Organizowanie dokumentów i witryn w usłudze Office 365

Organizowanie dokumentów i witryn w usłudze Office 365

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Jednym z najczęstszych problemów związanych z pracą jest organizowanie dokumentów i witryn w usługach OneDrive dla Firm i SharePoint Online. Oto kilka sposobów organizowania dokumentów i witryn w usłudze OneDrive dla Firm.

Przechowywanie dokumentów w usłudze OneDrive dla Firm lub w bibliotece witryny zespołu

Aby uzyskać informacje na temat korzystania z usługi OneDrive dla Firm razem z witrynami zespołów, co jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, zobacz Konfigurowanie przechowywania i udostępniania plików w usłudze Office 365.

Usługa OneDrive dla Firm to Twoja osobista biblioteka dokumentów w usłudze Office 365. Pliki przechowywane w usłudze OneDrive dla Firm są domyślnie prywatne, ale w razie potrzeby możesz je udostępnić. Witryna zespołu jest witryną udostępnioną przez konkretne osoby w Twojej organizacji.

Uwaga :  Usługa OneDrive dla Firm różni się od usługi OneDrive, która jest przeznaczona do przechowywania osobistych informacji oddzielonych od miejsca pracy.

Do 1 TB danych, można przechowywać w OneDrive dla Firm. Aby uzyskać więcej informacji na temat limitów miejsca do magazynowania zobacz Limity Online programu SharePoint.

Aby przejść do usługi OneDrive dla Firm lub biblioteki witryny zespołu, zaloguj się do usługi Office 365, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:

  • Wybierz pozycję OneDrive w nagłówku, a następnie kliknij pozycję Pliki na pasku Szybkie uruchamianie z boku ekranu.

  • Wybierz pozycję Witryny w nagłówku, wybierz kafelek Witryna zespołu, a następnie wybierz bibliotekę Dokumenty na pasku Szybkie uruchamianie z boku ekranu.

Uwaga : Jeśli Twoja witryna programu SharePoint została dostosowana, z boku ekranu może nie być paska Szybkie uruchamianie.

Aby rozpocząć wykonywanie działań w usłudze OneDrive dla Firm lub w bibliotece dokumentów witryny zespołu, skorzystaj z opcji na pasku szybkich poleceń powyżej biblioteki albo użyj wielokropków (...) na poszczególnych plikach:

Aby rozpocząć wykonywanie działań w usłudze OneDrive dla Firm lub w bibliotece dokumentów witryny zespołu usługi SharePoint Online, skorzystaj z paska szybkich poleceń w usłudze Office 365.

Możesz wykonywać następujące czynności:

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dokumencie spowoduje wyświetlenie wysuwanej listy innych opcji, takich jak udostępnianie, pobieranie, usuwanie, przenoszenie lub kopiowanie oraz uzyskanie linku do pliku. Aby uzyskać więcej porad, zobacz Organizowanie plików w bibliotece.

Znajdowanie dokumentów

W większości firm tworzona jest ogromna liczba dokumentów, dlatego znalezienie tych, które są właśnie potrzebne, może być trudne nawet dla osoby, która je utworzyła. Usługa Office 365 udostępnia różne sposoby szybkiego znajdowania potrzebnych dokumentów.

Sposób szukania dokumentów zwykle zależy od tego, co wiesz o danym dokumencie. Na przykład istnieją określone miejsca do przeszukania, jeśli obserwujesz dokument, jeśli ktoś udostępnił Ci dokument lub jeśli wiesz, że dokument jest przechowywany w usłudze OneDrive dla Firm albo w bibliotece witryny zespołu.

W innych przypadkach możesz spróbować wyszukać dokument według nazwy lub nawet tylko terminu, który prawdopodobnie w nim występuje. W tym przypadku do wyszukiwania możesz użyć pola zapytania w usłudze OneDrive dla Firm, aby znaleźć:

  • dokumenty w Twojej usłudze OneDrive dla Firm;

  • dokumenty udostępnione Ci przez inne osoby;

  • dokumenty przechowywane w witrynie, którą obserwujesz.

Pole Wyszukaj znajduje się w lewym lub prawym górnym rogu witryny usługi OneDrive dla Firm lub programu SharePoint.

Zrzut ekranu przedstawiający pole zapytania usługi OneDrive w usłudze Office 365.

W usłudze SharePoint możesz także skorzystać z pola Znajdź plik powyżej dokumentów lub Wyszukaj w tej witrynie.

Aby wyświetlić podsumowanie sposobów znajdowania dokumentów w usłudze Office 365, zobacz Znajdowanie pliku w usłudze Office 365.

Obserwowanie dokumentów w celu ułatwienia ich późniejszego znalezienia

Obserwowany dokument jest wyświetlany na liście Obserwowane dokumenty w usłudze OneDrive dla Firm.

Zrzut ekranu przedstawiający dokumenty usługi OneDrive dla Firm obserwowane w usłudze Office 365.

Ponadto, jeśli w swoim profilu wprowadzono informacje o sobie, takie jak słowa kluczowe w polach Zainteresowania i Zapytaj mnie o, sugestie dotyczące dokumentów, które mogą Cię zainteresować, są wyświetlane na liście Obserwowane dokumenty. Wybierz polecenie Obserwuj poniżej każdego sugerowanego dokumentu, aby dodać go do listy Obserwowane dokumenty.

