Obsługa usługi wdrażania usługi Project Online przy użyciu programu Project Management pakietu Office (biura zarządzania Projektami)

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

< Dodatkowa pomoc programu Project

Co to jest biura zarządzania Projektami?

Dlatego planujesz przyjęcie Project Online w firmie. Jak się masz ponownego użycia lub lepszy sposób umieszczania go na czym polega problem firm, który próbujesz rozwiązać? Przykłady mogą być:

  • Moje kierownictwa chcesz poprawić widoczność obrazu stan projektu.

  • Do czego jest potrzebny lepiej przydzielania ich do projektów oraz zarządzania nimi zasobów.

  • Chcę łatwe śledzenie czasu, które osoby są wydatków dotąd nad zadaniem.

  • Chcę, aby bardziej rozbudowany sposobu śledzenia danych projektu niż za pomocą arkuszy kalkulacyjnych programu Excel.

Organizacje, które były najbardziej skuteczne za pomocą Project Online w rozwiązywaniu problemów, takie jak są te, których tworzenie zestawu standardy, procesów i najważniejsze wskazówki dotyczące sposobu zarządzania projektami w organizacji. Osoba lub grupa, który tworzy i zarządza zasady zarządzania projektami czasami nosi jako projektu zarządzania pakietu Office (biura zarządzania Projektami).

Do czego służy biura zarządzania Projektami?

W większych firmach biura zarządzania Projektami składa się z działem dotyczącą problemów z zarządzaniem projektu w organizacji, na przykład zarządzania zarządzania projektu, wykonania, szkolenia, badania potrzeb zarządzania projektu lub określanie, najlepszym sposobem na tworzenie raportów przydatne. W małych i średnich firm biura zarządzania Projektami zakresu od jedną osobę do niewielkiej grupie osób, ale również można skalować aby spróbować rozwiązać tego samego zagadnienia, tak jak w dużych firmach. Wspólne cele wszystkie PMOs, jednak obejmują:

  • Prowadzenie i evangelizing wdrażania systemu zarządzania projektu.

  • Upraszczanie zarządzania projektami dla użytkowników w organizacji dzięki automatyzacji procesów do narzędzia.

  • Tworzenie zasad, procedur i najważniejsze wskazówki wokół funkcji zarządzania projektami.

  • Znajomość zarządzania projektami ekspertów szukane, jak "Centrum z najlepszych" dla wszystkich elementów zarządzania projektami i zawierającą szkolenie dotyczące programu project management najważniejsze wskazówki i narzędzia.

  • Jest uprawniona w kierownictwa i wymuszanie zmiany poprzez ich zalecenia.

Nadal masz wątpliwości? Załóżmy przejąć kroku i korzystanie z przykładu, które osób może dotyczyć — jak kierownika gospodarstwa domowego mogą zajmować się własne rodziny:

Potrzebujesz

BIURA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Rodzina

PMO — informacje

PMO ułatwia ustanowienie skuteczny sposób przedstawiania informacji uczestników projektu za pomocą raportów o stanie i kondycji projekcie. To może obejmować badania będzie potrzebny, przenoszenie danych wymagane do systemu i utworzenia przepływy pracy aby upewnić się, że dane wymagane do powtarzających się raportów ułatwia do systemu w czasie.

Dyrektorów gospodarstwa domowego będą potrzebne informacje o postępach:

  • Kwartalny raport dotyczący badań dla dzieci.

  • Miesięczne wyciągi bankowe, aby wyświetlić stan finansów.

  • Wizyty u lekarza roczny ustalenie kondycji członka rodziny.

PMO — informacje o tym, co kto robi

PMO tworzy procesów, aby przejść do właściwych danych do programu project systemu zarządzania o podanie stanu na poziomie projektu dla menedżerów projektów. Umożliwia także orientacji i najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania zasobami.

Osoby w ramach rodziny będą wiedzieć, co kto robi. Mogą one obejmować:

  • Kto będzie skompletowanie dzieciom szkoły dzisiaj, przeprowadził PSA w wieczory, lunchowego florczaka itp.

