Najważniejsze wskazówki dotyczące programu Outlook 2010

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Ten artykuł został napisany przez zespół produktu, który opracował program Microsoft Outlook 2010. Artykuł powstał w odpowiedzi na prośby klientów. Program Outlook 2010 zaprojektowano dla szerokiego grona użytkowników, mających zróżnicowane wymagania i style pracy. Wprawdzie nie ma jednego „najlepszego rozwiązania”, ale istnieje kilka metod pracy w programie, które są łatwiejsze niż inne. Mamy nadzieję, że poznanie najważniejszych wskazówek pozwoli wykorzystać funkcje programu Outlook w najlepszy możliwy sposób.

Ten przewodnik zawiera porady dotyczące najlepszego wykorzystania możliwości programu Outlook 2010. Nie jest to jednak kompletny przewodnik. Przedstawiono w nim kilka podstawowych scenariuszy dotyczących zarządzania informacjami w programie Outlook.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla osób, które:

  • pracują dla dużej firmy z działem IT,

  • odbierają ponad 30 wiadomości e-mail dziennie,

  • poświęcają wiele czasu każdego dnia na wysyłanie i odbieranie wiadomości oraz organizowanie spotkań i uczestniczenie w nich przy użyciu programu Outlook 2010,

  • używają programu Outlook 2010 z kontem programu Microsoft Exchange Server.

Niniejszy dokument będzie dla nich przydatny, niezależnie od konfiguracji serwera lub rozmiaru organizacji.

Dla administratorów IT

Zdania poprzedzone logo pakietu Office 2010 Logo pakietu Office 2010 nawiązują do innych produktów pakietu Microsoft Office 2010, takich jak programy Microsoft OneNote 2010 i Microsoft SharePoint Server. Zdania, w których wspomniano o autoarchiwizacji oraz o plikach danych programu Outlook (pst), są oznaczone ikoną szafki na akta Ikona archiwum . Jeśli tych produktów lub funkcji nie wdrożono w organizacji, te zdania można pominąć i nie będzie to miało wpływu na treść dokumentu ani na przepływ pracy.

W tym artykule

Podstawowe zasady dotyczące dobrego zarządzania czasem

Konfigurowanie programu Outlook 2010: układ

Foldery

Reguły

Pasek zadań do wykonania

Powiadomienia

Kategorie

Szybkie kroki

Porządkowanie skrzynki odbiorczej zgodnie z czterema zasadami

Codzienny przegląd: zarządzanie czasem i zadaniami

Zadania: wykonywanie pracy

Znajdowanie wiadomości: skuteczne wyszukiwanie

Jak znajdować wiadomość od konkretnej osoby

Redagowanie profesjonalnych wiadomości e-mail

Kalendarz i spotkania

Kontakty

Często zadawane pytania

Źródła informacji

O autorze

Podstawowe zasady dotyczące dobrego zarządzania czasem

Program Outlook 2010 to narzędzie ułatwiające zarządzanie wiadomościami e-mail, kalendarzem, kontaktami i zadaniami. Jako takie stanowi centrum nie tylko w zakresie komunikowania się, lecz także zarządzania czasem. Aby najlepiej wykorzystać możliwości programu Outlook 2010, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:

  • Ogranicz liczbę miejsc, w których odczytujesz wiadomości. Odfiltruj wszystkie wiadomości do przeczytania za pomocą zestawu reguł do jednego miejsca — Skrzynki odbiorczej.

  • Pomijaj niektóre wiadomości. Za pomocą reguł można wysłać wiadomości, które trzeba przeczytać, do Skrzynki odbiorczej, a pozostałe przesyłać bez otwierania do folderów grupy kontaktów lub listy dystrybucyjnej. Nie musisz — a w razie dużych ilości prawdopodobnie nie możesz — czytać wszystkich otrzymanych wiadomości. Do Skrzynki odbiorczej powinny trafiać tylko te, które są ważne. Zachowanie pozostałych wiadomości może okazać się przydatne — na przykład na wypadek konieczności zaangażowania się w prace nad danym zagadnieniem.

  • Ogranicz liczbę miejsc, w których przechowujesz wiadomości ręcznie. Korzystając z wyszukiwania w celu znajdowania wiadomości, można oszczędzić sobie wysiłku związanego z przechowywaniem.

  • Przetwarzaj wiadomości zgodnie z czterema zasadami. Czytając wiadomość, podejmuj decyzję, czy trzeba:

    • usunąć ją,

    • wykonać w związku z nią jakąś czynność (odpowiedzieć lub zachować do wglądu),

    • oddelegować ją (przekazać dalej),

    • odłożyć na później (za pomocą kategorii i flag) do powtórnego przejrzenia na liście zadań.

  • Ogranicz listy zadań do wykonania do jednej listy. W celu zarządzania czynnościami do wykonania należy używać jednej listy zadań do wykonania i jednego kalendarza.

  • Wykonuj pracę seriami. Stosowanie kategorii ułatwia grupowanie podobnych zadań.

  • Wysyłaj wiadomości z rozwagą. Postępuj zgodnie z zasadami dotyczącymi redagowania profesjonalnych wiadomości.

  • Regularnie przeglądaj kalendarz i zadania.

Przestrzeganie wszystkich opisanych tutaj najważniejszych wskazówek nie jest konieczne: postępowanie zgodnie z kilkoma z nich wystarczy, aby usprawnić pracę w programie Outlook 2010.

Początek strony

Konfigurowanie programu Outlook 2010: układ

Pierwszym krokiem do wcielenia w życie tych najważniejszych wskazówek jest skonfigurowanie systemu pod kątem optymalizacji korzystania z programu Outlook 2010. Odpowiednio skonfigurowane środowisko pracy wygląda następująco:

Szczegóły dotyczące konfigurowania zalecanego układu można znaleźć w sekcji Często zadawane pytania.

Początek strony

Foldery

Odpowiednio skonfigurowane środowisko pracy wygląda następująco:

  • Skrzynka odbiorcza na wiadomości, które trzeba przetworzyć. Skrzynka odbiorcza jest przeznaczona na wiadomości wysłane bezpośrednio do użytkownika lub takie, które należy przeczytać.

W razie odbierania wielu wiadomości, które są przesyłane wiele razy między kilkoma różnymi osobami, warto włączyć widok konwersacji. W przeciwnym razie należy korzystać z rozmieszczenia według daty (domyślnego). Aby wszystkie wiadomości wysłane tylko do użytkownika były oznaczone na niebiesko, należy skorzystać z reguł formatowania automatycznego.

  • Jeden folder referencyjny pod Skrzynką odbiorczą na wszystkie materiały referencyjne, do których być może trzeba będzie się odwołać później. W tym folderze nic nie jest przechowywane automatycznie (na przykład na podstawie reguły). Temu folderowi można nadać nazwę 1-Referencyjny. (Dodanie ciągu 1- spowoduje, że będzie to pierwszy element pod Skrzynką odbiorczą). Ten folder jest tworzony pod Skrzynką odbiorczą, dzięki czemu można zwinąć Skrzynkę odbiorczą i usunąć go z widoku.

Ikona archiwum Dla tego folderu należy ustawić coroczną autoarchiwizację.

Uwaga : Jeśli ten folder stanie się zbyt duży (będzie zawierał 10 000 lub więcej elementów), po przełączeniu do tego folderu program Outlook 2010 może działać wolniej.

  • Folder przeznaczony na wiadomości związane z pracą, poufne i osobiste. Utworzenie oddzielnego folderu na informacje osobiste i związane z pracą pozwala na swobodne wyszukiwanie wiadomości nawet wtedy, gdy ktoś inny patrzy na ten sam monitor, bez obawy, że zostanie wyświetlona jakakolwiek wiadomość o poufnej treści. Temu folderowi można nadać nazwę 2-Osobiste. Menedżerowie mogą utworzyć pojedynczy folder na opinie dotyczące pracowników, mający nazwę 3-Zarządzanie.

Ikona archiwum Dla tych folderów należy ustawić coroczną autoarchiwizację.

  • Zestaw folderów na wiadomości grup kontaktów. Niekoniecznie trzeba czytać wszystkie wiadomości wysyłane do grup kontaktów (nazywanych także serwerami list, listami adresowymi lub listami dystrybucyjnymi). Ten zestaw folderów to repozytorium na wszystkie wiadomości grup kontaktów, które nie są automatycznie dostarczane do Skrzynki odbiorczej. Należy utworzyć pojedynczy folder najwyższego poziomu pod Skrzynką odbiorczą i nadać mu nazwę Grupy kontaktów, a następnie utworzyć podfolder na każdy temat grup kontaktów. Zwykle wystarczy jeden folder na grupę kontaktów, ale jeśli jest się członkiem kilku powiązanych grup kontaktów, warto rozważyć możliwość dostarczania wszystkich wiadomości do tego samego folderu.

Folder grupy kontaktów najwyższego poziomu warto zwinąć, aby nie rozpraszać się z powodu liczby nieprzeczytanych wiadomości w folderach znajdujących się pod nim.

Uwaga : Jeśli konieczne jest przeczytanie każdej wiadomości w grupie kontaktów, nie należy tworzyć na nie folderu. Te wiadomości powinny trafiać bezpośrednio do Skrzynki odbiorczej.

Ikona archiwum Dla folderów grupy kontaktów należy ustawić autoarchiwizację co sześć miesięcy lub częściej, jeśli zawierają informacje szybko ulegające przedawnieniu — na przykład grupa kontaktów do rezerwowania miejsc w samochodach znajomych dojeżdżających do pracy powinna być archiwizowana codziennie.

  • Zestaw folderów na kanały informacyjne RSS. Podobnie jak w przypadku zestawu folderów na grupy kontaktów kanał informacyjny RSS odzwierciedla kolejny zestaw danych, które czasem mogą zawierać ciekawe informacje, ale niekoniecznie muszą być czytane konsekwentnie lub równie szybko jak wiadomości wysłane bezpośrednio do użytkownika. W programie Outlook 2010 te foldery są tworzone automatycznie.

Foldery wyszukiwania

Foldery wyszukiwania przydają się do gromadzenia informacji z różnych folderów poczty i źródeł danych RSS. Foldery wyszukiwania mogą być szczególnie przydatne, gdy trzeba zebrać informacje, które są zapisane w różnych folderach — na przykład podczas przygotowywania się na spotkanie kwartalne.

W przypadku odbierania dużej liczby wiadomości (więcej niż 200 wiadomości dziennie) foldery wyszukiwania mogą być dobrą metodą na analizowanie poczty od różnych nadawców.

Sekcja Ulubione w okienku nawigacji

Ulubione (opcjonalnie)

Sekcja Ulubione zapewnia widoczność folderom, które w przeciwnym razie byłyby trudne do zauważenia na liście folderów poczty.

Ulubione to podzbiór folderów poczty widoczny u góry okienko nawigacji. Korzystanie z sekcji Ulubione nie jest wymagane, aby przedstawiany tu system działał, ale w przypadku małego monitora można zminimalizować okienko nawigacji i nadal łatwo przechowywać wiadomości, przeciągając je na zminimalizowany pasek, przeprowadzać typowe wyszukiwania oraz przechodzić do widoków Kalendarz, Kontakty i Zadania.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się posiadanie następujących folderów w sekcji Ulubione: Skrzynka odbiorcza, 1-Referencyjny, Elementy wysłane i Elementy usunięte.

Początek strony

Reguły

Celem organizowania środowiska w programie Outlook jest zmniejszenie ilości zbędnych informacji w Skrzynce odbiorczej i umieszczanie najważniejszych elementów na początku. Reguły ułatwiają ten proces, ponieważ pozwalają na przenoszenie wiadomości do folderów na podstawie ustawionych kryteriów. Reguły filtrują wiadomości przychodzące do Skrzynki odbiorczej pod kątem wyłącznie tych elementów, które koniecznie trzeba przeczytać.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się utworzenie następujących reguł (szczegóły dotyczące konfigurowania tych reguł można znaleźć w sekcji Często zadawane pytania na końcu tego dokumentu):

  • Odpowiedzi automatyczne    Powoduje przenoszenie wszystkich odpowiedzi na spotkania, które nie mają zawartości, do folderu Elementy usunięte. Można sprawdzić, kto je zaakceptował, przeglądając kartę śledzenia w oknie spotkania.

