Używanie przepływu pracy Zatwierdzanie

W tym artykule

• Jak działa przepływu pracy Zatwierdzanie?

• Dodawanie lub zmienianie przepływu pracy Zatwierdzanie dla listy, biblioteki lub typu zawartości

• Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie dla dokumentu lub elementu

• Wykonywanie zadania przepływu pracy Zatwierdzanie

Jak działa przepływ pracy Zatwierdzanie

Przepływ pracy Zatwierdzanie realizuje procesy biznesowe polegające na wysyłaniu dokumentu lub elementu do kolegów lub menedżerów w celu zatwierdzenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie zwiększa efektywność biznesowego procesu zatwierdzania przez zarządzanie i śledzenie wszystkich działań ludzkich związanych z procesem oraz przez podanie zapisu procesu po jego zakończeniu.

Jeśli przepływy pracy są dostępne, przepływ pracy Zatwierdzanie można uruchomić bezpośrednio z dokumentu lub elementu na liście lub w bibliotece. Aby uruchomić przepływ pracy, należy wybrać ten, który ma zostać zastosowany, a następnie wypełnić formularz rozpoczęcia przepływu pracy określający uczestników przepływu pracy (osoby zatwierdzające), datę ukończenia oraz inne instrukcje dotyczące zadań. Po uruchomieniu przepływu pracy serwer przypisuje wszystkim uczestnikom określone zadania. Jeśli na serwerze jest włączona funkcja wysyłania alertów pocztą e-mail, do wszystkich uczestników zostaną również wysłane alerty e-mail. Osoby te mogą kliknąć łącze w alercie przysłanym pocztą e-mail i dotyczącym zadania, aby otworzyć dokument lub element przeznaczony do zatwierdzenia. Uczestnicy mogą wybrać opcję zatwierdzenia, odrzucenia lub ponownego przypisania ich zadań zatwierdzania. Mogą także zażądać zmiany w dokumencie lub elemencie, który ma zostać zatwierdzony. Zadania przepływu pracy mogą być wykonywane w witrynie sieci Web programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 lub bezpośrednio w określonych programach będących częścią pakietu Microsoft Office 2007. W czasie trwania przepływu pracy jego właściciel lub uczestnicy mogą wyświetlać stronę Stan przepływu pracy w celu sprawdzenia, którzy uczestnicy ukończyli swoje zadania przepływu pracy. Po ukończeniu zadań przepływu pracy przez uczestników następuje zakończenie tego przepływu pracy, a jego właściciel jest automatycznie powiadamiany o tym fakcie.

Przepływ pracy Zatwierdzanie jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów. Domyślny przepływ pracy Zatwierdzanie dla bibliotek dokumentów jest szeregowym przepływem pracy, w którym zadania są przypisywane po jednym dla każdego uczestnika. Wersja przepływu pracy Zatwierdzanie jest także domyślnie skojarzona z bibliotekami stron w witrynie publikowania, a przepływ pracy może być używany do zarządzania procesem zatwierdzania dotyczącym publikowania stron sieci Web. Te wstępnie skojarzone wersje przepływu pracy Zatwierdzanie można dostosować do wymagań organizacji; można również dodać zupełnie nową wersję przepływu pracy Zatwierdzanie do listy, biblioteki lub typu zawartości.

Początek strony

Dodawanie lub zmienianie przepływu pracy Zatwierdzanie dla listy, biblioteki lub typu zawartości

Aby można było korzystać z przepływu pracy, konieczne jest dodanie go do listy, biblioteki lub typu zawartości, tak aby był dostępny dla dokumentów lub elementów w określonej lokalizacji. Aby dodać przepływ pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości, użytkownik musi mieć uprawnienie Zarządzanie listami. Zwykle te zadania wykonują administratorzy witryn lub osoby zarządzające określonymi listami bądź bibliotekami.

Dostępność przepływu pracy w witrynie zależy od tego, gdzie został on dodany:

• Jeśli przepływ pracy został dodany bezpośrednio do listy lub biblioteki, jest dostępny tylko dla elementów w tej liście lub bibliotece.

