Porady dotyczące MyAnalytics firmy Microsoft

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Tych porad, może pomóc lepiej poświęcać czasu i skoncentrowanie się na co to jest ważne w swojej pracy. Nie wszystkie porady dla wszystkich osób. Co można i należy wykonać zawsze zależy od roli użytkownika i organizacji, z którymi pracujesz w.

Korzystanie z dodatku MyAnalytics w programie Outlook

Chcesz wiedzieć, ile osób przeczytało określoną wiadomość e-mail wysłaną przez Ciebie? Wypróbuj dodatek MyAnalytics dla programu Outlook, aby dowiedzieć się, ile osób przeczytało Twoje wiadomości e-mail, odpowiedziało na nie i przesłało je dalej.

Porada : Przejdź do programu Outlook i otwórz wysłaną lub otrzymaną wiadomość e-mail. Następnie kliknij pozycję MyAnalytics w górnej części wiadomości e-mail, tuż poniżej wiersza odbiorców, aby wyświetlić statystykę.

Spotkania

Rzadsze, krótsze lub bardziej efektywne spotkania. Oto kilka sposobów, aby zaoszczędzić czas spędzany na spotkaniach.

Wysyłanie podsumowań zamiast zaproszeń

Poczta e-mail nie musi wiązać się ze stratą czasu. Może być pożytecznym sposobem, aby zmniejszyć liczbę uczestników spotkań, a jednocześnie informować wszystkich na bieżąco. Jeśli część współpracowników nie musi uczestniczyć w podejmowaniu decyzji na danym spotkaniu, możesz po spotkaniu wysłać im wiadomość e-mail z informacją o tym, jakie decyzje podjęto.

Skracanie czasu spotkań

Ankieta przeprowadzona niedawno wśród kadry kierowniczej wykazała, że na spotkaniach marnuje się od 25 do 50% czasu. W niektórych firmach wprowadzono spotkania na stojąco. Choć nie jest to rozwiązanie odpowiednie do wszystkich rodzajów spotkań, spotkanie na stojąco siłą rzeczy będzie krótsze i bardziej efektywne niż typowe posiedzenie. Innym sposobem może być skrócenie lub skonsolidowanie spotkań cyklicznych, zwłaszcza mających ponad 10 uczestników.

Weryfikacja spotkań cyklicznych

Często polecanym sposobem na zwiększenie produktywności jest wykonanie „wiosennych porządków” w kalendarzu. Spróbuj odwołać wszystkie cykliczne spotkania w jednym tygodniu i przywracać na bieżąco tylko te, których naprawdę brakuje. Wykazano, że zastosowanie tego rozwiązania w zespole umożliwia zmniejszenie liczby spotkań o 10–30%.

Weryfikacja listy uczestników

Duże spotkania informacyjne dla osób, które „muszą wiedzieć”, mogą być obciążające, jeśli nie wszyscy uczestnicy są w pełni zaangażowani. Wykonywanie jednocześnie innych zadań to typowa oznaka tego, że dana osoba nie musi uczestniczyć w całym spotkaniu. Czy można zamiast tego wysłać podsumowanie?

Zniechęcanie do „turystyki biznesowej”

„Turystami biznesowymi” nazywa się osoby w firmie, które „muszą pojawiać się na wszystkich możliwych spotkaniach, aby mieć poczucie bycia na bieżąco”. Pożyteczne spotkania wymagają dynamicznego udziału i koncentracji wszystkich uczestników, a obecność osób niezaangażowanych może znacznie zmniejszyć efektywność. Organizatorzy powinni starać się ograniczać grono osób obecnych na spotkaniu do jego rzeczywistych uczestników, aby zwiększyć koncentrację i zapewnić odpowiedni poziom udziału.

Poczta e-mail

Jeśli widzisz, że za dużo czasu poświęcasz korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail, spróbuj skorzystać z telefonu, nie odpowiadać wszystkim albo anulować subskrypcję niepotrzebnych list.

Usuwanie niepotrzebnych adresatów wiadomości e-mail

Zanim klikniesz przycisk Wyślij, przejrzyj listę adresatów i zastanów się, czy wszystkie osoby powinny uczestniczyć w konwersacji. Ostrożnie korzystaj z funkcji Odpowiedz wszystkim. Standardowym sposobem powinno być odpowiadanie tylko do nadawcy. Korzystaj z polecenia Odpowiedz wszystkim tylko wtedy, gdy Twoja odpowiedź faktycznie jest istotna dla wszystkich uczestników. Niektórzy adresaci powinni otrzymać tylko ostateczną decyzję zamiast kopii całej dyskusji.

