.

Akcja

Zwracanie identyfikatora zadania na potrzeby odnośników przepływu pracy

Tworzenie wielu zadań

Możliwość definiowania pól w formularzu zadania

Zbierz dane od użytkownika

Tak

Nie

Tak

Przydziel formularz do grupy

Nie

Tak

Tak

Przydziel element do wykonania

Nie

Tak

Nie

Ponadto wszystkie trzy akcje zadań mają kilka ograniczeń:

  • Podczas przydzielania zadania do grupy, która jest identyfikowana za pomocą jednego aliasu lub adresu, przepływ pracy tworzy tylko jeden element zadania, współużytkowany następnie przez całą grupę. Każdy członek grupy może edytować ten jeden formularz zadania i kliknąć przycisk Zadanie wykonane. Aby przydzielić odrębne zadania do wielu użytkowników (co jest możliwe tylko w przypadku akcji Przydziel formularz do grupy lub Przydziel element do wykonania), należy oddzielnie wprowadzić każdego użytkownika w oknie dialogowym Wybieranie użytkowników.

  • Wszystkie zadania przydzielone przez jeden przepływ pracy muszą zostać ukończone, aby mógł on kontynuować działanie. Na przykład, jeśli akcja przepływu pracy przydzieliła odrębne zadania do sześciu uczestników, nie można spowodować, aby przepływ pracy kontynuował działanie w sytuacji, gdy dopiero trzy z sześciu zadań zostały ukończone.

  • Gdy przepływ pracy przydzieli zadanie do uczestnika, nie można przekazać takiego zadania innemu uczestnikowi (przez delegowanie, przesłanie dalej itp.), ale każdy użytkownik, który ma domyślny poziom uprawnień Współtworzenie na liście zadań, może edytować element zadania i w ten sposób zezwolić na kontynuację przepływu pracy.

  • Przepływ pracy może użyć każdego zadania tylko raz. Gdy zadanie zostanie utworzone za pomocą Kreatora zadania niestandardowego, nie można później ponownie użyć tego zadania w przepływie pracy. Można utworzyć kolejne zadanie o takiej samej funkcji, ale musi ono mieć inną, unikatową nazwę.

Początek strony

Co to jest niestandardowy formularz zadania?

Za każdym razem, gdy zadanie jest tworzone za pomocą jednej z trzech akcji zadań, program Microsoft Office SharePoint Designer 2007 automatycznie generuje dla niego niestandardowy formularz zadania. Taki formularz ma postać strony wyświetlanej uczestnikowi przepływu pracy podczas edytowania zadania w przeglądarce.

Jeśli zadanie jest tworzone za pomocą akcji Przydziel formularz do grupy lub Zbierz dane od użytkownika, niestandardowy formularz zadania może zawierać dowolną liczbę pól. W tym przykładzie uczestnik jest proszony o udzielenie odpowiedzi tekstowych na dwa pytania.

Niestandardowy formularz zadania przydzielany do grupy

W programie Office SharePoint Designer 2007 niestandardowy formularz zadania jest wyświetlany jako strona aspx w folderze danego przepływu pracy. Nazwa pliku niestandardowego formularza zadania odpowiada nazwie zadania, jaka została nadana w Kreatorze formularza niestandardowego.

Niestandardowy formularz zadania na liście folderów

Niestandardowe formularze zadań są dołączane do domyślnej strony wzorcowej witryny i zawierają składnik Web Part Formularz danych, który umożliwia interakcję z przepływem pracy. W niestandardowym formularzu zadania można dostosować układ i wygląd — na przykład dołączyć inną stronę wzorcową lub zmienić style. Do zmiany pól wyświetlanych w formularzu należy jednak użyć Kreatora zadania niestandardowego w projektancie przepływów pracy. Nie można zmienić pól formularza, edytując bezpośrednio składnik Web Part Formularz danych. W przypadku dostosowywania składnika Web Part Formularz danych w inny sposób (w celu zmiany sposobu prezentacji danych, a nie funkcjonalności) należy pamiętać, że takie zmiany zostaną utracone, gdy przepływ pracy będzie ponownie kompilowany. Dostosowania w pozostałej części strony zostaną zachowane.

Aby zmienić pola w niestandardowym formularzu zadania, należy otworzyć przepływ pracy w programie Office SharePoint Designer 2007 (menu Plik, polecenie Otwórz przepływ pracy). Po otwarciu przepływu pracy i zmodyfikowaniu zadania za pomocą Kreatora zadania niestandardowego zostanie wyświetlone poniższe ostrzeżenie.