• Jeśli przepływ pracy został dodany do typu zawartości listy (wystąpienie typu zawartości witryny, które zostało dodane do określonej listy lub biblioteki), jest dostępny tylko dla elementów typu zawartości w określonej liście lub bibliotece, z którą jest powiązany ten typ zawartości.

• Jeśli przepływ pracy został dodany do typu zawartości witryny, ten przepływ pracy jest dostępny dla dowolnego elementu tego typu zawartości w każdej liście i bibliotece, do której zostało dodane wystąpienie tego typu witryny. Jeśli przepływ pracy ma być szeroko dostępny dla elementów określonego typu zawartości wśród list i bibliotek w zbiorze witryn, najlepszym sposobem jest dodanie tego przepływu pracy bezpośrednio do typu zawartości witryny.

W celu dodania nowego przepływu pracy Zatwierdzanie do listy, biblioteki czy typu zawartości lub w celu zmiany przepływu pracy Zatwierdzanie, który został już skojarzony z listą, biblioteką bądź typem zawartości, należy wykonać tę samą procedurę.

1. Aby otworzyć stronę Dodawanie przepływu pracy lub stronę Zmienianie przepływu pracy dla listy, biblioteki lub typu zawartości, w którym chcesz dodać lub zmienić przepływ pracy, wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Dla listy lub biblioteki:

     1. Otwórz listę lub bibliotekę, w której chcesz dodać lub zmienić przepływ pracy.

     2. W menu Ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

        Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

     3. W obszarze Uprawnienia i zarządzanie kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

   • Dla typu zawartości listy:

     1. Otwórz listę lub bibliotekę zawierającą wystąpienie typu zawartości listy, w którym chcesz dodać lub zmienić przepływ pracy.

     2. W menu Ustawienia kliknij przycisk Ustawienia listy, lub kliknij przycisk Ustawienia typu biblioteki, który chcesz otworzyć.

        Na przykład w przypadku biblioteki dokumentów kliknij opcję Ustawienia biblioteki dokumentów.

     3. W obszarze Typy zawartości kliknij nazwę typu zawartości.

        Uwaga: Jeśli lista lub biblioteka nie skonfigurowano do obsługi wielu typów zawartości, sekcja Typy zawartości nie jest wyświetlana na stronie dostosowywania dla listy lub biblioteki.

     4. W obszarze Ustawienia kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

   • Dla typu zawartości witryny:

     1. Na stronie głównej zbioru witryn w menu Akcje witryny wskaż polecenie Ustawienia witryny, a następnie kliknij przycisk Modyfikuj wszystkie ustawienia witryny.

     2. W obszarze Galerie kliknij opcję Typy zawartości witryny.

     3. Kliknij nazwę typu zawartości witryny, dla którego chcesz dodać lub zmienić przepływ pracy, a następnie kliknij pozycję Ustawienia przepływu pracy.

        Uwaga: Jeśli przepływy pracy zostały już dodane do tej listy, biblioteki lub typu zawartości, aby przejść bezpośrednio do strony Zmienianie ustawień przepływu pracy i kliknij przycisk Dodaj przepływ pracy, aby przejść na stronie dodawania przepływu pracy. Jeśli żadne przepływy pracy zostały dodane do tej listy, biblioteki lub typu zawartości, aby przejść bezpośrednio na stronie dodawania przepływu pracy.

1. Na stronie Zmienianie ustawień przepływu pracy kliknij polecenie Dodaj przepływ pracy lub kliknij nazwę przepływu pracy, którego ustawienia chcesz zmienić.

2. Wykonaj jedną z następujących czynności: 

   • W przypadku dodawania przepływu pracy, na stronie Dodawanie przepływu pracy w sekcji Przepływ pracy kliknij szablon przepływu pracy Zatwierdzanie.

   • Jeśli zmieniasz ustawienia przepływu pracy, zmień odpowiednie ustawienia na stronie Zmienianie ustawień przepływu pracy, zgodnie z następującymi krokami.