Wybierz polecenie Obserwuj poniżej każdego sugerowanego dokumentu, aby dodać go do listy Obserwowane dokumenty w usłudze Office 365

Aby obserwować dokument w usłudze OneDrive dla firm lub biblioteki witryny:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz zacząć obserwować.

    Wybieranie ikony wielokropka Więcej obok nazwy dokumentu w usłudze OneDrive dla Firm w celu otwarcia karty podręcznej dokumentu
  2. W objaśnieniu dokumentu wybierz pozycję Obserwuj. Jeśli nie widzisz pozycji Obserwuj, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, kliknij pozycję Zaawansowane, a następnie kliknij pozycję Obserwuj.

    Wybierz polecenie Obserwuj w menu karty podręcznej w usłudze OneDrive dla Firm

Wyświetlanie dokumentów udostępnionych przez inne osoby

Udostępnij osobom dokumentów, w szczególności znajdują się w widoku Udostępnione mi w OneDrive dla Firm. Osoby "udostępnić wszystkim" lub są udostępniane przy użyciu grup zabezpieczeń dokumenty nie są widoczne w tym widoku.

Dokumenty udostępnione Ci przez inne osoby w widoku Udostępnione dla mnie w usłudze OneDrive dla Firm.
  1. W usłudze Office 365 wybierz pozycję OneDrive dla Firm w nagłówku.

  2. Kliknij pozycję Udostępnione dla mnie na pasku Szybkie uruchamianie po lewej stronie.

Wyświetlanie listy ostatnio otwieranych dokumentów

Dokumenty otwierane ostatnio w różnych miejscach w usłudze Office 365 są wyświetlane na liście w usłudze OneDrive dla Firm. Nie ma przy tym znaczenia, czy są one przechowywane w Twojej bibliotece usługi OneDrive dla Firm czy w bibliotece witryny zespołu. Kliknij pozycję Ostatnie na pasku Szybkie uruchamianie po lewej stronie, aby wyświetlić swoje pliki.

Uwaga : Aby zobaczyć ostatnio używane dokumenty, musisz korzystać co najmniej z pakietu Office 2013.

Ustawianie alertów w dokumentach w celu śledzenia zmian

Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach w dokumencie, w tym o jego usunięciu, można w nim ustawić alert. Możesz określić sposób otrzymywania alertów (za pomocą wiadomości e-mail lub wiadomości SMS) oraz częstotliwość ich wysyłania.

Aby ustawić alert w programie SharePoint:

  1. Wybierz dokument w bibliotece.

  2. Wybierz pozycję Pliki > Prześlij mi alert > Ustaw alert lub Strona > Prześlij mi alert > Ustaw alert dla tego dokumentu.

  3. Wybierz odpowiednie opcje w oknie dialogowym Nowy alert, a następnie wybierz przycisk OK.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawiania alertów zobacz Tworzenie alertu, aby otrzymywać powiadomienia w przypadku zmiany w pliku lub folderu w programie SharePoint.

Obserwowanie witryn w celu ułatwienia ich późniejszego znalezienia

Jeśli jesteś członkiem kilku witryn zespołów w organizacji, warto zacząć obserwować je w celu ułatwienia dostępu do nich. Jeśli rozpoczniesz obserwowanie witryny zespołu, zostanie ona wymieniona na stronie Witryny. Jeśli obserwujesz witryny, możesz szybko przejść z usługi OneDrive dla Firm do bibliotek znajdujących się w tych witrynach w sposób opisany w następnej sekcji.

Aby rozpocząć obserwowanie witryny:

  1. Przejdź do witryny, której obserwowanie chcesz rozpocząć.

  2. Wybierz pozycję Obserwuj po prawej stronie nagłówka.

    Obserwuj witrynę usługi SharePoint Online i dodaj link do strony Witryny w usłudze Office 365.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Klip wideo: obserwowanie witryny programu SharePoint.

Przechodzenie do bibliotek dokumentów w obserwowanych witrynach zespołów

W usłudze OneDrive dla Firm można wyświetlić listę witryn zespołów, które obserwujesz w usłudze Office 365, a następnie przejść do bibliotek dokumentów w tych witrynach.

  1. Na pasku Szybka akcja wybierz pozycję Foldery witryny. Zostanie wyświetlona lista wszystkich witryn, które obserwujesz:

    Wybierz pozycję Foldery witryny na pasku Szybka akcja w usłudze Office 365, aby wyświetlić listę obserwowanych witryn usługi SharePoint Online.
  2. Wybierz witrynę z listy, aby wyświetlić znajdujące się w niej biblioteki dokumentów.

    Wybierz witrynę na liście Foldery witryny w usłudze Office 365, aby wyświetlić biblioteki dokumentów w tej witrynie.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Zobacz też

Wyświetlanie i edytowanie profilu w aplikacji Office Delve

Klip wideo: Kopiowanie i przenoszenie plików biblioteki za pomocą polecenia Otwórz w Eksploratorze

Tworzenie folderów, bibliotek i podwitryn

Znajdowanie utraconych lub brakujących plików w usłudze OneDrive

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×