Przewodnik po projektowaniu raportów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Access oferuje wiele narzędzi, które ułatwiają szybkie tworzenie atrakcyjnych, łatwe do odczytania raportów, które przedstawiają dane w sposób najbardziej wymaganiom jej użytkowników. Polecenia na karcie Tworzenie umożliwia tworzenie prostego raportu za pomocą jednego kliknięcia. Kreator raportów umożliwia tworzenie bardziej złożonych raportów lub można utworzyć raport, dodając wszystkie dane i formatowanie elementów samodzielnie. Niezależnie od wybranej metody, prawdopodobnie wprowadzisz co najmniej kilka zmian w projekcie raportu, aby wyświetlić dane w określony sposób, który ma. W tym artykule opisano ogólne proces projektowania raportu, a następnie pokazano, jak dodać określone elementy do raportu.

W tym artykule

Zdecyduj, jak układ raportu

Wyrównywanie danych za pomocą układów sterowania

Dodawanie lub usuwanie raportu lub strony sekcji nagłówka i stopki

Porady dotyczące formatowania różne typy danych

Zdecyduj, jak układ raportu

Podczas projektowania raportu, najpierw należy rozważyć sposobu rozmieszczenia na stronie danych i przechowywania danych w bazie danych. W trakcie procesu projektowania może nawet odkrywanie, że rozmieszczenie danych w tabelach nie umożliwia tworzenie raportu, który ma. Może to być wskazanie, że tabele nie są znormalizować — oznacza to, że dane nie są przechowywane w sposób najbardziej skuteczne.

Wprowadź szkic raportu

Ten krok nie jest wymagany — stwierdzić, że Kreator raportów programu Access lub narzędzia raportów (są one dostępne na karcie Tworzenie w grupie Raporty ) oferują wystarczających początkowe projekt raportu. Jednak jeśli zdecydujesz się na projektowania raportu bez korzystania z tych narzędzi, może okazać się wprowadzić szkic drukowania raportu na arkuszu papieru, gdzie przechodzi każdego pola, pole Rysowanie i pisanie nazwy pola w odpowiednich polach. Za pomocą programów, takich jak Word lub Visio można także utworzyć makieta raportu. Niezależnie od metody, którego używasz, pamiętaj uwzględnić wystarczająco dużo wierszy, aby wskazać, jak powtarza danych.

Wypełniony formularz pokrywający wstępny szkic

Na przykład umożliwiają wiersza informacje o produkcie, a następnie kilka powtarzających się wierszy sprzedaży tego produktu, a na koniec wiersza podsumowania sprzedaży produktu. Następnie w sekwencji powtarza następnego produktu i tak dalej aż do końca raportu. Lub prawdopodobnie raport będzie zwykłą listą danych w tabeli, w tym przypadku z szkic może zawierać tylko serii wierszy i kolumn.

Uwaga : Ta metoda jest również bardzo przydatne, jeśli podczas projektowania raportu dla innych osób. W tym przypadku innej osoby można narysować szkicu przed rozpoczęciem pracy.

Po utworzeniu usługi szkic określają, która tabela lub tabele zawierają dane, które mają być wyświetlane w raporcie. Jeśli wszystkie dane są przechowywane w jednej tabeli, można oprzeć raport bezpośrednio w tej tabeli. Częściej dane, które mają znajduje się w kilku tabel, które możesz należy połączyć w kwerendzie, aby można było wyświetlić w raporcie. Kwerendy można osadzić w właściwość RecordSource raportu lub można utworzyć osobne, zapisane kwerendy i jako podstawy raportu na tym.

Określić dane do umieszczenia w każdej sekcji raportu

Każdy raport zawiera co najmniej jedna sekcja raportu. Jedną sekcję, która znajduje się w każdym raporcie jest sekcji szczegółów. W tej sekcji powtórzono raz dla każdego rekordu w tabeli lub kwerendy, na podstawie raportu. Inne sekcje często są opcjonalne i powtórz mniej i zwykle są używane do wyświetlania informacji, które są wspólne dla grupy rekordów, strony raportu lub cały raport.