Wysyłanie mniejszej liczby wiadomości e-mail — korzystanie z telefonu lub programu Skype

Przed wysłaniem wiadomości e-mail weź pod uwagę następujące informacje. W jednym przypadku grupa ekspertów do spraw optymalizacji organizacji stwierdziła, że zmniejszenie liczby wiadomości e-mail wysyłanych przez kierownictwo o 54% doprowadziło do wzrostu produktywności o 7% w całej firmie. Takie podejście promowano również w cyklu porad dotyczących zarządzania, gdzie zachęcano kierowników, aby „chwycili za telefon”. Często rozmowa telefoniczna jest bardziej efektywnym rozwiązaniem niż wymiana wiadomości e-mail, ponieważ umożliwia odpowiadanie na pytania w czasie rzeczywistym. Dobrym rozwiązaniem jest użycie programu Skype.

Anulowanie subskrypcji grup, których nie czytasz

Pomyśl o opuszczeniu grup, do których nie masz potrzeby należeć. Jeśli i tak usuwasz te wiadomości e-mail lub przenosisz je do folderu „Do przeczytania”, nigdy ich później nie otwierając, może lepiej byłoby, aby w ogóle nie trafiały do Twojej skrzynki odbiorczej.

Oszczędzanie skrzynek odbiorczych innych osób

Może warto wprowadzić w firmie pewną regułę dotyczącą używania wiersza DW w wiadomościach e-mail. To bardzo proste: odpowiadając na wiadomość e-mail, przenieś jak najwięcej osób do wiersza UDW, dodając adnotację „przenoszę Tomasza, Annę i Zofię do UDW, żeby nie zaśmiecać im skrzynki odbiorczej”. W ten sposób Twoi współpracownicy mogą zareagować, jeśli chcą śledzić dany wątek, a jednocześnie łatwo uchronić się przed zalewem niechcianych wiadomości i stratą czasu. Ponadto takie proste potwierdzenie wartości czasu współpracowników jest przykładem właściwego postępowania dla innych. Promuj pozytywne wzorce.

Po godzinach

Bądź uprzejmym współpracownikiem!

  • Zbieraj wiadomości „informacyjne” i powiadomienia o stanie w codzienne lub cotygodniowe podsumowania. To pozwala zmniejszyć ogólny chaos i przeciążenie wiadomościami.

  • Zapisuj wersje robocze lub opóźniaj dostarczenie wiadomości e-mail tak, aby zostały dostarczone w zwykłych godzinach pracy adresata. Ograniczaj późnowieczorne/wczesnoporanne wiadomości e-mail do pilnych spraw, które chcesz wyróżnić z natłoku wiadomości.

  • Wyłącz powiadomienia na telefonie i pulpicie, gdy chcesz się skoncentrować.

W zespole:

  • Na przykład: Środy bez spotkań

  • Uzgodnione „godziny zespołowe”

  • Poszanowanie czasu innych osób

  • Rozważne podejście do przekraczania czasu spotkań i listy uczestników

Czas pracy indywidualnej

Czas pracy indywidualnej to co najmniej dwie kolejne godziny bez spotkań. Czas pracy indywidualnej oznacza czas wystarczający do skoncentrowania się na pracy nad wynikami i wykonania innych ważnych zadań.

Blokowanie czasu pracy indywidualnej w kalendarzu

Traktuj swój czas priorytetowo i blokuj go w kalendarzu, aby zapobiec planowaniu w tym czasie innych czynności. Szanuj również zablokowany czas członków swojego zespołu w ten sam sposób, nie planując w tym czasie spotkań.  

Mniejsza liczba spotkań

Mniejsza liczba spotkań może oznaczać więcej czasu na koncentrację na ważnych zadaniach lub na odpoczynek.

Większa ilość czasu na podtrzymywanie relacji może przekładać się na większą produktywność

Umożliwienie krótkiego relaksu w godzinach pracy może przyczynić się do sukcesu zawodowego bardziej niż tylko przez zapewnienie odpoczynku umysłowego. Poświęcenie czasu na podtrzymywanie relacji i poszerzanie sieci kontaktów przynosi udowodnione korzyści w rozwoju zawodowym. Badanie przeprowadzone przez zespół partnerski wykazało powiązanie pomiędzy sukcesem w sprzedaży a posiadaniem rozległej sieci kontaktów. Odkryto, że najlepsi sprzedawcy mogli pochwalić się o 33% większą siecią kontaktów wewnętrznych niż ci osiągający wyniki poniżej średniej. W takich przypadkach inwestycja w prawdziwe relacje między współpracownikami przekłada się na lepsze wyniki.

Czas na to, co naprawdę ważne

Zamiast zrezygnować z lunchu na rzecz czwartej kawy wypitej przy biurku, zjedz miły posiłek z resztą zespołu. Dasz swojemu umysłowi czas na regenerację, poprawisz kontakty i prawdopodobnie zwiększysz produktywność.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×