Komunikat ostrzegawczy

Po zmodyfikowaniu niestandardowego formularza zadania i ponownym skompilowaniu przepływu pracy wszystkie uruchomione wystąpienia tego przepływu pracy będą nadal działać, korzystając z nowego formularza. Usunięcie lub zmodyfikowanie pól (na przykład przez zmianę ich typu lub nazwy) spowoduje błąd przepływu pracy, jeśli uruchomione wystąpienia przepływu pracy odwołują się do danych, które będą niezgodne z oczekiwaniami. Uruchomiony przepływ pracy może na przykład wyszukiwać pole, które powinno zawierać dane (mieć niepustą wartość), ale jest obecnie puste lub zmienił się jego typ. Ważne jest zatem, aby nie wprowadzać żadnych modyfikacji powodujących usunięcie, zmianę nazwy lub inną zmianę pól formularza, do których mogą odwoływać się obecnie uruchomione wystąpienia przepływów pracy.

Za każdym razem, gdy zadanie jest tworzone za pomocą jednej z trzech akcji zadań, oprócz niestandardowego formularza zadania program Office SharePoint Designer 2007 automatycznie generuje na liście zadań typ zawartości dla tego zadania. Typ zawartości definiuje dostępne pola i używany przez nie format, zgodnie z tym, co zostało określone w Kreatorze zadania niestandardowego. Nazwa typu zawartości jest zgodna z nazwą zadania, jaka została nadana w Kreatorze formularza niestandardowego. Jeśli na przykład utworzono zadanie o nazwie „Przegląd dokumentu”, na stronie Ustawienia dla listy zadań zostanie wyświetlony typ zawartości o takiej nazwie.

Typ zawartości zadania w przeglądarce

Zalecane jest modyfikowanie typów zawartości przepływu pracy przez otwarcie przepływu pracy w programie Office SharePoint Designer 2007, a nie przez zmianę kolumn lub innych ustawień typu zawartości w przeglądarce. Modyfikacja typu zawartości w przeglądarce może uszkodzić skojarzony z nim niestandardowy formularz zadania.

Początek strony

Przydzielanie formularza do grupy

Akcja Przydziel formularz do grupy umożliwia utworzenie niestandardowego formularza zadania i przydzielenie zadania do jednego lub większej liczby uczestników.

W tym przykładzie zadanie polega na przejrzeniu dokumentu w bibliotece Dokumenty udostępnione oraz wprowadzeniu odpowiedzi w niestandardowym formularzu zadania.

  1. W menu Plik wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij polecenie Przepływ pracy.

  2. Na pierwszej stronie projektanta przepływów pracy nadaj nazwę przepływowi pracy, wybierz listę lub bibliotekę, do której będzie on dołączony, a następnie zaznacz pola wyboru obok odpowiednich opcji uruchamiania.

    Pierwsza strona projektanta przepływów pracy

  3. Kliknij przycisk Dalej.

  4. Kliknij pozycję Akcje, a następnie kliknij pozycję Przydziel formularz do grupy.

    Jeśli ta akcja nie jest widoczna na liście, kliknij pozycję Więcej akcji, aby wyświetlić pełną listę.

  5. W akcji kliknij pozycję formularz niestandardowy.

    Strona projektanta przepływów pracy z kursorem wskazującym pozycję formularz niestandardowy

  6. Na pierwszej stronie Kreatora zadania niestandardowego kliknij przycisk Dalej.

  7. Na następnej stronie w polu Nazwa wpisz nazwę dla tego zadania.

    Uwaga : Nazwa zadania musi być unikatowa w bieżącej witrynie.

  8. W polu Opis wpisz ogólne instrukcje dla odbiorcy zadania.

    Ten opis będzie wyświetlany na górze niestandardowego formularza zadania, więc należy umieścić w tym miejscu wszelkie instrukcje, jakie powinien zobaczyć uczestnik przepływu pracy, a nie tylko ogólny opis.

    Druga strona projektanta przepływów pracy

  9. Kliknij przycisk Dalej.

  10. Kliknij przycisk Dodaj, aby zdefiniować pole formularza niestandardowego dla tego zadania.

  11. W polu Nazwa pola wpisz nazwę tego pola.

  12. W polu Opis wpisz pytanie, dla którego odpowiedź będzie przechowywana w tym polu formularza.

  13. Na liście Typ informacji wybierz opcję umożliwiającą odpowiednie sformatowanie pola, zgodnie z typem zbieranych informacji.