3. W sekcji Nazwa wpisz unikatową nazwę przepływu pracy.

   1. W sekcji Lista zadań określ listę zadań, która ma być używana w tym przepływie pracy.

      Uwagi: 

      • Można użyć domyślnej listy Zadania albo utworzyć nową listę. Jeśli użyjesz domyślnej listy Zadania, uczestnicy przepływu pracy będą mogli w łatwy sposób odnaleźć i przejrzeć swoje przepływy pracy przy użyciu widoku Moje zadania na liście Zadania.

      • Jeśli w zadaniach dla tego przepływu pracy zostaną ujawnione poufne dane, które powinny być oddzielone od ogólnej listy Zadania, należy utworzyć nową listę zadań.

      • Jeśli w organizacji wystąpi wiele przepływów pracy lub przepływy pracy będą zawierać wiele zadań, należy utworzyć nową listę zadań. W takim przypadku można utworzyć listę zadań dla każdego przepływu pracy.

4. W sekcji Lista historii zaznacz listę historii, która ma być używana w tym przepływie pracy. Na liście historii są wyświetlane wszystkie zdarzenia mające miejsce w ramach poszczególnych wystąpień przepływu pracy.

   Uwaga: Można użyć domyślnej listy Historia albo utworzyć nową listę. Jeśli w organizacji będzie używanych wiele przepływów pracy, można utworzyć oddzielną listę historii dla każdego przepływu pracy.

5. W sekcji Opcje uruchamiania określ, jak, kiedy i przez kogo może być uruchamiany przepływ pracy.

   Jeśli chcesz używać tego przepływu pracy Zatwierdzanie do zarządzania zatwierdzaniem zawartości biblioteki, zaznacz pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy, aby zatwierdzić opublikowanie wersji głównej elementu. Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z przepływu pracy do zarządzania zatwierdzaniem zawartości zobacz Używanie przepływu pracy do zarządzania zatwierdzaniem zawartości biblioteki.

   Uwagi: 

   • Niektóre opcje mogą być niedostępne, jeśli nie są obsługiwane przez wybrany szablon przepływu pracy.

   • Opcja Uruchom ten przepływ pracy, aby zatwierdzić opublikowanie wersji głównej elementu jest dostępna tylko wtedy, gdy w bibliotece jest włączona obsługa tworzenia wersji głównych i pomocniczych, a wybrany szablon przepływu pracy może być używany do zatwierdzania zawartości.

6. Jeśli ten przepływ pracy jest dodawany do typu zawartości witryny, w sekcji Aktualizowanie list i typów zawartości witryny określ, czy ma on zostać dodany do wszystkich typów zawartości dziedziczących po tym typie zawartości.

   Uwaga: Sekcja Aktualizowanie list i typów zawartości witryny jest wyświetlana na stronie Dodawanie przepływu pracy tylko dla typów zawartości witryny.

7. Kliknij przycisk Dalej.

8. Na stronie Dostosowywanie przepływu pracy określ opcje dotyczące sposobu kierowania zadań, domyślnych wartości początkowych przepływu pracy, sposobu kończenia przepływu pracy i akcji wykonywanych po pomyślnym zakończeniu przepływu pracy.

   Wybierz opcje w dowolnej z następujących sekcji. Nie jest konieczne określanie opcji w każdej sekcji:

   Zadania przepływu pracy

   Aby	Wykonaj następujące czynności
   Jednoczesne przypisywanie zadań do wszystkich uczestników (równoległy przepływ pracy)	Kliknij przycisk Wszyscy uczestnicy jednocześnie (równolegle).
   Przypisywanie zadań do jednego uczestnika w danym czasie (szeregowy przepływ pracy) Jeżeli tworzony jest szeregowy przepływ pracy, jeden uczestnik musi zakończyć zadanie, zanim kolejny uczestnik otrzyma zadanie.	Kliknij przycisk Jeden uczestnik jednocześnie (szeregowo).
   Zezwalanie uczestnikom przepływu pracy na ponowne przydzielanie ich zadań innym osobom	Zaznacz pole wyboru Przydziel ponownie to zadanie innej osobie.
   Zezwalanie uczestnikom przepływu pracy na żądanie zatwierdzenia zmiany w dokumencie lub elemencie przed zakończeniem zadania	Zaznacz pole wyboru Żądanie zmiany przed ukończeniem zadania.