W poniższej tabeli opisano miejsce, w którym znajduje się każdej sekcji i jak sekcji jest zazwyczaj używany.

Sekcja

Lokalizacja

Typowe zawartości

Sekcji nagłówka raportu

Pojawi się tylko raz, w górnej części pierwszej strony w raporcie.

  • Tytuł raportu

  • Logo

  • Data bieżąca

Sekcja stopka raportu

Jest wyświetlany po ostatni wiersz danych powyżej sekcji stopki na ostatniej stronie raportu.

Raport sumy (sum, liczone, średnie i tak dalej)

Sekcji nagłówka strony

Jest wyświetlany w górnej części każdej strony raportu.

  • Tytuł raportu

  • Numer strony

Sekcja stopki strony

Pojawi się w dolnej części każdej strony raportu.

  • Data bieżąca

  • Numer strony

Sekcji nagłówka grupy

Zostanie wyświetlone po prostu poprzedniej grupy rekordów.

Pole, które jest są pogrupowane według

Grupy sekcji stopki

Jest wyświetlany tylko po grupy rekordów.

Grupa sumy (sum, liczone, średnie i tak dalej)

Dla informacji na temat dodawania lub usuwania nagłówek raportu i sekcji stopki lub sekcji nagłówka i stopki strony zobacz sekcję Dodawanie lub usuwanie raportu lub strony sekcjach nagłówka i stopki w tym artykule. Możesz dodać grupę sekcji nagłówka i stopki przy użyciu okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku układu lub widok projektu.

Określ sposób rozmieszczania danych szczegółowych

Większość raportów są rozmieszczone w tabeli lub układ stosowy, ale Access udostępnia możliwość niemal każdy układ rekordów i pól, które mają.

Układ tabelaryczny    Układ tabelaryczny jest podobna do arkusza kalkulacyjnego. Etykiety znajdują się u góry, a dane są wyrównane w kolumnach poniżej etykiet. Tabelaryczne odwołuje się do wygląd podobnej do tabeli danych. Jest to typ raportu tego Access utworzy po kliknięciu raportu w grupie Raporty, karty Tworzenie. Układ tabelaryczny jest warto używać w raporcie jest niewielka liczba pól, które mają być wyświetlane w formie prostej listy. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport dotyczący pracowników utworzony przy użyciu Układ tabelaryczny.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie tabelarycznym

Skumulowany układu    Układ stosowy podobny do formularza, który wypełniania podczas otwierania konta bankowego lub dokonać zakupu w sklepie internetowym. Każdy fragment danych ma etykietę, a pola są ułożone jedna na drugiej. Ten układ jest dobrym dla raportów, które zawierają zbyt wiele pól do wyświetlenia w formacie tabelarycznym, oznacza to, że szerokość kolumn przekracza szerokość raportu. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport dotyczący pracowników utworzony przy użyciu układu stosowy.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie stosowym

Uwaga : W Kreatorze raportów tego układu jest określane jako kolumnowy układu.

Układ mieszanym    Można łączyć elementy układów tabelarycznym i skumulowany. Można na przykład dla każdego rekordu, rozmieszczanie pól w rzędzie u góry sekcji szczegółów i rozmieszczanie innych pól z tym samym rekordem w jeden lub więcej układów skumulowany poniżej górny wiersz. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport dotyczący pracowników utworzony przy użyciu układzie mieszanym. Pola Identyfikator, nazwisko i imię są rozmieszczone w układzie tabelarycznym control, a pola stanowisko i Telefon służbowy są rozmieszczone w układzie stosowym. W tym przykładzie linie siatki są używane do zapewniania wizualne podziału pola dla każdego z pracowników.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie mieszanym

Wyjustowanie układu    Tworzenie raportu za pomocą Kreatora raportów, możesz użyć układzie wyjustowanym. Ten układ używa na całej szerokości strony, aby wyświetlić rekordy możliwie compactly. Oczywiście te same wyniki można uzyskać bez korzystania z Kreatora raportów, ale można ją painstaking proces dokładnie wyrównywanie pól. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport dotyczący pracowników utworzony przy użyciu Kreatora raportów wyjustowanym układu.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie wyjustowanym

Układzie wyjustowanym jest układ warto używać dużej liczby pól są wyświetlane w raporcie. W powyższym przykładzie Jeśli wyświetlanie tych samych danych za pomocą Układ tabelaryczny pola wyłączenie rozszerzania krawędzią strony. Jeśli używasz układ stosowy każdego rekordu zajmuje znacznie więcej miejsca w pionie, która odpady papieru i utrudnia czytanie z raportu.

