Organizowanie elementów listy

Sposób organizowania lista zależy od potrzeb grupy oraz od preferowanego sposobu przechowywania i wyszukiwania informacji.

Program Microsoft Office SharePoint Server 2007 zawiera pewną liczbę gotowych do użycia list i szablonów list. Te listy i szablony stanowią dobry punkt wyjścia do organizowania elementów list.

W tym artykule

Listy i szablony list programu Office SharePoint Server

Sposoby organizowania list

Dodawanie kolumny do listy

Tworzenie widoku

Wybieranie innego widoku

Dodawanie folderu do listy

Listy i szablony list programu Office SharePoint Server

Podczas instalowania programu Office SharePoint Server 2007 jest tworzona pewna liczba list. Wszystkie te listy mają ten sam wspólny zestaw podstawowych funkcji, ale każda z nich jest przystosowana do konkretnych potrzeb organizacji. Na przykład na liście Zawartość do ponownego użycia mogą być przechowywane elementy obejmujące zawartość w postaci kodu HTML lub tekstu, które można wstawiać na stronach sieci Web. Ponadto lista Zawartość do ponownego użycia obsługuje aktualizacje automatyczne, dzięki czemu zmiany elementów listy mogą być automatycznie stosowane do stron sieci Web, na których te elementy są używane.

Szablony list to kolejny sposób organizowania elementów dostępny w programie Office SharePoint Server 2007. Za pomocą szablonów list można łatwo tworzyć listy przeznaczone do obsługi elementów określonych rodzajów i włączać na nich określone funkcje list. Aby uzyskać więcej informacji o szablonach list programu Office SharePoint Server 2007, zobacz Szablony list dostępne w programie Office SharePoint Server 2007.

Początek strony

Sposoby organizowania list

Poniżej przedstawiono niektóre metody organizowania list i ich elementów:

  • Dodawanie kolumn     Do listy można dodać kolumny, aby ułatwić grupie ustalanie najważniejszych elementów. Można także dodać więcej kolumn w celu zbierania dodatkowych informacji dla każdego elementu listy, takich jak nazwa działu czy nazwisko pracownika.

    W przypadku wielu elementów listy można rozważyć indeksowanie pewnych kolumn, aby poprawić wydajność podczas wyświetlania kilku elementów lub przełączania widoków. Zastosowanie tej funkcji nie powoduje zmian w sposobie zorganizowania elementów, ale może ułatwić przechowywanie dużej liczby elementów na liście w organizacji. Jednak dane indeksowania mogą zajmować więcej miejsca w bazie danych. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z administratorem.

  • Tworzenie widoków     Jeśli członkowie grupy często muszą wyświetlać dane w określony sposób, można użyć widoków. W widokach kolumny umożliwiają sortowanie, grupowanie, filtrowanie i wyświetlanie danych. Można także określić, ile elementów będzie wyświetlanych jednorazowo w każdym widoku. Zależnie od preferencji i szybkości połączenia można na przykład przeglądać listę w zestawach po 25 lub 100 elementów listy na stronie.

    Widoki zapewniają elastyczność, ponieważ pozwalają przechowywać dużą liczbę elementów na liście, a wyświetlać jedynie potrzebne w danej chwili podzbiory elementów. Mogą to być na przykład wyłącznie problemy ogłoszone w tym roku lub tylko bieżące wydarzenia w kalendarzu. Można tworzyć widoki osobiste dostępne tylko dla danego użytkownika. Użytkownik, który ma uprawnienia do modyfikowania listy, może tworzyć widoki publiczne dostępne dla wszystkich.

  • Tworzenie folderów     Do list większości typów można dodawać foldery, jeśli właściciel listy zezwolił na ich tworzenie. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy elementy listy można podzielić w określony sposób, na przykład według projektów lub grup. Foldery ułatwiają przeszukiwanie elementów listy i zarządzanie nimi. W programie Office SharePoint Server 2007 udostępniono widok drzewa, który umożliwia nawigowanie w witrynach i folderach, podobnie jak podczas pracy z folderami na dysku twardym. Na przykład każdy dział może mieć własny folder.

    Spójne używanie list w witrynach    Jeśli dana grupa pracuje z kilkoma typami list, można zwiększyć spójność wielu list, używając typ zawartości, kolumn witryn i szablonów. Te funkcje pozwalają efektywnie ponownie używać ustawień i struktury list. Można na przykład zdefiniować typ zawartości dla problemu z zakresu obsługi klientów, który będzie obejmował pewne kolumny (na przykład dane kontaktowe klienta) i procesy biznesowe. Innym przykładem może być utworzenie kolumny witryny z listą rozwijaną nazw działów przedsiębiorstwa. Taką kolumnę można dodawać do wielu list, dzięki czemu nazwy działów będą zawsze wyświetlane w ten sam sposób na każdej liście.

    Łącza do dodatkowych informacji na temat typów zawartości, kolumn witryn i szablonów list można znaleźć w sekcji Zobacz też.

Funkcje list można stosować w różny sposób, zależnie od rozmiaru i liczby list oraz od potrzeb organizacji.

