Omówienie: najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania sposobem korzystania z witryny zespołu przez użytkowników

Omówienie: najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania sposobem korzystania z witryny zespołu przez użytkowników

Właściciel witryny powinien opracować model zarządzania witryną, to znaczy model obejmujący dotyczące jej zasady, procesy, role i obowiązki. Taki model pomoże w decydowaniu o sposobie korzystania z witryny przez użytkowników. Możesz na przykład wymagać wyewidencjonowywania plików, aby zapobiec próbom edytowania pliku przez wiele osób jednocześnie. Możesz także zezwolić na tworzenie podwitryn tylko określonym osobom. Ten artykuł zawiera omówienie różnych koncepcji oraz najważniejsze wskazówki, które warto wziąć pod uwagę podczas tworzenia takiego modelu.

Uwaga : Jeśli szukasz instrukcji tworzenia witryny, zobacz Tworzenie witryny programu SharePoint.

W tym artykule

Co to jest zarządzanie?

Elementy modelu zarządzania

Tworzenie podwitryn

Zarządzanie uprawnieniami

Architektura informacji

Wymaganie wyewidencjonowania plików

Śledzenie wersji

Wymaganie zatwierdzenia dokumentu

Aktualne informacje o zmianach

Tworzenie przepływów pracy

Definiowanie typów zawartości

Śledzenie inspekcyjne

Cykl życia i wycofywanie witryn

Ograniczenia dotyczące magazynowania

Dostosowywanie

Nawigacja

Wyszukiwanie

Role i obowiązki związane z obsługą witryny

Ochrona danych

Co to jest zarządzanie?

Ważną, choć często niedostrzegalną, częścią każdej witryny jest jej model zarządzania, czyli zestaw ustalonych zasad, ról, obowiązków i procesów określających, jak członkowie grupy korzystają z programu SharePoint.

W wielu organizacjach model zarządzania jest stosowany do witryn na poziomie administracji centralnej lub zbioru witryn (jest on zwykle tworzony i konserwowany przez dział informatyczny).

Ale również właściciele podwitryn w zbiorze witryn, na przykład witryn zespołów, powinni opracowywać dodatkowe modele zarządzania dotyczące konkretnie tych witryn.

Zalety stosowania modelu zarządzania:

  • Użytkownicy witryny wiedzą, kiedy powinni utworzyć nową podwitrynę, a nie na przykład listę czy inną zawartość witryny.

  • Zapewnienie wycofywania przestarzałych podwitryn i zawartości, a w wyniku tego oszczędności miejsca i precyzyjniejszych wyników wyszukiwania.

  • Zapewnienie odpowiednim osobom dostępu do odpowiedniej zawartości.

  • Właściciele podwitryn wiedzą, jakich szablonów i motywów mogą używać.

  • Bezproblemowe przekazywanie prawa własności do witryny innej osobie.

Elementy modelu zarządzania

Zagadnienia, jakie należy uwzględnić w modelu zarządzania:

  • Tworzenie witryn

  • Zarządzanie uprawnieniami

  • Architektura informacji

  • Cykl życia i wycofywanie witryn

  • Ograniczenia dotyczące magazynowania

  • Klasyfikacja informacji

  • Dostosowywanie

  • Ochrona danych

  • Nawigacja

  • Wyszukiwanie

  • Role i obowiązki związane z obsługą witryny

Niektóre z tych zagadnień, na przykład ilość miejsca przeznaczonego na witrynę czy możliwości dostosowania jej wyglądu i działania, mogą być już ustalone w modelu zarządzania na poziomie zbioru witryn lub na poziomie organizacji. Inne mogą być nieistotne, zależnie od tego, jak złożona jest witryna i jak wiele osób z niej korzysta. Jednak nawet gdy nie trzeba samodzielnie podejmować decyzji w zakresie wymienionych zagadnień, dobrym rozwiązaniem jest ustalenie, jakie decyzje podjęto, poinformowanie o tym użytkowników witryny i zastosowanie odpowiednich zasad.

Poniżej wymieniono niektóre zagadnienia, jakie należy uwzględnić podczas konfigurowania nowej witryny.

Tworzenie podwitryn

Czasem konieczne jest umożliwienie członkom zespołu tworzenia podwitryn w witrynie zespołu do obsługi konkretnych projektów.