  • Do mnie    Każda wiadomość wysłana bezpośrednio do użytkownika lub uwzględniająca go w wierszu DW trafia do Skrzynki odbiorczej i nie jest przetwarzana przez inne reguły, nawet jeśli jest wysyłana także do grupy kontaktów.

  • Zaproszenia na spotkania wysyłane do skrzynki odbiorczej    Wszystkie zaproszenia na spotkania, nawet jeśli zostały wysłane do grupy kontaktów, powinny trafiać do skrzynki odbiorczej.

  • Odkładanie elementów wysłanych    Ta reguła powoduje opóźnienie wysyłania wiadomości o minutę lub dłużej. W przypadku korzystania z tej reguły należy przed wyłączeniem komputera upewnić się, że wiadomości zostały wysłane.

Uwaga :  Logo pakietu Office 2010 Jest to reguła tylko po stronie klienta i nie będzie działać w aplikacji Outlook Web App (OWA).

  • Grupy kontaktów    Każda wiadomość e-mail wysłana do grupy kontaktów trafia do folderu grupy kontaktów, o ile zawarte w niej słowa kluczowe nie sugerują, że jest ona ważna dla użytkownika — wówczas trafia ona do Skrzynki odbiorczej. Dla wielu podobnych grup kontaktów powinna być stosowana ta sama reguła i powinny one być przechowywane w tym samym folderze. Jeśli jest się członkiem grupy kontaktów, w której trzeba czytać każdą wiadomość, nie należy tworzyć reguły dla tej grupy. Wszystkie wiadomości, które trzeba przeczytać, powinny trafiać bezpośrednio do Skrzynki odbiorczej.

Po zakończeniu organizowania reguł ich zestaw powinien być podobny do powyższego.

Początek strony

Pasek zadań do wykonania

Pasek zadań do wykonania to panel po prawej stronie programu Outlook 2010. Widać na nim kalendarz, nadchodzące terminy oraz ujednoliconą listę zadań zawierającą:

  • wiadomości, na które trzeba odpowiedzieć (wiadomości oflagowane);

  • kontakty, do których trzeba zadzwonić (kontakty oflagowane);

  • zadania, które pojawiły się niespodziewanie.

Pasek zadań do wykonania najlepiej skonfigurować następująco:

  • Pokazywanie Nawigatora daty (domyślnie włączone).

  • Pokazywanie tylko trzech terminów, jeśli rozdzielczość ekranu jest niska albo w danym dniu nie odbywa się zbyt wiele spotkań (domyślne).

  • Pokazywanie pięciu terminów, jeśli rozdzielczość ekranu jest wysoka albo każdego dnia odbywa się wiele spotkań (pięć lub więcej).

  • Pokazywanie zadań (domyślnie włączone).

  • Logo pakietu Office 2010 Pokazywanie szybkich kontaktów (dostępne i domyślnie włączone, jeśli zainstalowano program Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Zadania domyślnie są rozmieszczone według daty ukończenia, ale w zależności od sposobu stosowania flag można rozważyć zmianę na rozmieszczenie według daty rozpoczęcia. Jeśli zadania przeniesione na następny tydzień mają być widoczne w poniedziałek, należy rozmieścić je według daty rozpoczęcia. Jeśli zadania mają być widoczne w dniu, w którym przypada termin ich wykonania, należy rozmieścić je według daty ukończenia.

Flaga domyślna

Flagę szybkiego kliknięcia najlepiej ustawić na wartość Dzisiaj (jest to ustawienie domyślne).

Początek strony

Powiadomienia

Jeśli otrzymuje się wiele wiadomości albo dźwięk powiadomienia odtwarzany dla wiadomości przychodzących zanadto rozprasza, zaleca się wyłączenie następujących opcji:

Alert programu Outlook na pulpicie

  • Ikona koperty pojawiająca się na ikonie programu Outlook na pasku zadań systemu Windows

Powiadomienie o nowej poczcie na pasku zadań

  • Kursor zmieniający się na moment w kopertę

  • Dźwięk towarzyszący wszystkim powyższym ustawieniom

Aby zmienić te ustawienia, należy kliknąć przycisk Plik, pozycję Opcje, a następnie kliknąć pozycję Poczta.

W obszarze Nadejście wiadomości należy wyczyścić wszystkie pola wyboru.

Ustawienia nadejścia wiadomości w widoku Backstage

Początek strony

Kategorie

Kategorie w programie Outlook 2010 umożliwiają zarządzanie elementami na wiele różnych sposobów. Zaleca się utworzenie trzech głównych typów kategorii:

  • Projekt (może obejmować osoby)

  • Temat

  • Lokalizacja lub czynność

Kategorie nie są wymaganym aspektem tego systemu, ale należyte korzystanie z nich może znacznie ułatwić pracę. Pozwalają one na przykład łatwiej identyfikować czynności, które można wykonać w danym momencie, a także ułatwiają grupowanie podobnych zadań, aby można było wykonać je wszystkie za jednym razem.

Aby utworzyć kategorie, wykonaj następujące czynności:

  • W dowolnym widoku na karcie Narzędzia główne w grupie Znaczniki kliknij przycisk Kategoryzuj, a następnie kliknij polecenie Wszystkie kategorie.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się utworzenie kategorii z następującym podziałem:

  • Każdy z bezpośrednich podwładnych oraz przełożony na elementy, które należy przejrzeć przed następnym spotkaniem z tą osobą (na przykład kategoria o nazwie 1:1 Menedżer).

  • Każde z głównych miejsc lub typów wykonywanych prac, aby można było wykonywać czynności zbiorczo (to przydatny aspekt zarządzania zadaniami), na przykład:

    • @Dojazdy na zadania, które można wykonywać w drodze z pracy do domu.

    • @Email na zadania związane z wiadomościami e-mail, spotkaniami i wszystkimi innymi aspektami programu Outlook 2010.

    • @Dom na zadania, które można wykonać tylko w domu.

    • @Spotkanie na elementy potrzebne do przygotowania się na spotkanie.

    • @Offline na zadania wykonywane z dala od komputera, takie jak kopiowanie dokumentu.

    • @Online na zadania, które można wykonać tylko w trybie online za pośrednictwem przeglądarki sieci Web.

    • @Telefon na rozmowy telefoniczne, które trzeba odebrać lub przeprowadzić.

    • @Czytanie na zadania wymagające jedynie czytania, a nie odpowiadania. Ta kategoria jest przydatna w przypadku długich wiadomości lub załączników, które trzeba przeczytać, ale w danym momencie brakuje na to czasu. 

    • @Czekanie na wiadomości lub zadania, w przypadku których oczekuje się na odpowiedź, ale podjęcie kolejnych czynności nie jest jawnie wymagane.

Okno dialogowe Kategorie oznaczone kolorem

Uwaga : Używając symbolu @, można wyróżnić kategorie na liście. Dodanie oznaczenia @ przed określonymi kategoriami ułatwia utrzymywanie ich na górze listy kategorii i przypomina o miejscu, w którym powinno się być podczas wykonywania danego zadania (na przykład @Telefon oznacza „przy telefonie”).

  • Każdy ważny temat lub projekt, aby można było łatwo znajdować wiadomości dotyczące danego tematu — zwłaszcza jeśli treść ani temat wiadomości nie zawiera żadnego wyrazu, który spowodowałby jej wyświetlenie w wynikach wyszukiwania.

  • Ważne zadania, które należy wykonać dzisiaj i nie mogą zostać przesunięte na inny dzień.

Do jednego elementu można zastosować wiele kategorii — inaczej niż w przypadku przechowywania, gdy elementy mogą znajdować się jednocześnie w tylko jednym folderze. Na przykład ważną wiadomość, którą trzeba omówić z menedżerem przed udzieleniem na nią odpowiedzi, można przydzielić zarówno do kategorii @Email, jak i do kategorii 1:1 Menedżer.

Zadanie należące do kilku kategorii

Kategorią szybkiego kliknięcia powinna być ta kategoria, która jest najczęściej stosowana.

Aby ustawić kategorię szybkiego kliknięcia, wykonaj następujące czynności:

  • W dowolnym widoku na karcie Narzędzia główne w grupie Znaczniki kliknij przycisk Kategoryzuj, a następnie kliknij polecenie Ustaw szybkie kliknięcie.

Kategorie ułatwiają wyróżnianie wiadomości i zadań na pasku zadań do wykonania, pozwalają na skuteczniejsze wyszukiwanie, a także ułatwiają przygotowywanie się do spotkań, o czym będzie można się przekonać.

Uwaga : Należy zachować szczególną ostrożność przy kategoryzowaniu wiadomości wychodzących, ponieważ adresaci mogą mieć możliwość zobaczenia tych kategorii. Adresaci, którzy nie używają programów Outlook 2010 i Exchange Server 2010, będą mogli zobaczyć ustawione kategorie. 

Początek strony

Szybkie kroki

Galeria Szybkie kroki Funkcja Szybkie kroki, będąca nowością w programie Outlook 2010, umożliwia wykonywanie wielu czynności za pomocą jednego kliknięcia. Jest to przydatne narzędzie ułatwiające utrzymanie porządku w Skrzynce odbiorczej oraz ogólne zwiększenie wydajności podczas używania programu Outlook. Gdy tylko wystąpi sytuacja, w której trzeba powtórnie wykonywać te same czynności w programie Outlook, warto utworzyć szybki krok.

Uwaga : Szybkie kroki mają zastosowanie tylko w przypadku wiadomości.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się utworzenie następujących szybkich kroków. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Automatyzowanie typowych lub powtarzalnych zadań za pomocą szybkich kroków:

Szybki krok

Działanie

Okoliczności użycia

Referencyjny

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

To przycisk do przechowywania jednym kliknięciem.

Osobiste*

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Przenosi ją do folderu 2-Osobiste.

Do przechowywania wiadomości osobistych.

Gotowe

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Oznacza wiadomość jako ukończoną.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

Dla wiadomości referencyjnych, na które odpowiedziano lub którymi zajęto się w inny sposób.

Odłóż*

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Oznacza wiadomość jako zadanie na dzisiaj.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

Dla wiadomości, które zostaną przejrzane później.

*Szybkie kroki Osobiste i Odłóż nie są domyślnymi szybkimi krokami.

Opcjonalne szybkie kroki

Oprócz szybkich kroków wymienionych powyżej, zależnie od obejmowanego stanowiska i innych codziennie wykonywanych czynności, można utworzyć następujące typy szybkich kroków:

Szybki krok

Działanie

Okoliczności użycia

Kategoryzuj i przenieś

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Kategoryzuje wiadomość.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

W przypadku kategoryzowania wielu wiadomości przed ich przechowywaniem w celu ułatwienia ich późniejszego znalezienia. Należy utworzyć jeden szybki krok dla każdej często używanej kategorii.

Oflaguj i przenieś

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Oflagowuje wiadomość.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

W przypadku oflagowywania elementów różnymi datami, na przykład Jutro, W tym tygodniu i tak dalej. Należy utworzyć jeden szybki krok dla każdej często używanej flagi.

Oflaguj, kategoryzuj i przenieś

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Oflagowuje wiadomość.

Kategoryzuje wiadomość.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

W przypadku używania kilku kategorii ułatwiających zrozumienie kontekstu zadań. Na przykład @Czytanie oflagowuje wiadomości na jutro i przydziela je do kategorii @Czytanie.

DW i przenieś

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Tworzy wiadomość do przekazania dalej jako DW.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

W przypadku częstego przekazywania wiadomości e-mail dalej do innych osób (artykułów i tym podobnych).

Deleguj

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Tworzy wiadomość do przekazania dalej do konkretnej osoby.

