Organizowanie elementów listy

Sposób organizowania list jest uzależniony od potrzeb grupy oraz preferencji dotyczących przechowywania i wyszukiwania informacji.

W tym artykule

Sposoby organizowania list

Dodawanie kolumny do listy

Tworzenie widoku

Wybieranie innego widoku

Dodawanie folderu do listy

Sposoby organizowania list

Poniżej przedstawiono niektóre metody organizowania list i ich elementów:

  • Dodawanie kolumn    Do listy można dodać kolumny, aby ułatwić grupie wskazywanie najważniejszych elementów. Można także dodać więcej kolumn w celu gromadzenia dodatkowych informacji dla każdego elementu listy, takich jak nazwa działu lub nazwisko pracownika.

    W przypadku wielu elementów listy można rozważyć indeksowanie pewnych kolumn, aby poprawić wydajność podczas wyświetlania kilku elementów lub przełączania widoków. Zastosowanie tej funkcji nie powoduje zmian w sposobie organizacji elementów, ale może ułatwić przechowywanie dużej liczby elementów na liście w organizacji. Dane indeksowania mogą jednak zajmować więcej miejsca w bazie danych. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem.

  • Tworzenie widoków    Jeśli osoby w grupie często potrzebują wyświetlać dane w określony sposób, można użyć widoków. W widokach kolumny są używane do sortowania, grupowania, filtrowania i wyświetlania danych. Można także wybrać, ile elementów będzie wyświetlanych jednorazowo w każdym widoku. Zależnie od preferencji i szybkości połączenia można przeglądać listę na przykład w zestawach 25 lub 100 elementów listy na stronie.

    Widoki zapewniają elastyczność, gdyż pozwalają przechowywać dużą liczbę elementów na liście, a wyświetlać jedynie potrzebne w danej chwili podzbiory elementów. Mogą to być na przykład wyłącznie problemy ogłoszone w tym roku lub tylko bieżące wydarzenia w kalendarzu. Można tworzyć widoki osobiste dostępne tylko dla użytkownika. Użytkownik, który ma uprawnienia do modyfikowania listy, może tworzyć widoki publiczne dostępne dla wszystkich.

  • Tworzenie folderów    Do większości typów list można dodawać foldery, jeśli właściciel listy zezwolił na ich tworzenie. Jest to przydatne zwłaszcza, jeśli elementy listy można podzielić w określony sposób, na przykład według projektu lub grupy. Foldery ułatwiają skanowanie elementów listy i zarządzanie nimi. W programie Windows SharePoint Services 3.0 udostępniono widok drzewa, który umożliwia nawigowanie w witrynach i folderach, podobnie jak podczas pracy z folderami na dysku twardym. Każdy dział może mieć na przykład własny folder.

    Spójne używanie list w witrynach    Jeśli dana grupa pracuje z kilkoma typami list, można zwiększyć spójność wielu list, używając typ zawartości, kolumn witryn i szablonów. Te funkcje pozwalają efektywnie ponownie używać ustawień i struktury list. Można na przykład zdefiniować typ zawartości dla problemu z zakresu obsługi klientów, który będzie obejmował pewne kolumny (na przykład dane kontaktowe klienta) i procesy biznesowe. Innym przykładem może być utworzenie kolumny witryny z listą rozwijaną nazw działów przedsiębiorstwa. Taką kolumnę można dodawać do wielu list, dzięki czemu nazwy działów będą zawsze wyświetlane w ten sam sposób na każdej liście.

    Łącza do dodatkowych informacji na temat typów zawartości, kolumn witryn i szablonów list można znaleźć w sekcji Zobacz też.

Funkcje list można stosować w różny sposób, zależnie od rozmiaru i liczby list oraz od potrzeb organizacji.

Przechowywanie wielu elementów na jednej liście

Jedna duża lista może zaspokajać zróżnicowane potrzeby. W organizacji może na przykład istnieć wiele problemów technicznych do śledzenia, które mogą być stosowane w wielu projektach i grupach.

Pojedynczą listę należy stosować w następujących sytuacjach:

  • W grupie trzeba wyświetlać informacje podsumowujące dotyczące elementów listy lub różne widoki tych samych zestawów elementów. Menedżer może na przykład chcieć wyświetlić postęp wszystkich problemów technicznych organizacji lub wszystkich problemów rozwiązanych w tym samym czasie.

  • Osoby chcą przeglądać lub wyszukiwać problemy w tej samej lokalizacji w witrynie.

  • Do elementów listy należy zastosować te same ustawienia, na przykład śledzenie przechowywanie wersji lub wymaganie zatwierdzenia.