Możliwość spontanicznego tworzenia nowych podwitryn przez członków grupy może być przydatna, ale niczym nieograniczone tworzenie witryn często wymyka się spod kontroli. Zbyt swobodne zasady tworzenia witryn mogą powodować problemy. Przykłady:

  • Użytkownicy mogą mieć problemy z odnajdowaniem właściwych podwitryn i ustalaniem, czy znaleziona witryna jest właściwa.

  • Kilka podwitryn może zawierać zduplikowane informacje, co skutkuje marnowaniem cennego miejsca i zwiększeniem nakładów na konserwację.

  • W podwitrynach mogą być przechowywane nieaktualne, nawet od wielu lat, informacje, które pojawiają się też w wynikach wyszukiwania. Użytkownicy mogą mieć problemy z ustaleniem, która wersja informacji jest poprawna.

  • Zarządzanie uprawnieniami do bardzo dużej liczby podwitryn wymaga dużego nakładu pracy, co zwiększa prawdopodobieństwo pomyłkowego udzielenia użytkownikom dostępu do informacji, których nie powinni oglądać.

  • W miarę opuszczania grupy przez pracowników może rosnąć liczba porzuconych podwitryn, które powodują zamieszanie i zaśmiecanie wyników wyszukiwania, utrudniając pracę pozostałym użytkownikom.

W celu zaoszczędzenia czasu i zmniejszenia nakładu pracy warto ustalić pewne zasady z zakresu tworzenia witryn:

  • Komu wolno tworzyć podwitryny?

  • Czy nowe podwitryny muszą zostać wcześniej zatwierdzone? Jeśli tak, to według jakich kryteriów i przez kogo?

  • Czy nowe podwitryny muszą bazować na wskazanych szablonach i motywach?

  • Ile informacji można przechowywać w witrynie? Ile miejsca na dyskach na serwerze można wykorzystać?

  • Jakie są reguły stosowania strategii nawigacji w witrynie?

  • Po jakim okresie informacje przechowywane w podwitrynach powinny być usuwane lub archiwizowane?

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie witryny lub podwitryny.

Zarządzanie uprawnieniami

Integralność, poufność i prywatność najważniejszych informacji organizacji zależy od sposobu zabezpieczenia witryny, a zwłaszcza od tego, komu zostanie udzielony do niej dostęp.

Udzielanie i ograniczanie dostępu do witryny jest określane jako zarządzanie uprawnieniami i jest jednym z najważniejszych obowiązków właściciela witryny.

Oto kilka porad, z których warto korzystać podczas opracowywania strategii dotyczącej uprawnień.

  • Przestrzegaj zasady przyznawania jak najmniejszych uprawnień: nadawaj osobom uprawnienia najniższych poziomów umożliwiające im wykonanie przypisanych zadań.

  • Udzielając użytkownikom dostępu, dodawaj ich do standardowych, domyślnych grup, takich jak Członkowie, Odwiedzający i Właściciele. Przypisuj większość osób do grup Członkowie lub Odwiedzający i ogranicz liczbę osób w grupie Właściciele.

  • Utwórz przejrzystą, zrozumiałą hierarchię za pomocą funkcji dziedziczenia uprawnień. W tym celu unikaj udzielania uprawnień poszczególnym osobom — zamiast tego udzielaj ich grupom. Uprawnienia dotyczące podwitryn powinny być w miarę możliwości dziedziczone po witrynie zespołu, a nie unikatowe.

  • Zorganizuj zawartość w taki sposób, aby skorzystać z funkcji dziedziczenia uprawnień: zastosuj segmentowanie zawartości według poziomów zabezpieczeń — utwórz witrynę lub bibliotekę przeznaczoną specjalnie na poufne dokumenty, zamiast przechowywać je rozproszone w większej bibliotece, w której są chronione za pomocą unikatowych uprawnień.

Aby uzyskać informacje dotyczące konfigurowania uprawnień, zobacz Opis poziomów uprawnień w programie SharePoint lub Edytowanie uprawnień do listy, biblioteki lub pojedynczego elementu.

Architektura informacji

Architektura informacji witryny przypomina spis treści w książce: określa organizację i sposób przedstawiania użytkownikom informacji zawartych w witrynie (jej stron sieci Web, dokumentów, list i danych). Architektura informacji jest często rejestrowana w postaci hierarchicznej listy zawartości witryny, słów kluczowych wyszukiwania, typów danych i innych pojęć.

