Przewodnik po stanach obecności

Niniejszy temat stanowi przewodnik po stanach obecności. Zawiera podstawowe informacje potrzebne do zrozumienia koncepcji mechanizmu obecności, zasad jego działania oraz możliwości użycia go w celu kontaktowania się z innymi osobami, zezwalania innym osobom na kontakt ze sobą i decydowania o możliwości przerywania Ci pracy, aby osiągnąć maksymalną produktywność.

W tym temacie

Obecność — omówienie

Pięć najważniejszych zastosowań koncepcji obecności

Co oznaczają przyciski stanów obecności?

Jakie atrybuty obecności opisują kontakt?

Jak ręcznie zmienić informacje o obecności

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie kalendarza programu Outlook

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie aktywności użytkownika

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie nieaktywności użytkownika

Jak sterować informacjami o obecności, aby były widoczne tylko dla wybranych osób

Jak informacje o obecności są wyświetlane innym osobom według kryterium poziomu dostępu

Obecność — omówienie

Obecność osoby jest ustalana przez zestaw atrybutów opisujących jej stan, działania, lokalizację, chęć komunikowania się z otoczeniem oraz informacje kontaktowe. Informacje o obecności pomagają kontaktować się z innymi użytkownikami, a innym użytkownikom ułatwiają komunikację z daną osobą.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Program Office Communicator zawiera cały zestaw atrybutów obecności osoby, które można dostosowywać i udostępniać innym kontaktom w celu ułatwienia komunikacji. Niektóre spośród atrybutów, które można określać obejmują stan obecności, lokalizację, notatkę osobistą lub numer telefonu komórkowego.

Atrybuty informacji o obecności obejmują status, lokalizację, notatkę i numer telefonu komórkowego. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Informacje o obecności tworzą kontekst dla ewentualnego rozmówcy i pomagają wybrać najlepszą metodę komunikacji z taką osobą. Na przykład przypuśćmy, że musisz omówić pewną propozycję ze swoim współpracownikiem. Na swojej liście kontaktów sprawdzasz jego stan i widzisz, że jest dostępny. Zamierzasz przejść się na drugi koniec sali i porozmawiać osobiście, ale dostrzegasz, że wskaźnik lokalizacji i osobista notatka tej osoby informują, iż aktualnie pracuje ona w domu. W związku z tym postanawiasz wysłać jej wiadomość błyskawiczną.

Program Communicator wyświetla różne informacje o każdym kontakcie, dzięki czemu możesz stwierdzić, czy kontakt jest dostępny, na spotkaniu, będzie wolny za godzinę, pracuje w domu itd., i na tej podstawie zdecydować o najlepszej formie skontaktowania się z tą osobą. Jeśli na przykład kontakt uczestniczy w spotkaniu, a musisz z nim omówić ważne sprawy służbowe, możesz mu wysłać wiadomość błyskawiczną.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Początek strony

Pięć najważniejszych zastosowań koncepcji obecności

  • Ustalenie, czy kontakt jest dostępny, a więc czy będzie w stanie szybko odpowiedzieć.

  • Ustalenie stanu żądanej osoby (dostępna, zajęta, z dala od komputera itd.), co pozwala wybrać optymalny tryb komunikacji

  • Szybkie odszukanie dodatkowych informacji kontaktowych, np. numeru telefonu komórkowego czy numeru innego telefonu

  • Wyświetlenie informacji o dostępności lub zajętości kontaktu w celu ustalenia, kiedy będzie dostępny

  • Ustawienie stanu Nie przeszkadzać w celu dokończenia pilnej pracy

Początek strony

Co oznaczają przyciski stanów obecności?

Obok wpisu każdego kontaktu znajduje się przycisk obecności informujący o stanie danej osoby. Kolor przycisku zmienia się w zależności od szeregu czynników, które opisano w tabeli poniżej.

Przycisk stanu obecności

Nazwa stanu

Opis

Available

Dostępny

Kontakt jest w trybie online i może uczestniczyć w konwersacjach. Użytkownik może ręcznie ustawiać ten stan.

Busy

Zajęty
W trakcie rozmowy
W trakcie konferencji
W trakcie spotkania

Kontakt jest dostępny, ale uczestniczy w innych czynnościach:

  • W trakcie rozmowy    Kontakt uczestniczy w konwersacji telefonicznej (głosowej) lub konwersacji wideo.

  • W trakcie konferencji     Kontakt uczestniczy w wielostronnej konwersacji odbywającej się przy użyciu telefonu, połączenia głosowego lub połączenia wideo.

  • W trakcie spotkania     Z kalendarza programu Office Outlook wynika, że kontakt uczestniczy w zaplanowanym spotkaniu.


