Projektowanie bazy danych — informacje

Dobry projekt sprawia, że baza danych jest łatwa w obsłudze. Dane przechowywane są w tabelach, a każda tabela zawiera dane dotyczące tylko jednego tematu, na przykład klientów. Dlatego, choć określony element danych, na przykład adres, jest aktualizowany tylko w jednym miejscu, zmiana jest automatycznie odzwierciedlana w całej bazie danych.

Dobrze zaprojektowana baza danych zawiera zwykle różne typy kwerend, które służą do przedstawiania potrzebnych informacji. Kwerenda może przedstawiać podzbiór danych, na przykład wszystkich klientów z Poznania, lub zestawienia danych pochodzących z różnych tabel, na przykład informacje o zamówieniach zestawione z informacjami o klientach.

A query with fields from two tables

Objaśnienie 1 Ta kwerenda pobiera identyfikator zamówienia, nazwę firmy, nazwę miasta oraz informacje o datach realizacji zamówienia dotyczące klientów z Poznania, których zamówienia zostały złożone na kwiecień.

Wyniki, które mają być pobrane z bazy danych — formularze i strona dostępu do danych, które mają zostać użyte, oraz raporty, które mają zostać wydrukowane — nie zawsze dostarczają wskazówek, jak powinna wyglądać struktura tabel w bazie danych, ponieważ jako podstawa formularzy, raportów i stron dostępu do danych często służą kwerendy, a nie tabele.

Przed zbudowaniem tabel, kwerend, formularzy i innych obiektów w programie Microsoft Access warto naszkicować projekt i przeanalizować go na papierze. Można również przyjrzeć się dobrze zaprojektowanym bazom danych podobnym do właśnie projektowanej lub otworzyć przykładową bazę danych Northwind, a następnie otworzyć okno Relacje i zapoznać się z jej projektem.

Projektując bazę danych, należy wykonać niżej wymienione czynności.

Określenie celu, jakiemu ma służyć baza danych

Pierwszym krokiem w projektowaniu bazy danych jest określenie celu, któremu ma ona służyć, i sposobu jej używania.

  • Porozmawiaj z przyszłymi użytkownikami bazy danych. Zorganizuj burzę mózgów dotyczącą pytań, na które odpowiadać miałaby baza danych.

  • Naszkicuj wzory raportów, które powinna generować baza danych.

  • Zgromadź formularze, których obecnie używa się do wpisywania danych.

W trakcie określania przeznaczenia bazy danych zacznie się wyłaniać lista informacji, które baza danych ma dostarczać. Na jej podstawie można ustalić, jakie poszczególne informacje powinny się znaleźć w bazie danych i jakich zagadnień dotyczą. Poszczególne informacje odpowiadają polom (kolumnom) w bazie danych, a zagadnienia, których dotyczą te informacje, odpowiadają tabelom.

Określenie pól, które mają się znaleźć w bazie danych

Każde pole to informacja dotycząca określonego zagadnienia. Na przykład, baza danych może zawierać następujące informacje o klientach: nazwa firmy, adres, miasto, województwo i numer telefonu. Trzeba utworzyć osobne pola przechowujące każdą z tych informacji. Określając potrzebne pola, należy pamiętać o następujących zasadach projektowania:

  • Należy uwzględnić wszystkie potrzebne informacje.

  • Informacje należy przechowywać w jak najmniejszych jednostkach logicznych. Na przykład imiona i nazwiska pracowników często rozdziela się na dwa pola, Imię i Nazwisko, co ułatwia sortowanie danych według nazwiska.

  • Nie należy tworzyć pól przechowujących dane w formie list wieloelementowych. Na przykład, jeśli w tabeli Dostawcy utworzone zostanie pole Produkty, zawierające oddzielaną przecinkami listę produktów otrzymywanych od danego dostawcy, trudniej będzie odszukać dostawców, którzy dostarczają określony produkt.

  • Nie należy wprowadzać danych pośrednich lub obliczanych (danych, które są wynikiem wyrażenie). Na przykład, mając pole CenaJednostkowa oraz pole Ilość, nie należy tworzyć dodatkowego pola, w którym mnożone są wartości z tych dwóch pól.

  • Nie należy tworzyć pól, które są do siebie podobne. Na przykład, jeśli w tabeli Dostawcy zostaną utworzone pola Produkt1, Produkt2 i Produkt3, trudniej będzie odszukać wszystkich dostawców, którzy dostarczają określony produkt. Ponadto trzeba będzie zmienić projekt bazy danych, jeśli któryś z dostawców będzie dostarczać więcej niż trzy produkty. Informacje o produktach będą wymagać tylko jednego pola, jeśli pole to zostanie umieszczone w tabeli Produkty, zamiast w tabeli Dostawcy.

