Porady dotyczące list wysyłkowych

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Nawet najbardziej pomysłowa korespondencja będzie mało skuteczna, jeśli zostanie wysłana do niewłaściwych osób. Listę wysyłkową można ograniczyć do nazwisk i adresów, ale dodanie większej liczby szczegółów dotyczących każdego klienta umożliwi podzielenie klientów na grupy stosownie do potrzeb danej firmy.

Im dokładniej zostanie skierowana korespondencja do segmentu klientów, którzy mogą być zainteresowani daną ofertą, tym większy będzie współczynnik sukcesu korespondencji. Jedną trzecią lub nawet połowę czasu i budżetu kampanii realizowanej za pośrednictwem poczty warto poświęcić na udoskonalenie listy wysyłkowej, aby dostosować ją do odpowiednich segmentów klientów.

W tym artykule

Jak używać danych klientów

Tworzenie listy adresowej

Łączenie kilku list z wielu źródeł w jednym

Modyfikowanie listy adresatów

Jak korzystać z danych o klientach

Po uzyskaniu informacji o klientach i potencjalnych klientach bardzo przydatne może być śledzenie wspólnych dla nich atrybutów. Im więcej szczegółów znajdzie się na liście wysyłkowej, tym więcej będzie opcji kierowania korespondencji do właściwych adresatów.

Należy jednak śledzić tylko te dane szczegółowe, które rzeczywiście będą używane. Im większa jest złożoność listy wysyłkowej, tym więcej pracy wymaga jej utrzymanie.

Danych o klientach można na przykład używać w dowolny z następujących sposobów:

  • Drukowanie etykiet wysyłkowych     Umożliwia tworzenie etykiet wysyłkowych wymagających tylko informacji o nazwisku i adresie.

  • Korespondencja do klientów w określonym regionie     Umożliwia filtrowanie listy wysyłkowej według miast lub kodów pocztowych, ułatwiając informowanie o promocji tylko klientów mieszkających w określonej lokalizacji.

  • Dodawanie spersonalizowanego pozdrowienia     Personalizowanie korespondencji, dołączając do adresatów, imiona i nazw wiersz pozdrowienia, oddzielając nazwy do pól danych Tytuł, Imięi nazwisko .

  • Fokus na adresatów w określonym wieku     Powiadamiać klientów produktów lub usług, które są odpowiednie dla tych klientów etap życia (takich jak planowanie emerytury w wieku i w ich kategorii) przez zbieranie daty urodzenia klientów jako rok urodzenia (na przykład "1945").

    Jeśli chcesz klientom promocyjna prezentów wszystkie mają urodziny określonego w bieżącym miesiącu, można zebrać ich daty urodzenia w formacie miesiąc, dzień, rok (na przykład "1 stycznia 2000").

  • Dostosowywanie korespondencji do płci adresatów     Dodając do listy wysyłkowej informacje o płci każdego klienta („mężczyzna” lub „kobieta”), można wysyłać powiadomienia o nowej linii produktów tylko do mężczyzn lub tylko do kobiet.

  • Korzystanie z historii zakupów     Umożliwia wysyłanie specjalnych powiadomień do osób, które dokonały ostatnio dużych zakupów, lub informowanie klientów o nowych modelach ich ulubionych marek. W tym celu należy śledzić historię zakupów klientów. Można również powiadamiać klientów o podobnych produktach („Klienci, którzy kupili dany produkt, kupili również inny produkt”).

  • Wysyłanie wiadomości e-mail w celu zaoszczędzenia na opłatach pocztowych     Wysyłając wiadomości e-mail do klientów, którzy podali swoje adresy e-mail, można zaoszczędzić na kosztach korespondencji. Najpierw można wysłać zaproszenia, drukując korespondencję seryjną z użyciem filtru wyszukującego klientów, którzy nie mają adresów e-mail. Następnie można utworzyć zaproszenie e-mail, przygotowując seryjną pocztę e-mail z użyciem filtru wyszukującego klientów, którzy mają adresy e-mail.

Początek strony

Tworzenie listy wysyłkowej

Zasadniczo lista wysyłkowa to plik tekstowy, w którym rekordy adresatów podzielono na wspólne pola. Listy tego typu przyjmują zwykle postać arkuszy lub tabel, w których każdy rekord ma własny wiersz podzielony na kolumny zawierające poszczególne pola danych, podobnie jak podstawowa lista wysyłkowa widoczna na ilustracji.

Podstawowa lista wysyłkowa w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej

Złożona lista może zawierać dodatkowe pola danych, takie jak preferencje dotyczące wielkości i koloru produktu, historia zakupów, data urodzenia oraz płeć.

Tworząc listę wysyłkową po raz pierwszy, nie trzeba zamykać programu Microsoft Office Publisher.

Tworzenie listy wysyłkowej

  1. Otwórz publikację.

  2. W menu Narzędzia wskaż polecenie Korespondencja i wykazy seryjne, a następnie kliknij polecenie Utwórz listę adresów.

  3. Przed rozpoczęciem wpisywania informacji listy możesz dostosować pola, dodając lub usuwając pola wyświetlane w oknie dialogowym Nowa lista adresów albo zmieniając ich nazwy lub kolejność.