    Okno dialogowe Dodawanie pola

  14. Kliknij przycisk Dalej.

  15. Zawartość następnej strony kreatora zależy od opcji Typ informacji wybranej na poprzedniej stronie. Określ odpowiednie ustawienia.

  16. Powtórz kroki 10–15 dla każdego pola, które ma być wyświetlane w formularzu.

  17. Po zdefiniowaniu wszystkich potrzebnych pól kliknij przycisk Zakończ w Kreatorze zadania niestandardowego.

    Poniższa ilustracja przedstawia, w jaki sposób to zadanie będzie wyświetlane dla uczestnika przepływu pracy podczas edytowania zadania w przeglądarce. Jest to niestandardowy formularz zadania — Przegląd dokumentu.aspx — który został zaprojektowany za pomocą Kreatora zadania niestandardowego.

    Niestandardowy formularz zadania przydzielany do grupy

    W projektancie przepływów pracy należy jeszcze ustawić inny parametr w akcji Przydziel formularz do grupy.

  18. W akcji kliknij pozycję ci użytkownicy.

    Strona projektanta przepływów pracy z kursorem wskazującym pozycję ci użytkownicy

  19. W oknie dialogowym Wybieranie użytkowników wpisz nazwę lub adres e-mail albo kliknij istniejącego użytkownika lub grupę na liście, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

    Ten krok należy powtórzyć dla wszystkich innych uczestników, do których należy przydzielić to zadanie.

    Uwagi : 

    • Akcja Przypisz formularz do grupy tworzy jedno zadanie dla każdej osoby i grupy, zawierające tutaj. Akcja nie Rozwiń grupy i przypisz oddzielnego zadania każda osoba w grupie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję wcześniejszych akcję należy używać, aby utworzyć zadanie?

    • Zamiast wprowadzania nazwy lub adresu e-mail określonego użytkownika lub grupy można przechowywać takie informacje na oddzielnej liście i pobierać je za pomocą odnośnika przepływu pracy. W ten sposób można konfigurować różnych użytkowników i grupy jako uczestników przepływu pracy bez modyfikowania samego przepływu pracy.

  20. Gdy wszyscy wymagani uczestnicy zostaną wyświetleni w polu Wybrani użytkownicy, kliknij przycisk OK.

W tym przykładzie przepływ pracy utworzy i przydzieli zadanie za każdym razem, gdy nowy dokument zostanie dodany do biblioteki Dokumenty udostępnione. Przepływ pracy wstrzyma działanie, dopóki wszystkie zadania nie zostaną oznaczone jako ukończone. Następnie może zostać wykonana dowolna akcja lub etap, zależnie od wymagań danego procesu — można na przykład tak skonfigurować przepływ pracy, aby wysyłał powiadomienie pocztą e-mail, gdy wszyscy uczestnicy ukończą przegląd.

Początek strony

Wyświetlanie informacji przesłanych w formularzach

Gdy przepływ pracy zbierze informacje przesłane za pomocą niestandardowego formularza zadania, najprostszym sposobem ich wyświetlenia jest użycie strony Stan przepływu pracy dla tego wystąpienia przepływu pracy.

  1. Na liście lub w bibliotece zawierającej element, który uruchomił przepływ pracy, kliknij pozycję stanu dla tego elementu w kolumnie dotyczącej odpowiedniego przepływu pracy.

    Kolumna Stan przepływu pracy w bibliotece Dokumenty udostępnione

  2. Na stronie Stan przepływu pracy w sekcji Zadania kliknij łącze w kolumnie Tytuł dla dowolnego uczestnika, aby wyświetlić jego odpowiedzi w tym elemencie zadania.

    Łącze do zadania przepływu pracy na stronie Stan przepływu pracy

W odróżnieniu od akcji Zbierz dane od użytkownika, akcja Przydziel formularz do grupy nie zwraca identyfikatora tworzonych zadań, więc nie można użyć odnośnika przepływu pracy w celu pobrania odpowiedzi i wysłania ich w wiadomości e-mail przepływu pracy.

Ponadto przepływ pracy nie może wyszukać identyfikatora wystąpienia przepływu pracy dla obecnie uruchomionego przepływu pracy, który jest wymagany do skonstruowania fragmentu zawierającego ciąg kwerendy w adresie URL strony Stan przepływu pracy. Z tego powodu wiadomość e-mail przepływu pracy nie może zawierać łącza do strony Stan przepływu pracy dla bieżącego przepływu pracy.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×