W celu utworzenia architektury informacji należy przeanalizować informacje, które mają być prezentowane w witrynie. Oto lista pytań, na podstawie której można opracować architekturę informacji:

  • Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynie? Jak zostanie zorganizowana w podwitrynach i bibliotekach czy na listach?

  • Jak informacje będą przedstawiane w witrynie?

  • Jak użytkownicy będą nawigować po witrynie?

  • Jak informacje będą udostępniane konkretnym grupom odbiorców?

  • Jak zostanie skonfigurowane i zoptymalizowane wyszukiwanie?

Elementem architektury informacji może być klasyfikacja informacji.

Jeśli obsługiwane informacje są szczególnie istotne dla firmy, wymagają specjalnych zabezpieczeń albo podlegają przepisom (np. prawnym), konieczne może być skonfigurowanie schematu klasyfikacji w celu wyszczególnienia konkretnych typów zawartości wymagających starannego zarządzania.

Po odpowiednim zorganizowaniu informacji na listach i w bibliotekach można sterować zarządzaniem tą zawartością za pomocą funkcji zarządzania. Przykład:

Wymaganie wyewidencjonowania plików

Żądanie wyewidencjonowania pliku pozwala zagwarantować, że tylko jedna osoba będzie mogła go edytować do czasu zaewidencjonowania go. Wymaganie wyewidencjonowania dokumentów uniemożliwia jednoczesne wprowadzanie zmian przez kilka osób, co mogłoby powodować konflikty w trakcie edycji i prowadzić do nieporozumień. Wymaganie wyewidencjonowania ułatwia również przypominanie członkom zespołu o dodawaniu komentarza podczas ewidencjonowania pliku, dzięki czemu łatwiej można śledzić zmiany w każdej wersji. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie biblioteki do wymagania wyewidencjonowywania plików.

Śledzenie wersji

Jeśli trzeba zachować poprzednie wersje plików, użycie bibliotek pomoże w śledzeniu, przechowywaniu i przywracaniu plików. Można wybrać opcję śledzenia wszystkich wersji w taki sam sposób. Można również oznaczyć pewne wersje jako wersje główne, na przykład dodanie nowego rozdziału do podręcznika, a inne wersje jako wersje pomocnicze, na przykład poprawienie błędu pisowni. Aby ułatwić zarządzanie miejscem w magazynie, można wybrać liczbę wersji każdego typu, które mają być przechowywane. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Jak działa przechowywanie wersji na listach i w bibliotekach?.

Można określić wymaganie zatwierdzenia dokumentu. Dokumenty będą pozostawać w stanie oczekiwania do czasu zatwierdzenia lub odrzucenia przez osobę uprawnioną do wykonywania tych czynności. Można określić, które grupy użytkowników mogą wyświetlać dokument przed zatwierdzeniem. Ta funkcja może być przydatna, jeśli biblioteka zawiera ważne wskazówki lub procedury, które powinny być udostępniane tylko w ostatecznej wersji. Aby uzyskać więcej informacji na temat zatwierdzania dokumentów, zobacz Wymaganie zatwierdzania elementów na listach lub w bibliotekach witryn.

Biblioteki obsługują technologię RSS, dzięki czemu członkowie grupy roboczej mogą automatycznie odbierać i wyświetlać aktualizacje lub źródła danych wiadomości bądź informacji w skonsolidowanej lokalizacji. Dzięki technologii RSS można otrzymywać alerty o zmianach w bibliotece, na przykład o zmianie przechowywanych w niej plików. Kanały informacyjne RSS umożliwiają członkom grupy roboczej wyświetlanie skonsolidowanych list zmienionych plików. Można także tworzyć alerty e-mail, które będą służyć do powiadamiania o zmianach plików. Aby uzyskać więcej informacji na temat kanałów informacyjnych RSS, zobacz Zarządzanie kanałami informacyjnymi RSS witryny lub zbioru witryn.