   Domyślne wartości początkowe przepływu pracy

   Aby	Wykonaj następujące czynności
   Określanie domyślnej listy uczestników dla wszystkich wystąpień tego przepływu pracy	Wpisz nazwiska osób, które mają stać się uczestnikami po uruchomieniu tego przepływu pracy lub kliknij opcję Osoby zatwierdzające, aby wybrać osoby i grupy z usługi katalogowej. Uwaga: Jeśli przepływ pracy skonfigurowano jako szeregowy, nazwiska uczestników przepływu pracy należy dodać w takiej kolejności, w jakiej mają być przydzielane zadania.
   Przydzielanie pojedynczego zadania do grup	Zaznacz pole wyboru Przydziel pojedyncze zadanie do każdej wprowadzonej grupy (nie rozwijaj grup). Tę opcję należy zaznaczyć, jeśli jako uczestnicy przepływu pracy podawane mają być grupy i do grupy ma być przypisane jedno zadanie zamiast przypisywania poszczególnych zadań każdemu członkowi grupy.
   Zezwalanie osobom uruchamiającym przepływ pracy na zmianę lub dodawanie uczestników	Zaznacz pole wyboru Zezwalaj na zmiany listy uczestników przy uruchamianiu tego przepływu pracy. Ta opcja jest domyślnie zaznaczona. Aby uniemożliwić osobom uruchamiającym przepływ pracy zmienianie lub dodawanie uczestników, należy usunąć zaznaczenie tego pola wyboru.
   Określanie domyślnego komunikatu wyświetlanego dla każdego zadania	Wpisz komunikat lub instrukcje w polu tekstowym.
   Określanie daty ukończenia dla równoległych przepływów pracy	Wpisz lub zaznacz datę w obszarze Zadania mają być ukończone do dnia (równolegle).
   Określanie czasu na ukończenie zadań przepływu pracy przez uczestników szeregowego przepływu pracy	W obszarze Przydziel każdej osobie następującą ilość czasu na zakończenie jej zadania (szeregowo) wpisz liczbę, a następnie wybierz Dni lub Tygodnie jako czas przyrostu.
   Określanie osób, które powinny odbierać alerty (nie przydziały zasobów), gdy przepływ pracy zostanie uruchomiony	W obszarze Powiadamianie innych osób wpisz nazwiska innych osób, które mają być powiadamiane, lub kliknij opcję DW, aby zaznaczyć osoby lub grupy z usługi katalogowej.

   Kończenie przepływu pracy

   Aby	Wykonaj następujące czynności
   Określanie, że równoległy przepływ pracy jest zakończony po zakończeniu zadań przez określoną liczbę uczestników	Zaznacz pole wyboru Zostanie zakończona następująca liczba zadań, a następnie wpisz liczbę. Uwaga: Ta opcja jest niedostępna, jeśli przepływ pracy jest szeregowy.
   Określanie, że przepływ pracy jest zakończony po odrzuceniu dokumentu lub elementu	Zaznacz pole wyboru Dokument zostanie odrzucony.
   Określanie, że przepływ pracy jest zakończony po zmianie dokumentu lub elementu	Zaznacz pole wyboru Dokument zostanie zmieniony.

   Działania po ukończeniu przepływu pracy

   Aby

   Wykonaj następujące czynności

   Aktualizowanie stanu zatwierdzania dokumentu lub elementu po zakończeniu przepływu pracy

   Zaznacz pole wyboru Aktualizuj stan zatwierdzenia (użyj tego przepływu pracy do sterowania zatwierdzaniem zawartości). Jeżeli przepływ pracy Zatwierdzanie jest używany do zarządzania zatwierdzaniem zawartości (moderowaniem) biblioteki i zaznaczone zostało pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy, aby zatwierdzić opublikowanie wersji głównej elementu na stronie Dodawanie przepływu pracy, ta opcja jest wybrana domyślnie. Jeżeli pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy, aby zatwierdzić opublikowanie wersji głównej elementu na stronie Dodawanie przepływu pracy nie zostało zaznaczone, ponieważ ten przepływ pracy nie ma być domyślnym przepływem pracy zatwierdzania zawartości biblioteki, można zaznaczyć pole wyboru Aktualizuj stan zatwierdzenia (użyj tego przepływu pracy do sterowania zatwierdzaniem zawartości), aby ten przepływ pracy stał się pomocniczym przepływem pracy zatwierdzania zawartości, który może być uruchamiany ręcznie.

