Cel dotyczący zarządzania projektem: dzielenie się informacjami o projekcie

Dzielenie się informacjami o projekcie często jest trudne, zarówno wtedy, gdy jest wymagane uzyskanie informacji o stanie projektu od zespołu, jak i wówczas, gdy trzeba przekazać te informacje kierownikom.

Dowiedz się, kiedy i jak dzielić się informacjami o projekcie oraz tworzyć raporty z tymi informacjami. Nieznajomość tych zasad może prowadzić do zmniejszenia skuteczności współpracy i powodować zagrożenie dla powodzenia Twojego projektu.

Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Project

• Zawiera wbudowane narzędzia do prowadzenia prezentacji dla uczestników projektu każdego szczebla.

• Zawiera łatwe do opanowania widoki osi czasu i terminarza zespołu.

• Umożliwia eksportowanie danych do programów Excel i Visio na potrzeby komunikacji dotyczącej złożonych danych.

• Twoja firma może nie korzystać z programu Project.

• Niewielki rozmiar projektów realizowanych w Twojej firmie może uniemożliwiać wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do planowania.

Project Online

• Najlepsze oprogramowanie do zaawansowanej komunikacji i raportowania informacji o projekcie w organizacji.

• Umożliwia porównywanie stanów w kilku projektach lub w portfelu projektów.

• Mniejsze firmy mogą potrzebować pomocy konsultantów w instalowaniu i używaniu Project Online.

Excel

• Program Project umożliwia eksportowanie danych do programu Excel na potrzeby zaawansowanych analiz, takich jak obliczenia ANOVA czy analiza wartości wypracowanej.

• Jest to idealne narzędzie do wczesnego planowania projektów lub opracowywania elementów dostarczanych wysokiego poziomu, które później można dodać do programu Project.

• Program Excel nie zawiera zautomatyzowanych funkcji planowania dla bardziej złożonych projektów.

Word

• Jest to idealne narzędzie podczas etapu początkowego, gdy trzeba udostępniać dokumenty zawierające plany, takie jak budżety i elementy dostarczane.

• Nie nadaje się raczej do prezentacji wizualnych dla kierowników biorących udział w projekcie. Zamiast niego lepiej korzystać z funkcji raportowania programów Excel, Visio, PowerPoint i Project.

SharePoint

• Oferuje funkcje synchronizacji bez korzystania z programu Project Server. Zmiany wprowadzane na jednej liście zadań są odzwierciedlane na drugiej liście zadań.

• Wdrożenie tego programu w firmie jest drogie. Jeśli nie masz zasobów firmy umożliwiających zainstalowanie programu SharePoint, możesz używać platformy Microsoft 365 z usługą SharePoint Online.

PowerPoint

• Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla kierowników biorących udział w projekcie.

• Dla analityków i inżynierów może być potrzebne rozwiązanie oferujące bardziej szczegółowe wykresy na potrzeby złożonej analizy budżetowej.

Visio

• Idealne rozwiązanie w początkowych fazach projektu, w których trzeba komunikować procesy biznesowe i produkcyjne za pomocą schematów blokowych lub innych diagramów.

• Ilość prezentowanych informacji może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy. Zamiast tego programu użyj wtedy wbudowanych funkcji raportowania programu Project.

Microsoft Teams

• Idealne narzędzie w przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach. Umożliwia udostępnianie informacji o projekcie za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i wideo lub w trakcie spotkań online.

• Może wymagać wdrożenia działu informatycznego.

Sprawdzanie aktualizacji stanu z Project Online

Jeśli Twój zespół korzysta z Project Online, pobierz aktualizacje stanu zadań z serwera, zanim poinformujesz zespół o postępie projektu.

Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta

Metody śledzenia postępu różnią się — mogą być one proste lub bardziej złożone. Dobierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojego projektu i zespołu.

Przekazywanie informacji o wartości wypracowanej

Przechwytywanie informacji o wartości wypracowanej to bardziej zaawansowany, ale bardzo zaawansowany krok w kierunku odkrycia dobrego i złego działania projektu. Fakty wysokiego poziomu, które uzyskujesz od tego, są tym, co chcą zobaczyć uczestnicy projektu.

Tworzenie raportu o projekcie

W programie Project można tworzyć i dostosowywać atrakcyjne raporty graficzne dowolnych danych projektu bez używania innego oprogramowania. Gdy pracujesz nad projektem, raporty się zmieniają w celu odzwierciedlenia najnowszych informacji — nie są konieczne ręczne aktualizacje.

Synchronizowanie z listą zadań programu SharePoint

Członkowie zespołu mogą wyświetlać harmonogram i aktualizować swoją pracę w programie SharePoint, a ty zobaczysz zmiany w programie Project. I odwrotnie.

Korzystanie z platformy Microsoft 365

Przekazywanie informacji o projekcie przy użyciu Microsoft 365. O ile pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami, korzystając z pełnych wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.

Publikowanie zmian zadań na serwerze

Gdy wprowadzasz zmiany w zadaniach, publikuj te zmiany w Project Online, aby każdy miał odpowiednie informacje, aby kontynuować swoją pracę.

Komunikowanie się za pomocą aplikacji Microsoft Teams

Jeśli inne osoby nie mogą przyjść na spotkanie, użyj aplikacji Teams do udostępniania informacji o projekcie. Udostępnij slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notes programu OneNote, aby podzielić się planami dotyczącymi projektu. Poszczególne osoby mogą uczestniczyć w spotkaniach online, przebywając w biurze bądź w domu lub korzystając z urządzeń przenośnych.