Porady dotyczące personalizowania publikacji

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Większość klientów docenia, że się ich pamięta w odwiedzanych sklepach i restauracjach — chodzi o znajomość nie tylko nazwiska, ale i upodobań klienta. Obsługa może na przykład powitać klienta jednym z następujących zwrotów:

„Ostatnim razem pytała pani, kiedy będą dostępne próbki. Mamy je już, i to w pani ulubionym kolorze!”

„Zatrzymaliśmy państwa ulubiony stolik, a łosoś, który ostatnio tak państwu smakował, jest dziś daniem dnia”.

W tym artykule

Dlaczego warto personalizować?

Konfigurowanie pliku danych

Dodawanie bloku adresu i pozdrowienia

Dodawanie notatek i hiperłączy

Dlaczego warto personalizować?

Klienci zwykle lubią, gdy się ich pamięta i gdy się im pomaga — choćby dlatego, że dzięki temu mogą szybciej osiągnąć swoje cele. Taki osobisty kontakt buduje lojalność klientów. Jeśli sklepy i restauracje pamiętają, czym są zainteresowani ich klienci, to klienci ci w odpowiedzi zwykle powracają i spędzają w danym miejscu więcej czasu oraz wydają więcej pieniędzy.

Dokumenty wysyłkowe mogą działać w ten sam sposób. Jeśli do dokumentów wysyłkowych zostanie dołączona zawartość nawiązująca do osobistych zainteresowań klienta, łatwiej będzie przyciągnąć jego uwagę i uzyskać odpowiedź.

Zbieranie potrzebnych informacji o klientach

Śledzenie zainteresowań i cech poszczególnych klientów może być trudnym zadaniem. Informacje muszą być zbierane, przechowywane w łatwiej do pobrania formie i filtrowane w celu odszukania cech przydatnych podczas pracy firmy oraz zwiększających zwrot z inwestycji w dokumenty wysyłkowe. Im precyzyjniejszy będzie mechanizm identyfikowania klientów mających podobne zainteresowania, tym większa może być opłacalność inwestycji.

Program Microsoft Office Publisher ułatwia wykonywanie tych zadań. Dane o klientach można wprowadzić do bazy danych utworzonej bezpośrednio w programie Microsoft Publisher lub w innych programach, takich jak Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook z dodatkiem Business Contact Manager i Microsoft Office Access. Można też używać zakupionych list, na przykład pochodzących z programu Microsoft List Builder.

Zebrane informacje można przeanalizować, aby poznać wspólne cechy najlepszych klientów, pogrupować klientów według cech wspólnych, a także spersonalizować dokumenty wysyłkowe, dzięki czemu będą one przyciągały uwagę do aspektów, które najbardziej interesują klientów.

Początek strony

Konfigurowanie pliku danych

Najpierw trzeba uzyskać adresy i informacje osobiste dodawane do publikacji. Dlatego pierwszym krokiem podczas przygotowywania wysyłki masowej jest skonfigurowanie pliku danych zawierającego informacje kontaktowe klientów. Plikiem danych może być arkusz programu Microsoft Office Excel, tabela programu Microsoft Office Word, baza danych programu Microsoft Office Access, a nawet folder Kontakty programu Microsoft Office Outlook. Lista adresowa zostanie utworzona na podstawie tego pliku danych.

Podczas konfigurowania pliku danych należy pamiętać o wymienionych poniżej ograniczeniach (w czasie lektury warto korzystać z poniższej ilustracji, przedstawiającej kolumny arkusza programu Excel i pola scalania po dwóch stronach pocztówki):

  • Typy informacji w kolumnach    Każda kolumna w pliku danych odpowiada pewnej informacji, która ma zostać dodana do publikacji. Jeśli na przykład do każdej wydrukowanej kopii pocztówki ma zostać dodany adres klienta i osobista notatka, należy umieścić w pliku danych kolumny zawierające nazwę klienta, adres domowy, miasto, województwo, kod pocztowy oraz notatkę osobistą.

  • Jedna pozycja na wiersz    Każdy wiersz w pliku danych zawiera informacje wprowadzane do jednej kopii publikacji. Na przykład wszystkie informacje w wierszu 2 arkusza programu Excel zostaną wprowadzone do pocztówki wysłanej do klienta 1, wszystkie informacje w wierszu 2 zostaną wprowadzone do pocztówki wysłanej do klienta 2 itd.

  • Dodawanie pól do publikacji    Aby wykorzystać informacje znajdujące się w pliku danych, należy umieścić pola w publikacji — jedno pole dla każdej informacji, która ma być widoczna. Jeśli na przykład trzeba wydrukować nazwę klienta, adres domowy, miasto, województwo, kod pocztowy i notatkę osobistą na każdej kopii pocztówki, publikacja pocztówki musi zawierać pole dla każdej z tych informacji.