Biblioteka dokumentów lub typ zawartości może używać przepływów pracy, które zdefiniowano w organizacji na potrzeby obsługi procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zatwierdzaniem lub recenzowaniem dokumentów. Dokumenty grupy pracowników mogą podlegać pewnym procesom biznesowym, nazywanym przepływami pracy, które określają akcje wykonywane w określonej kolejności, na przykład zatwierdzanie lub tłumaczenie dokumentów. Przepływ pracy to zautomatyzowana metoda obiegu dokumentów lub elementów przez sekwencję akcji lub zadań. Domyślnie w bibliotekach są dostępne trzy przepływy pracy. Przepływ pracy Zatwierdzanie rozsyła formularz do grupy osób w celu uzyskania zatwierdzenia. Przepływ pracy Zbierz opinie rozsyła dokument do grupy osób w celu zebrania opinii, a następnie przesyła go z powrotem w formie kompilacji do inicjatora przepływu pracy. Przepływ pracy Zbieranie podpisów rozsyła dokument do grupy osób w celu zebrania podpisów cyfrowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat przepływów pracy, zobacz Informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint.

Jeśli grupa pracuje z kilkoma typami plików, takimi jak arkusze, prezentacje i dokumenty, można rozszerzyć funkcjonalność biblioteki, włączając i definiując wiele typów zawartości. Typy zawartości zwiększają wszechstronność i spójność bibliotek. Każdy typ zawartości może określać szablon, a nawet procesy przepływu pracy. Szablony działają jak punkt wyjścia przy tworzeniu dokumentów z określonym formatowaniem, dowolnym tekstem standardowym oraz właściwościami odnoszącymi się do dokumentów danego typu, takimi jak nazwa działu czy numer umowy. Aby uzyskać więcej informacji na temat typów zawartości, zobacz Wprowadzenie do typów zawartości i publikowania typów zawartości.

Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób są używane dokumenty z grupy plików poufnych, możesz zdefiniować zasadę pozwalającą na włączenie inspekcyjnego śledzenia zdarzeń, takich jak zmiany plików, ich kopiowanie lub usuwanie. Aby uzyskać informacje na temat konfigurowania inspekcji, zobacz Konfigurowanie ustawień inspekcji dla zbioru witryn.

Cykl życia i wycofywanie witryn

Witryny, takie jak witryny robocze dokumentów czy witryny dyskusyjne, często nie zostają usunięte, gdy nie są już potrzebne, przez co zajmują cenne miejsce na dyskach i zaśmiecają wyniki wyszukiwania. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie harmonogramu przeglądu witryn i ich zawartości (co najmniej raz do roku) w celu ustalenia, co naprawdę warto zachować.

Warto pamiętać, że przegląd pod kątem przestarzałych witryn może też być uwzględniony w ogólniejszym modelu zarządzania obowiązującym w organizacji. Na przykład administrator może automatycznie usuwać witryny, którymi nie zajmowano się od ponad 90 dni. Właściciel witryny otrzyma w takim przypadku wiadomość e-mail z odpowiednim ostrzeżeniem. Aby uzyskać więcej informacji na temat cyklu życia i wycofywania witryn, zobacz Zasady zamykania witryny.

Ograniczenia dotyczące magazynowania

Administrator mógł ustanowić dla danej grupy limit miejsca na dyskach. Należy ustalić, czy taki limit istnieje, i zdecydować o sposobie wykorzystania go w ramach witryn, stron i bibliotek.

Domyślnie w programie SharePoint Server dla pojedynczego dokumentu, jaki można przekazać do biblioteki dokumentów, obowiązuje limit rozmiaru 50 MB. Ponadto domyślnie właściciele witryn zespołów otrzymują alerty po przekroczeniu progu 90% przydziału.

Znając obowiązujące limity, można zadbać o utrzymanie rozmiaru witryny w ich granicach za pomocą funkcji takich jak śledzenie wersji czy śledzenie inspekcyjne. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie limitami miejsca w magazynie dla zbiorów witryn.

Dostosowywanie

Niemal każda organizacja używa ustandaryzowanych zestawów znakowania, szablonów witryn czy układów witryn, które są zalecane lub wymagane. Użytkownicy mają więc różne zakresy możliwości dostosowywania wyglądu witryn i stron.

W celu sterowania dostosowywaniem można zablokować uprawnienia do dostosowywania niektórym członkom zespołu lub wymagać stosowania ustandaryzowanych układów stron w celu zagwarantowania spełnienia określonych wymagań (np. wyświetlania informacji o właścicielu witryny w lewym górnym rogu wszystkich witryn).

Ponadto warto udostępnić wskazówki dotyczące funkcji, z jakich użytkownicy mogą korzystać w podwitrynach. Można na przykład zalecić niekorzystanie ze składników Web Part wymagających kodu niestandardowego.