9. Kliknij przycisk OK.

Początek strony

Uruchamianie przepływu pracy Zatwierdzanie dla dokumentu lub elementu

Przepływ pracy Zatwierdzanie można uruchomić ręcznie dla dokumentu lub elementu bezpośrednio z listy lub biblioteki, w której został zapisany. Opcje dostępne podczas uruchamiania przepływu pracy mogą się zmieniać w zależności od sposobu dostosowania przepływu pracy podczas dodawania go dla elementu do listy, biblioteki lub typu zawartości. Aby uruchomić przepływ pracy, należy mieć co najmniej uprawnienie Edytowanie elementów. Niektóre przepływy pracy mogą także wymagać uprawnienia Zarządzanie listami do uruchomienia przepływu pracy dla dokumentu lub elementu.

1. Jeśli lista lub biblioteka nie jest jeszcze otwarta, kliknij jej nazwę na pasku Szybkie uruchamianie.

   Jeśli nazwa danej listy lub biblioteki nie jest wyświetlana, kliknij polecenie Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij nazwę listy lub biblioteki.

2. Wskaż nazwę dokumentu lub elementu, dla którego chcesz uruchomić przepływ pracy, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij polecenie Przepływy pracy.

3. W obszarze Uruchamianie nowego przepływu pracy kliknij nazwę przepływu pracy Zatwierdzanie, który chcesz uruchomić.

4. Wpisz nazwiska osób, które mają zatwierdzić dokument lub element w wierszu Osoby zatwierdzające lub kliknij opcję Osoby zatwierdzające, aby wybrać osoby i grupy z usługi katalogowej.

   Uwaga: Jeśli przepływ pracy jest szeregowy, wpisz lub wybierz nazwiska uczestników przepływu pracy w kolejności, w jakiej zadania mają być przypisywane.

5. W przypadku dołączania grup jako uczestników przepływu pracy zaznacz pole wyboru Przydziel pojedyncze zadanie do każdej wprowadzonej grupy (nie rozwijaj grup), aby powiadomienie o zadaniu było przydzielane tylko do grupy, a nie do każdego członka grupy z osobna.

6. Aby dołączyć komunikat lub instrukcje dotyczące określonego zadania, wpisz odpowiednie informacje w polu w obszarze Wpisz komunikat, który będzie dołączany do żądania.

7. Aby określić, kiedy zadanie powinno zostać zakończone, w obszarze Data ukończenia należy wykonać jedną z następujących czynności:

   • Dla szeregowego przepływu pracy wpisz liczbę, a następnie wybierz opcję Dni lub Tygodnie jako czas przyrostu.

   • Dla równoległego przepływu pracy wpisz lub wybierz datę w obszarze Zadania mają zostać ukończone do dnia.

   • Jeśli inne osoby mają odbierać powiadomienia (nie przydziały zadań) po uruchomieniu przepływu pracy, wpisz ich nazwiska w wierszu DW lub kliknij pole DW, aby wybrać osoby i grupy z usługi katalogowej.

8. Kliknij przycisk Start.

Początek strony

Wykonywanie zadania przepływu pracy Zatwierdzanie

Uczestnicy przepływu pracy Zatwierdzanie mogą wykonywać swoje zadania przepływu pracy na liście lub w bibliotece, w której znajduje się element lub dokument lub bezpośrednio w określonych programach będących częścią pakietu Office 2007. Aby uzyskać informacje o wykonywaniu zadań przepływu pracy w programie klienckim, zobacz Pomoc dla tego programu.