Początek strony

Wyrównywanie danych za pomocą układów sterowania

Układy sterowania są prowadnic, które można dodać do raportu, gdy jest otwarty w widoku układu lub widok projektu. Access automatycznie dodaje układy sterowania, podczas tworzenia raportu za pomocą Kreatora raportów lub utworzyć raport, klikając pozycję raport w grupie Raporty, karty Tworzenie. Sterowanie układem jest podobne do tabeli, każdej komórki, które mogą zawierać etykietę, pola tekstowego lub innego typu formantu. Na poniższej ilustracji przedstawiono tabelaryczny układ formantów w raporcie.

Podstawowy tabelaryczny układ formantów

Pomarańczowy linie wskazują wiersze i kolumny układu sterowania i są widoczne tylko wtedy, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub widok projektu. Układy sterowania pomóc w osiągnięciu jednolitego wyrównania danych w wierszach i kolumnach, a ich ułatwiają dodawanie, zmienianie rozmiaru lub usunąć pola. Za pomocą narzędzi w grupach tabeli i Położenie na karcie Rozmieszczanie (dostępne w widoku układu lub widok projektu), możesz zmienić jeden typ układu sterowania na inny, a formanty można usunąć z układów tak, aby umieścić je Określa, której ma w raporcie.

Uwaga : Jeśli korzystasz z programu Access 2007, możesz znaleźć te narzędzia w grupie Sterowanie układem na karcie Rozmieszczanie.

Początek strony

Dodawanie lub usuwanie raportu lub strony sekcji nagłówka i stopki

Jak wspomniano wcześniej w tym artykule, nagłówki i stopki są sekcje raportu, które można wyświetlić informacje, które są wspólne na cały raport lub do każdej strony raportu. Na przykład możesz dodać sekcji Stopka strony, aby wyświetlić numer strony u dołu każdej strony lub możesz dodać sekcji Nagłówek raportu, aby wyświetlić tytuł cały raport.

Dodawanie raportu lub strony sekcji nagłówka i stopki

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Upewnij się, które sekcje są już w raporcie. Sekcje oddzielone są cieniowane poziome paski o nazwie selektory sekcji. Etykieta na każdym selektor sekcji wskazuje, co to jest sekcji bezpośrednio poniżej niego.

    Raport w widoku projektu

    Każdy raport zawiera sekcja szczegółów i może również zawierać nagłówek raportu, strony nagłówek, stopka strony i stopka raportu. Ponadto w przypadku poziomów grupowania w raporcie, może zostać wyświetlony grupy nagłówków lub stopek (na przykład Plik jako nagłówek na powyższej ilustracji). Domyślnie grupa nagłówki i stopki są nazywane przy użyciu nazwę pola lub wyrażenie, które jest podstawą grupy. W tym przypadku nazwę pola grupowania jest "Kataloguj jako".

  3. Aby dodać nagłówek strony i sekcji stopki lub nagłówka i stopki sekcji raportu do raportu, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie kliknij Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek/stopka raportu w menu skrótów.

    Przestroga : Jeśli sekcja znajduje się już w raporcie, Access ostrzega, że spowoduje to usunięcie istniejącej sekcji i kontrolek, które zawiera.

    Możesz teraz Przenoszenie istniejących kontrolek lub dodać nowe kontrolki do nowej sekcji.

