Narzędzie Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler to oparty na sieci Web program do tworzenia spotkań programu Lync dla użytkowników, którzy nie mają programu Microsoft Outlook lub korzystają z systemu operacyjnego innego niż Windows. Dzięki narzędziu Lync Web Scheduler można tworzyć nowe spotkania, modyfikować spotkania już istniejące i wysyłać zaproszenia za pomocą ulubionego programu poczty e-mail.

Zespół pomocy technicznej Twojej organizacji udostępni Ci nazwę użytkownika i hasło umożliwiające zalogowanie się do programu Web Scheduler.

W tym dokumencie

Tworzenie spotkania programu Lync

Wysyłanie zaproszeń do uczestników spotkania

Wysyłanie zaproszeń za pomocą programu do obsługi poczty e-mail

Wysyłanie zaproszeń w formacie iCalendar

Dostęp i Osoby prowadzące

Kto pominie poczekalnię

Kto jest osobą prowadzącą

Dołączanie do spotkania

Wyświetlanie lub edytowanie istniejących spotkań

Usuwanie lub anulowanie spotkania

Tworzenie spotkania programu Lync

Spotkania programu Lync obejmują spotkania online i połączenia konferencyjne. Uczestnicy mogą dołączać przez komputer, aby oglądać prezentację, lub przez telefon, aby tylko słuchać dźwięku.

  1. Przejdź do strony https://sched.lync.com i zaloguj się do programu Web Scheduler przy użyciu nazwy użytkownika i hasła.

  2. Kliknij pozycję Utwórz nowe spotkanie.

  3. W polu Temat wpisz temat spotkania.

  4. Możesz pozostawić lokalizację spotkania ustawioną na opcję Spotkanie online albo, jeśli niektórzy uczestnicy mają pojawić się osobiście, dodać lokalizację, taką jak sala konferencyjna.

  5. W polu Wiadomość wpisz krótką wiadomość lub plan spotkania (opcjonalnie).

  6. Z menu rozwijanego wybierz strefę czasową dla spotkania.

  7. Wybierz datę oraz godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia spotkania.

  8. Domyślnie wszyscy, w tym osoby spoza Twojej firmy, mogą pominąć wirtualną poczekalnię, która pozwala zatwierdzać osoby lub odmawiać im dostępu. Aby uzyskać informacje na temat modyfikowania tych opcji, zobacz Dostęp i Osoby prowadzące.

  9. Domyślnie wszystkie zaproszone osoby z Twojej organizacji mają uprawnienia prezentera. Aby uzyskać informacje na temat modyfikowania tych opcji, zobacz Dostęp i Osoby prowadzące.

  10. W sekcji Uczestnicy i audio dodaj nazwy uczestników w dostępnym polu, rozdzielając je średnikami (;).

  11. Kliknij opcję Sprawdź nazwy, aby sprawdzić, czy nazwy są poprawne. W przypadku osób zaproszonych spoza Twojej firmy wpisz pełne adresy e-mail, takie jak mailto:contoso@contoso.com.

Uwaga :  Narzędzie Web Scheduler nie sprawdza dostępności uczestników ani sal konferencyjnych.

  1. Jeśli na swoim koncie masz skonfigurowanego dostawcę konferencji dźwiękowych, zaproszenie będzie zawierać darmowy numer, płatny numer i kod uczestnika. Uczestnicy spotkania mogą, zależnie od preferencji, skorzystać z dźwięku z komputera lub dołączyć do spotkania przez telefon.

  2. Kliknij przycisk Zapisz.

Wysyłanie zaproszeń do uczestników spotkania

Aby wysłać zaproszenie na spotkanie, wybierz jedną z następujących metod:

Wysyłanie zaproszeń za pomocą programu do obsługi poczty e-mail

Ta metoda polega na skopiowaniu szczegółów spotkania z narzędzia Web Scheduler i wklejeniu ich do zaproszenia na spotkanie utworzonego w dowolnym programie do obsługi poczty e-mail.