Użytkownik może ręcznie ustawiać ten poziom obecności.

Do not disturb

Nie przeszkadzać

Ten stan kontaktu widzisz, gdy ta osoba przypisała Ci poziom dostępu inny niż Zespół oraz jest spełniony jeden z następujących warunków:

  • Kontakt ręcznie ustawił swój stan obecności na Nie przeszkadzać.

Urgent interruptions only

Przerywać tylko w pilnych sprawach

Ten stan kontaktu widzisz, gdy ta osoba przypisała Ci poziom dostępu Zespół oraz jest spełniony jeden z następujących warunków:

  • Kontakt ręcznie ustawił swój stan obecności na Nie przeszkadzać.

Away

Z dala od komputera
Poza biurem

Kontakt jest prawdopodobnie niedostępny. Przyczyny wyświetlania tego stanu mogą być następujące:

  • Komputer kontaktu pozostawał bezczynny dłużej niż dopuszczalny okres bezczynności (wynoszący domyślnie 15 minut).

    Uwaga : Domyślnie przejście ze stanu Dostępny do Nieaktywny ma miejsce po pięciu minutach. Następnie, po kolejnych 15 minutach, stan zmienia się na Z dala od komputera, jeśli komputer pozostawał bezczynny.

  • Zapis w kalendarzu kontaktu w programie Office Outlook lub Asystent podczas nieobecności wskazuje, że osoba jest poza biurem.

  • Kontakt jest tymczasowo niedostępny. Gdy tylko program Communicator 2007 wykryje wykonanie czynności na komputerze kontaktu, automatycznie przywróci mu odpowiedni stan.

  • Kontakt ręcznie ustawił swój stan obecności na Z dala od komputera.

Inactive

Nieaktywny

Kontakt jest być może dostępny, ale jego komputer pozostaje bezczynny dłużej niż wyznaczony okres nieaktywności (domyślnie 5 minut). W tym stanie kontakt znajduje się w trybie online, ale przechodzi od stanu Dostępny do innego stanu (co widać po kolorze przycisku — w połowie zielony, w połowie żółty). Stan jest ustawiany przez program Communicator.

Busy Inactive

Zajęty (Nieaktywny)

Kontakt uczestniczy w spotkaniu lub powinien uczestniczyć w spotkaniu (co wynika z kalendarza w programie Outlook), ale jego komputer pozostaje bezczynny dłużej niż wyznaczony okres nieaktywności (domyślnie 5 minut). Stan jest ustawiany przez program Communicator.

Offline

W trybie offline

Kontakt jest niedostępny. Przyczyny wyświetlania tego stanu mogą być następujące:

  • Kontakt ręcznie ustawił swój stan obecności na Pozoruj tryb offline. (Domyślnie stan Pozoruj tryb offline jest niedostępny. Administrator systemu musi go włączyć w organizacji za pomocą zasady grupy: EnableAppearOffline.)

  • Program Communicator nie jest uruchomiony na komputerze kontaktu lub kontakt się nie zarejestrował.

  • Kontakt zablokował Ci możliwość oglądania jego stanu obecności.

Presence unknown

Brak danych o obecności

Program Communicator nie może ustalić stanu kontaktu. Przeważnie stan W trybie offline jest wyświetlany w sytuacjach, gdy informacje o stanie obecności kontaktu są zapisane na innym komputerze, np. należącym do podmiotu, z którym relacje nie mają charakteru federacyjnego.

Blocked

Zablokowany

Ten przycisk jest wyświetlany na liście kontaktów obok nazwy zablokowanego kontaktu. Dla zablokowanej osoby jesteś w trybie offline.

Początek strony

Jakie atrybuty obecności opisują kontakt?

Informacje o obecności są definiowane przez szereg atrybutów opisujących dostępność, działania, informacje kontaktowe, harmonogram, lokalizację oraz notatki (zarówno osobiste, jak i dla stanu Poza biurem). W poniższej tabeli przedstawiono kompletną listę atrybutów obecności używanych w programie Communicator. Lewa kolumna zawiera nazwy atrybutów obecności, natomiast prawa informuje, czy atrybut występuje na danym poziomie dostępu. Poziomy dostępu omówiono dokładniej w dalszej części niniejszego tematu.