Przenosi ją do folderu 1-Referencyjny.

W przypadku odbierania wiadomości, które obecnie są przeznaczone dla innych osób.

Zadanie

Tworzy zadanie z załącznikiem.

Usuwa wiadomość.

W przypadku gdy jest potrzebny dodatkowy kontekst dla wiadomości oflagowanych.

Grupa kontaktów

Oznacza wiadomość jako przeczytaną.

Przenosi ją do folderu grupy kontaktów (lub do folderu konkretnej grupy kontaktów).

W przypadku gdy do Skrzynki odbiorczej przez przypadek trafiają niektóre wiadomości od grup kontaktów. Przykład: istnieje reguła powodująca przechowywanie wszystkich wiadomości od grupy kontaktów Różnorakie w folderze, o ile w ich treści nie ma wyrazu pasek. Czasem ktoś może wysłać do grupy kontaktów Różnorakie wiadomość zawierającą wyraz pasek, ale niekoniecznie oznacza to, że ta wiadomość będzie dla adresata istotna.

Odpowiedz i usuń

Otwiera okno odpowiedzi.

Usuwa oryginalną wiadomość.

W przypadku gdy często otrzymuje się krótkie wiadomości, na które trzeba odpowiedzieć, po czym ich oryginał nie jest już potrzebny. Na przykład wiadomość „Cześć, pójdziemy na lunch?” i odpowiedź „Oczywiście!”.

Po rozpoczęciu tworzenia szybkich kroków można szybko zauważyć, że istnieją inne sposoby optymalizowania liczby kliknięć wymaganych do wykonania danego zadania. Gdy tylko wystąpi sytuacja, w której trzeba powtórnie wykonywać te same czynności, warto utworzyć szybki krok. W miarę zmian następujących w projektach należy aktualizować szybkie kroki, aby pozostawały do wykonania tylko te czynności, które wykonuje się w rzeczywistości.

Początek strony

Porządkowanie skrzynki odbiorczej zgodnie z czterema zasadami

Po skonfigurowaniu systemu można przystąpić do zarządzania wiadomościami przychodzącymi. Gdy Skrzynka odbiorcza stanie się centralnym miejscem na odbieranie ważnych wiadomości, można ją przeglądać ze świadomością, że każdy zawarty w niej element wymaga uwagi.

W przypadku każdej wiadomości w Skrzynce odbiorczej:

  • jeśli nie jest ważna, usuń ją natychmiast;

  • jeśli związane z nią zadania można wykonać w ciągu dwóch minut lub szybciej, zrób to (odpowiedz, przechowaj, zadzwoń i tak dalej);

  • jeśli nie jest przeznaczona dla Ciebie, lub jeśli można to zrobić, oddeleguj ją (przekaż dalej);

  • jeśli musisz wykonać związane z nią zadania, ale zajmie to więcej niż dwie minuty (łącznie z czytaniem), odłóż ją (wstrzymaj).

Jeśli wiadomość jest potrzebna w celach referencyjnych (nawet gdy już zdecydowano się na jej odłożenie), należy ją przenieść do folderu referencyjnego. Celem tego jest ograniczenie liczby odczytów każdej wiadomości.

Usuwanie

Wiadomości, których nie trzeba czytać, należy usuwać. Jeśli są to śmieci, trzeba się ich pozbyć.

Jeśli nie chce się otrzymywać kolejnych wiadomości w ramach danej konwersacji, należy ją zignorować.

Polecenie Ignoruj konwersację

Wykonywanie zadania: 2-minutowy przegląd

To zadziwiające, ile można zrobić przez dwie minuty. Na przykład na wiele wiadomości można odpowiedzieć w ciągu 2 minut lub szybciej. Jeśli jednak obsługa wiadomości trwa dłużej niż dwie minuty, należy ją odłożyć. Aby dowiedzieć się, ile w rzeczywistości trwają dwie minuty, warto spróbować zmierzyć sobie czas.

Po zajęciu się wiadomością wykonaj jedną z następujących czynności:

  • Usuń ją, jeśli jest mało ważna.

  • Zapisz ją w jednym z folderów referencyjnych (na przykład 1-Referencyjny) za pomocą szybkiego kroku.

W celu zachowania rejestru wykonanych czynności, zwłaszcza na potrzeby rozważań w okolicach terminu corocznej oceny i tym podobne, można użyć szybkiego kroku Gotowe, który powoduje również oznaczenie wiadomości jako ukończonych.

Oddelegowywanie

Czasem odbierana jest wiadomość, którą w rzeczywistości powinien zająć się ktoś inny. W takich przypadkach należy udzielić odpowiedzi, uwzględniając osobę, do której wiadomość jest delegowana, w wierszu Do. Jeśli ta czynność jest często wykonywana, warto rozważyć utworzenie szybkiego kroku służącego do odpowiadania i dodawania osoby, do której oddelegowano wiadomość, w wierszu Do.

Jeśli chcesz Flaga monitująca później, Oflaguj ją dla siebie przed wysłaniem. Na pasku zadań do wykonania Oznacz zadanie kategorią @Waiting .

Odkładanie

Kiedy odłożyć wiadomość

Odłożenie wiadomości oznacza, że zostanie ona przejrzana później, gdy będzie na to czas.

Powody do odłożenia wiadomości:

  • Nie można się nią zająć w czasie krótszym niż dwie minuty.

  • Jej przeczytanie zajmie trochę czasu.

  • Będzie wymagała starannie zredagowanej odpowiedzi.

  • Wymaga wykonania dodatkowej czynności w innym programie (na przykład „Trzeba dodać do dokumentu <nazwa>”).

Jak odłożyć wiadomość: oflagowywanie

Jeśli uznano, że nie ma czasu na zajęcie się wiadomością od razu, można ją oflagować:

  • Jeśli musisz zająć się nią dzisiaj, oznacz ją flagą Dzisiaj (wystarczy kliknąć flagę lewym przyciskiem myszy).

  • Jeśli możesz odłożyć ją na później, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i oflaguj późniejszą datą.

  • Jeśli trzeba będzie odwołać się do wiadomości więcej niż raz i warto mieć do niej łatwy dostęp, przeciągnij ją do grupy Później na pasku zadań do wykonania. Jeśli nie masz grupy Później, ustaw dla zadania flagę Data rozpoczęcia z terminem za 100 lat. (Z tej flagi należy korzystać rzadko, aby nie była nadużywana do oznaczania wszystkich elementów).

  • Jeśli wiadomość zawiera coś, co będzie potrzebne wkrótce, oznacz ją flagą Brak daty, aby była wyświetlana u góry na pasku zadań do wykonania. Tej grupy należy używać sporadycznie i regularnie ją oczyszczać, ponieważ znajduje się na początku listy zadań.

Oprócz oflagowywania wiadomości można:

  • dodać odpowiednie kategorie;

  • kliknąć szybki krok Referencyjny, aby oznaczyć wiadomość jako przeczytaną, jeśli nie została ona jeszcze oznaczona jako przeczytana, i przechować ją w folderze referencyjnym (1-Referencyjny).

Jeśli te same kategorie i flagi są używane powtórnie, należy utworzyć nowy szybki krok służący do oflagowywania, kategoryzowania i przechowywania.

Oflagowany element pojawi się na pasku zadań do wykonania. Oflagowanie elementu i przechowanie go w folderze referencyjnym oznacza, że został przetworzony i można go już usunąć z widoku. Jednak ponieważ znajduje się on na liście zadań, można przejść do następnej wiadomości, wiedząc, że do elementów oflagowanych powróci się później.

Dodawanie kolejnych informacji do elementów oflagowanych

Jeśli wiersz tematu wiadomości nie dostarcza wystarczającego kontekstu, można wykonać jedną z dwóch czynności w zależności od ilości informacji, które trzeba dodać:

  • Zmień nazwę zadania, klikając je na pasku zadań do wykonania lub klikając je prawym przyciskiem myszy i wybierając polecenie Zmień nazwę zadania. Zmiana nazwy zadania nie spowoduje zmiany tematu wiadomości, ale ułatwi zrozumienie istoty kolejnego zadania.

  • Utwórz zadanie z wiadomością jako załącznikiem.

Do elementu można także dodać kategorię, co ułatwi natychmiastowe sprawdzanie miejsca wykonania kolejnej czynności. Szybkie spojrzenie na pasek zadań do wykonania zawierający skategoryzowane zadania pozwala zorientować się, co można wykonać od razu (@Biuro), które zadania oczekują na działanie ze strony innych osób (@Czekanie), oraz czego będzie dotyczyć nadchodzące spotkanie (@Spotkanie).

Kiedy należy zająć się odłożonymi zadaniami

Po przetworzeniu wiadomości można zająć się listą zadań. Wtedy właśnie jest czas na odpowiadanie na odłożone wiadomości.

Przechowywanie

Czasem odbiera się wiadomość, w związku z którą nie trzeba podejmować żadnych działań, ale która może się przydać w przyszłości. Dobrym przykładem jest wiadomość z instrukcjami. Takie wiadomości należy przechować w folderze referencyjnym (1-Referencyjny), klikając szybki krok Referencyjny. Dodanie kategorii ułatwi znalezienie tej wiadomości później, jeśli będzie potrzebna (na przykład w kategorii @Projekt). Należy to zrobić przed przechowywaniem za pomocą szybkiego kroku.

Po zakończeniu przetwarzania wiadomości Skrzynka odbiorcza powinna być pusta i można skupić uwagę na kalendarzu oraz zadaniach.

Początek strony

Codzienny przegląd: zarządzanie czasem i zadaniami

Za najbardziej skuteczne postępowanie uznaje się zarezerwowanie czasu codziennie rano na zarządzanie listą zadań i kalendarzem. Obejmuje to:

  • Przeglądanie terminów i spotkań na dzień i tydzień do przodu.

  • Przeglądanie zadań i wprowadzanie korekt.

  • Dodawanie terminów do kalendarza w celu zarezerwowania czasu na wykonanie pracy.

Odmawianie

Podczas przeglądania kalendarza i listy zadań należy realistycznie oceniać to, co można wykonać. Czasem oznacza to odmowę. Oto niektóre sposoby odzyskiwania czasu dzięki odmowie:

  • Odrzucaj spotkania, w których nie musisz uczestniczyć. Tak, możesz to robić.

  • Usuwaj zadania, których nie musisz wykonywać, lub te, o których wiesz, że ich nie wykonasz.

  • Wysyłaj wiadomości, aby poinformować odbiorców, że pracujesz nad odpowiedzią (i nie zapomnij o oflagowaniu ich przy wysyłaniu). Lepiej poinformować nadawcę, że udzieli mu się odpowiedzi w realistycznym terminie, niż dopuścić do tego, aby sądził, że jego prośba została zapomniana.

Zarządzanie kalendarzem

Jeśli dzień jest wypełniony spotkaniami, w rzeczywistości oznacza to mniej czasu na kończenie zadań i pisanie wiadomości, dlatego zadania należy przenosić na inne dni.

Jeśli zadanie zajmie dużo czasu albo jego wykonanie jest konieczne (w przeciwieństwie do zadań uznanych za takie, których nie trzeba wykonywać), należy przeciągnąć je z dziennej listy zadań do kalendarza, aby zarezerwować na nie czas.

Sposoby tworzenia zadań

Podczas wykonywania kroków na kalendarzu oraz zadaniach, uniknięcia rozpoczęcia Myślę o więcej opcji, które należy wykonać. Poniżej przedstawiono kilka sposobów tworzenia zadań w programie Outlook:

  • Oflaguj wiadomość.

  • Wpisz tekst w polu Wpisz nowe zadanie u góry listy zadań.

  • Utwórz nowe zadanie, używając skrótu klawiaturowego CTRL+SHIFT+K

  • Jeśli prowadzisz samochód, a jest to zgodne z prawem i bezpieczne, nagraj zadania na urządzeniu przenośnym lub telefonie komórkowym przy użyciu funkcji notatek głosowych i przetranskrybuj je później na listę zadań do wykonania.