Porada :  Dostęp do informacji o spotkaniu uzyskasz, klikając opcję Wyświetl informacje o dołączaniu do spotkania na stronie szczegółów spotkania w narzędziu Web Scheduler.

  1. Po zakończeniu tworzenia spotkania kliknij przycisk Zapisz.

  2. Zostanie otwarte okno z informacjami o spotkaniu.

  3. Zaznacz szczegóły spotkania, w tym adres URL spotkania, numer do łączenia się z konferencją dźwiękową i identyfikator konferencji.

  4. Kliknij tekst prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Kopiuj.

  5. Otwórz dowolny program do obsługi poczty e-mail i utwórz normalne wezwanie na spotkanie.

  6. Do zaproszenia wklej szczegóły spotkania online programu Lync (skopiowanie w kroku 4).

  7. Dodaj uczestników, sprawdź datę i godzinę spotkania oraz wpisz plan spotkania, a następnie wyślij zaproszenie.

Wysyłanie zaproszeń w formacie iCalendar

Format iCalendar pozwala użytkownikom różnych systemów poczty e-mail wymieniać się informacjami z kalendarza. Odbiorcy zaproszenia w formacie iCalendar muszą mieć odpowiednie oprogramowanie pozwalające otworzyć zaproszenie na spotkanie i odpowiedzieć na nie.

  1. W sekcji Moje spotkania wybierz spotkanie na podstawie tematu, a następnie kliknij pozycję Eksportuj w formacie iCalendar.

  2. Po wyświetleniu monitu przez program do obsługi poczty e-mail kliknij pozycję Otwórz.

    Uwaga :  Plik iCalendar zawiera wszystkie informacje dodane podczas planowania spotkania, takie jak wiadomość, uczestników, lokalizację spotkania oraz datę i godzinę.

  3. Po otwarciu elementu kalendarza prześlij go dalej do uczestników dodanych podczas planowania spotkania.

  4. Osoby zaproszone będą mogły otworzyć plik iCalendar w preferowanym programie do obsługi poczty e-mail, takim jak Outlook, Notes, iCal itp.

Dostęp i Osoby prowadzące

Domyślne ustawienia opcji Dostęp i Osoby prowadzące są optymalne dla typowych spotkań zespołów. Opcje spotkania możesz dostosować, aby lepiej pasowały do Twoich wymagań, typu spotkania lub uczestników.

W sekcji Dostęp i Osoby prowadzące na stronie szczegółów spotkania wybierz, kto może pomijać poczekalnię i dołączyć do spotkania jako prezenter.

Kto pominie poczekalnię

Opcje dostępu

Efekt

Polecane zastosowanie...

Tylko organizator (zablokowane)

Tylko organizator może pominąć poczekalnię. Wszyscy inni muszą czekać, aż zostaną zatwierdzeni.

Nie chcesz, aby inni widzieli zawartość spotkania przed jego rozpoczęciem albo są omawiane poufne informacje.

Osoby z mojej firmy, które zapraszam

Osoby bez konta w Twojej sieci i osoby niemające zaproszenia będą musiały czekać w poczekalni na zatwierdzenie.

Omawiane są poufne informacje i chcesz pozwolić na przyłączenie się tylko określonym osobom z Twojej firmy.

Osoby z mojej firmy

Osoby, które nie mają konta w Twojej sieci, będą musiały czekać w poczekalni na zatwierdzenie.

Wszyscy uczestnicy mają konta w sieci Twojej organizacji i nie są omawiane poufne informacje.

Wszyscy włącznie z osobami spoza mojej firmy

Nikt nie czeka w poczekalni.

Zapraszasz uczestników z zewnątrz i nie są omawiane poufne informacje.

Ważne :  Nawet jeśli poczekalnia spotkania jest włączona, uczestnicy dołączający do spotkania przez telefon automatycznie pomijają poczekalnię.

Kto jest osobą prowadzącą

Opcje prezentera

Kto jest osobą prowadzącą

Polecane zastosowanie...