    Jak to zrobić?

    1. Kliknij przycisk Dostosuj kolumny, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

      • Aby dodać pole, kliknij przycisk Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie pola wpisz nazwę nowego pola, a następnie kliknij przycisk OK.

      • Aby usunąć pole, wybierz pole w obszarze Nazwy pól, kliknij przycisk Usuń, a następnie kliknij przycisk Tak.

      • Aby zmienić nazwę pola, wybierz pole w obszarze Nazwy pól, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę. W oknie dialogowym Zmienianie nazwy pola wpisz nową nazwę w polu Na, a następnie kliknij przycisk OK.

      • Aby zmienić kolejność pól, wybierz pole, które chcesz przenieść, a następnie klikaj przycisk Przenieś w górę lub Przenieś w dół, dopóki pole nie znajdzie się we właściwym miejscu.

    2. Powtórz te kroki dla każdego pola na liście, a następnie kliknij przycisk OK.

  4. W oknie dialogowym Nowa lista adresów wpisz w odpowiednich polach (Tytuł, Imię, Nazwisko itd.) informacje dotyczące pierwszej pozycji.

  5. Po zakończeniu wprowadzania informacji dotyczących pierwszej pozycji kliknij przycisk Nowa pozycja lub naciśnij klawisz TAB.

  6. Powtarzaj kroki 3 i 4, aż dodasz wszystkie pozycje.

  7. Kliknij przycisk OK.

  8. W oknie dialogowym Zapisywanie listy adresów w polu Nazwa pliku wpisz nazwę listy adresów.

    Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Listę adresów najlepiej przechowywać w tym folderze, ponieważ jest to folder domyślny, w którym program Microsoft Publisher wyszukuje źródła danych.

  9. Kliknij przycisk Zapisz.

Początek strony

Łączenie list z wielu źródeł

Program Publisher ułatwia łączenie i edytowanie list wysyłkowych (własnych lub zakupionych) pochodzących z wielu źródeł. Najlepsze rozwiązanie można wybrać, składając listę wysyłkową programu Publisher z dowolnej kombinacji innych list utworzonych w następujących programach:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook z dodatkiem Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Można również używać list zakupionych na przykład w usłudze Microsoft List Builder.

Określanie listy do dodania

  1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja i wykazy seryjne, a następnie kliknij opcję Korespondencja seryjna, aby otworzyć okienko zadań Korespondencja seryjna.

    Jeśli publikacja jest połączona z listą adresatów, sprawdź połączenie, a następnie kliknij opcję Edytuj listę adresatów w okienku zadań Korespondencja seryjna. Jeśli publikacja nie jest połączona z istniejącą listą adresatów, kliknij jedną z opcji w obszarze Tworzenie listy adresatów, kliknij przycisk Następny: Utwórz listę adresatów lub nawiąż połączenie z tą listą, a następnie wybierz odpowiednią listę.

  2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej w obszarze Dodawanie do listy adresatów wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Kliknij przycisk Wybierz istniejącą listę, wybierz źródło danych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    • Kliknij przycisk Wybierz z kontaktów programu Outlook (Jeśli jesteś monit o wybranie profilu poczty, kliknij profil, który ma), a następnie kliknij przycisk OK. Wybierz folder lub listę dystrybucyjną w oknie dialogowym Wybieranie kontaktów, a następnie kliknij przycisk OK.

    • Kliknij przycisk Wpisz nową listę, dodaj wybrane pozycje w oknie dialogowym Nowa lista adresów, a następnie kliknij przycisk OK.

Usuwanie rozbieżności w przypadku łączenia list

Po dodaniu jednej listy adresowej do innego jedno lub więcej pól na liście dodano może nie ma odpowiednika na istniejącej liście. Na przykład listy adresowej, które chcesz dodać, może zawierać pola Nazwa firmy , ale nie mogą oryginalną listę.

Program Publisher monituje o usunięcie niezgodności między polami na różnych listach źródłowych, otwierając okno dialogowe Dodawanie do listy adresatów.

  1. W oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów wybierz pole, które nie jest zaznaczone w kolumnie Dopasowane, wybierz pole, któremu ma ono odpowiadać na liście Pola listy adresatów z dopasowanymi polami, a następnie kliknij przycisk Dopasuj.

  2. W oknie dialogowym Dopasowywanie pola sprawdź, czy wybrane pole znajduje się na liście w obszarze Dopasuj do pola listy adresatów, lub wybierz inne pole, a następnie kliknij przycisk OK.

  3. Jeśli chcesz dodać nowe pole do listy adresatów, aby utworzyć dopasowanie, wybierz na nowej liście (z lewej strony w oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów) pole, które chcesz dodać, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK. Dodane pola będą widoczne w obszarze Nowe pola, które mają zostać dodane do listy adresatów.