Informacje o obecności

Blokowanie

Publiczny

Firma

Zespół

Osobisty

Obecność w trybie offline

Obecność

Nazwa wyświetlana

Adres e-mail

Stanowisko *

Telefon służbowy *

Telefon komórkowy *

Telefon domowy *

Inny telefon

Firma *

Biuro *

Adres służbowy *

Witryna programu Sharepoint *

Miejsce spotkania

Temat spotkania

Wolny/zajęty

Godziny pracy

Lokalizacja punktu końcowego

Notatki (notatka o nieobecności w biurze)

Notatki (osobiste)

Ostatni aktywny

Uwaga : *Jeśli te atrybuty są zdefiniowane w programie Microsoft Active Directory, są widoczne dla wszystkich kontaktów w firmie, niezależnie od poziomu dostępu. Są także widoczne dla kontaktów federacyjnych w zależności od poziomu dostępu. Nie są widoczne dla kontaktów publicznych wiadomości błyskawicznych.

Początek strony

Jak ręcznie zmienić informacje o obecności

Program Communicator zawiera szereg atrybutów obecności do samodzielnej konfiguracji przez użytkowników. Można na przykład edytować i publikować numery telefonów, które będą udostępniane innym osobom, albo dodać osobistą notatkę z informacją o nieobecności w danym dniu z powodu szkolenia. Ponadto jeśli użytkownik musi skończyć pilną pracę, może ustawić sobie status obecności Nie przeszkadzać i kontrolować w ten sposób możliwość przerywania mu przez inne osoby.

Zmienianie stanu obecności

  • Kliknij swój przycisk obecności i w rozwijanym menu zaznacz żądany stan.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Edytowanie lub dodawanie numeru telefonu komórkowego i/lub innego numeru telefonu

  1. Kliknij przycisk Menu, po czym wybierz kolejno polecenia Narzędzia i Opcje.

  2. Kliknij kartę Telefony, po czym kliknij przycisk Telefon widoczny obok numeru, który chcesz dodać.

  3. Po dodaniu numeru telefonu kliknij przycisk Publikuj ten numer telefonu. Po dodaniu wszystkich niezbędnych numerów telefonów określ odpowiednie poziomy dostępu dla kontaktów, które powinny mieć dostęp do tych numerów. Zobacz akapit „Jak sterować informacjami o obecności, aby były widoczne tylko dla wybranych osób”.

Tworzenie notatki osobistej

  • Kliknij wewnątrz pola Wpisz notatkę i wpisz treść notatki. Gdy skończysz, kliknij poza polem.

    Twoja notatka osobista będzie widoczna dla wszystkich kontaktów z przyznanym poziomem dostępu Firma, Zespół lub Osobisty.

Dodawanie notatki o nieobecności w biurze

  • W programie Office Outlook z menu Narzędzia wybierz polecenie Asystent podczas nieobecności.

  • Zaznacz opcję Poza biurem, wpisz treść wiadomości informującej o Twojej nieobecności w biurze i kliknij przycisk OK.

Uwaga : Notatka Poza biurem zastąpi notatkę Notatka osobista wpisaną wcześniej, ale notatka Poza biurem nie będzie zaktualizowana do czasu aż się wyrejestrujesz i ponownie zarejestrujesz w programie Communicator. Gdy to wykonasz, propagacja notatki w systemie obecności może zająć do 30 minut. Dodatkowo, aby ta informacja była rozpropagowana, musisz korzystać z klienta programu Communicator na urządzeniu, które może się łączyć z programem Exchange.

Wyświetlanie swojej lokalizacji

W programie Communicator w ramach informacji o obecności mogą być wyświetlane informacje o lokalizacji. Można wybrać predefiniowaną lokalizację Dom lub Biuro albo utworzyć własną, niestandardową lokalizację.

  • Kliknij swój przycisk obecności, wybierz polecenie Bieżąca lokalizacja, a następnie zaznacz swoją lokalizację lub kliknij polecenie Utwórz lokalizację niestandardową.

Informacje o Twojej lokalizacji będą widoczne tylko dla kontaktów z przypisanym poziomem dostępu Zespół lub Osobisty. Aby uzyskać więcej informacji na temat nadawania poziomów dostępu kontaktom, zobacz temat Jak informacje o obecności są wyświetlane innym osobom według kryterium poziomu dostępu.

Początek strony

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie kalendarza programu Outlook

Domyślnie stan obecności jest powiązany z kalendarzem w programie Outlook. Oznacza to, że jeśli spotkanie jest obecnie zaplanowane w kalendarzu programu Outlook, w programie Communicator Twój stan jest wyświetlany jako W trakcie spotkania, tak jak na poniższej ilustracji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie opcji osobistych.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Początek strony

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie aktywności użytkownika

Gdy uczestniczysz w połączeniu audio lub wideo albo w konferencji, program Communicator automatycznie aktualizuje informacje o Twojej obecności. Ikona przycisku obecności sygnalizuje stan zajęty, a nazwa stanu przybiera wartość W trakcie rozmowy lub W trakcie konferencji.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Początek strony

Jak informacje o obecności są aktualizowane na podstawie nieaktywności użytkownika

Użytkownicy programu Communicator często zastanawiają się nad znaczeniem przycisków obecności wyświetlanych w dwóch kolorach: w połowie żółtym/w połowie czerwonym lub w połowie żółtym/w połowie zielonym.