Access zawsze dodaje sekcji nagłówka i stopki strony i raportów w parach. Oznacza to, że nie można dodać sekcji nagłówka strony lub raport bez dodawania odpowiedniej sekcji stopki. Jeśli nie potrzebujesz sekcjami, nie można usunąć sekcji, ale możesz zmienić rozmiar sekcji nieużywane wysokości zero (0) w celu uniknięcia, dodając odstęp w pionie dodatkowe do raportu. Umieść wskaźnik myszy w dolnej sekcji nieużywane, aż zmieni się w dwukierunkową strzałkę Strzałka dwukierunkowa , a następnie przeciągnij w górę sekcji jest ukryty. W przypadku wszystkich formantów w sekcji, możesz je usunąć przed w pełni można ukryć sekcji.

Usuwanie raportu lub strony sekcji nagłówka i stopki

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie kliknij Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek/stopka raportu w menu skrótów.

Jeśli te sekcje zawierają formanty usuwasz pary nagłówka i stopki, Access ostrzega, że usunięcie sekcji będzie również usunąć kontrolek i że nie będzie można cofnąć. Kliknij przycisk Tak, Aby usunąć sekcje i usuwanie kontrolek, lub kliknij przycisk nie, aby anulować operację.

Początek strony

Porady dotyczące formatowania różne typy danych

Podczas tworzenia raportu przy użyciu narzędzia raport (dostępne na karcie Tworzenie w grupie Raporty ) lub przy użyciu Kreatora raportów, Access dodaje pola do raportu i tworzy najbardziej odpowiednie kontrolki do wyświetlenia każdego pola, w zależności od typu danych pola. Jeśli chcesz dodać pola do raportu w formie samodzielnie, zaleca się Przeciągnij każde pole z Listy pól do raportu. Jako przy użyciu Kreatora raportów lub narzędzie raportAccess tworzy najbardziej odpowiednie kontrolki dla każdego pola, w zależności od typu danych pola. W przypadku większości typów danych najbardziej odpowiednie kontrolkę (ustawienie domyślne), aby użyć to pole tekstowe.

W poniższych sekcjach przedstawiono porady dotyczące sposobu formatowania niektórych typów danych dotyczących specjalnych sprawy.

Pola wielowartościowe    Formant domyślnych dla pola wielowartościowego jest pola kombi. To może wydawać się dziwne wybór kontrolki w raporcie, ponieważ nie można kliknąć strzałkę obok pola kombi w raporcie. W kontekście raportu w formie pola kombi zachowuje się jak pole tekstowe. Strzałka jest widoczne tylko w widoku projektu.

Jeśli pole zawiera wiele wartości, to wartości te są oddzielone przecinkami. Jeśli pole kombi nie jest wystarczająco szeroka, aby wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu i właściwość CanGrow pole kombi jest ustawiona na wartość Tak, wartości zawijany do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow kontrolki, otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości formantu. Właściwość CanGrow znajduje się zarówno na karcie Formatowanie i karcie Wszystkie arkusza właściwości kontrolki.

Pola tekstu sformatowanego    Formant domyślnych dla pola tekstu sformatowanego jest polem tekstowym. Jeśli pole tekstowe nie jest wystarczająco szeroka, aby wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu i właściwość CanGrow pole tekstowe jest ustawiona na wartość Tak, wartości zawijany do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow kontrolki, otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4, aby wyświetlić arkusz właściwości formantu. Właściwość CanGrow znajduje się zarówno na karcie Formatowanie i karcie Wszystkie arkusza właściwości kontrolki.

Pola tekstu sformatowanego ułatwia formatowanie tekstu na różne sposoby. Na przykład można podkreślonego kilku wyrazów w polu, a kilku wyrazów w tym samym polu może być kursywą. Jednak nadal można ustawić ogólnego stylu formatowania pola tekstowego zawierającego tekst sformatowany. Formatowanie tekstu pola dotyczy tylko tekst, który nie został sformatowany specjalnie przy użyciu formatowania tekstu.

Określanie ustawień stylów dla pola tekstowego, w której są wyświetlane pola tekstu sformatowanego

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu.

  2. Kliknij pole tekstowe, w którym są wyświetlane pola tekstu sformatowanego, a następnie w grupie Czcionka na karcie Formatowanie kliknij styl formatowania, które chcesz zastosować.