  • Logo pakietu Office 2010 Jeśli uczestniczysz w spotkaniu, sporządzaj notatki w programie OneNote. Elementy oflagowane w programie OneNote są widoczne na liście zadań programu Outlook 2010.

Sposoby zarządzania zadaniami

Poniżej wymieniono sposoby ułatwiające obsługiwanie zadań:

  • Dodawaj zadania w miarę ich powstawania, wpisując tekst w polu Wpisz nowe zadanie na pasku zadań do wykonania lub u góry listy zadań, w pustym miejscu na dziennej liście zadań bądź klikając przycisk Nowe zadanie na wstążce.

  • Usuwaj zadania, których nie musisz wykonywać. Lista zadań to obszar wyjątkowy — nie dopuszczaj do jej zaśmiecenia, aby nie zmniejszać jej użyteczności. W przypadku wiadomości oflagowanych, które chcesz zachować, kliknij przycisk Usuń z listy, a w przeciwnym razie kliknij po prostu przycisk Usuń.

  • Oznaczaj zadania wykonane jako ukończone, aby były one usuwane z paska zadań do wykonania.

  • Zwiększaj przydatność zadań, zmieniając temat zadania dla wiadomości oflagowanej. Na przykład nazwę wiadomości oflagowanej z wierszem tematu Nie można zmienić członkostwa w grupie za pomocą klawiatury należy zmienić na Odpowiedzieć Tomaszowi, co jest kolejną czynnością związaną z tym zadaniem. Aby zmienić temat zadania, kliknij element na pasku zadań do wykonania i wpisz nowy temat lub kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Zmień nazwę zadania. Zmiana tematu zadania nie powoduje zmiany tematu wiadomości. Zmieniany jest tylko temat widoczny na liście zadań.

  • Stosuj kategorie ułatwiające określanie miejsca, w którym należy się znajdować w celu wykonania kolejnej czynności, a także wyróżnianie niektórych zadań.

  • Zmieniaj rozmieszczenie zadań, aby grupować podobne zadania, na przykład należące do tej samej kategorii. Aby przenieść zadanie, kliknij je na liście zadań i przeciągnij. W ten sposób będzie można pracować równocześnie nad podobnymi zadaniami.

  • Przeciągaj zadania na dziennej liście zadań i pasku zadań do wykonania na dzień, w którym planujesz wykonać zadanie. Zadania, które zajmą więcej czasu, przeciągaj na kalendarz, aby zarezerwować sobie czas na ich wykonanie.

Warto utrzymywać dobrą organizację, jednak nie należy poświęcać wiele czasu na ustalanie priorytetu listy zadań i zarządzanie nią. Proces zarządzania listą zadań nie powinien przecież stanowić głównego przedmiotu pracy.

Używanie kalendarza: tworzenie terminów w celu zarządzania czasem

Warto pamiętać, że zawsze będzie więcej zadań do wykonania niż czasu na ich realizację.

W dobrym zarządzaniu czasem uwzględnia się, że potrzebny jest czas na zajmowanie się wiadomościami, zarządzanie terminami i zadaniami oraz zastanawianie się nad tym, co jeszcze trzeba zrobić.

Ten czas można zaplanować dla siebie za pomocą zwykłych terminów i spotkań w kalendarzu. Kalendarz powinien być traktowany jak rzeczywisty plan dotyczący czasu — jeśli zaplanowano wykonanie jakiejś czynności, należy ją wykonywać o tej konkretnej porze.

Czas należy zarezerwować na:

  • Zajmowanie się wiadomościami. Przeznaczenie czasu na zajmowanie się wiadomościami jest szczególnie ważne, jeśli odbiera się wiele wiadomości. Nawet jeśli skonfigurowano reguły powodujące, że do Skrzynki odbiorczej trafiają tylko ważne wiadomości, nadal potrzebny jest czas na zajmowanie się tymi wiadomościami.

Porada : Podczas przetwarzania i czytania wiadomości można zmniejszyć wrażenie nieporządku, minimalizując okienko nawigacji, pasek zadań do wykonania i wstążkę przez kliknięcie przycisku Odczyt Polecenie widoku Odczyt na pasku stanu na pasku stanu. Aby otworzyć wszystko na nowo, należy kliknąć przycisk Normalny Polecenie widoku Normalny na pasku stanu (z lewej strony przycisku Odczyt).

  • Wykonywanie codziennego i cotygodniowego przeglądu zadań i terminów. Przeglądaj kalendarz i zadania, oceniając przy tym terminy i zadania pod kątem priorytetów. Jeśli masz napięty harmonogram, jest to czas na:

  • Rozstrzygnięcie nakładających się terminów, ponieważ nie można być w dwóch miejscach jednocześnie.

  • Zaplanowanie czasu na pracę.

  • Zastanowienie się nad wykonywanym zadaniem, czy jest to dobre wykorzystanie czasu i czy ustalane priorytety są właściwe.

  • Regularne spotykanie się z menedżerem. Regularne spotkania z menedżerem mogą ułatwić omawianie przedmiotu wykonywanej pracy oraz, w razie potrzeby, ustalanie priorytetów na nowo. Aby skonfigurować spotkanie regularne lub cykliczne, kliknij przycisk Cykl Obraz przycisku .

Początek strony

Zadania: wykonywanie pracy

Cotygodniowy przegląd

Ogarnięcie całościowego obrazu czasu i zadań ułatwia nadawanie ważnym pracom wyższego priorytetu niż mniej pilnym zadaniom. Pomaga to także wyraźnie informować inne osoby o tym, co można realistycznie wykonać, a czego nie. Przeglądanie ubiegłego i przyszłego tygodnia ułatwia także przygotowywanie się na cotygodniowe spotkanie z menedżerem lub opracowywanie wiadomości e-mail o stanie realizacji.

Miejsca wykonywania pracy

Po przetworzeniu wiadomości najlepsze miejsce na wykonywanie zadań w programie Outlook (odpowiadanie na wiadomości i tak dalej) to widok Zadania. Przełączenie się do widoku Zadania pozwoli uniknąć rozpraszania się z powodu wiadomości trafiających do Skrzynki odbiorczej.

Zbiorcze przetwarzanie zadań

Przeglądając listę zadań i kalendarz, należy wykonywać podobne zadania w tym samym czasie. Jeśli na przykład ma się tylko kilka minut, można przeprowadzić wszystkie rozmowy telefoniczne (o ile jest ich tylko kilka). Zadania wymagające dużego nakładu energii (dla niektórych może to być odpowiadanie na wiadomości) należy wykonywać wtedy, gdy ma się na nie wystarczająco sił. Zadania, które nie wymagają dużego wysiłku, na przykład czytanie wiadomości o stanie realizacji, należy wykonywać później w ciągu dnia lub gdy tylko odczuwa się spadek energii. Zbiorcze przetwarzanie zadań pozwala jednocześnie czynić postępy w realizacji wszystkich projektów.

Jednym ze sposobów na zbiorcze przetwarzanie zadań jest zmienianie rozmieszczenia z Rozmieść według: Data rozpoczęcia na Rozmieść według: Kategorie. W tym celu należy kliknąć nagłówek Rozmieść według, a następnie kliknąć polecenie Kategorie.

Uwaga : Jeśli istnieją zadania, które blokują wykonywanie pracy przez inne osoby, należy wykonać je najpierw.

Menu rozmieszczania

Kończenie zadań

Po wykonaniu zadań należy oznaczyć je jako ukończone. W programie Outlook 2010 lista ukończonych zadań jest automatycznie zachowywana. Może ona stanowić przydatne podsumowanie wykonanych prac. Jeśli rejestrowanie zadania lub wiadomości nie jest potrzebne, należy usunąć dany element lub wyczyścić flagę.

Polecenie Oznacz jako ukończone na wstążce

Praca w trybie offline

Jeśli ma się wiele zadań do wykonania, warto rozważyć przejście do trybu offline, aby uniknąć zalewu przeszkadzających powiadomień o przychodzących wiadomościach.

Przełączanie się między pracą w trybie online i offline powoduje zmianę ustawień dla wszystkich kont e-mail w profilu programu Outlook.

  • Na karcie Wysyłanie/odbieranie w grupie Preferencje kliknij przycisk Praca w trybie offline.

Polecenie Praca w trybie offline na wstążce wskazujące włączony tryb online

Polecenie Praca w trybie offline jest wyróżnione podczas pracy w trybie offline.

Polecenie Praca w trybie offline na wstążce wskazujące włączony tryb offline

Kliknij wyróżniony przycisk Praca w trybie offline, aby powrócić do trybu online.

Początek strony

Znajdowanie wiadomości: skuteczne wyszukiwanie

Jak znajdować wiadomość od konkretnej osoby

Aby znaleźć wiadomość od konkretnej osoby, kliknij w polu Przeszukaj w folderze referencyjnym (na przykład 1-Referencyjny), a następnie na karcie Wyszukiwanie kliknij przycisk Od.

Polecenie Od na wstążce

Wpisz imię lub nazwisko osoby.

Wyszukiwanie błyskawiczne z kryteriami wyszukiwania Od

Ewentualnie zacznij wpisywać imię lub nazwisko, a następnie naciśnij klawisz strzałki w dół, aby wybrać polecenie Od w celu zawężenia wyników.

Wyszukiwanie błyskawiczne z sugerowanymi kryteriami

Jak znajdować wiadomość z załącznikiem

Aby znaleźć wiadomość z załącznikiem, kliknij w polu Przeszukaj i na karcie Wyszukiwanie kliknij przycisk Ma załączniki.

Polecenie Ma załączniki na wstążce

Wszystkie kryteria wyszukiwania można dodawać, więc aby znaleźć wiadomość od danej osoby z załącznikami, kliknij polecenia na wstążce (Od, Ma załączniki) w celu skonstruowania zapytania.

Przykład wyszukiwania błyskawicznego z wieloma kryteriami wyszukiwania

Znajdowanie wiadomości w całej skrzynce pocztowej

Czasem samo wyszukiwanie w folderze referencyjnym nie wystarczy, aby znaleźć wiadomość — być może ta wiadomość została wysłana lub przez pomyłkę jest przechowywana w innym folderze. W takich przypadkach należy zacząć od wyszukiwania w dowolnym folderze (Skrzynka odbiorcza, 1-Referencyjny i tak dalej), a następnie kliknąć łącze Spróbuj wyszukać ponownie we wszystkich elementach poczty.

Wyszukiwanie błyskawiczne bez wyników

Można także kliknąć przycisk Wszystkie elementy poczty na karcie Wyszukiwanie.

Przycisk Wszystkie elementy poczty na wstążce

Jeśli istnieje podejrzenie, że szukane elementy mogą znajdować się w zaakceptowanych wezwaniach na spotkanie (i przez to w kalendarzu), można rozszerzyć wyszukiwanie do zakresu Wszystkie elementy programu Outlook.

Jeśli zauważono, że wyszukiwania są często przeprowadzane w całej skrzynce pocztowej, można przejść do widoku Backstage i tak ustawić domyślny zakres wyszukiwania, aby wyszukiwać zawsze we wszystkich folderach.

  1. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij pozycję Opcje.

  2. Kliknij pozycję Wyszukiwanie.

  3. W obszarze Wyniki kliknij opcję Wszystkie foldery.

Opcje wyszukiwania błyskawicznego w widoku Backstage

Zatrzymywanie wyszukiwania

Gdy szukany element został już znaleziony i można przejść do wykonywania następnego zadania, kliknij przycisk Przycisk Zamknij wyszukiwanie obok pola wyszukiwania błyskawicznego lub na karcie Wyszukiwanie w grupie Zamykanie kliknij przycisk Zamknij wyszukiwanie.

Polecenia Zamknij wyszukiwanie dla wyszukiwania błyskawicznego

Redagowanie profesjonalnych wiadomości e-mail

Przestrzeganie poniższych reguł ułatwi kreowanie profesjonalnego wizerunku i skuteczne przekazywanie informacji.

