Korzystanie z witryny Centrum dokumentów

Korzystanie z witryny Centrum dokumentów

Ważne : Ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, zobacz zastrzeżenie. Angielskojęzyczną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj .

Program SharePoint oferuje wiele funkcji zarządzania zawartością i zapewnia skalowalność. Jeśli masz setki lub tysiące dokumentów, plików wideo i innych, którymi musisz zarządzać, rozważ skorzystanie z szablonu witryny Centrum dokumentów (domyślnie dołączonego do programu SharePoint). Ten szablon jest zoptymalizowany do zarządzania dokumentami na dużą skalę i może zapewnić oszczędność czasu i większą wydajność. Program SharePoint zawiera również szablon witryny Centrum dokumentów. W ten szablon są wbudowane kluczowe funkcje, takie jak wersje dokumentów, identyfikatory dokumentów, zestawy dokumentów, nawigacja po metadanych i typy zawartości.

Witryna Centrum dokumentów sprawdza się w obu poniższych scenariuszach:

  • Środowisko tworzenia    W środowisku tworzenia Centrum dokumentów użytkownicy tworzą i edytują tysiące dokumentów i zasobów multimedialnych przechowywanych w centralnym repozytorium.

  • Archiwum zawartości    W archiwum zawartości, takim jak baza wiedzy, użytkownicy przechowują lub wyświetlają dokumenty.

Ten artykuł zawiera informacje na temat funkcji szablonu witryny Centrum dokumentów i metod tworzenia witryny Centrum dokumentów.

Aby utworzyć Centrum dokumentów, zobacz Używanie szablonów do tworzenia różnych rodzajów witryn programu SharePoint

Co zawiera witryna Centrum dokumentów?

Szablon witryny Centrum dokumentów zawiera funkcje, które ułatwiają i przyspieszają tworzenie i zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów. W większości przypadków właściciel witryny może dodawać te funkcje oddzielnie. Jednak szablon witryny Centrum dokumentów automatycznie udostępnia zalecane funkcje zarządzania dokumentami. Poniższe sekcje zawierają krótkie opisy tych funkcji.

Witryny Centrum dokumentów można używać jako środowiska tworzenia lub archiwum zawartości. W środowisku tworzenia użytkownicy często ewidencjonują i wyewidencjonowują pliki oraz tworzą struktury folderów dla tych plików. Włączona jest funkcja przechowywania wersji i występować może 10 lub więcej wcześniejszych wersji każdego dokumentu. Ponadto przepływy pracy mogą kontrolować cykle życia dokumentów.

Natomiast w archiwum zawartości rzadko występują czynności tworzenia. Użytkownicy tylko wyświetlają lub przesyłają dokumenty. Szablon witryny Centrum dokumentów obsługuje tworzenie typu archiwum zawartości o nazwie archiwum bazy wiedzy. Zazwyczaj bazy wiedzy zawierają pojedyncze wersje dokumentów, a witryna może obsługiwać do 10 milionów plików. W typowej sytuacji, takiej jak centrum pomocy technicznej dużej organizacji, dostęp do zawartości może mieć 10 000 użytkowników, którzy przede wszystkim czytają dokumenty. Podzbiór 3000­ do 4000 użytkowników może przesyłać do witryny nową zawartość.

Poniższe elementy zawierają opis niektórych funkcji programu SharePoint, które można zawrzeć w witrynie Centrum dokumentów. Ta lista zawiera opis jedynie części dostępnych funkcji. Poza tymi możliwościami, większość firm dostosowuje wygląd i nawigację Centrum dokumentów oraz dołącza niestandardowe składniki Web Part w celu uzyskania funkcjonalności unikatowej dla firmy.

Zarządzane metadane to system, który umożliwia przypisywanie dokumentom w programie SharePoint określonych terminów. Następnie można użyć tych terminów do klasyfikacji dokumentów. Metadane mogą także służyć do utworzenia wydajnego narzędzia nawigacyjnego dla użytkowników, pomocnego w szybkim wyszukiwaniu potrzebnej zawartości.

Załóżmy na przykład, że firma posiada repozytorium bazy wiedzy zawierające artykuły ułatwiające użytkownikom rozwiązywanie problemów z produktami. Można utworzyć elementy metadanych umożliwiające użytkownikom filtrowanie informacji według produktu, typu problemu i innych charakterystyk.

W witrynie Centrum dokumentów każdy fragment zawartości otrzymuje unikatowy identyfikator, niepowiązany z lokalizacją dokumentu, taką jak łącze URL. Oznacza to, że w przypadku przeniesienia lub zmiany nazwy dokumentu jego identyfikator pozostaje bez zmian. Dzięki temu za pomocą identyfikatora można utworzyć stałe łącze do dokumentu, co minimalizuje stracony czas wynikający z niedziałających łączy.

Funkcja wersji dokumentów jest automatycznie włączona w witrynie Centrum dokumentów. Oznacza to automatyczny dostęp do historii wszystkich różnych wersji dokumentu. Na przykład w procesie recenzowania dokumentu oznacza to, że dostępna jest historia wszystkich aktualizacji wprowadzonych podczas cyklu recenzowania. Można śledzić aktualizacje, kontaktować się z autorami i tym podobne. Ponadto w przypadku wystąpienia problemu z bieżącą wersją artykułu można szybko powrócić do ostatniej znanej poprawnej wersji.

Typ zawartości to specyficzny rodzaj zawartości z grupą ustawień zawartości. Gdy użytkownik tworzy dokument o zdefiniowanym typie zawartości, automatycznie otrzymuje on wszystkie odpowiednie ustawienia tego typu zawartości. Centrum dokumentów może zawierać na przykład zbiór typów zawartości — różne typy dokumentów, filmów wideo, szablonów itp.

Organizator zawartości nie jest dołączany automatycznie do witryny Centrum dokumentów. Jednak wiele osób dodaje go. Organizator zawartości to funkcja programu SharePoint, która pozwala na zarządzanie organizacją i strukturą elementów. Korzystając z metadanych i typów zawartości, organizator zawartości może automatycznie kierować dokumenty i inne elementy do konkretnych lokalizacji. Na przykład w bazie wiedzy można skonfigurować organizator zawartości do automatycznego kierowania wszystkich nowych elementów do specjalnej biblioteki zawierającej artykuły poświęcone konkretnemu produktowi.

Uwaga : Zrzeczenie dotyczące tłumaczenia maszynowego: Ten artykuł został przetłumaczony przez system komputerowy bez interwencji człowieka. Firma Microsoft udostępnia te tłumaczenia maszynowe, aby ułatwić użytkownikom, którzy nie znają języka angielskiego, korzystanie z zawartości dotyczącej produktów, usług i technologii firmy Microsoft. Ponieważ ten artykuł został przetłumaczony maszynowo, może zawierać błędy w słownictwie, składniowe lub gramatyczne.

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

Dziękujemy za opinię!

Dziękujemy za opinię! Wygląda na to, że połączenie Cię z jednym z naszych agentów pomocy technicznej pakietu Office może być pomocne.

×