    Access stosuje formatowanie do całego tekstu w polu tekstu sformatowanego, która nie została tego typu (ale nie wartość) formatowania zastosowanego w widoku, który obsługuje wprowadzanie danych, takich jak widok arkusza danych tabeli lub kwerendy lub widok formularza dla formularza. Na przykład jeśli fragment tekstu w polu jest formatowana z czerwonym, a kolor niebieski czcionki do pola tekstowego, Access niebieskie cały tekst z wyjątkiem tych, które pojedynczo został sformatowany jako czerwony. Inny przykład jeśli sformatowaną fragment tekstu w polu o rozmiarze 11-punktową czcionkę i rozmiar czcionki 14 punktów możesz zastosować do pola tekstowego Access dotyczy rozmiaru czcionki 14 punktów cały tekst z wyjątkiem który, które sformatowano pojedynczo w 11 poin TS.

    Pola załącznika    Formant specjalny, który nie jest używany w przypadku wszystkich innych typów danych za pomocą pola załącznika. Można dołączyć wiele plików do rekordów przy użyciu jednego pola załącznika, ale pole tylko można wyświetlić informacje o jeden załącznik naraz. Domyślnie formant załącznika wyświetla ikony lub obrazu, w zależności od typu pliku załącznika, który jest obecnie wyświetlane przez formant. Jeśli chcesz, można ustawić właściwości kontrolki załącznika tak, aby wszystkie załączonych plików są wyświetlane jako ikony lub powoduje, że pole wyświetla po prostu ikonę spinacza i liczbę załączników. Przy założeniu, że używasz już kontrolkę załącznika w raporcie, można dostosować właściwości formantu do różnych zastosowań kontrolki za pomocą poniższą procedurę.

Ustawianie właściwości wyświetlania dla pola załącznika

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę załącznika. Jeśli arkusz właściwości nie jest jeszcze wyświetlony, naciśnij klawisz F4, aby go wyświetlić. W arkuszu właściwości kliknij kartę Formatowanie.

    Skorzystaj z poniższej tabeli jako wskazówek dla właściwości formantu załącznika.

    Właściwość

    Ustawienie

    Wyświetl jako

    • Ikona obrazu i wyświetlanie grafiki w postaci obrazów i innych plików jako ikony. Jest to ustawienie domyślne.

    • Ikona są wyświetlane wszystkie pliki jako ikony.

    • Spinacza jest wyświetlana ikona spinacza wraz z numerem załączników w nawiasach.

    Obraz domyślny

    Aby obraz domyślny, są wyświetlane w kontrolkę załącznika w przypadku nie załączonych plików, kliknij przycisk Przycisk Konstruktor w polu właściwości, przejdź do obrazu, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    Uwaga : Domyślny obraz nie jest wyświetlany, jeśli właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na spinacza.

    Wyrównanie obrazu

    Wybierz wyrównanie, który ma na liście. Ustawieniem domyślnym jest Centrum. Dostosowanie to ustawienie może spowodować nieoczekiwane rezultaty, zależnie od ustawienia właściwości Tryb rozmiaru obrazu.

    Tryb rozmiaru obrazu

    To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na Ikonę-obrazu.

    • Klip Wyświetla obraz w rozmiarze rzeczywistym. Obraz jest przycięty, jeśli jest zbyt duży, aby dopasować wewnątrz formantu.

    • Obraz jest rozciągany Rozciąganie Maximize całą kontrolkę.

      Uwaga : Jeśli kontrolkę załącznika jest tym samym rozmiarze jako obraz, za pomocą tego ustawienia spowoduje zniekształcenia obrazu, dzięki czemu się rozciągnięty poziomo lub pionowo.

    • Powiększanie Wyświetla obraz możliwie bez wycinek lub zakłócenia obrazu. Jest to ustawienie domyślne.

  3. Jeśli korzystasz z kontrolki do wyświetlania grafiki, dopasowywanie rozmiaru kontrolki załącznika, dzięki której będziesz widzieć poziom szczegółów, który ma.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×