Podstawowe zasady tworzenia profesjonalnych wiadomości: co należy robić

  • Przeczytaj wiadomość zanim ją wyślesz.

  • Twórz tematy opisowe i ukierunkowane na działanie. Na przykład Zespół sprzedaży: proszę o wysłanie proponowanych dat wycofania zarządu, gdzie Zespół sprzedaży to nazwa grupy, a proszę o wysłanie to działanie. Inne przydatne przedrostki to DW: oraz Wymagane działanie.

  • Jeśli wymagane jest podjęcie działania, określ swoje oczekiwania w polu Temat.

  • Zmieniaj temat wiadomości, jeśli przedmiot konwersacji ulega zmianie.

  • Twórz wszystkie wiadomości tak, aby były zwięzłe i rzeczowe.

  • Organizuj treść wiadomości od najbardziej do najmniej ważnych aspektów.

  • Rozważ możliwość pogrubienia czcionki ważnych informacji.

  • Umieszczaj elementy związane z działaniem lub pytania w osobnych wierszach, aby wyróżniały się i były łatwe do zauważenia.

  • Pogrubiaj czcionkę imion osób przy zadawaniu pytań. Na przykład Tomasz: jaki jest stan projektu?

  • Ogranicz liczbę osób, do których wysyłasz wiadomość, tylko do tych, które muszą ją przeczytać.

  • Umieszczaj osoby, które muszą być poinformowane, w wierszu DW.

  • Umieszczaj osoby, które mają odpowiedzieć lub podjąć działanie, w wierszu Do.

  • W razie potrzeby używaj podpisów, ale niech będzie to podpis prosty, krótki, profesjonalny i, o ile to możliwe, pozbawiony grafiki.

  • Jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, nie wysyłaj wiadomości. Zadzwoń lub Logo pakietu Office 2010 wyślij wiadomość błyskawiczną.

  • Jeśli uczestniczysz w konwersacji e-mail, która ma ponad 10 wiadomości bez rozwiązania, rozważ możliwość zorganizowania spotkania w celu omówienia problemu. Poczta e-mail nie zawsze jest skutecznym sposobem na rozwiązywanie złożonych problemów. Zaznacz wiadomość i na karcie Narzędzia główne w grupie Odpowiadanie kliknij przycisk Spotkanie.

Polecenie Odpowiedź ze spotkaniem

  • Identyfikuj wiadomości, które wymagają bardziej rozbudowanej odpowiedzi. Jeśli nie masz czasu na zredagowanie pełnej odpowiedzi od razu, powiadom nadawcę, że rozpatrujesz problem i udzielisz odpowiedzi przed wskazaną godziną lub datą. Oznaczaj je flagą jako elementy do wykonania później.

  • Nie nadużywaj opcji Wysoka ważność Ikona Wysoka ważność .

Grupa Znaczniki na wstążce

  • Jeśli zadajesz pytanie, a udzielić na nie odpowiedzi może kilka osób, wybierz tylko jedną osobę, zamiast wysyłać pytanie do grupy.

Monitorowanie: oznaczanie flagą przy wysyłaniu

Gdy wysyłasz wiadomość do osoby, od której oczekujesz odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

  • Oflaguj ją dla siebie przy wysyłaniu.

  • Zmień nazwę oflagowanego zadania związanego z wiadomością na pasku zadań do wykonania, aby zaczynało się od tekstu Flaga monitująca.

  • Oznacz ją kategorią @Czekanie.

  • Po wykonaniu tych trzech kroków pamiętaj, że kolejną czynnością jest wysłanie następnej wiadomości lub czekanie na odpowiedź.

Porada : Pamiętanie o wysłaniu następnej wiadomości często okazuje się bardziej skuteczne niż oflagowywanie wiadomości dla adresata. Podobnie jest w sytuacji, gdy w wiadomości obiecało się wykonanie jakiejś czynności — warto ją oflagować, aby na pasku zadań do wykonania pojawiło się zadanie przypominające o tym.

Podstawowe zasady tworzenia profesjonalnych wiadomości: czego nie należy robić

  • Nie używaj papeterii.

  • Nie uwzględniaj swojego menedżera w każdej wysyłanej wiadomości.

  • Nie wysyłaj wiadomości pod wpływem złości. Lepiej ją napisać, zapisać w folderze wersji roboczych i wrócić do niej później.

  • Nie oczekuj szybkiej odpowiedzi, jeśli wysyłasz długie wiadomości (zawierające więcej niż dwa akapity).

  • Nie wysyłaj wiadomości monitującej po upływie mniej niż dnia od czasu wysłania pierwszej wiadomości. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w terminie, spróbuj użyć telefonu lub Logo pakietu Office 2010 wiadomości błyskawicznych.

  • Nie używaj potwierdzeń przeczytania ani potwierdzeń dostarczenia w każdej wysyłanej wiadomości. Używaj ich tylko wtedy, gdy nie masz pewności, że adresaci odbiorą wiadomość.

  • Nie dołączaj flag ani oznaczenia Ikona Wysoka ważność do każdej wysyłanej wiadomości. W przeciwnym razie adresaci przywykną do ich ignorowania.

  • Nie pisz WSZYSTKIEGO WERSALIKAMI.

  • Nie wysyłaj załączników — zamiast tego wysyłaj łącza. Ta reguła dotyczy szczególnie wezwań na spotkanie, w przypadku których załączniki mogą znacząco zwiększyć wykorzystanie przydziału na serwerze.

  • Nie rozwijaj list dystrybucyjnych. Rozwinięcie list dystrybucyjnych utrudni odczytywanie wiadomości i spowoduje umieszczanie ich w niewłaściwych folderach poczty u osób korzystających z reguł.

  • Nie posługuj się sarkazmem. Twoje poczucie humoru może zostać źle zrozumiane.

  • Nie pisz niczego, co nie powinno zostać odczytane przez wszystkich w firmie. Nigdy nie wiadomo, gdzie wiadomość może trafić.

  • Nie używaj pochylonych ani „zabawnych” czcionek, które są mało czytelne.

  • Nie używaj czerwonej czcionki, ponieważ trudno ją odczytać i może zostać odebrana jako wyraz krytyki.

  • Nie używaj opcji Odpowiedz wszystkim, gdy wysyłasz do grupy kontaktów prośbę o usunięcie. Nigdy.

Porada dotycząca grup kontaktów (wcześniej nazywanych listami dystrybucyjnymi)

W razie odpowiadania dużej grupie kontaktów należy postępować zgodnie ze wszystkimi zasadami określającymi, co należy, a czego nie należy robić.

Jeśli potrzeba więcej informacji lub problem jest analizowany osobno, należy odpowiedzieć całej grupie kontaktów, aby powiadomić wszystkich, że jest się osobą udzielającą odpowiedzi, a potem wysłać odpowiedzi poszczególnym osobom oddzielnie. Po rozstrzygnięciu problemu nie należy zapominać o wysłaniu rozwiązania grupie kontaktów. Dzięki temu inne osoby w grupie kontaktów będą się mogły odwoływać do rozwiązania.

Jak przekierowywać osoby

Jeśli do grupy kontaktów, do której należysz, ktoś wysłał wiadomość, a lepszej odpowiedzi udzieliłaby na nią inna osoba lub grupa kontaktów, wykonaj następujące czynności:

  • Odpowiedz, umieszczając właściwą grupę kontaktów lub osobę w wierszu Do.

  • Wyślij odpowiedzi do właściwej grupy kontaktów lub osoby.

  • Nie umieszczaj pierwotnej grupy kontaktów w wierszu UDW, ponieważ wiadomość nie zostanie przefiltrowana przez reguły innych osób. Zamiast tego pozostaw grupę kontaktów w wierszu Do lub DW.

  • Jeśli jesteś w trakcie przejmowania nowej roli i regularnie przekierowujesz osoby, skonfiguruj szybki krok.

Jak usunąć się z grupy kontaktów

Jeśli odbierana jest poczta od grupy kontaktów, do której nie chce się należeć, należy wysłać wiadomość do administratora sieci lub właściciela grupy kontaktów z prośbą o usunięcie. Nie należy odpowiadać całej grupie kontaktów. Aby znaleźć właściciela grupy kontaktów, należy kliknąć dwukrotnie nazwę grupy kontaktów w wierszu Do.

Jak używać komentarzy w tym samym wierszu

Dodawanie komentarzy w tym samym wierszu w odebranej wiadomości to wygodny sposób odpowiadania na pytania i odnoszenia się bezpośrednio do poruszonych zagadnień. Za najbardziej skuteczną metodę uznaje się wykonywanie następujących czynności:

  1. W wiadomości wspomnij, że w wierszach zostały umieszczone komentarze. Na przykład dołącz tekst „Patrz dodatkowe komentarze poniżej”.

  2. Odróżnij tekst od wiadomości oryginalnej. W tym celu możesz:

    • zmienić kolor czcionki;

    • poprzedzić komentarz swoim imieniem i nazwiskiem lub inicjałami w nawiasach, na przykład [Michał Chmiela];

      Obraz

    • zmienić czcionkę na kursywę lub pogrubioną bądź zastosować oba formatowania.

  3. Nie usuwaj niczego, co nie zostało przez Ciebie napisane.

Aby opatrzyć komentarzem tylko niewielki fragment dłuższej wiadomości, należy skopiować tę część wiadomości do odpowiedzi, wyróżnić ją innym kolorem i umieścić cytat w cudzysłowie, a następnie wpisać swoją odpowiedź.

Kiedy używać funkcji UDW

Dodanie nazwy adresata w polu UDW wiadomości powoduje, że do adresata jest wysyłana kopia wiadomości, ale jego nazwa nie jest widoczna dla innych adresatów wiadomości.

Funkcji UDW należy używać do usuwania dodatkowych osób z konwersacji e-mail, jeśli uznano, że nie potrzebują one dodatkowych wiadomości e-mail, albo temat konwersacji uległ zmianie.

Jeśli na przykład jest się jedną z pięciu osób, które otrzymały pytanie, i chce się udzielić na nie odpowiedzi, należy przenieść pozostałe cztery osoby do wiersza UDW i napisać na przykład „Ukryte kopie do Anny, Krzysztofa, Dariusza i Tomasza. Oto odpowiedź...”. Dzięki temu kolejne wiadomości będą potem wymieniane tylko między daną osobą a oryginalnym nadawcą.

Nie należy używać funkcji UDW w celu informowania innej strony (na przykład swojego menedżera) o poufnej wiadomości. Adresat UDW może nie zdawać sobie sprawy z tego, że otrzymał kopię UDW i może odpowiedzieć wszystkim, ujawniając fakt, że otrzymał wiadomość UDW. Może to zostać odebrane jako podstępne działanie ze strony nadawcy.

Zamiast używać funkcji UDW w celu informowania innej strony o problemie, należy przekazać wiadomość dalej po jej wysłaniu.

Początek strony

Kalendarz i spotkania

Kiedy jest odpowiedni moment na wyznaczenie spotkania

Spotkanie należy wyznaczyć, gdy:

  • nowa grupa osób współpracuje ze sobą po raz pierwszy;

  • między kilkoma osobami zostało już wymienionych ponad 10 stosunkowo długich wiadomości;

  • potrzebna jest dyskusja, burza mózgów lub współpraca;

  • spotkanie jest najskuteczniejszą metodą na poczynienie postępów — należy przy tym jasno określić cel spotkania jeszcze przed jego zorganizowaniem.

Kogo zaprosić

Zapraszać należy tylko te osoby, których uczestnictwo jest niezbędne. Każda kolejna zaproszona osoba powoduje podwyższenie stopnia złożoności spotkania i utrudnia zapanowanie nad nim. Z drugiej strony, jeśli trzeba podjąć decyzję, należy się upewnić, że na spotkaniu będą obecni wszyscy główni zainteresowani — w przeciwnym razie spotkanie będzie tylko marnowaniem czasu i zasobów.

