Podstawowe informacje o bazach danych

Ten artykuł zawiera krótkie omówienie baz danych. Obejmuje on informacje o tym, czym są bazy danych oraz do czego służą bazy danych i ich poszczególne elementy. Użyta terminologia dotyczy baz danych programu Microsoft Access, ale omówione tu pojęcia odnoszą się do wszystkich produktów baz danych.

W tym artykule

Co to jest baza danych?

Części bazy danych programu Access

Co to jest baza danych?

Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Często początkową formą bazy danych jest lista w edytorze tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Gdy ilość danych rośnie, powstają nadmiarowe i niespójne dane. Przyjęta początkowo forma zaczyna utrudniać zrozumienie danych, ograniczając też dostępne sposoby wyszukiwania danych i pobierania podzbiorów danych w celu ich przejrzenia. Gdy pojawiają się problemy tego typu, warto przenieść dane do bazy danych utworzonej za pomocą systemu zarządzania bazami danych, takiego jak program Access.

Skomputeryzowana baza danych umożliwia przechowywanie obiektów. Jedna baza danych może zawierać wiele tabel, na przykład system śledzenia inwentarza korzystający z trzech tabel nie stanowi trzech baz danych, ale jedną bazę danych zawierającą trzy tabele. Jeśli baza danych programu Access nie jest zaprojektowana z myślą o używaniu danych lub kodu z innego źródła, jej tabele są przechowywane w jednym pliku wraz z pozostałymi obiektami, takimi jak formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych utworzone w formacie programu Access 2007 (który jest też używany przez programy Access 2016, Access 2013 i Access 2010) mają rozszerzenie pliku accdb, natomiast bazy danych utworzone w formacie wcześniejszych wersji programu Access mają rozszerzenie pliku mdb. Programy Access 2016, Access 2013, Access 2010 i Access 2007 umożliwiają tworzenie plików we wcześniejszych formatach (na przykład w formacie programu Access 2000 i formacie programów Access 2002–2003).

Program Access pozwala wykonywać następujące czynności:

  • Dodawanie nowych danych, takich jak nowy element inwentarza, do bazy danych

  • Edytowanie istniejących danych w bazie danych, na przykład zmienianie bieżącej lokalizacji elementu

  • Usuwanie informacji, na przykład po sprzedaniu elementu lub wycofaniu go ze sprzedaży

  • Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby

  • Udostępnianie danych innym osobom za pomocą raportów, wiadomości e-mail, intranetu lub Internetu

Początek strony

Części bazy danych programu Access

Poniższe sekcje zawierają krótkie opisy elementów typowej bazy danych programu Access.

Tabele

Formularze

Raporty

Zapytania

Makra

Moduły

Tabele

Obraz przycisku Tabela bazy danych przypomina arkusz kalkulacyjny, ponieważ dane są przechowywane w kolumnach i wierszach. Z tego powodu importowanie arkusza kalkulacyjnego do tabeli bazy danych jest zazwyczaj prostą operacją. Główną różnicą między przechowywaniem danych w arkuszu kalkulacyjnym a przechowywaniem ich w bazie danych jest organizacja danych.

Baza danych jest najbardziej elastyczna, gdy dane w tabelach są zorganizowane w sposób, który nie powoduje powstawania nadmiarowości. Załóżmy na przykład, że baza danych zawiera dane o pracownikach. Dane każdego z nich powinny być wprowadzone tylko raz — w tabeli przeznaczonej do przechowywania danych pracowników. Dane o produktach powinny być przechowywane w osobnej tabeli, a kolejna tabela powinna zawierać dane o oddziałach firmy. Proces organizowania danych w opisany sposób jest nazywany normalizacją.

Poszczególne wiersze tabeli są określane jako rekordy. Służą one do przechowywania pojedynczych informacji. Każdy rekord zawiera jedno lub więcej pól. Pola odpowiadają kolumnom tabeli. Przykładem może być tabela o nazwie „Pracownicy”, w której każdy rekord (wiersz) zawiera informacje o jednym pracowniku, a każde pole (kolumna) zawiera określony typ informacji, na przykład imię, nazwisko, adres itd. Pola muszą mieć określony typ danych, taki jak tekst, data lub czas, liczba lub inny.

Rekordy i pola można też porównać do katalogu bibliotecznego, który zawiera karty książek. Każda karta odpowiada rekordowi bazy danych. Każda informacja na pojedynczej karcie (autor, tytuł itd.) odpowiada polu bazy danych.

Aby uzyskać więcej informacji o tabelach, zobacz artykuł Wprowadzenie do tabel.