  • Jeśli ktoś nie ich zwykłych zadań, należy wiedzieć, kto jest dostępny do ich miejsce.

  • Umożliwia wyświetlanie wszystkich osób pracy i plan zajęć i dostępności, na centralnej kalendarza rodzinnego. W ten sposób jest proste wiedzieć, które mogą być planowane co.

PMO — fora do współpracy

PMO ułatwia tworzenie projektu witryny współpracy i dostosowywanie ich w zależności od potrzeb użytkowników witryny.

Członków rodziny muszą forum, w którym są mogą współpracować, takich jak:

  • Publikowanie ważne wydarzenia w kalendarzu ściany w kuchni

  • Rozmawiać ze sobą, codziennie w tabeli lunchowego.

PMO — ocenianie i ograniczanie ryzyka

PMO jest odpowiedzialny za konfigurowanie systemu w celu obsługi zarządzania ryzykiem.

Głowy gospodarstwa domowego może być konieczne planowanie zmniejszenie ryzyka:

  • Określanie ubezpieczeniowych wymagania dotyczące kondycji.

  • Zakup członkostwem w klubie kondycji.

  • Zwiększ ilość, którego zapisywania emerytury.

PMO — ustanawianie reguł i procesów

PMO analizuje bieżących procesów i przepływy pracy, a umożliwia znalezienie wyrazów metodę automatyzacji ich za pomocą narzędzia do zarządzania projektem realizowane. Jedną z tych może obejmować Określanie sterowniki do zaznaczania poszczególnych projektach, aby przejść założeniu budżet zestawu (Analiza portfela).

Kierowników domu będzie ustanowić reguł i procesów rodziny, takich jak:

  • Ustaw godziny zakazy lub wstrzymania dla dzieci

  • Przyjrzyj się kwestie do określenia, które zakupów nawiązać (na przykład "możemy zakup samochodu rozwiązać dachu lub przejdź na urlop ten rok?").

  • Konfigurowanie zraszacze ogrodowe na automatyczne czasomierza.

  • Wybierz czas tygodnia zakupów zakupów i errands.

PMO dysków firmy do bardziej efektywne zarządzanie projektami, wykonując czynności, takie jak:

  • Zbieranie informacji o pomoc w określeniu, jakie są wymagania dotyczące zarządzania projektu dla organizacji. Na przykład analizowania działalności organizacji musi, projektowanie procesy w celu rozwiązania tych potrzeb, a następnie mapowania do ustawienia lub przepływów pracy w Project Online te procesy.

  • Określanie, jakie dane ważne jest, aby przejrzeć na bieżąco i Praca z administratorem projektu, aby udostępnić dane biorący udział w projekcie. Na przykład określanie dane wymagane i proces, aby uzyskać dane do systemu, aby utworzyć tygodniowy stan projektu raportu zapewnienie biorący udział w projekcie zestawienia zdrowia projektów w toku.

  • Tworzenie reguł dla procesów i przepływy pracy. Na przykład ustanowienie gdzie pomysłów przez proces zatwierdzania, aby zostać projektów w Project Online przepływu pracy.

  • Migrowanie istniejących danych z bieżącego systemie zarządzania projektami do nowej. Na przykład znajdowanie Najprostszym sposobem przeprowadzania migracji danych zasobów i projektów z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do Project Online lub z programu Project Professional na komputerze każdej osoby do środowiska scentralizowane Project Online.

  • Udostępnia pomoc techniczna zarządzania portfelami projektów ułatwiające priorytetów projektu i prognozowania. Podobnie jak większość firm istnieje wiele projektów, które chcesz wykonać, ale mają ograniczony budżet i zasoby, aby skorzystać z nich. Potrzebujesz sposobem na określenie, które projekty, które należy przenosić na. PMOs można dysku procesu zaznaczenia projektu i program do zapewnienia wyrównany strategic celów organizacji i wzroku wzrostu inwestycji w przyszłości.