Jak wybrać termin spotkania

W celu określenia terminu, w którym wszyscy mogą się spotkać, należy przejrzeć w kalendarzu informacje wolny/zajęty wszystkich zaproszonych osób. Aby wyświetlić dostępność wszystkich uczestników spotkania, należy użyć Asystenta planowania.

Dostępność uczestników jest przedstawiona na siatce godzin wolnych/zajętych. Zielona pionowa linia przedstawia początek spotkania, natomiast czerwona — jego koniec.

Siatka godzin wolnych/zajętych w programie Outlook

Aby wyświetlić Asystenta planowania podczas redagowania wezwania na spotkanie, wykonaj następujące czynności:

  • Na karcie Spotkanie w grupie Pokazywanie kliknij przycisk Asystent planowania.

W okienku Wyszukiwanie pomieszczeń są widoczne sugerowane najlepsze godziny spotkania (gdy większość uczestników jest dostępna). Aby wybrać czas spotkania, kliknij sugerowaną godzinę w okienku Wyszukiwanie pomieszczeń w sekcji Sugerowane godziny lub wybierz godzinę na siatce godzin wolnych/zajętych.

Okienko Sugerowane godziny dla zaproszenia na spotkanie

Uwaga : Jeśli okienko Wyszukiwanie pomieszczeń nie jest widoczne, kliknij przycisk Wyszukiwanie pomieszczeń na karcie Spotkanie w grupie Opcje.

Polecenie Wyszukiwanie pomieszczeń na wstążce

Jeśli często tworzone są spotkania z tą samą grupą osób, należy utworzyć grupę w okienku nawigacji, aby informacje wolny/zajęty tych osób były lepiej widoczne. Te grupy mogą także obejmować pomieszczenia, co ułatwia znajdowanie dostępnego pomieszczenia na spotkanie.

Aby utworzyć grupę kalendarza, wykonaj następujące czynności:

  • W widoku Kalendarz na karcie Narzędzia główne w grupie Zarządzanie kalendarzami kliknij przycisk Grupy kalendarzy, a następnie kliknij polecenie Utwórz nową grupę kalendarzy.

Kiedy spotykać się osobiście, a kiedy zdalnie

Spotkania osobiste są zalecane, gdy:

  • to pierwszy raz, kiedy dana grupa będzie ze sobą współpracować;

  • będą pokazywane lub przekazywane do wglądu elementy nieelektroniczne;

  • jest to spotkanie na zasadzie burzy mózgów;

  • jest to spotkanie nastawione na intensywną współpracę;

  • nie wszyscy mają telefon, Logo pakietu Office 2010 program Office Live Meeting lub właściwy sprzęt i oprogramowanie do obsługi spotkań elektronicznych.

W przeciwnym razie należy rozważyć użycie programu Live Meeting lub telekonferencję.

Porada : Jeśli do miejsca spotkania trzeba odbyć podróż, należy zaplanować w kalendarzu czas na podróż przed spotkaniem i po nim.

Jak obsługiwać powiązane dokumenty

W ramach przygotowań do spotkania często powstają pewne dokumenty, które trzeba udostępnić przed spotkaniem lub w jego trakcie.

Logo pakietu Office 2010 Jeśli wszyscy uczestnicy są połączeni z siecią firmową, dokumenty należy umieścić w witrynie programu SharePoint lub na udostępnionym dysku sieciowym.

Logo pakietu Office 2010 Jeśli dowolny z uczestników pochodzi spoza firmy (na przykład dostawca, który nie ma dostępu do intranetu), warto rozważyć użycie programu SharePoint Workspace.

Nie należy wysyłać załączników w wezwaniach na spotkanie.

Przygotowywanie planu na podstawie zadań

  • Kategoria @Spotkanie to główne miejsce na elementy planu spotkania   .

Utwórz jedno zadanie, oznacz je kategorią @Spotkanie i wyznacz datę rozpoczęcia lub datę ukończenia na dzień spotkania. Gdy termin spotkania będzie się zbliżał, a wraz z nim będą się wyłaniać nowe punkty do omówienia, dodawaj do zadania komentarze, punkty i przemyślenia w miarę ich powstawania. To zadanie stanie się planem spotkania.

Po spotkaniu oznacz zadanie jako ukończone i utwórz nowe zadania związane z czynnościami do wykonania.

  • Aby omówić zestaw wiadomości lub tylko jedną wiadomość...   

Jeśli masz wiadomość, na temat której chcesz porozmawiać na spotkaniu, oflaguj ją na dzień spotkania i oznacz kategorią @Spotkanie.

Jeśli planujesz omówienie więcej niż trzech wiadomości, nie oznaczaj każdej z nich flagą, ponieważ spowoduje to nieporządek na liście zadań. Zamiast tego utwórz nowe zadanie z nazwą spotkania, kliknij prawym przyciskiem myszy i przeciągnij wiadomości do zadania (kopiując je na bieżąco). Oznacz to zadanie kategorią @Spotkanie.

  • Aby uzyskać więcej miejsca na przemyślenia...   

Logo pakietu Office 2010 Jeśli współpracujesz z innymi osobami albo po prostu potrzebujesz więcej miejsca na przemyślenia, rozważ użycie notesu programu OneNote, który można udostępnić za pośrednictwem witryny programu SharePoint lub na serwerze lokalnym. Program OneNote 2010 udostępnia bardziej zaawansowane możliwości sporządzania notatek niż zadania programu Outlook 2010.

W trakcie spotkania: jak współpracować

Narzędzie używane do współpracy podczas spotkania zależy od lokalizacji uczestników i ich możliwości dostępu do niego.

Jeśli współpracuje się nad dokumentem i wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu, można korzystać z funkcji Śledź zmiany oraz Komentarze w programie Word.

Logo pakietu Office 2010 Jeśli prowadzi się prezentację, a niektóre osoby uczestniczą w niej zdalnie, można korzystać ze spotkania online i funkcji rozmowy w programie Microsoft Lync lub, w przypadku spotkań mniej oficjalnych, połączyć wszystkich uczestników za pośrednictwem rozmowy grupowej programu Microsoft Lync i udostępnić swój pulpit lub drugi monitor:

Okno programu Microsoft Lync z opcjami udostępniania ekranu

Logo pakietu Office 2010 Jeśli współpraca ma przebiegać bardziej dynamicznie, można sporządzać notatki wspólnie w jednym notesie programu OneNote. Jeśli notes nie jest udostępniony, notatki można wysłać w wiadomości po spotkaniu.

Logo pakietu Office 2010 W przypadku sporządzania notatek lub protokołu na spotkanie można za pomocą programu OneNote wstawić do notatek szczegóły dotyczące spotkania z programu Outlook. Po spotkaniu notatki można wysłać do jego uczestników w formie wiadomości.

Jak zakończyć spotkanie cykliczne

Gdy seria spotkań dobiegnie końca, zamiast anulować spotkanie, co spowodowałoby usunięcie wszystkich historycznych wystąpień spotkania, należy zmienić wzorzec cyklu na taki, który kończy się wraz z ostatnim wystąpieniem spotkania. W tym celu należy kliknąć przycisk Cykl i zmienić datę końcową.

Kiedy i jak udostępniać kalendarz

Udostępnianie kalendarza nie musi być potrzebne, ponieważ godziny wolne/zajęte są widoczne dla wszystkich w organizacji, jednak niekoniecznie wraz z zawartością lub tematem spotkań i terminów. Swój kalendarz można jednak łatwo udostępnić zespołowi, jeśli jego członkowie mają mieć możliwość wyświetlania wszystkich zawartych w nim spotkań i terminów.

W imieniu użytkownika kalendarzem może zarządzać też ktoś inny, na przykład asystent, który może akceptować lub odrzucać spotkania za użytkownika. W takim przypadku kalendarz można delegować. Jeśli kalendarz jest delegowany, należy wybrać tylko jedną osobę — nie należy wyznaczać wszystkich na pełnomocników dla kalendarza. Istnienie więcej niż jednego pełnomocnika może prowadzić do powstawania błędów w kalendarzu.

Logo pakietu Office 2010 Zamiast udostępniać swój kalendarz, można utworzyć kalendarz programu SharePoint dla działań grupowych, do którego każdy ma dostęp. Można na przykład utworzyć w witrynie programu SharePoint kalendarz, aby śledzić plany urlopowe członków grupy.

W przypadku wyznaczania spotkań z osobami, które nie mają dostępu do informacji wolny/zajęty, na przykład z osobami spoza firmy, można wysłać swój kalendarz w wiadomości.

Uwaga : To, czy kalendarz jest udostępniony, zależy od wersji programu Microsoft Exchange Server działającej w systemie i od sposobu skonfigurowania serwera przez administratora.

Początek strony

Kontakty

Kiedy używać kontaktów programu Outlook 2010 w środowisku firmowym

Nawet w przypadku pracy dla firmy, która posiada globalną listę adresową, czasem zachodzi potrzeba zachowania kontaktu w programie Outlook 2010. Kontakty należy tworzyć dla:

  • osób spoza firmy;

  • osób, w przypadku których chce się o czymś pamiętać albo dodać informacje do ich danych kontaktowych, na przykład datę urodzin;

  • osób, z którymi zamierza się zsynchronizować telefon komórkowy, zwłaszcza jeśli telefon nie jest połączony z firmową książką adresową albo na wypadek braku łączności.

Kiedy utworzyć grupę kontaktów w programie Outlook 2010

Grupy kontaktów (nazywane wcześniej osobistymi listami dystrybucyjnymi) należy tworzyć w programie Outlook 2010, aby ułatwić wysyłanie wiadomości do grupy osób spoza firmy. Dla wszystkich grup wewnątrz firmy należy utworzyć publiczną grupę kontaktów (informacje na temat sposobu jej tworzenia można uzyskać od administratora systemu informatycznego).

Początek strony

Często zadawane pytania

Co to są szybkie kroki?

Funkcja Szybkie kroki, będąca nowością w programie Outlook 2010, umożliwia wykonywanie wielu czynności za pomocą jednego kliknięcia. Jest to przydatne narzędzie ułatwiające utrzymanie porządku w Skrzynce odbiorczej oraz ogólne zwiększenie wydajności podczas używania programu Outlook. Gdy tylko wystąpi sytuacja, w której trzeba powtórnie wykonywać te same czynności w programie Outlook, warto utworzyć szybki krok.

Uwaga : Szybkie kroki mają zastosowanie tylko w przypadku elementów poczty (czyli elementów w Skrzynce odbiorczej).

Dlaczego okienko odczytu ma być pokazywane po prawej stronie, a nie na dole (lub być wyłączone)?

Czytanie dłuższej kolumny wąskiego tekstu jest łatwiejsze niż czytanie krótszej, ale szerszej sekcji tekstu. Dzieje się tak, ponieważ łatwiej jest przenosić wzrok w dół niż od lewej do prawej na długich odległościach, co może zmuszać do poruszania głową i szyją oraz prowadzić do zmęczenia. Lepiej, żeby okienko odczytu było włączone, aby nie trzeba było otwierać każdej wiadomości w celu odczytania jej zawartości.

Co zrobić z folderami, które nie są już potrzebne?

Lista folderów w okienku nawigacji powinna być zarezerwowana na często używane foldery. Jeśli jest zapełniona folderami, których się nawet nie rozpoznaje, należy przenieść całą pocztę do folderu referencyjnego i usunąć istniejące foldery.

Jak mogę oznaczyć wszystkie wiadomości wysłane tylko do mnie na niebiesko?

  1. Na karcie Widok w grupie Widok bieżący kliknij pozycję Ustawienia widoku.

Polecenie Ustawienia widoku na wstążce

  1. W oknie dialogowym Ustawienia zaawansowane widoku kliknij pozycję Formatowanie warunkowe.

Okno dialogowe Ustawienia zaawansowane widoku

  1. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe kliknij przycisk Dodaj.

  2. W polu Nazwa wpisz Ja, a następnie kliknij przycisk Czcionka.

  3. W oknie dialogowym Czcionka w obszarze Kolor kliknij pozycję Niebieski, a następnie kliknij przycisk OK.

  4. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe kliknij przycisk Warunek.