  • Grupy pracujące nad listą mają podobne cechy charakterystyczne, na przykład te same poziomy uprawnień. Uprawnienie unikatowe można zastosować do określonych elementów listy. Jednak gdy poziomy uprawnień znacząco się różnią, należy rozważyć używanie wielu list.

  • Jest wymagane analizowanie informacji dotyczących listy lub otrzymywanie skonsolidowanych aktualizacji listy. Gdy elementy listy są zmieniane, można otrzymywać alerty lub wyświetlać wprowadzone zmiany za pomocą technologii RSS. Źródła danych RSS umożliwiają członkom grupy roboczej wyświetlanie skonsolidowanych list zmienionych informacji.

Tworzenie wielu list

Wielu list można używać w przypadku wyraźnych różnic między elementami, którymi użytkownik chce zarządzać, lub między grupami osób pracujących z tymi elementami.

Wiele list należy stosować, w następujących sytuacjach:

  • Nie jest przewidywane zapotrzebowanie na podsumowania dotyczące elementów.

  • Grupy osób pracujące z informacjami są różne i mają inne poziomy uprawnień.

  • Różne ustawienia, na przykład przechowywania wersji lub zatwierdzania, należy zastosować do wielu zestawów elementów.

  • Nie ma potrzeby wspólnego analizowania elementów ani otrzymywania skonsolidowanych aktualizacji listy.

Początek strony

Dodawanie kolumny do listy

Na listach informacje są przechowywane w kolumnach, takich jak Tytuł, Nazwisko lub Firma. Jeśli trzeba przechować dodatkowe informacje o elementach listy, można dodać kolumny. Pomoże to w sortowaniu, grupowaniu i tworzeniu wielu widoków listy. Można na przykład posortować listę według terminu wykonania lub pogrupować elementy według nazwy działu.

Dostępnych jest kilka opcji typu tworzonej kolumny, w tym pojedynczy wiersz tekstu, lista rozwijana opcji, liczba obliczana z innych kolumn, a nawet nazwa i obraz osoby w witrynie.

Uwaga : Poniższa procedura zaczyna się od strony listy dla listy, do której należy dodać kolumnę. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie. Jeśli nazwa listy nie jest widoczna, kliknij pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  1. W menu Ustawienia Settings menu kliknij polecenie Utwórz kolumnę.

  2. W sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę w polu Nazwa kolumny.

  3. W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to wybierz typ informacji, które mają być wyświetlane w kolumnie.

  4. W sekcji Ustawienia dodatkowej kolumny wpisz opis w polu Opis, aby użytkownicy wiedzieli, do czego służy kolumna i jakie dane powinna zawierać. Opis jest opcjonalny.

  5. Zależnie od wybranego typu kolumny w sekcji Ustawienia dodatkowej kolumny może być dostępnych więcej opcji. Wybierz odpowiednie ustawienia dodatkowe.

  6. Aby dodać kolumnę do widoku domyślnego, to jest widoku wyświetlanego, gdy użytkownicy witryny otwierają listę lub bibliotekę po raz pierwszy, kliknij opcję Dodaj do widoku domyślnego.

  7. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Tworzenie widoku

Widoki można stosować w celu wyświetlania najważniejszych elementów listy lub tych, które najlepiej odpowiadają określonemu celowi. Można na przykład wygenerować widoki elementów ostatnio utworzonych, elementów dotyczących określonego działu lub elementów utworzonych przez tę samą osobę.

Widoki w menu Widok

W trakcie wyświetlania większości list można tymczasowo posortować lub przefiltrować elementy, wskazując nazwę kolumny, a następnie klikając strzałkę obok niej. Jest to przydatne, jeśli trzeba wyświetlić elementy listy w określony sposób tylko w danym momencie. Te kroki należy jednak powtórzyć podczas następnego wyświetlania listy.

Sortowanie elementów na liście lub w bibliotece

Widok można utworzyć, jeśli jest przewidywane częste wyświetlanie listy w określony sposób. Tego widoku można użyć w dowolnym momencie podczas pracy z listą. Utworzony widok jest dodawany do menu Widok Menu Widok listy.

Listy mogą zawierać widoki osobiste i widoki publiczne. Każda osoba może utworzyć widok osobisty, aby wyświetlać listy w określony sposób lub filtrować je pod kątem tylko tych elementów, które chce zobaczyć. Użytkownik, który ma uprawnienia do projektowania witryny, może utworzyć widok publiczny, którego może użyć każda osoba wyświetlająca listę. Widok publiczny można także ustanowić widokiem domyślnym, aby automatycznie wyświetlać w nim listę.

Ponadto podczas projektowania witryny można połączyć się z innymi widokami lub stronami projektu za pomocą składnik Web Part, w których są używane inne widoki. Zespół może na przykład wymagać połączenia się z widokiem listy, w którym są wyświetlane tylko dokumenty utworzone przez członków zespołu.