  • Zarządzanie użytkownikami emocjonalne zmiany mogą buźkę w przechodzenie z ich bieżącego systemu zarządzania projektu, do którego są podłączone. Na przykład przeczucie wpływające na menedżerowie projektów, aby przenieść z ich stary proces zapisywania swoje pliki programu project do ich dyskach twardych i udostępniania ich za pomocą wyświetlania ich zalety opublikowanie ich w Project Online. Biura zarządzania Projektami może to zrobić udoskonalenie dłużej najpierw przekonujące wyższym menedżerowie projektów i nadzieję ich wpływu na inne projektu menedżerów pomaga sterują zmiany.

  • Zarządzanie problemów technicznych zmiany, oferując opcje doskonałe szkoleniowe.

Dlaczego musi biura zarządzania Projektami?

W tym przykładzie rodziny konsekwencje nie adresowania niektóre potrzeb może być relacje. Na przykład nie Przeglądanie raportu dziecka karty, gdy nadejdzie najpierw może spowodować przy założeniu, że elementy są poprawnie, gdy badaniu faktycznie więcej czasu lub instruktora może być konieczne. W ten sam sposób wdrażania Project Online bez tworzenia jednostka ułatwiające normalizacji i wdrażania można także używać okolicznościach relacje. Aby zwiększyć szanse pomyślnego wdrożenia usługi Project Online może pomóc w ustanawianie biura zarządzania Projektami. W zależności od cele to tłumaczenie poprawić wydajność w zarządzaniu projektami (na przykład większej liczby projektów wykonane na czas), który jest zwykle skojarzony z niższe koszty Zarządzanie projektami (na przykład więcej programu project wykonane na lub poniżej wartości budżetu).

Co to są pierwsze kroki tworzenia biura zarządzania Projektami?

Pierwszym krokiem tworzenia biura zarządzania Projektami prawdopodobnie wyewidencjonowanego już wprowadzone starań, aby znaleźć w tym artykule. Jeśli interesuje Cię przenoszone do Project Online, więcej niż prawdopodobnie już masz ogólny obraz tego, jak może poprawić wydajność lub Rozwiązywanie problemów z Twojej firmy. Tworzenie ścieżki w celu formalizing swojego biura zarządzania Projektami, należy rozważyć następujące kwestie:

Definiowanie, co ma być swojego biura zarządzania Projektami czynność

Głównym celem swojego biura zarządzania Projektami ma się znajdować w celu rozwiązania problemu firmy? Można na przykład wdrożenie systemu grafiku, aby uzyskać ściślejsza kontrola analizy kosztów. Lub może być projektu danych rozciągnąć dwóch lub nawet trzech różnych aplikacji, a chcesz konsolidować dane do jednego systemu, co może ułatwić zapewnienie lepszy wgląd w realizacji projektów. Lub może być podanie wskazówki na temat zarządzania trwającego projektu i rozwiązywania potrzeb menedżera projektu. Po dowiedzieć się, dlaczego jest potrzebny do biura zarządzania Projektami, będzie ona znacznie ułatwia zakresu, jakie są wymagania w tworzeniu i zachowaniu go.

Uzyskiwanie kierownictwa

Upewnij się, że ktoś wysoka zapewnia. Ważne jest, że swojego biura zarządzania Projektami ma kierownictwa, jak brak obsługi w kierownictwa jest jednym z głównych powodów, które PMOs się nie powieść. Jeśli masz już zarządu, który o korzyści i znaczenie są próby wykonaj, doskonałe! W przeciwnym razie najlepsze sposoby można je uzyskać na swojej stronie jest do pokazania ich zalet migracji do systemu zarządzania projektu, takich jak Project Online. Możesz to zrobić za pomocą wyświetlania ich problem firm, którego będzie można rozwiązać. Może być jeszcze to stopniu zostały najpierw oceny Project Online, ale naprawdę znajdziesz współpracowników w kierownictwa rangę Jeśli widoczny jest widoczne, jak to działa z danymi w środowisku pilotażowych. Przechwytywanie korzyści jest istotne w uzyskaniu kierownictwa.

Silne kierownictwa mogą być pomocne w rozwiązywaniu odporność, które użytkownicy mogą mieć podczas przenoszenia aplikacji z co to są ze znanych do nowego systemu zarządzania projektu, takich jak Project Online. Evangelizing i promowanie korzyści innych uczestników znaczenie, takich jak menedżerowie projektów wyższych, mogą również pomóc w przerywanie wszystkie załączniki emocjonalne, które inni użytkownicy mogą systemu, w którym są przenoszone ze.