Określenie tabel, które są potrzebne w bazie danych

Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat. Lista pól powinna dostarczyć wskazówek na temat potrzebnych tabel. Na przykład tematem pole DataZatrudnienia jest pracownik, więc należy ono do tabeli Pracownicy. Można także utworzyć tabele Klienci, Produkty i Zamówienia.

Określenie, do których tabel należą poszczególne pola

Decydując o przynależności pola do tabeli, należy pamiętać o następujących zasadach:

  • Każde pole należy dodać tylko do jednej tabeli.

  • Pola nie należy dodawać do tabeli, jeśli znajdują się już w niej rekordy zawierające te same informacje. Jeśli stwierdzimy, że dane pole tabeli zawiera dużo zduplikowanych informacji, to prawdopodobnie znalazło się ono w niewłaściwej tabeli.

    Na przykład, jeśli pole zawierające adres klienta umieścimy w tabeli Zamówienia, to prawdopodobnie informacja ta zostanie powtórzona w więcej niż jednym rekordzie, ponieważ klient prawdopodobnie złoży więcej niż jedno zamówienie. Jeśli jednak pole adresu zostanie umieszczone w tabeli Klienci, odpowiednia informacja pojawi się tylko raz. Pod tym względem tabela w baza danych programu Microsoft Access różni się od tabeli utworzonej w niehierarchicznej bazie danych, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym.

    Gdy każda z przechowywanych informacji występuje tylko raz, jej aktualizację przeprowadza się w jednym miejscu. Jest to sposób bardziej wydajny, a ponadto unika się duplikowania wpisów zawierających różne informacje.

Przypisanie polom unikatowych wartości w każdym rekordzie

Aby program Microsoft Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach — na przykład, aby powiązać klienta ze wszystkimi jego zamówieniami — każda tabela w bazie danych musi zawierać pole lub zbiór pól, które jednoznacznie identyfikują każdy rekord. Takie pole lub zbiór pól nazywany jest klucz podstawowy.

Określenie relacji między tabelami

Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól klucz podstawowy trzeba wprowadzić do programu Microsoft Access informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacja między tabelami.

Pomocne może być przeanalizowanie relacji w istniejącej dobrze zaprojektowanej bazie danych, takiej jak przykładowa baza danych Northwind.

Udoskonalenie projektu

Po zaprojektowaniu tabel, pól i łączących ich relacja nadchodzi czas na sprawdzenie projektu i wykrycie ewentualnych usterek. Łatwiej poprawić bazę danych teraz, niż po wypełnieniu tabel danymi.

Wykorzystaj program Microsoft Access do tworzenia tabel, określ łączące je relacje i wprowadź do tabel dostatecznie dużo przykładowych danych, aby można było sprawdzić projekt. Aby przetestować relacje w bazie danych, sprawdź, czy można utworzyć kwerendy w celu uzyskania odpowiedzi na stawiane pytania. Należy utworzyć prototypowe formularze i raporty i sprawdzić, czy przedstawiają oczekiwane dane. Poszukaj niepotrzebnych powtórzeń danych i usuń je.

Wprowadzenie danych i utworzenie innych obiektów bazy danych

Jeśli można uznać, że struktury tabel spełniają opisane tutaj zasady projektowania, pora na wprowadzenie do tabel wszystkich zgromadzonych danych. Następnie można utworzyć pozostałe obiekty bazy danych — zapytanie, formularz, raport, strona dostępu do danych, makro i moduł.

Zastosowanie narzędzi analizy programu Microsoft Access.

Program Microsoft Access jest wyposażony w dwa narzędzia pomocne przy dopracowywaniu projektu baza danych programu Microsoft Access.

  • Analizator tabel sprawdza projekt pojedynczej tabeli i — jeśli to jest potrzebne — proponuje nową strukturę tabeli i relacja lub odpowiednio dzieli tabelę na kilka tabel powiązanych relacjami.

  • Analizator wydajności potrafi przeprowadzić analizę całej bazy danych oraz sformułować zalecenia i sugestie dotyczące wprowadzenia ulepszeń. Analizator wydajności może też wprowadzić te zalecenia i sugestie.

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących projektowania bazy danych w programie Access, zobacz artykuł z bazy wiedzy Knowledge Base Gdzie znaleźć informacje dotyczące projektowania bazy danych w programie Access.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×