Jeśli członkowie grupy będą wyświetlać listę na urządzeniu przenośnym, można utworzyć widok dla urządzeń przenośnych z limitami, takimi jak liczba elementów wyświetlanych w widoku, jaka jest optymalna dla przepustowości urządzeń i ich ograniczeń. W sekcji Zobacz też znajdują się łącza do dodatkowych informacji na temat tworzenia widoków.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Ustawienia Settings menu kliknij polecenie Utwórz widok.

  3. W obszarze Wybieranie formatu widoku kliknij typ widoku, który chcesz utworzyć. W wielu przypadkach należy utworzyć Widok standardowy, lecz w określonych sytuacjach, na przykład gdy jest potrzebny kalendarz lub widok wykresu Gantta, można wybrać inne widoki.

  4. W polu Nazwa widoku wpisz nazwę widoku, na przykład Sortowane według nazwiska.

  5. Aby ustawić ten widok jako domyślny, zaznacz pole wyboru Uczyń ten widok domyślnym.Ten widok można ustawić jako domyślny tylko wtedy, gdy jest to widok publiczny, a użytkownik, który chce to zrobić, ma uprawnienia do zmiany projektu listy.

  6. W sekcji Odbiorcy w obszarze Wyświetl grupę odbiorców wybierz, czy chcesz utworzyć widok osobisty czy widok publiczny, z którego będą mogli korzystać inni użytkownicy.

  7. W sekcji Kolumny można pokazywać lub ukrywać kolumny, zaznaczając lub czyszcząc odpowiednie pola wyboru. Obok nazwy kolumny wprowadź liczbę porządkową kolumny w widoku.

  8. W sekcji Sortowanie wybierz, czy i w jaki sposób elementy listy mają być sortowane. W sortowaniu można użyć dwóch kolumn, na przykład najpierw sortować według nazwiska, a następnie według imienia.

  9. W sekcji Filtr wybierz, czy i w jaki sposób elementy listy mają być filtrowane. W widoku filtrowanym jest wyświetlane mniejsze zaznaczenie listy, na przykład tylko elementy utworzone przez określony dział lub o stanie zatwierdzonym.

  10. W sekcji Grupuj według można grupować elementy o tej samej wartości we własnej sekcji, na przykład rozwijanej sekcji dokumentów jednego autora.

  11. W sekcji Sumy można policzyć elementy w kolumnie, na przykład obliczyć łączną liczbę problemów. W niektórych wypadkach można także podsumowywać lub obliczać dodatkowe dane, na przykład średnie.

  12. W sekcji Styl wybierz styl, który chcesz wyświetlić, na przykład listę cieniowaną, na której co drugi wiersz jest cieniowany.

  13. Jeśli lista zawiera foldery, można utworzyć widok, w którym nie będą one wyświetlane — taki widok nazywa się czasami widokiem płaskim. Aby wyświetlić wszystkie elementy listy na tym samym poziomie, kliknij opcję Pokaż wszystkie elementy bez folderów.

  14. Liczbę wyświetlanych elementów na liście lub liczbę elementów wyświetlanych na jednej stronie można ograniczyć. Te ustawienia są szczególnie ważne przy tworzeniu widoku dla urządzenia przenośnego. W sekcji Limit elementów zaznacz odpowiednie opcje.

  15. Jeśli zamierzasz wyświetlać listę na urządzeniu przenośnym, wybierz odpowiednie opcje w sekcji Urządzenie przenośne.

  16. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Wybieranie innego widoku

Niektóre listy zawierają więcej niż jeden widok, a ponadto można utworzyć widoki dodatkowe. Jeśli są dostępne różne widoki, można je przełączać za pomocą menu Widok.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Widok Menu Widok kliknij odpowiedni widok.

    Porada : Aby wprowadzić zmiany w istniejącym widoku, kliknij menu Widok, a następnie kliknij polecenie Modyfikuj ten widok.

Początek strony

Dodawanie folderu do listy

W przypadku kilku typów elementów listy można dodać foldery, co pomoże w organizowaniu listy.

  1. Jeśli lista nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

    Jeśli nazwa danej listy nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy.

  2. W menu Nowy Obraz menu kliknij polecenie Nowy folder.

    Polecenie Nowy folder jest niedostępne, jeśli autor listy określił, że nie można tworzyć na niej folderów.

  3. Wpisz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk OK.

Porada : W przypadku wielu list z folderami lub jeśli osoby w grupie lubią przeglądać listę w sposób podobny do przeglądania dysku twardego, grupa może wymagać włączenia widoku drzewa. W widoku drzewa można rozwijać i zwijać foldery oraz łatwo nawigować między nimi.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×