Kolumny w arkuszu programu Excel odpowiadające polom w publikacji pocztówki

Porada : W przypadku scalania obrazów z publikacjami, które będą wysyłane pocztą, plik danych musi zawierać kolumnę z danymi nazw plików obrazów. Każdy wiersz kolumny powinien zawierać nazwę określonego obrazu, taką jak pierwszezdjęcie.jpg. Jeśli obrazy nie znajdują się w tym samym folderze co plik danych, należy dołączyć ścieżkę do każdego obrazu.

Początek strony

Dodawanie bloku adresu i pozdrowienia

Blok adresu nadrukowany na biuletynie (zamiast przyklejonej etykiety wysyłkowej) oraz powitanie zawierające nazwisko klienta to proste techniki personalizowania, które wskazują, że dokument wysyłkowy został przygotowany z myślą o danym adresacie.

Dodawanie bloku adresu zawierającego nazwę odbiorcy, adres oraz inne informacje

  1. W okienku zadań Korespondencja seryjna (Krok 2: Przygotuj publikację) kliknij łącze Blok adresu w obszarze Więcej elementów.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu kliknij elementy adresu, które chcesz uwzględnić, a następnie kliknij przycisk OK.

    Uwaga : Jeśli nazwy pól w źródle danych nie odpowiadają nazwom pól, których program Publisher używa w przypadku bloku adresu, może być konieczne kliknięcie przycisku Dopasuj pola w oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu. W oknie dialogowym Dopasowywanie pól należy skorzystać z list rozwijanych i wybrać pola źródła danych odpowiadające polom w programie Publisher.

Dodawanie wiersza pozdrowienia

  1. W okienku zadań Korespondencja seryjna (Krok 2: Przygotuj publikację) kliknij łącze Wiersz pozdrowienia w obszarze Więcej elementów.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie wiersza pozdrowienia zaznacz format wiersza pozdrowienia, który zawiera zwrot grzecznościowy, format nazwy i następujący po nich znak interpunkcyjny. Można też wprowadzić nowy wpis w każdym polu tekstowym.

  3. Wpisz tekst, który ma być wyświetlany wtedy, gdy program Publisher nie będzie mógł zinterpretować nazwy adresata — na przykład wtedy, gdy źródło danych nie będzie zawierało imienia ani nazwiska, lecz tylko nazwę firmy.

  4. Kliknij przycisk OK.

    Uwaga : Jeśli nazwy pól danych w źródle danych nie pasują do nazw pól używanych przez program Publisher w wierszu pozdrowienia, kliknij przycisk Dopasuj pola w oknie dialogowym Wiersz pozdrowienia. Z list rozwijanych w oknie dialogowym Dopasowywanie pól wybierz pola w źródle danych odpowiadające polom w programie Publisher.

Dodawanie obrazu do adresu

Do bloku adresu oraz do innych obszarów publikacji można dodać obraz lub zdjęcie. Wyświetlane obrazy można zmieniać w zależności od zainteresowania klienta markami, jego wieku, płci lub innych śledzonych pól danych.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat scalania obrazów i konfigurowania pliku danych z informacjami o plikach obrazów zobacz Tworzenie źródła danych dla korespondencji seryjnej lub wykazu seryjnego.

  1. Kliknij w publikacji w miejscu, w którym chcesz wstawić pole scalania dla obrazu (na przykład obok bloku adresu).

  2. W okienku zadań Korespondencja seryjna (Krok 2: Przygotuj publikację) kliknij łącze Pole obrazu w obszarze Więcej elementów.

  3. W oknie dialogowym Wstawianie pola obrazu zaznacz pole odpowiadające informacjom o zdjęciu w pliku danych, a następnie kliknij przycisk OK.

    Program Publisher wstawi do publikacji w określonym punkcie wstawiania pole scalania w ramce obrazu. Można zmienić rozmiar ramki obrazu lub przenieść ją.

