Omówienie zasad usuwania dokumentów w programie SharePoint Server 2016

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Twoja organizacja może wymagać przechowywania dokumentów w okresie czasu ze względu na zgodność prawne, lub wymagania dotyczące innych firm. Jednak jeśli Twoja organizacja śledzi dokumentów dłużej niż jest to wymagane, możesz utworzyć niepotrzebne ryzyko. Za pomocą zasad usuwania dokumentu można wyprzedzeniem zmniejszenie ryzyka przez automatycznego usuwania dokumentów w witrynie, po upływie określonego czasu — na przykład możesz usunąć dokumentów w użytkowników w usłudze OneDrive dla firm witryny pięciu lat od utworzono dokumenty.

Zasady usuwania dokumentu są zaawansowanych jeszcze elastyczne — na przykład, możesz wykonać następujące czynności:

  • Zezwalaj właściciele witryn wybrać z zasady, które centralne tworzenie i zarządzanie nimi. Można również zezwolić właściciele witryn zrezygnować z całkowicie, jeśli ich okazało się, że zasady nie są stosowane do ich zawartości.

  • Wymuszanie pojedynczy zasad obowiązkowe we wszystkich witrynach w zbiorze witryn, na przykład wszystkich OneDrive dla firm witryn, lub nawet wymuszania zasad dla wszystkich zbiorów witryn utworzone na podstawie szablonu zbioru witryn, takie jak szablon witryny zespołu.

  • Podaj domyślną zasadę za pomocą reguły domyślne, które będą stosowane automatycznie bez żadnych działań wymaganych przez właścicieli witryn.

  • Tworzenie zasad, które zawiera kilka reguł usunięcie, których można wybierać właściciela witryny.

Tworzenie i zarządzanie zasadami usuwania dokumentów w Centrum zgodności zasad.

Centrum zgodności zasad

Kiedy należy używać zasady usuwania dokumentu

Oprócz zasady usuwania dokumentów program SharePoint Server 2016 zawiera te zasady przechowywania zawartości witryny:

Każdego typu zasad najlepsza dla określonego typu danych lub witryny. Na przykład w organizacji może być uporządkowany witrynę przy użyciu typów zawartości, takiej jak finansowe witryny zamówień lub bazie wiedzy artykuły. W tym przypadku można użyć zasad typu zawartości. Lub organizacji może być konieczne zachować dokumenty prawne, w tym przypadku za pomocą typów zawartości i Centrum rekordów można wdrożenie planu pliku.

Zasady usuwania dokumentów nie zamieniaj informacje lub zarządzania zasadami zarządzania rekordami, które są najlepsze dla danych strukturalnych i typów zawartości. Zamiast tego należy używać zasady usuwania dokumentów, gdy potrzebne do zarządzania ogólnie automatyczne usuwanie dane niestrukturalne, takie jak usługi OneDrive dla firm witryn oraz witryn zespołów.

Diagram funkcji przechowywania zawartości witryny

Jeśli zasady usuwania dokumentów odnosi się do witryny, która już używa zasad zarządzania informacjami, te zasady są ignorowane zasady usuwania dokumentów w czasie działania. Oznacza to, że należy zaplanować dla witryny w celu użycia tylko zasady są przeznaczone dla zawartości strukturalne i niestrukturalne, nie obu. Aby uzyskać więcej informacji na jak dokument usunięcie zasady zastępują zasady innych zobacz Stosowanie lub usuwanie zasady usuwania dokumentów w witrynie.

W przeciwieństwie do innych zasad zasady usuwania dokumentów działają tylko w bibliotekach dokumentów nie list.

Usunięcie zasady i reguły

Zasady usuwania dokument zawiera jedną lub więcej usunąć reguł, które określają:

  • Okres do usunięcia.

  • Czy mają być obliczane Data usunięcia z kiedy dokument został utworzony lub ostatniej modyfikacji.

  • Czy chcesz usunąć dokument trwale lub do Kosza.

Jeśli zasady zawiera więcej niż jedną regułę, właściciele witryn mogą wybierz regułę, która najlepiej dostosowany do ich zawartości.