Tylko organizator

Tylko osoba planująca spotkanie.

Prezentacje, w trakcie których uczestnicy nie muszą wchodzić w interakcje z zawartością spotkania. W trakcie spotkania możesz wyznaczyć kolejnych prezenterów.

Osoby z mojej firmy

Każda zaproszona osoba, która ma konto w Twojej sieci.

Sesje robocze z grupami wewnętrznymi, na których wszyscy uczestnicy mogą udostępniać i modyfikować zawartość spotkania.

Wszyscy, w tym osoby spoza mojej firmy (brak ograniczeń)

Każda zaproszona osoba.

Sesje robocze z grupami składającymi się z osób, które nie mają konta w Twojej sieci.

Wybrane przeze mnie osoby

Ty i wybrani przez Ciebie uczestnicy.

Prezentacje z więcej niż jednym konkretnym prezenterem.

Uwaga :  Uczestników zewnętrznych ani list dystrybucyjnych nie można zapraszać jako prezenterów za pomocą opcji Wybrane przeze mnie osoby. Dostęp prezentera można przypisywać konkretnym osobom w pokoju spotkań.

Dołączanie do spotkania

Możesz użyć łącza do spotkania w zaproszeniu, aby zalogować się do spotkania, albo kliknąć kartę Dołącz do spotkania w narzędziu Web Scheduler, aby rozpocząć spotkanie.

  1. W obszarze Moje spotkania kliknij swoje spotkanie.

  2. Na stronie ze szczegółami spotkania kliknij kartę Dołącz do spotkania.

  3. W programie Lync zostanie otwarte spotkanie, do którego będzie można się zalogować.

Wyświetlanie lub edytowanie istniejących spotkań

Wszystkie zorganizowane przez siebie spotkania możesz wyświetlić na karcie Moje spotkania w programie Web Scheduler. Pamiętaj, że program Web Scheduler wyświetla tylko spotkania zorganizowane przez Ciebie, a nie spotkania, na które masz zaproszenie.

  1. Kliknij spotkanie, aby wyświetlić stronę ze szczegółami spotkania, która zawiera krótkie podsumowanie spotkania, zestaw kart z możliwością wykonywania akcji i informacje o spotkaniu.

  2. Kliknij przycisk Edytuj.

  3. Wprowadź żądane zmiany i kliknij przycisk Zapisz.

  4. Kliknij przycisk OK w oknie z alertem o powodzeniu i sprawdź zmodyfikowane informacje.

Ważne :  Gdy zaktualizujesz spotkanie, musisz ręcznie wysłać zaktualizowane informacje do zaproszonych osób. Program Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.

  • Jeśli do wysłania zaproszeń został użyty format iCalendar, ponownie kliknij opcję Eksportuj jako iCalendar w celu otwarcia zaproszenia i wyślij aktualizację.

  • Jeśli szczegóły spotkania z programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz zaproszenie, zaktualizuj je o nowe szczegóły spotkania i ponownie wyślij do uczestników.

Usuwanie lub anulowanie spotkania

Spotkania wygasają po 14 dniach od zaplanowanego terminu zakończenia, ale spotkanie możesz usunąć, jeśli chcesz wyczyścić narzędzie Web Scheduler lub anulować spotkanie.

  1. Na karcie Moje spotkania kliknij spotkanie, które chcesz usunąć.

  2. Na stronie szczegółów spotkania kliknij kartę Usuń spotkanie.

  3. W oknie potwierdzenia kliknij przycisk Tak.

    Ważne :  Informacje o anulowaniu trzeba wysłać uczestnikom, ponieważ narzędzie Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.

  4. Jeśli do wysłania zaproszeń został użyty format iCalendar, otwórz zaproszenie i kliknij opcję Anuluj. Spowoduje to wysłanie informacji o anulowaniu do uczestników.

  5. Jeśli szczegóły spotkania z programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz zaproszenie, a następnie kliknij opcję Anuluj w celu wysłania informacji o anulowaniu do zaproszonych osób.

Początek strony

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×