  5. W oknie dialogowym Filtr zaznacz pole wyboru Gdzie występuję obok pozycji w wierszu Do, bez innych adresatów, a następnie kliknij przycisk OK w każdym otwartym oknie dialogowym.

Kiedy należy używać widoku konwersacji?

Widok konwersacji jest przydatny, gdy:

  • wiadomości są sprawdzane rzadziej, przez co jednorazowo jest ich więcej do przejrzenia;

  • istnieje wiele wątków wiadomości, w których występuje wiele wypowiedzi kierowanych w obie strony;

  • potrzeba wyświetlić kontekst, aby dowiedzieć się, kto komu odpowiedział;

  • otrzymuje się wiele wiadomości.

Wyświetlając wiadomości w widoku konwersacji, można łatwo zobaczyć, które konwersacje cechowały się największą liczbą wiadomości wymienianych w obu kierunkach. W takich przypadkach może być wymagane przeczytanie tylko ostatniej wiadomości w konwersacji i udzielenie na nią odpowiedzi. Można także zaznaczyć całą konwersację, aby z nią pracować. Na przykład może istnieć długa seria wiadomości, z których ostatnia brzmi „Dziękuję, to rozwiało moje wątpliwości” — wówczas można po prostu usunąć całą konwersację.

W widoku konwersacji można także wyświetlać wiadomości z innych folderów, co jest szczególnie przydatne, gdy odbiera się nową wiadomość w długiej konwersacji — wówczas jest widoczna cała historia łącznie z odpowiedziami.

Czy należy przechowywać wiadomości służbowe razem z osobistymi?

Ograniczenie liczby miejsc, w których odczytuje się wiadomości, nie oznacza, że należy mieszać wiadomości służbowe z osobistymi. Najlepszym rozwiązaniem jest używanie osobnych kont poczty do komunikacji związanej z pracą i osobistej. Należy jednak ograniczać liczbę posiadanych adresów e-mail. Na szczęście w programie Outlook 2010 można wyświetlać wiele kont jednocześnie. Wiadomości związane z pracą (z programu Exchange Server) można wyświetlać w jednym pliku danych, a informacje z konta usługi Outlook.com (z dodatkiem Outlook Connector) oraz Google Gmail w innym pliku danych, korzystając z tego samego profilu w programie Outlook 2010.

Do czego przydają się stany przeczytane i nieprzeczytane?

Stany przeczytane i nieprzeczytane w programie Outlook 2010 ułatwiają pracę, ponieważ szybko pokazują, które wiadomości zostały przeczytane co najmniej raz, a które nie. Stany przeczytane i nieprzeczytane można jednak łatwo ustawić, klikając poszczególne wiadomości, więc nie stanowią one idealnego rejestru — są tylko narzędziem.

Aby szybko oznaczyć wiadomość jako przeczytaną, należy użyć skrótu klawiaturowego CTRL+Q. Aby oznaczyć ją jako nieprzeczytaną, należy nacisnąć klawisze CTRL+U.

Dlaczego stan przeczytane/nieprzeczytane nie wystarcza?

Niektóre osoby próbują za pomocą stanów przeczytane i nieprzeczytane wskazywać, czy wiadomość jest elementem nowym, czy referencyjnym. Stan nieprzeczytane nie jest jednak niezawodny, ponieważ gdy tylko wiadomość utraci fokus (po kliknięciu innej wiadomości), jest ona automatycznie oznaczana jako przeczytana, a wiadomości na innych urządzeniach (na przykład na telefonach) bywają zbyt często oznaczane jako przeczytane. Przeczytanie wiadomości po raz kolejny jest nieuchronne i jeszcze raz trzeba będzie poświęcić czas na zastanowienie się nad tym, jakie działanie jest wymagane. Używanie stanu nieprzeczytane/przeczytane w celu rozgraniczenia między tymi elementami w Skrzynce odbiorczej, które są „zadaniami”, a tymi, które po prostu nie zostały jeszcze przetworzone, zwykle nie sprawdza się w sytuacjach, gdy odbiera się wiele wiadomości, z których niektóre nigdy nie zostaną przeczytane, ponieważ na podstawie tematu stwierdzono, że ich czytanie nie jest konieczne. O wiele skuteczniejszym planem obsługi Skrzynki odbiorczej jest przechodzenie przez wiadomości i podejmowanie decyzji o dalszych związanych z nimi działaniach. Następnie wiadomość powinna opuścić Skrzynkę odbiorczą, a nie pozostać „nieprzeczytana”. 

Dlaczego należy przechowywać wiadomości?

Utworzenie centralnego repozytorium na wiadomości to dobre rozwiązanie, ponieważ umożliwia późniejsze odwołanie się do wiadomości, które już przetworzono. Ograniczona liczba folderów do wyszukiwania (1-Referencyjny i 2-Osobiste) eliminuje obawę o to, że wiadomość będzie nieprawidłowo przechowywana, a także konieczność kopiowania wiadomości do wielu folderów, jeśli dotyczy ona więcej niż jednego tematu lub projektu.

Nie oznacza to, że nie ma potrzeby przeglądania wiadomości dotyczących konkretnego tematu lub projektu. Program Outlook 2010 udostępnia w tym celu lepsze narzędzia — takie jak kategorie i foldery wyszukiwania — pozwalające na skuteczne wyszukiwanie.

Dlaczego mam mieć tylko jeden folder referencyjny?

Posiadanie pojedynczego folderu sprawia, że nie trzeba zastanawiać się nad tym, w którym folderze znajdują się dane wiadomości, a do tego wiadomo, że cała zawartość tego folderu to elementy przejrzane przedtem, które miały zostać zachowane.

Posiadanie wielu folderów oznacza, że każdorazowe przechowywanie wiadomości zmusza do podejmowania decyzji o folderze, którego należy użyć. Staje się to jeszcze bardziej skomplikowane, jeśli istnieje więcej niż jeden właściwy folder dla danej wiadomości. Wiele możliwości wyboru powoduje, że wiele folderów pozostaje nieużywanych, co prowadzi do powstawania nieporządku.

Pozostawienie w Skrzynce odbiorczej wszystkich wiadomości nie wydaje się czymś strasznym, jednak wiążą się z tym ukryte koszty, które ponosi się za każdym razem, gdy patrząc na wiadomości trzeba się zastanowić, czy danym elementem już się zajęto, czy też znajduje się tu tylko w celach referencyjnych. Skrzynka odbiorcza wypełniona tylko nowymi elementami zapewnia również spokój. Skrzynka odbiorcza to miejsce, na które mogą wywierać wpływ inne osoby, natomiast elementy umieszczane w folderze referencyjnym zależą tylko od uznania użytkownika.

Dlaczego potrzebuję różnych folderów na grupy kontaktów?

  • Ikona archiwum Różne częstotliwości archiwizowania    W zależności od tematu i częstotliwości autoarchiwizacji należy utworzyć różne foldery dla różnych grup kontaktów. Jeśli na przykład należy się do grupy kontaktów do rezerwowania miejsc w samochodach znajomych dojeżdżających do pracy, wiadomości w folderze Dojazdy ze znajomymi powinny być usuwane codziennie. Grupa kontaktów zajmująca się tematem związanym z pracą powinna być archiwizowana rzadziej, na przykład co rok.

  • Wydajne grupowanie konwersacji    Jeśli utworzono oddzielne foldery na tematyczne grupy kontaktów, można wyświetlać całe konwersacje zgrupowane razem. W razie potrzeby można przeprowadzać wydajne wyszukiwanie w folderze.

Dlaczego potrzebuję osobnych folderów na grupy kontaktów i źródła danych RSS?

Wiadomości wysyłane do dużych list dystrybucyjnych i do kanałów informacyjnych RSS mogą łatwo zalać Skrzynkę odbiorczą. Te strumienie informacji należy traktować podobnie jak dużą gazetę — może ona zawierać przydatny lub ciekawy artykuł, ale czytanie jej całej zajęłoby sporo czasu. Stosowanie reguł ułatwia czytanie tego, co jest najważniejsze i bezpośrednio dotyczy użytkownika.

Która grupa kontaktów powinna trafić do folderu zamiast do Skrzynki odbiorczej?

Dobrymi kandydatami do zastosowania reguły listy dystrybucyjnej i folderu są listy dystrybucyjne, które:

  • odbierają wiele wiadomości,

  • są kierowane do wielu osób.

Do folderu nie powinny trafiać wiadomości na poziomie firmy zawierające ważne informacje (na przykład od Dyrektora Generalnego) ani wiadomości od działu informatycznego o przestoju w pracy serwera. Dla wiadomości do grupy kontaktów, które tylko czasami zawierają przydatne lub ciekawe informacje, niezależnie od ich częstotliwości, należy utworzyć regułę i folder.

Jak skonfigurować reguły dla kanałów informacyjnych RSS?

Jeśli subskrybuje się kilka kanałów informacyjnych RSS, należy je traktować jak kolejną listę dystrybucyjną. Interesujące elementy RSS należy przenosić (na podstawie słów kluczowych) do Skrzynki odbiorczej, a w przypadku innych należy pozwolić na ich automatyczne przechowywanie w folderach RSS.

Co w sytuacji, gdy mam zasady przechowywania lub archiwum online w programie Exchange Server?

Zamiast autoarchiwizacji należy korzystać z rozwiązania używanego w organizacji i, jak zawsze, postępować zgodnie z zasadami firmy. Jeśli zgodnie z zasadami firmy należy mieć wiele folderów na każdy typ elementu, należy postępować zgodnie z tymi zasadami.

Jak skonfigurować regułę „odpowiedzi automatyczne”?

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  3. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Kreator reguł w obszarze Rozpoczynanie od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. W obszarze Krok 1 zaznacz pole wyboru wykorzystującej formularz o nazwie. (Może być konieczne przewinięcie w dół w celu znalezienia tej opcji).

  6. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję o nazwie, a następnie wybierz pozycję Akceptacja wezwania na spotkanie i Wstępna akceptacja spotkania. Po dodaniu tych dwóch formularzy kliknij przycisk Zamknij, a następnie przycisk Dalej w głównym oknie Kreator reguł. Upewnij się, że z listy u góry okna dialogowego wybrano pozycję Formularze aplikacji — w przeciwnym razie nie będzie można odnaleźć pozycji Akceptacja wezwania na spotkanie i Wstępna akceptacja spotkania.

Okno dialogowe Wybieranie formularza

  1. Wybierz następujący wyjątek: chyba że jej treść zawiera określone słowa.

  2. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję określone słowa, wpisz spację, kliknij przycisk Dodaj, a następnie przycisk OK.

  3. Kliknij przycisk Zakończ.

Jak skonfigurować regułę „Do mnie”?

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  3. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Kreator reguł w obszarze Rozpoczynanie od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. Zaznacz pole wyboru z moim imieniem w polu „Do” lub „DW”, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  6. Zaznacz warunek zaniechanie przetwarzania dalszych reguł (może być konieczne przewinięcie w dół w celu znalezienia tej opcji), a następnie kliknij przycisk Zakończ.

Jak skonfigurować regułę „zaproszenia na spotkanie wysyłane do Skrzynki odbiorczej”?

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  3. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Kreator reguł w obszarze Rozpoczynanie od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. Zaznacz warunek będącej zaproszeniem na spotkanie lub aktualizacją (może być konieczne przewinięcie w dół w celu znalezienia tej opcji), a następnie kliknij przycisk Dalej.

  6. Zaznacz akcję zaniechanie przetwarzania dalszych reguł (może być konieczne przewinięcie w dół w celu znalezienia tej opcji), a następnie kliknij przycisk Zakończ.

Jak skonfigurować regułę „odłóż elementy wysłane”?

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  3. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Kreator reguł w obszarze Rozpoczynanie od pustej reguły wybierz pozycję Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. Kliknij ponownie przycisk Dalej, aby ta reguła była stosowana do każdej wysyłanej wiadomości.

