Krok 3. Aktualizowanie postępu

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Wprowadzenie Przekazywanie grafiku Aktualizowanie postępu

Podawanie liczby godzin poświęconych na zadania w usłudze Project Web App jest ważne, ale równie ważne jest bardziej ogólne informowanie menedżera projektu o postępach prac.

Kwestie omawiane w tym artykule:

Czas a postęp zadań: jaka jest różnica?

Zanim porozmawiamy o sposobach raportowania postępu zadań w usłudze Project Web App, należy zapoznać się z różnicami dotyczącymi czasu i postępu zadań.

Czas

Czas to rzeczywista liczba godzin pracy nad określonym zadaniem. Podaje się ją w grafiku, aby zarejestrować liczbę godzin poświęconych na różne sprawy w ciągu tygodnia pracy.

Postęp zadania

Postęp zadania to ogólny termin określający procent wykonania pracy nad zadaniem oraz ilość pracy pozostałej do wykonania, aby zadanie mogło zostać uznane za zakończone (praca pozostała).

Przesyłając informacje o postępie zadań, przekazujesz ogólną opinię o stanie realizacji swoich zadań.

Spójrzmy na przykład...

W tym przykładzie przypisano Cię do zadania zaplanowanego na 40 godzin.

Zadania

Praca zajęła 8 godzin w poniedziałek, 4 godziny we wtorek i 8 godzin w środę, czyli łącznie 20 godzin.

pn

wt

śr

cz

pt

ŁĄCZNIE

Rzeczywiste

8

4

8

0

0

20

Planowane

8

8

8

8

8

40

To jest czas do wprowadzenia w grafiku.

Teraz przyjrzyjmy się wykonanej pracy z perspektywy postępu zadań.

Mimo że zadaniu poświęcono 20 z 40 godzin, możesz nie mieć wrażenia, że wykonano 50%.

Możesz uznać, że postęp był większy (np. wynosi 75%) lub że masz opóźnienie (np. zadanie wykonano w 25%).

20 z 40 godzin wygląda tak:

50%

Jednak w rzeczywistości postęp może wyprzedzać harmonogram, tak jak tu:

75%

Postęp prac może być też opóźniony, tak jak tu:

Gdy przekazujesz dane o szacowanym procencie wykonania, informujesz o postępie zadania. Szacowana pozostała liczba godzin pracy nad zadaniem (praca pozostała) także świadczy o postępie zadania.

Wracając do przykładu, po ukończeniu 20 z 40 godzin zaplanowanych na wykonanie zadania może się okazać, że potrzeba więcej niż 20 godzin do jego ukończenia. Przesyłając do menedżera projektu informacje o szacowanej ilości pracy pozostałej do wykonania, informujesz o postępie zadania.

Dobrze, ale jeszcze raz: dlaczego to robimy?

Warto pamiętać, że tak jak w przypadku grafików raportowanie postępu zadań tak naprawdę nie ogranicza się do Twojej wydajności. Chodzi ogólnie o projekt i kontrolę wykonania odpowiednich zadań w terminie i w ramach budżetu.

Jeśli wykonanie zadania, nad którym pracujesz, trwa dłużej, niż oczekiwano (niezależnie od powodu), menedżer projektu może podjąć odpowiednie kroki, aby uniknąć niepowodzenia projektu.

Nawet jeśli wykonujesz pracę najlepiej jak potrafisz, nie zawsze wszystko przebiega zgodnie z planem. Wie o tym każdy dobry menedżer projektu, więc nie martw się, jeśli postęp zadań nie jest zgodny z harmonogramem. Po prostu uczciwie informuj o stanie prac i skup się na dalszej realizacji projektu w terminie.

Gdzie się wprowadza informacje o postępie zadań?

To trochę kłopotliwe pytanie. Istnieją dwa sposoby konfigurowania usługi Project Web App do wprowadzania informacji o postępie zadań.

Oddzielne widoki dotyczące czasu i postępu zadań.    Jeśli w Twojej organizacji skonfigurowano usługę Project Web App, członkowie zespołu wprowadzają i przesyłają informacje o czasie w widoku Grafik, a o postępie zadań — w widoku Zadania.

  • Czas zostanie wprowadzony jako:    Godziny w widoku Grafik.

  • Postęp zadania zostanie wprowadzony jako:    Procent ukończenia w widoku Zadania + Praca pozostała w widoku Zadania

Jeden widok połączony obejmujący czas i postęp zadań.    Jeśli w Twojej organizacji skonfigurowano usługę Project Web App w ten sposób, członkowie zespołu mogą uzyskiwać informacje dotyczące zarówno czasu, jak i postępu zadań w widoku Grafik. W tym przypadku postęp zadań jest reprezentowany przez wprowadzoną liczbę godzin (a nie procent wykonania) oraz ilość pracy pozostałej.

  • Czas zostanie wprowadzony jako:    Godziny w widoku Grafik.

  • Postęp zadania zostanie wprowadzony jako:    Praca pozostała w widoku Grafik

Metoda „połączonego widoku” (znana administratorom jako „tryb wprowadzania pojedynczego”) eliminuje konieczność rejestrowania informacji w dwóch miejscach, ale powoduje utratę możliwości raportowania procentu wykonania w ujęciu ogólnym („Wykonano około 25% tego zadania.”). Tak więc są wady i zalety każdego z rozwiązań. Mimo że jako członek zespołu realizujesz cele wytyczone przez swoją organizację, znajomość pewnych mechanizmów działających w tle może się okazać pomocna.

Chcesz dodać informacje o postępie zadań?    

Dodawanie komentarzy dotyczących pracy

Innym sposobem przekazywania informacji o postępie zadań jest dodawanie komentarzy do aktualizacji wysyłanych do menedżera projektu. Czasem potrzebujesz wyjaśnić, dlaczego wykonywanie zadań trwa dłużej niż zaplanowano („Dodano 20 godzin pracy pozostałej, ponieważ...”) lub chcesz dodać więcej informacji na temat pracy wykonywanej w danym tygodniu („Spędzono 6 godzin na pracy nad tym zadaniem we wtorek, wykonując...”).

Aby dodać komentarze, przed przesłaniem postępu zadania lub grafiku zaznacz pole wyboru Komentarz do przesyłania na wstążce, a będziesz mieć możliwość wypełnienia pola komentarza, zanim zmiany zostaną wysyłane do menedżera projektu.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×