Początek strony

Dodawanie notatek i hiperłączy

Jeśli został skonfigurowany plik danych przechowujący ważne informacje osobiste klientów zgodnie z opisem dostępnym w temacie Porady dotyczące przygotowywania list wysyłkowych e-mail, można użyć zebranych informacji w celu dostarczania treści przygotowanej z uwzględnieniem określonych zainteresowań klientów. Dostarczanie treści odpowiadającej zainteresowaniom klientów jest zaawansowaną formą personalizacji. Możliwe są na przykład następujące działania:

  • Przygotowywanie osobnych dokumentów wysyłkowych zależnie od płci    Nową linię produktów można przedstawić samym mężczyznom lub samym kobietom — dołączając płeć każdego klienta („mężczyzna”, „kobieta”) do listy adresowej, a następnie filtrując według płci lub filtrując według różnych wpisów w polu Tytuł („Pan” i „Pani”). Dla każdej płci można dołączyć adres URL (w przypadku korespondencji drukowanej) lub bezpośrednie łącze do strony sieci Web (w przypadku poczty e-mail), która pozwoli adresatom uzyskać informacje dotyczące możliwości wyboru w przypadku ich płci. Aby to zrobić, należy dodać odpowiedni adres URL do każdego rekordu w kolumnie służącej do tego celu.

  • Fokus na adresatów w określonym wieku     Powiadamiać klientów produktów lub usług, które są odpowiednie dla tych klientów etap życia (takich jak planowanie emerytury w wieku i w ich kategorii) przez zbieranie daty urodzenia klientów jako urodzenia year (na przykład "1945").

    Aby zaoferować upominek promocyjny wszystkim klientom, których urodziny przypadają w bieżącym miesiącu, można zebrać ich daty urodzenia w formacie dzień, miesiąc, rok (na przykład „1 stycznia 2008”).

  • Korzystanie z historii zakupów    Do osób, które dokonały ostatnio dużych zakupów, można wysyłać powiadomienia. Można również informować klientów o nowych modelach ich ulubionych marek. Opcja śledzenia zakupów umożliwia sortowanie pliku danych w celu określenia historii zakupów marki przy nowej dostawie linii produktów lub w celu poinformowania klientów o podobnych produktach, które kupili inni klienci („Klienci, którzy kupili dany produkt, uznali za przydatny również inny produkt”).

Dodawanie uwagi osobistej

Do każdego segmentu klientów mających podobne zainteresowania można wysłać dostosowaną wiadomość tekstową. Aby to zrobić, należy dodać do pliku danych pole (albo kolumnę), które będzie zawierało wiadomości, a następnie dodać odpowiednie wiadomości do każdego rekordu (albo wiersza). Można na przykład skojarzyć określoną wiadomość z klientami o takich samych cechach — o takiej samej płci, o tym samym wieku, o tej samej dacie urodzenia — lub z klientami, którzy zrobili zakupy w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. Aby uzyskać więcej informacji na temat przygotowywania listy wysyłkowej, zobacz Porady dotyczące list wysyłkowych.

  1. Kliknij pole tekstowe w publikacji, która ma zawierać spersonalizowane informacje. Można też kliknąć polecenie Pole tekstowe w menu Wstaw, a następnie przeciągnąć prostokąt w celu uzyskania odpowiedniego rozmiaru.

    • Jeśli w polu tekstowym znajduje się tekst, który ma zostać zastąpiony, zaznacz ten tekst.

    • Jeśli w polu tekstowym znajduje się tekst, który ma zostać zachowany, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić spersonalizowaną wiadomość.

  2. W okienku zadań Korespondencja seryjna kliknij odpowiednie pole scalania w polu listy.

Dodawanie spersonalizowanego hiperłącza

Użytkownik może dodać hiperłącze wskazujące klientom stronę sieci Web odpowiadającą określonym zainteresowaniom lub atrybutom. Tekst hiperłącza może zawierać imiona i nazwiska klientów lub inne pola danych, dzięki czemu może mieć bardziej osobisty charakter.

  1. W okienku zadań Seryjna poczta e-mail (Krok 2: Przygotuj publikację) kliknij łącze Wstaw spersonalizowane hiperłącze w obszarze Więcej elementów.

  2. W oknie dialogowym Wstawianie spersonalizowanego hiperłącza wpisz tekst, który ma być wyświetlany, a także adres witryny sieci Web, do której mają przechodzić adresaci po kliknięciu hiperłącza.

  3. Jeżeli wyświetlany tekst ma pochodzić z pola danych, kliknij wyświetlany tekst, a następnie w polu listy z prawej strony kliknij pole danych, które chcesz wstawić.

    Uwaga : Po wstawieniu pola danych można określić zastępczy wyświetlany tekst i zastępczy adres sieci Web — dla pustych wpisów wstawionego pola danych. W tym celu należy odpowiednio zaznaczyć pola wyboru Użyj tekstu domyślnego dla pustych wpisów i Użyj hiperłącza domyślnego dla pustych wpisów, a następnie wprowadzić zastępczy tekst i adres sieci Web.

    Obraz okna dialogowego Wstawianie spersonalizowanego hiperłącza

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×