  6. Zaznacz pole wyboru odłóż dostarczenie o podaj liczbę min.

  7. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję podaj liczbę, a następnie w oknie dialogowym Dostarczanie z opóźnieniem kliknij przycisk OK. (W polu min jest wyświetlana domyślna wartość 1).

  8. Kliknij przycisk Dalej.

  9. Zaznacz następujący warunek: chyba że jest opatrzona ważnością.

  10. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję ważnością, a następnie wybierz pozycję Wysoka ważność.

  11. Kliknij przycisk Dalej i nadaj tej regule nazwę Elementy wysłane.

  12. Kliknij przycisk Zakończ.

Uwaga : Jest to reguła tylko po stronie klienta, co oznacza, że nie będzie działać, gdy program Outlook 2010 nie będzie uruchomiony.

Jak skonfigurować regułę „listy dystrybucyjne”?

Dla każdej listy dystrybucyjnej lub grupy kontaktów, których jest się członkiem, ale czytanie wszystkich wiadomości nie jest konieczne, należy utworzyć regułę.

  1. Kliknij kartę Plik.

  2. Kliknij pozycję Zarządzaj regułami i alertami.

  3. W oknie dialogowym Reguły i alerty na karcie Reguły wiadomości e-mail kliknij przycisk Nowa reguła.

  4. W oknie dialogowym Kreator reguł w obszarze Zorganizuj swoją pracę wybierz pozycję Przenoszenie wiadomości od określonej osoby do folderu, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  5. Zaznacz pole wyboru od osoby lub grupa publiczna.

  6. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję osoby lub grupa publiczna, dodaj grupę kontaktów, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  7. Zaznacz pola wyboru przenieś ją do folderu [wybierz folder] i zaniechanie przetwarzania dalszych reguł. (Może być konieczne przewinięcie w dół w celu znalezienia tej opcji).

  8. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję wybierz folder i wybierz odpowiedni folder listy dystrybucyjnej, a następnie kliknij przycisk Dalej.

  9. Zaznacz następujące wyjątki: chyba że jestem wymieniony w polu „Do” lub „DW” i chyba że jej temat lub treść zawiera określone słowa.

  10. W obszarze Krok 2 kliknij pozycję określone słowa i wpisz wszystkie słowa kluczowe, których użycie ma wywoływać potrzebę przeczytania wiadomości. Jeśli na przykład należysz do listy dystrybucyjnej dotyczącej problemów ogólnych, ale istnieje kilka problemów, którymi tylko Ty się zajmujesz, wprowadź słowa kluczowe związane z tymi zagadnieniami. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.

  11. Kliknij przycisk Zakończ.

Porada : Jeśli nie ma powodów, dla których wiadomość e-mail wysłana do tej grupy kontaktów miała być wysyłana do Skrzynki odbiorczej, należy rozważyć możliwość poproszenia o usunięcie z grupy kontaktów.

Uwaga :  Kroki od 2 do 10 należy powtórzyć dla każdego zestawu list dystrybucyjnych (jedna reguła na folder).

Dlaczego warto korzystać z reguł?

Wraz z upływem czasu liczba odbieranych wiadomości prawdopodobnie będzie rosnąć. Nie można przeczytać każdej odebranej wiadomości ani też nie powinno się do tego dążyć. Zamiast tego lepiej po prostu czytać wiadomości, których przeczytanie jest ważne. Reguły ułatwiają priorytetyzowanie wiadomości i minimalizowanie elementów rozpraszających. 

Porada : Fakt, że wiadomość została wysłana do użytkownika (lub do subskrybowanej przez niego listy dystrybucyjnej), nie oznacza, że trzeba ją przeczytać lub na nią odpowiedzieć.

Daty ustawiane dla flag

Szybki krok

Działanie

Okoliczności użycia

Dzisiaj

Dzisiaj

Dzisiaj

Jutro

Jutro

Jutro

Ten tydzień

Dwa dni od teraz lub ostatni dzień tygodnia roboczego, zależnie od tego, co nadejdzie szybciej. (Przy ustawieniach domyślnych w poniedziałek jest to środa, a we wtorek jest to czwartek).

Ostatni dzień tygodnia roboczego

Następny tydzień

Pierwszy dzień następnego tygodnia roboczego

Ostatni dzień następnego tygodnia roboczego

Co zrobić z zadaniami i oflagowaną pocztą sprzed bardzo dawna na pasku zadań do wykonania?

Jeśli zadania lub flagi nie są aktywnie używane do żadnego celu, należy zaznaczyć wszystkie elementy, kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać polecenie Usuń. Ta czynność spowoduje usunięcie starych zadań oraz usunięcie flagi z oflagowanych wiadomości i kontaktów bez usuwania samych elementów.

Co zrobić z nieużywanymi kategoriami?

Wszystkie kategorie, których nie zamierza się używać, należy usunąć. Ten sam zestaw kategorii jest stosowany do wszystkich elementów, więc jeśli kategoria jest używana do oznaczania kontaktów, należy ją zachować.

Jak najlepiej dobrać kolory?

Podczas tworzenia kategorii oznaczonych kolorem warto dokładnie przemyśleć dobór kolorów. Nie należy na przykład wybierać dla kategorii @Telefon tego samego koloru, co dla kategorii @Email, ale należy wybierać podobne kolory (na przykład odcienie zieleni) dla wszystkich kategorii 1:1. Z czasem, patrząc na listę zadań, będzie można wyłącznie na podstawie koloru określić, czy w związku z zadaniem należy w danej chwili podjąć działanie. Jeśli na przykład kategoria @Dom ma kolor purpurowy, a obecnie przebywa się w pracy, nie można wykonywać żadnych zadań oznaczonych tym kolorem.

Dlaczego mam planować czas dla siebie?

Planowanie czasu w kalendarzu dla siebie powoduje aktualizowanie informacji wolny/zajęty i zmniejsza prawdopodobieństwo, że inne osoby będą chciały zaplanować ten czas w inny sposób. W przypadku napiętego kalendarza może to być jedyny sposób wygospodarowania czasu na wykonywanie zadań.

Ułatwia to także zobowiązywanie się do wykonania pracy — jeśli w kalendarzu umieszczono zadanie, zarezerwowany na nie czas powinno się poświęcić na jego wykonanie. Jeśli czas pracy zostanie zaplanowany przez kogoś innego, należy ponownie zaplanować swój czas. Nie wolno oszukiwać samego siebie.

Jak poradzić sobie z 10 000 wiadomości w Skrzynce odbiorczej?

Jeśli w Skrzynce odbiorczej znajduje się więcej niż 20 elementów, należy przetworzyć wiadomości z ubiegłego tygodnia, a następnie zaznaczyć pozostałe wiadomości i przenieść je do folderu 1-Referencyjny. Tak, naprawdę można to zrobić i jest to wspaniałe uczucie.

Dlaczego dostaję tak dużo wiadomości?

Jeśli ma się poczucie zalewu wiadomości, prawdopodobnie odbiera się ich więcej, niż można przetworzyć, i może być konieczne skonfigurowanie bardziej rygorystycznych reguł. Należy przeanalizować, skąd pochodzą wiadomości, porządkując je według pola Od, a następnie zwijając wszystkie nagłówki. Być może czytane są wiadomości od grupy kontaktów, których nie trzeba czytać? W takim przypadku należy utworzyć regułę. W razie zmiany zdania należy pamiętać o ponownej zmianie reguły.

Mam 10 minut czasu: co mam przeczytać najpierw w Skrzynce odbiorczej?

Jeśli dysponuje się niewielką ilością czasu, na przykład w przerwie między spotkaniami, można przeczytać wiadomości oznaczone kolorem niebieskim, czyli te, których jest się bezpośrednim adresatem. Te wiadomości często czekają na kolejny krok ze strony adresata i są najważniejsze.

Jak często należy czytać wiadomości?

Dla wielu osób czytanie wiadomości to niemal nałóg. Na przeglądanie wiadomości należy poświęcić 20 minut rano, a następnie skupić się na codziennym przeglądzie listy zadań. Po tym można zacząć dzień. Ograniczenie czasu spędzanego na czytaniu wiadomości do jednej sesji rano i drugiej na koniec dnia powinno znacznie zwiększyć wydajność. Warto wypróbować tę metodę przez cały tydzień, aby przekonać się o tym samemu.

Jak mogę zarządzać skomplikowanymi zadaniami?

Logo pakietu Office 2010 Niektóre zadania wymagają więcej miejsca na planowanie. Do tych zadań należy używać programu OneNote. Na przykład w przypadku planowania projektu z wieloma etapami i zadaniami zagnieżdżonymi program OneNote to bardziej odpowiednie narzędzie.

Jeśli chce się tylko pamiętać o kilku powiązanych zadaniach, należy wymienić je w treści zadania. Jeśli są to wiadomości powiązane, należy przeciągnąć je na zadanie.

Czy należy przechowywać zadania służbowe razem z osobistymi?

Jeśli jest to możliwe, należy przechowywać zadania osobiste i związane z pracą w jednym miejscu. Utrzymywanie jednej listy ogranicza liczbę miejsc, które trzeba sprawdzać, aby dowiedzieć się, co trzeba zrobić. Nawet jeśli już teraz dysponuje się tylko jedną listą, należy używać kategorii, aby oddzielić zadania osobiste od służbowych i wydajnie zarządzać listą. Zadania osobiste będą przechowywane na firmowym serwerze Exchange i mogą być widoczne dla działu IT, dlatego na liście należy umieszczać tylko odpowiednie zadania osobiste.

Co jest złego w samym pamiętaniu o zadaniach?

Samo pamiętanie o zadaniach nie wystarczy. Poleganie na programie Outlook 2010 zamiast na własnym, przeciążonym umyśle w kwestii śledzenia zadań przynosi prawdziwą ulgę. Można przestać marnować wysiłek intelektualny na przypominanie sobie o zadaniach („Dobrze, pamiętaj, aby wysłać Jackowi wiadomość o szablonach, wyślij Jackowi wiadomość o szablonach...”) i skoncentrować się na bieżącej pracy.

Dlaczego warto przechowywać zadania w programie Outlook 2010?

Powody, dla których lista zadań w programie Outlook 2010 sprawdza się lepiej niż lista papierowa:

  • List papierowych nie można automatycznie aktualizować.

  • Na listach papierowych nie można łatwo zmieniać kolejności zadań.

  • Korzystając z aplikacji Outlook Web App, można wyświetlać listę zadań w dowolnym miejscu.

  • Logo pakietu Office 2010 Program Outlook 2010 można zintegrować z programami OneNote 2010 i Microsoft SharePoint Server oraz z urządzeniem przenośnym bądź telefonem komórkowym.

  • Listy papierowe można łatwo zgubić.

Zaawansowane: jak utworzyć folder wyszukiwania dla wiadomości e-mail?

Do zestawu wiadomości dotyczących konkretnego tematu do poruszenia na spotkaniu można mieć łatwy dostęp. Należy utworzyć kategorię dla spotkania, a następnie utworzyć folder wyszukiwania o następujących kryteriach: kategoria <nazwa>, nieukończone i z określonego przedziału czasu. Odbierane wiadomości związane z tematem należy oznaczać tą kategorią. Podczas spotkania można oznaczać omówione wiadomości jako ukończone.

Początek strony

Źródła informacji

W następujących źródłach można znaleźć wiele wspaniałych książek i zasad dotyczących zarządzania czasem:

Książki i inne zasoby

Dodatkowe zasoby online

Początek strony

O autorze

Melissa MacBeth to Główny Menedżer ds. Programów w grupie produktowej pakietu Office w firmie Microsoft. Brała udział w pracach nad kilkoma funkcjami do zarządzania czasem w programie Outlook, takimi jak pasek zadań do wykonania, flagi, oflagowywanie przy wysyłaniu i dzienna lista zadań. Mieszka w Seattle, a jej hobby to ogrodnictwo.

Początek strony

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×