Przechowywanie wielu elementów na jednej liście

Czasami może być potrzebna jedna duża lista zaspokajająca różne potrzeby. W organizacji może na przykład istnieć wiele problemów technicznych do śledzenia, które dotyczą wielu projektów i grup.

Jedną listę należy stosować w następujących sytuacjach:

  • W grupie trzeba wyświetlać informacje podsumowujące dotyczące elementów listy lub różne widoki tego samego zestawu elementów. Menedżer może na przykład chcieć wyświetlić postęp wszystkich problemów technicznych organizacji lub wszystkich problemów zgłoszonych w tym samym okresie.

  • Osoby chcą przeglądać lub wyszukiwać problemy w tej samej lokalizacji w witrynie.

  • Do elementów listy należy zastosować te same ustawienia, na przykład śledzenie przechowywanie wersji lub wymaganie zatwierdzenia.

  • Grupy pracujące nad listą mają podobne cechy charakterystyczne, na przykład te same poziomy uprawnień. Do określonych elementów listy można zastosować uprawnienia unikatowe. Jednak gdy poziomy uprawnień znacznie się różnią, należy rozważyć używanie wielu list.

  • Jest wymagane analizowanie informacji dotyczących listy lub otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji listy. Gdy elementy listy są zmieniane, można otrzymywać alerty lub wyświetlać wprowadzone zmiany za pomocą technologii RSS. Źródła danych RSS umożliwiają członkom grupy roboczej wyświetlanie skonsolidowanych list zmienionych informacji.

Tworzenie wielu list

Wielu list można używać w przypadku wyraźnych różnic między elementami, które mają być zarządzane, lub między grupami osób pracujących z tymi elementami.

Wiele list należy stosować w następujących sytuacjach:

  • Nie przewiduje się zapotrzebowania na podsumowania dotyczące elementów.

  • Grupy osób pracujące z informacjami są różne i mają różne poziomy uprawnień.

  • Do wielu zestawów elementów należy zastosować różne ustawienia, na przykład przechowywania wersji lub zatwierdzania.

  • Nie ma potrzeby wspólnego analizowania elementów ani otrzymywania skonsolidowanych aktualizacji listy.

Początek strony

Dodawanie kolumny do listy

Na listach informacje są przechowywane w kolumnach, takich jak Tytuł, Nazwisko lub Firma. Jeśli trzeba przechowywać dodatkowe informacje o elementach listy, można dodać kolumny. Pomoże to w sortowaniu, grupowaniu i tworzeniu wielu widoków listy. Można na przykład posortować listę według dat ukończenia lub pogrupować elementy według nazw działów.

Dostępnych jest kilka opcji typu tworzonej kolumny, w tym pojedynczy wiersz tekstu, lista rozwijana opcji, liczba obliczana z innych kolumn, a nawet nazwa i obraz osoby w witrynie.

Uwaga : Poniższa procedura zaczyna się od strony listy, do której ma zostać dodana kolumna. Jeśli lista jeszcze nie jest otwarta, należy kliknąć jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie. Jeśli nazwa listy nie jest widoczna, należy kliknąć pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknąć nazwę listy.

  1. W menu Ustawienia Settings menu kliknij polecenie Utwórz kolumnę.

  2. W sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę w polu Nazwa kolumny.

  3. W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to wybierz typ informacji, które mają być wyświetlane w kolumnie.

  4. W sekcji Ustawienia dodatkowej kolumny wpisz opis w polu Opis, aby użytkownicy wiedzieli, do czego służy kolumna i jakie dane powinna zawierać. Opis jest opcjonalny.

  5. Zależnie od wybranego typu kolumny w sekcji Ustawienia dodatkowej kolumny może być dostępnych więcej opcji. Wybierz odpowiednie ustawienia dodatkowe.

  6. Aby dodać kolumnę do widoku domyślnego, to jest widoku wyświetlanego, gdy użytkownicy witryny otwierają listę lub bibliotekę po raz pierwszy, kliknij opcję Dodaj do widoku domyślnego.

  7. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Tworzenie widoku

Widoki można stosować w celu wyświetlania najważniejszych elementów listy lub elementów, które najlepiej odpowiadają określonemu celowi. Można na przykład wygenerować widoki elementów ostatnio utworzonych, elementów dotyczących określonego działu lub elementów utworzonych przez tę samą osobę.

Widoki w menu Widok

W trakcie wyświetlania większości list można tymczasowo posortować lub przefiltrować elementy, wskazując nazwę kolumny, a następnie klikając strzałkę obok niej. Jest to przydatne, jeśli trzeba wyświetlić elementy listy w określony sposób tylko w danym momencie. Te czynności należy jednak powtórzyć po następnym wyświetleniu listy.

Sortowanie elementów na liście lub w bibliotece

Jeśli przewiduje się częste wyświetlanie listy w określony sposób, można utworzyć widok. Tego widoku można użyć w dowolnym momencie podczas pracy z listą. Utworzony widok jest dodawany do menu Widok Menu Widok listy.