    Porada : Dodane pole można usunąć, zaznaczając je w polu Nowe pola, które mają zostać dodane do listy adresatów, a następnie klikając przycisk Usuń.

Obraz okna dialogowego Dodawanie do listy adresatów

Jak dopasować pola, gdy program Publisher nie monituje?

  • W okienku zadań Korespondencja seryjna w obszarze Więcej elementów kliknij opcję Pola adresu, a następnie kliknij przycisk Dopasuj pola.

Zapisywanie skrótu do połączonej listy

Istnieje możliwość utworzenia skrótu do połączonej listy w celu używania jej w innej korespondencji. Edytowanie poszczególnych pozycji na połączonej liście powoduje ich aktualizowanie także w oryginalnym pliku źródłowym, jeśli plik ten jest dostępny do edycji. Aby oryginalny plik źródłowy nie był aktualizowany, należy wyeksportować listę adresatów do nowego pliku.

  1. W okienku zadań Korespondencja seryjna (Krok 3: Utwórz scalone publikacje) w obszarze Przygotowywanie kolejnych czynności związanych z tą wysyłką kliknij opcję Zapisz skrót do listy adresatów.

  2. W oknie dialogowym Zapisywanie pliku wpisz nazwę połączonej listy adresów w polu Nazwa pliku.

    Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych. Listę adresów najlepiej przechowywać w tym folderze, ponieważ jest to folder domyślny, w którym program Microsoft Office Publisher wyszukuje źródła danych.

  3. Kliknij przycisk Zapisz.

Początek strony

Doskonalenie listy adresatów

Gdy pola na różnych listach źródłowych są zgodne, wszystkie rekordy są wyświetlane na istniejącej liście w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, w którym można filtrować, sortować i wybierać adresatów do uwzględnienia w seryjnej poczcie e-mail. W celu uwzględnienia adresata należy zaznaczyć pole wyboru obok niego, natomiast w celu wykluczenia adresata — wyczyścić to pole.

Zaznaczanie lub czyszczenie wszystkich elementów

  • Zaznacz lub wyczyść pole wyboru w wierszu nagłówka.

Filtrowanie elementów na liście

Aby użyć tylko pewnych pozycji z listy, można przefiltrować listę według określonego pola lub kryterium. Po przefiltrowaniu listy można użyć pól wyboru w celu uwzględnienia lub wykluczenia rekordów.

  1. Kliknij strzałkę znajdującą się obok nagłówka kolumny elementu, według którego chcesz filtrować.

  2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Kliknij opcję (Puste), aby wyświetlić wszystkie rekordy, w których dane pole jest puste.

    • Kliknij opcję (Niepuste), aby wyświetlić wszystkie rekordy, w których dane pole zawiera jakieś informacje.

    • Kliknij opcję (Zaawansowane), aby otworzyć okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie, w którym można filtrować według wielu kryteriów.

      Uwaga : Okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie można również otworzyć, klikając opcję Filtruj w obszarze Modyfikowanie listy adresatów w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej.

  3. Porada : Jeśli źródło danych zawiera rekordy, które współużytkują te same informacje, a w kolumnie istnieje 10 lub mniej unikatowych wartości, można filtrować według określonej informacji. Na przykład jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jako kraj lub region, można filtrować według wyrazu Australia.

  4. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zostaną wyświetlone tylko wyznaczone rekordy. Aby ponownie wyświetlić wszystkie rekordy, kliknij opcję (Wszystkie).

Sortowanie elementów na liście

Aby wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym, można posortować je na liście.

  • W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij nagłówek kolumny elementu, według którego chcesz sortować.

    Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić listę w porządku alfabetycznym według nazwiska, kliknij nagłówek kolumny Nazwisko.

  • Aby sortować przy użyciu wielu kryteriów, kliknij opcję Sortuj w obszarze Modyfikowanie listy adresatów. W polu Sortuj według wybierz kryteria, według których chcesz sortować.

Znajdowanie duplikatów

Aby uniknąć wysyłania duplikatów korespondencji do tych samych osób, można znaleźć na połączonej liście i wyeliminować rekordy, w których większość pól (niekoniecznie wszystkie) jest zgodna.

  1. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij przycisk Znajdź duplikaty.

  2. W oknie dialogowym Znajdowanie duplikatów pozostaw zaznaczone tylko te pozycje, które mają zostać uwzględnione, a następnie kliknij przycisk OK.

Znajdowanie określonego odbiorcy lub grupy odbiorców współużytkujących ten sam atrybut

Aby zidentyfikować osobę lub grupę osób współużytkujących takie same atrybuty (na przykład nazwisko, kod pocztowy lub datę urodzenia), można przeszukać listę.

  1. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej kliknij przycisk Znajdź adresata.

  2. W oknie dialogowym Znajdowanie pozycji w polu tekstowym Znajdź wprowadź atrybut, który chcesz znaleźć, określ pole lub pola, które chcesz przeszukać, a następnie kliknij przycisk Znajdź następny.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×