Budowanie zespołu

Czy chcesz ustalić biura zarządzania Projektami w duże lub małe firmy, Oto obowiązki, które muszą być kierowane przez role w swojego biura zarządzania Projektami:

Rola

Opis

Dysk usługi Project Online plan przyjęcia

Jeśli jesteś w trakcie wykonywania Project Online planu ogólnego musi osoby do kierowania go. Podobnie jak każdego projektu plan przyjęcia musi właściciela do zapewnienia obsługi skompletowanie uczestników wymaganych zadań i wykonane.

Zarządzanie projektami badań musi

Ta osoba oceni wymagania dotyczące zarządzania projektu w Twojej organizacji. Ta osoba będzie konieczne Porozmawiaj z użytkownikami w całej firmie i różnych działów, aby dowiedzieć się, jak są obecnie Zarządzanie projektami, co będzie ich wymagania i jak te mogą zwiększać za pośrednictwem stosowania Project Online. Te wymagania muszą być wyrażona administratorowi projektu, aby mógł być poprawnie wdrożony w Project Online. Tej osoby muszą mieć umiejętności zarządzania dobre projektu, ale należy także osoby, która jest dobrym programu communicator. Użytkownik może dość osoby w firmie mogą być emotionally dołączone do procesu, który chcesz przenieść je, aby danej osoby muszą mieć możliwość zajęcie się to pokazując, jak nowy system będzie ułatwiają życia ich.

Szkolenia, dokumentacji i pomocy technicznej

Ta osoba będzie konieczne ocenić poziom umiejętności użytkowników, a obowiązek udzielania materiały szkoleniowe, potrzebne do korzystania z produktu pomyślnie. Tekst może obejmować utworzenie oparta na rolach szkolenia dla administratorów programu Project, menedżerów projektów, Liderzy zespołów i członków zespołu. Większość wszelką może być umieszczenie razem szkolenia dla menedżerów projektów lub administratorów, Liderzy zespołów i członkowie zespołu mogą okazać się podręczne karty informacyjne, podpowiedzi zawierający arkusze, listy kontrolne lub krótki samouczki za najbardziej skuteczne. Konieczne będzie również znaleźć sposobem udostępnienia we własnym zakresie obsługę użytkowników i metoda Przekształcanie bardziej skomplikowana problemów za pośrednictwem przekierowuje pisane z wielkiej litery.

Łącznikowi do działu INFORMATYCZNEGO

Współpraca z działem INFORMATYCZNYM jest w atrakcyjnych ich tak, aby pomóc w znaku w górę, konfigurowanie i konfiguracji Project Online. Jeśli masz tylko podczas obliczania Project Online, to zazwyczaj jest możliwe przez osobę z z działem INFORMATYCZNYM bez nadmiernych problemy, wyświetlając w dokumentacji Wprowadzenie do programu Project Online .

PMO należy pracować z działem INFORMATYCZNYM w celu rozwiązania tych dwóch zakresów:

  • Administrowanie usługą Office 365: biura zarządzania Projektami musisz pracować z administratorem usługi Office 365 do przypisywania użytkowników i licencji.

  • Program Project Online Administracja: biura zarządzania Projektami musisz pracować z administratorem usługi Project Online na elementy, takie jak pola niestandardowe, zasoby i konfiguracji grafiku. Może być muszą do pracy z biura zarządzania Projektami w celu wdrożenia procesów w usłudze Project Online przy użyciu przepływów pracy.

Niektóre PMOs w większych firmach mieć także menedżerowie projektów, które można przypisać w celu uzyskania kierunku do konkretnych projektów potrzebujących pomocy. Można to zakres z doradzanie właściciel projektu, aby faktycznie przejęcia własności, ze względu na zakres projektu.