Listy mogą zawierać widoki osobiste i widoki publiczne. Każdy może utworzyć widok osobisty, aby wyświetlać listy w określony sposób lub filtrować je pod kątem tylko tych elementów, które chce zobaczyć. Użytkownik mający uprawnienia do projektowania witryny może utworzyć widok publiczny, którego może użyć każda osoba wyświetlająca listę. Widok publiczny można także ustawić jako widok domyślny, aby automatycznie wyświetlać w nim listę.

Ponadto podczas projektowania witryny można się połączyć z innymi widokami lub stronami projektu za pomocą składnik Web Part, w których są używane inne widoki. Na przykład zespół może się połączyć z widokiem listy, w którym są wyświetlane tylko dokumenty utworzone przez członków zespołu.

Jeśli członkowie grupy wyświetlają listę na urządzeniach przenośnych, można utworzyć widoki dla urządzeń przenośnych z określeniem limitów — takich jak liczba elementów wyświetlanych w widoku — które są optymalne z punktu widzenia przepustowości i ograniczonych możliwości tych urządzeń. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia widoków, skorzystaj z łączy dostępnych w sekcji Zobacz też.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Ustawienia Settings menu kliknij polecenie Utwórz widok.

  3. W obszarze Wybierz format widoku kliknij typ widoku, który chcesz utworzyć. W wielu sytuacjach będzie to pozycja Widok standardowy, ale w określonych sytuacjach, na przykład podczas tworzenia kalendarza lub wykresu Gantta, można wybierać inne widoki.

  4. W polu Nazwa widoku wpisz nazwę widoku, na przykład Sortowane według nazwiska.

  5. Aby ustawić ten widok jako domyślny, zaznacz pole wyboru Uczyń ten widok domyślnym.Ten widok można ustawić jako domyślny tylko wtedy, gdy jest to widok publiczny, a użytkownik, który chce to zrobić, ma uprawnienia do zmiany projektu listy.

  6. W sekcji Odbiorcy w obszarze Wyświetl grupę odbiorców wybierz, czy chcesz utworzyć widok osobisty czy widok publiczny, z którego będą mogli korzystać inni użytkownicy.

  7. W sekcji Kolumny można pokazywać lub ukrywać kolumny, zaznaczając lub czyszcząc odpowiednie pola wyboru. Obok nazwy kolumny wprowadź liczbę porządkową kolumny w widoku.

  8. W sekcji Sortowanie określ, czy i jak elementy listy mają być sortowane. W sortowaniu można użyć dwóch kolumn, na przykład najpierw sortować według nazwisk, a następnie według imion.

  9. W sekcji Filtr określ, czy i jak elementy listy mają być filtrowane. W widoku przefiltrowanym jest pokazany mniejszy podzbiór listy, na przykład tylko elementy utworzone przez określony dział lub tylko elementy zatwierdzone.

  10. W sekcji Grupuj według można grupować elementy o tej samej wartości we własnej sekcji, na przykład rozwijanej sekcji dokumentów jednego autora.

  11. W sekcji Sumy można policzyć elementy w kolumnie, na przykład obliczyć łączną liczbę problemów. W niektórych wypadkach można także podsumowywać lub obliczać dodatkowe dane, na przykład średnie.

  12. W sekcji Styl wybierz styl, który chcesz wyświetlić, na przykład listę cieniowaną, na której co drugi wiersz jest cieniowany.

  13. Jeśli lista zawiera foldery, można utworzyć widok, w którym nie będą one wyświetlane — nazywany czasami widokiem płaskim. Aby wyświetlić wszystkie elementy listy na tym samym poziomie, kliknij pozycję Pokaż wszystkie elementy bez folderów.

  14. Liczbę elementów wyświetlanych na liście lub na jednej stronie można ograniczyć. Ustawienia te są szczególnie ważne podczas tworzenia widoku dla urządzenia przenośnego. W sekcji Limit elementów wybierz odpowiednie opcje.

  15. Jeśli zamierzasz wyświetlać listę na urządzeniu przenośnym, wybierz odpowiednie opcje w sekcji Urządzenie przenośne.

  16. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wybieranie innego widoku

Niektóre listy zawierają więcej niż jeden widok, a ponadto można utworzyć widoki dodatkowe. Jeśli są dostępne różne widoki, można je przełączać za pomocą menu Widok.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Widok Menu Widok kliknij odpowiedni widok.

    Porada : Aby wprowadzić zmiany w istniejącym widoku, kliknij menu Widok, a następnie kliknij polecenie Modyfikuj ten widok.

Początek strony

Dodawanie folderu do listy

Jeśli lista zawiera elementy kilku typów, można dodawać foldery pomagające w organizowaniu listy.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Nowy Obraz menu kliknij polecenie Nowy folder.

    Jeśli osoba tworząca listę określiła, że nie można tworzyć folderów na tej liście, polecenie Nowy folder jest niedostępne.

  3. Wpisz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk OK.

Porada : Jeśli istnieje wiele list z folderami lub członkowie grupy wolą przeglądać listę podobnie jak zawartość dysku twardego, można włączyć dla grupy widok drzewa. W widoku drzewa można rozwijać i zwijać foldery oraz łatwo poruszać się między nimi.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×