Nowa strona reguły

Zasady i przydziałów

Po utworzeniu zasady usuwania dokumentów, można przypisać go do szablonu zbioru witryn — na przykład można przypisać zasady do usługi OneDrive dla firm szablon aby uwzględniała wszystkich użytkowników w usłudze OneDrive dla firm. Po przypisaniu zasady do szablonu zbioru witryn to dotyczy wszystkich zbiorów witryn już utworzone na podstawie szablonu, oprócz jakieś zbiory witryn w przyszłości utworzone na podstawie tego szablonu.

Przypisz do usługi OneDrive dla firm opcji

Możesz też przypisać zasady określonym zbiorze witryn, wykonując tak zastępuje wszelkie zasady, które zostały przypisane do tego szablonu zbioru witryn. Na przykład może przypisać zasady w szablonie witryny zespołu, ale zastępować ich przez zastosowanie różnych zestaw zasad do zbioru witryn, utworzone na podstawie tego szablonu.

Zasady obowiązkowe jeden lub kilka zasad do wyboru

Po przypisaniu zasady można był obowiązkowe, tak aby tylko tych zasad można przypisywać i zostanie zastosowany do wszystkich witryn w zbiorze witryn. Właściciele witryn nie można zaprzestać korzystania z zasad obowiązkowe, co oznacza, że dokumenty w witrynie będą zasadom Usuń niezależnie od tego, co.

Zasady Oznacz jako opcja obowiązkowe

Zamiast ustawiania zasad pojedynczy obowiązkowe, możesz przypisywać kilka zasad do zbioru witryn, dzięki czemu każdego właściciela witryny wybrać zasady, które dotyczą ich witryn, lub nawet zrezygnować z całkowicie. Na przykład można utworzyć jeden zasady dla dokumentów biznesowych ogólne i innej zasady finansowe dokumenty, które mają różne przechowywania serii rozłożonych w czasie. Właściciel witryny często wiedzieli, najlepiej zawartości zawiera ich witryn i w związku z tym zasady usuwania dokumentów, które się. Każda witryna może mieć tylko jeden zasad.

Reguła jedną lub kilka reguł

Z kolei każdej zasady może zawierać wiele reguł — na przykład Zasady usuwania dla dokumentów biznesowych ogólnego może mieć dwie reguły:

  • Dokumenty, które nie wymagają przechowywania według zobowiązań prawnych lub potrzeba biznesowa trwających należy nie są zachowywane w więcej niż jeden rok od utworzenia.

  • Dokumenty niezbędne do użytku służbowego aktywne, stałe, które są wymagane przez więcej niż jeden rok, nie powinny być przechowywane przez więcej niż trzy lata od utworzenia.

Właściciel witryny można określić, że ich witryn zawiera ogólne firm dokumentów, zaznacz ten zasady usuwania, a następnie wybierz odpowiednią regułę z zasad. Możesz wybrać tylko reguły z zasad aktualnie zastosowany do witryny (ale nie ze wszelkie zasady), a reguła jest stosowana do wszystkich bibliotek dokumentów w witrynie.

Związek między zbiorami witryn, zasady i reguły

Podstawowe relacji są następujące:

Zbioru witryn lub od szablonu zbioru witryn może mieć jedną zasad do niego przypisana i każdy z tych zasad może zawierać jedną lub więcej reguł. Jednak może istnieć tylko jeden zasady, które jest aktywne dla każdej witryny, a może istnieć tylko jedna reguła usuwania, która jest aktywny w dowolnym momencie dla bibliotek w witrynie.

Diagram przedstawiający zasady i reguły

Zasady usuwania dokumentów są dziedziczone

Jak uprawnienia, nawigacji i innych funkcji witryny są dziedziczone zasady usuwania dokumentów. Właściciel witryny może wybrać zasady usuwania dokument dla swojej witryny, a wszystkie podwitryny dziedziczą zasady z witryny nadrzędnej. Właściciel podwitryny można przerwać dziedziczenie, wybierając pozycję połączenia regułę i inne zasady, a tych zasad jest stosowana do wszystkich podwitryn przed ponownie dziedziczenie zostało przerwane.