Czasem warto zastosować całkiem odmienne podejście, na przykład udostępnić wszystkim członkom zespołu program SharePoint Designer, aby mogli wprowadzać wszelkie zmiany, jakie uznają za stosowne.

Aby uzyskać więcej informacji o dostosowywaniu witryn, zobacz Dostosowywanie witryny zespołu lub Wprowadzenie do dostosowywania witryn i stron.

Nawigacja

Elementy nawigacji ułatwiają użytkownikom przeglądanie potrzebnej zawartości. Górny pasek linków i pasek Szybkie uruchamianie to dwa elementy nawigacji, które można dostosowywać.

Korzystając ze stron ustawień dla poszczególnych list i bibliotek, można wybierać listy i biblioteki, które mają być wyświetlane na pasku Szybkie uruchamianie. Można również zmieniać kolejność linków, dodawać lub usuwać linki oraz dodawać lub usuwać sekcje, w których linki są organizowane. Jeśli na przykład w sekcji Lista znajduje się zbyt wiele list, można dodać nową sekcję Listy zadań, która będzie zawierała linki do list zadań.

Górny pasek linków, składający się z szeregu kart u góry każdej strony w witrynie, umożliwia użytkownikom witryny przechodzenie do innych witryn w zbiorze witryn. Podczas tworzenia nowej witryny można zdecydować, czy witryna ma być uwzględniana na górnym pasku linków witryny nadrzędnej oraz czy ma być używany górny pasek linków z witryny nadrzędnej.

Aby uzyskać więcej informacji o nawigacji w witrynie, zobacz Wprowadzenie do nawigacji w witrynie lub Dostosowywanie nawigacji w witrynie zespołu.

Wyszukiwanie

Zawartość pojawia się w wielu miejscach, w tym na listach oraz w witrynach, bibliotekach, składnikach Web Part i kolumnach. Domyślnie w wynikach wyszukiwania w witrynie pojawia się cała zawartość jej podwitryn.

Właściciel witryny może sterować tym, czy zawartość pojawia się w wynikach wyszukiwania. Jeśli wyłączono wyświetlanie zawartości danej witryny w wynikach wyszukiwania, blokowane jest też wyświetlanie w wynikach wyszukiwania zawartości wszystkich podwitryn.

Domyślnie zawartość z ograniczonymi uprawnieniami nie pojawia się w wynikach wyszukiwania, jeśli osoba wyszukująca informacje nie ma uprawnień do jej odczytu. To zachowanie można zmienić i wtedy zawartość z ograniczonymi uprawnieniami będzie pojawiać się w wynikach wyszukiwania, ale użytkownicy bez uprawnień do jej otwarcia nie będą mogli tego robić.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wyszukiwania, zobacz Omówienie administracji w zakresie wyszukiwania w usłudze SharePoint Online lub Konfigurowanie składnika Web Part przeszukiwania zawartości w programie SharePoint.

Role i obowiązki związane z obsługą witryny

Najlepszym rozwiązaniem jest zdefiniowanej ról i obowiązków w celu ograniczenia zamieszania, jakie może wyniknąć w wyniku rotacji członków w zespole. Oto przykładowe zakresy obowiązków, których przydział poszczególnym osobom w witrynie warto uściślić:

  • Szkolenia. Osoby dopiero poznające produkt powinny przejść szkolenie z zakresu podstaw nawigacji, wyszukiwania i zarządzania dokumentami.

  • Pomoc techniczna. Warto wyznaczyć w zespole eksperta w zakresie rozwiązywania problemów, który będzie też pośredniczył w kontaktach z administratorem.

  • Zgodność z regulacjami organizacji lub przepisami prawa. Czasami wystarczy zadbanie o aktualność linków do odpowiednich wytycznych, ale nawet wtedy warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za te sprawy.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ról, zobacz Planowanie witryn i zarządzanie użytkownikami lub Zarządzanie administratorami w zbiorze witryn.

Ochrona danych

Funkcje kopii zapasowej i odzyskiwania chronią przed przypadkową utratą danych. Częstotliwość tworzenia kopii zapasowej oraz szybkość i poziom odzyskiwania określa administrator. Zobacz Omówienie funkcji kopii zapasowej i odzyskiwania w programie SharePoint lub Zarządzanie Koszem zbioru witryn w usłudze SharePoint Online.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×