Tworzenie deklaracji dla swojego biura zarządzania Projektami

Wszystkie PMOs powinien mieć deklaracji. Jeśli masz już ocenić potrzebę swojego biura zarządzania Projektami, są to znacznie ułatwia tworzenie. Przeglądanie istniejących deklaracji swojej firmy, a następnie spróbuj go utworzyć wyrównany z nim, a także. Nie musi być zbyt zespolonej, ale tylko wystarczające zapewnienie wszystkie podstawowe zrozumienia Dlaczego istnieje biura zarządzania Projektami i jego rola jest w firmie.

Tworzenie planu do utworzenia swojego biura zarządzania Projektami

Po zakresu zadań potrzebne do utworzenia swojego biura zarządzania Projektami, można utworzyć plan projektu wysokiego poziomu dla niego. Należy rozważyć budynku swojego biura zarządzania Projektami jako jeden duży projekt z skojarzone zadania, czas trwania i przydziałów. Plan projektu będzie stają się bardziej określone kroków niektóre zadania początkowej, takich jak oceny środowiska. Plan projektu pozwala nadać swojego biura zarządzania Projektami harmonogramem konstruowania umożliwia śledzenie zostało wykonane, pracujesz na i co masz jeszcze do wykonania w tworzeniu swojego biura zarządzania Projektami. Na przykład Oto jak kilku zadań kompilacji biura zarządzania Projektami w planie projektu Project Online może wyglądać na:

Plan projektu biura zarządzania projektami w usłudze Project Online

Dowiedz się więcej o PMOs

Jeśli nie masz już biura zarządzania Projektami, może być zaniepokojeni nieco na myśli jedną uruchamiania. Mimo że potrzeb i wymagań firmy będzie dysk z biura zarządzania Projektami, należy dowiedzieć się, jak utworzyć strukturę ustanowienie i rozwijać swojego biura zarządzania Projektami. W zależności od cele warto poszukiwanie różnych metod proces i branżowe biura zarządzania Projektami lub zobacz model biura zarządzania Projektami, który może być ściśle wyrównywanie do z. Brak dostępnych wiele książek, szkolenia i zasoby online dotyczące tworzenia i zarządzania PMOs, które mogą pomóc w swojej działań.

Jeśli chcesz skonfigurować biura zarządzania Projektami i potrzebujesz pomocy, warto kontaktowanie się z partnerem firmy Microsoft certyfikowane lub usługi doradcze firmy Microsoft. Również mamy we własnym zakresie konsultantów firmy Microsoft z doskonałym korzystania z konfigurowania PMOs dla małych, średnich i dużych firmach.

Co teraz?

Tak czy chcesz uruchomić swojego biura zarządzania Projektami? Hopefully zostały zrealizowane po przeczytaniu ten artykuł uruchamianie biura zarządzania Projektami inwestycji, który będzie również warte czasu i wysiłku. Będzie wymagała wiele współpracę z osobami z Twojej firmy i istotne jest kierownikowi "Mistrz". Będzie wymagała również inwestycji wyszukiwania więcej o konfigurowaniu PMO przy użyciu wielu zasobów, które są dostępne. A jeśli potrzebujesz pomocy, możesz wyłączyć do certyfikowanych partnerów firmy Microsoft, a także usługi doradcze firmy Microsoft.

Jeśli jesteś w przypadku mniejszych firm, zakres wszystkie te może wydawać się utrudnione. Nie masz zasoby, aby zatrudnić osoby dla każdej roli biura zarządzania Projektami wymienione w tabeli "Budowania zespołu", a nie trzeba. Po prostu należy pamiętać, że są one obowiązki, które będą prawdopodobnie należy uwzględnić w pewnym momencie w czasie, a w stopniu który pasuje do wymagań. Należy również zauważyć, że wymagane można skalować nakładu pracy w odniesieniu do rozmiaru firmy i cele. Tylko biura zarządzania Projektami w przypadku mniejszych firm może być konieczne spotkanie z kilku menedżerowie projektów wyższych w swojej firmie do oceny ich potrzebom, a wielu działów z zróżnicowane wymagania z większym firmy.

Ustalenia biura zarządzania Projektami może ułatwić dysk sukcesu Project Online i używanie Project Online można dysku sukcesu biura zarządzania Projektami. Powodzenia w implementacji!

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×