Formularze

Obraz przycisku Formularze umożliwiają utworzenie interfejsu użytkownika, w którym można wprowadzać i edytować dane. Formularze często zawierają przyciski poleceń i inne kontrolki umożliwiające wykonywanie różnych zadań. Można utworzyć bazę danych bez korzystania z formularzy, edytując dane w arkuszach danych tabel. Większość użytkowników baz danych woli jednak używać formularzy do przeglądania, wprowadzania i edytowania danych przechowywanych w tabelach.

Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski poleceń umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań. Przykładem może być formularz o nazwie „Formularz klienta” służący do pracy z danymi klienta. Taki formularz może zawierać przycisk otwierający formularz zamówienia, który pozwala wprowadzić nowe zamówienie dla danego klienta.

Dzięki formularzom można określać sposoby interakcji użytkowników z danymi zawartymi w bazie danych. Można na przykład utworzyć formularz wyświetlający tylko wybrane pola i udostępniający tylko określone operacje. Ułatwia to ochronę i poprawne wprowadzanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji o formularzach, zobacz artykuł Wprowadzenie do formularzy.

Raporty

Obraz przycisku Raporty służą do formatowania, podsumowywania i wyświetlania danych. Zazwyczaj raport umożliwia udzielenie odpowiedzi na określone pytanie dotyczące danych, na przykład „Ile pieniędzy otrzymaliśmy od poszczególnych klientów w tym roku?” lub „W jakich miastach mają swoje siedziby nasi klienci?”. Każdy raport można sformatować w sposób zwiększający czytelność danych.

Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako załączniki wiadomości e-mail.

Aby uzyskać więcej informacji o raportach, zobacz artykuł Wprowadzenie do raportów.

Zapytania

Obraz przycisku Kwerendy mogą spełniać wiele różnych funkcji w bazie danych. Najczęściej są one używane do pobierania określonych danych z tabel. Często dane, które mają zostać pobrane, znajdują się w kilku tabelach — kwerendy pozwalają przeglądać takie dane w jednym arkuszu danych. Poza tym nie zawsze jest konieczne wyświetlanie wszystkich rekordów, dlatego przy użyciu kwerend można określać odpowiednie kryteria „filtrowania” danych, aby uzyskać dostęp tylko do potrzebnych rekordów.

Niektóre kwerendy umożliwiają edytowanie danych w tabelach źródłowych za pomocą arkusza danych kwerendy. W przypadku używania kwerend aktualizujących należy pamiętać, że zmiany zostaną wprowadzone w tabelach, a nie tylko w arkuszu danych kwerendy.

Istnieją dwa podstawowe typy kwerend: kwerendy wybierające i kwerendy funkcjonalne. Kwerenda wybierająca pobiera dane i udostępnia je. Można wyświetlić wyniki takiej kwerendy na ekranie, wydrukować je lub skopiować do schowka. Wyniki kwerendy mogą też posłużyć jako źródło rekordów dla formularza lub raportu.

Kwerenda funkcjonalna, jak wskazuje jej nazwa, służy do wykonywania zadań związanych z danymi. Kwerendy funkcjonalne umożliwiają tworzenie nowych tabel, dodawanie danych do istniejących tabel oraz aktualizowanie i usuwanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zapytań, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.

Makra

Obraz przycisku Makra programu Access stanowią uproszczony język programowania, który pozwala zwiększyć funkcjonalność bazy danych. Można na przykład dołączyć makro do przycisku polecenia w formularzu, dzięki czemu będzie ono uruchamiane przy każdym kliknięciu tego przycisku. Makra zawierają opis akcji służących do wykonywania zadań, takich jak otwieranie raportu, uruchamianie kwerendy lub zamykanie bazy danych. Makra pozwalają zaoszczędzić czas, gdyż za ich pomocą można zautomatyzować większość operacji bazy danych wykonywanych ręcznie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat makr, zobacz artykuł Wprowadzenie do programowania w programie Access.

Moduły

Obraz przycisku Moduły, podobnie jak makra, są obiektami umożliwiającymi rozszerzanie funkcjonalności bazy danych. Makra są tworzone przez wybieranie akcji z listy, natomiast moduły są pisane w języku programowania Visual Basic for Applications (VBA). Moduł jest zbiorem deklaracji, instrukcji i procedur przechowywanych razem jako jednostka. Istnieją dwa typy modułów: moduły klas i moduły standardowe. Moduły klas są dołączane do formularzy lub raportów i najczęściej zawierają procedury dotyczące formularza lub raportu, do którego je dołączono. Moduły standardowe zawierają procedury ogólne, które nie są powiązane z żadnymi innymi obiektami. W przeciwieństwie do modułów klas moduły standardowe są wyświetlane w obszarze Moduły okienka nawigacji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat modułów, zobacz artykuł Wprowadzenie do programowania w programie Access.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×