Przypisywanie zasad usuwania dokumentu po raz pierwszy

Ważne dowiedzieć się, że terminie określonym w dokumencie zasady usuwania oznacza czas od utworzonej lub zmodyfikowanej, nie czasu od przypisano zasady dokument jest. Na przykład utworzyć zasadę usunięcie dokumentu, która powoduje trwałe usunięcie dokumentów dwa lata po ich utworzenia, a następnie przypisać do szablonu zbioru witryn, z której kilka zbiorów witryn utworzono czterech lub pięciu lat. W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo, że istniejące zbiory witryn zawiera wiele dokumentów, które już są starsze niż dwa lata określony przez zasady usuwania — oznacza to, że wiele zawartości zostaną usunięte wkrótce po przypisaniu zasady usuwania dokumentu po raz pierwszy.

Po przypisaniu zasady po raz pierwszy są sprawdzane wszystkie dokumenty w witrynie, a jeśli spełniają kryteria zostaną usunięte. Dotyczy to wszystkie istniejące dokumenty, nie tylko nowe dokumenty utworzone, ponieważ przypisano zasady. I pamiętaj, że przedział czasu jest wieku każdego dokumentu nie terminu z po raz pierwszy przypisano zasady.

Dlatego przed możesz przypisać zasady do witryny po raz pierwszy, najpierw należy rozważyć wiek istniejącej zawartości oraz jak zasady mogą mieć wpływ na zawartość istniejących. Możesz przekazywać nowych zasad właściciele witryn przed przypisywanie, aby nadać im czasu ocenić ewentualny wpływ.

Czas zwłoki dla propagowanie zasad

Po przypisaniu zasad do zbioru witryn, właściciele witryn za pomocą link do Zasad usuwania dokumentów na stronie Ustawienia witryny do wyświetlania i stosowanie zasad dostępne dla witryny.

Link do Zasad usuwania dokumentów nie będą widoczne, chyba że zasady zostały przypisane do zbioru witryn. Ponadto łącze nie jest wyświetlane od razu po zasady zostały przypisane do witryny — może być aż do czasu zwłoki 24-godzinnego z po zasad są przypisane do, gdy pojawi się link do Zasad usuwania dokumentu

Łącze do zasad usuwania dokumentu

Jak działają zasady usuwania dokumentu z zasad w miejscu

Archiwum miejscowe gwarantuje, że cała zawartość jest zachowywany dla danego okresu, gdy zasady usuwania dokumentów gwarantuje, że cała zawartość jest usuwane po upływie określonego czasu.

Jeśli chcesz zachować dokumenty na czas czasu, można zasad archiwum miejscowe w połączeniu z zasady usuwania. Na przykład można umieścić dokumentów do trzech lat po ich zostaną zmodyfikowane, a następnie skonfiguruj zasady usuwania, aby usunąć te dokumenty po trzech latach od ich ostatniej modyfikacji.

Należy zauważyć, że zasady usuwania nie można zastąpić archiwum miejscowe. Jeśli witryna jest zablokowane i zasady usuwania dokumentów usuwa dokument, następnie dokumentu zostaną zachowane w bibliotece przytrzymaj zachowywanie w taki sam sposób tak, jakby dokumentu zostało usunięte ręcznie. Aby uzyskać więcej informacji zobacz Omówienie w miejscu, przytrzymaj w programie SharePoint Server 2016.

Uprawnienia

Członkowie zespołu zgodności, korzystający z Centrum zgodności zasad muszą uprawnienia do obu zasad Centrum witryny kolekcje i do których zasady zostaną zastosowane. Zalecamy, możesz:

  1. Tworzenie lub modyfikowanie grupy, zawierającą wszystkich użytkowników z Centrum zgodności zasad — najprawdopodobniej zespołu zgodności.

  2. W Centrum zgodności zasad Dodaj grupę zabezpieczeń do grupy właścicieli zbioru witryn.

  3. W każdym zbiorze witryn, do którego chcesz przypisać zasady usuwania dokumentów, Dodaj grupę zabezpieczeń do grupy właścicieli zbioru witryn.

Więcej informacji

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×