Przycisk stanu obecności

Opis

Busy Inactive

Przycisk obecności Zajęty (Nieaktywny)     jest wyświetlany, gdy użytkownik programu Communicator jest w trakcie spotkania lub ręcznie ustawił swój stan jako Zajęty, a program Communicator nie wykrył żadnego przypadku użycia komputera przez użytkownika (na żadnym komputerze z programem Communicator, z którego korzysta użytkownik) w ciągu ostatnich 5 minut. Poruszenie myszą czy naciśnięcie klawisza na klawiaturze spowoduje przywrócenie stanu Zajęty.

Inactive

Przycisk obecności Nieaktywny     jest wyświetlany, gdy kontakt może być dostępny, ale jego komputer pozostaje bezczynny dłużej niż wyznaczony okres nieaktywności (domyślnie 5 minut). W tym stanie kontakt znajduje się w trybie online, ale przechodzi od stanu Dostępny do innego stanu (co widać po kolorze przycisku — w połowie zielony, w połowie żółty). Ten stan jest ustawiany przez program Communicator.

Away

Ikona Z dala od komputera na przycisku obecności pojawia się w sytuacji, gdy program Communicator nie wykryje żadnego przypadku użycia komputera przez 15 minut. Wykonanie operacji na komputerze powoduje przywrócenie poprzedniego stanu przycisku obecności.

Początek strony

Jak sterować informacjami o obecności, aby były widoczne tylko dla wybranych osób

Program Communicator wyposażono w mechanizm poziomów dostępu, które można przypisywać kontaktom w celu kontrolowania zakresu informacji o obecności widzianych przez te osoby. Na przykład: prawdopodobnie chcesz, aby numer Twojego telefonu komórkowego znali tylko najbliżsi współpracownicy, a nie wszystkie osoby z firmy. To samo dotyczy miejsca pobytu — powinni je znać tylko członkowie zespołu, do którego należysz. Poziomy dostępu służą właśnie do konfigurowania możliwości wglądu w te dane obecności. Poziomy można przypisywać na kilka sposobów:

  • Na liście kontaktów kliknij kontakt, który chcesz przypisać do poziomu dostępu, wybierz polecenie Zmień poziom dostępu i wybierz poziom dostępu dla kontaktu.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Kliknij przycisk Zmień sposób wyświetlania kontaktów i zaznacz opcję Poziomy dostępu. Następnie przypisz kontakty do poziomów dostępu, przeciągając i upuszczając na odpowiednie poziomy dostępu.

  • Gdy ktoś dodaje Cię do swojej listy kontaktów, otrzymujesz alert umożliwiający Ci zaakceptowanie lub odrzucenie tej próby. Aby przypisać poziom dostępu z poziomu alertu, zaznacz żądany poziom dostępu na liście Poziom dostępu tej osoby i kliknij przycisk OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Początek strony

Jak informacje o obecności są wyświetlane innym osobom według kryterium poziomu dostępu

Poniżej zamieszczono przykłady mające na celu pomoc w zrozumieniu zasad rządzących wyświetlaniem informacji o obecności innym użytkownikom oraz roli poziomów dostępu w regulowaniu zakresu prezentowania tych informacji.

Zmieniasz stan z Dostępny na Z dala od komputera

Twój przycisk obecności wygląda następująco

Change your status from Available to Away.

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Publikujesz numer swojego telefonu komórkowego

Numer Twojego telefonu komórkowego jest opublikowany na karcie Telefony

Your mobile number is published in the Phones tab.

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Ustawiasz sobie stan Nie przeszkadzać

Twój przycisk obecności wygląda następująco

Set your status to Do not disturb

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Uczestniczysz w spotkaniu zaplanowanym w kalendarzu programu Outlook

Twój stan obecności jest automatycznie aktualizowany do wartości Zajęty - W trakcie spotkania

Set to Busy - In a meeting

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Jesteś w trybie online, ale od pięciu minut nie wykonujesz żadnej operacji na komputerze

Twój stan obecności jest automatycznie aktualizowany do wartości Nieaktywny

Inactive status

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Jesteś na spotkaniu, ale od pięciu minut nie wykonujesz żadnej operacji na komputerze

Wskazanie Twojego stanu obecności jest automatycznie aktualizowane do wartości Zajęty (Nieaktywny)

Inactive - In a meeting

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Firma widzi

Company access level

Kontakt przypisany do poziomu dostępu Zespół widzi

Team access level

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×